GERER COMPTABLEMENT LES PAIEMENTS ET REMBOURSEMENTS MODULE 5 GERER COMPTABLEMENT LES PAIEMENTS ET REMBOURSEMENTS

I OBJECTIFS DU MODULE

Les objectifs Présenter les principes de la gestion comptable des paiements et remboursements dans Apogée (données entrantes, mécanismes comptables...). Connaître les informations comptables qu'il est possible d'obtenir et d'exploiter dans Apogée. Savoir consulter les informations propres à la situation comptable de l'étudiant. Savoir éditer les documents de suivi des paiements et remboursements disponibles dans Apogée.

Le déroulement de la session 12 6 3 9 Le déroulement de la session Partie théorique 30mn Contrôle et validation des paiements : démonstration 30 mn Édition de la liste contrôlée de remise de chèque et de la liste des remboursements : démonstration 30 mn Édition de la ventilation des remboursements : exercice 15 mn Consultation de la situation comptable de l'étudiant : démonstration 15 mn Édition de la liste des tarifications : démonstration 15 mn TOTAL 2h 15 mn

La gestion comptable des paiements et remboursements Exploitation des données comptables Apogée Centre de gestion Contrôle et validation des paiements Gestion des données de référence comptable Saisie des paiements Référentiel Apogée Domaine IA

Détermination des données de référence comptables types de droits montant remboursable COMPTABLE modes de règlement GESTIONNAIRE Tables de référence Référentiel Apogée imputations comptables montant des droits profils / situations sociales

L’organisation des opérations de contrôle AGENCE COMPTABLE CENTRE DE GESTION 1 2 3

Les différentes étapes LES OPERATIONS DE SUIVI DES PAIEMENTS PAR CENTRE DE GESTION EXTRACTIONS COMPTABLES TOUS CGE 4 5 1 2 3 Edition Liste contrôlée remise de chèques, Ventilation des droits Saisie Paiements Edition Liste de contrôle Correction/clôture Liste de contrôle droits encaissés remboursements titres de recettes LES OPERATIONS DE SUIVI DES REMBOURSEMENTS PAR CENTRE DE GESTION COMPTABLE 1 Validation Remb 2 3 Edition liste remboursements Edition ventilation remboursements

Saisie des paiements et des remboursements FF FF FF FF Paiement immédiat Prélèvement 2ième échéance Prélèvement 3ième échéance Saisie des paiements lors de l'inscription administrative Paiement en 3 fois FF FF Calcul des remboursements à effectuer ou des paiements complémentaires lors de la modification d'une inscription administrative

Contrôle et validation des paiements édition de la liste de contrôle des titres de paiement pour une période non clôturée et vérification de la validité des titres de paiement Quittance N à N+X Liste de contrôle des titres de paiement N° Quittance / Etat N° étudiant Nom patronymique Prénom Nom titulaire Références bancaires Paiement clôture / modification de la liste de contrôle de la période Quittance N à N+X corrections d'informations relatives aux paiements Annulation quittance(s) et paiement(s) associé(s) aucune modification Clôture de la période

Liste contrôlée de remise de chèques Clôture liste de contrôle par centre de gestion Centre de gestion 1 Centre de gestion 2 Centre de gestion 3 COMPTABLE Liste contrôlée de remise de chèques CCP TG/ TP

Liste des remboursements Validation des remboursements Édition de la liste des remboursements Remboursements proposés à la clôture Centre de gestion 1 Centre de gestion 2 ................................................................ Liste des remboursements La liste des remboursements comprend les étudiants dont la demande de remboursement a été saisie. Elle est éditée par le centre de gestion qui peut proposer les remboursements à la clôture. Il est possible de modifier les caractéristiques des remboursements ou d ’annuler un remboursement. L ’opération de clôture d ’une période permet de transmettre à l ’agence comptable la liste des remboursements à effectuer. Les références bancaires (RIB) des étudiants seront alors saisies dans le système comptable. Après la pré-visualisation ou l'édition de la liste des remboursements, un message (Oui, Non) propose cette liste à la clôture. Oui : l ’état des remboursements proposés à la clôture passe à C. .Non : l ’état des remboursements n ’est pas modifié et reste à S. COMPTABLE modification et/ou annulation des remboursements proposés à la clôture Clôture de la période FF Système comptable i

Ventilation des droits et remboursements Validation des remboursements Clôture de la liste de contrôle Centre de gestion 1 Centre de gestion 2 Centre de gestion 3 COMPTABLE Edition de la ventilation des remboursements Edition de la ventilation des droits Système comptable

Détail des paiements et remboursements de l'étudiant Situation comptable de l'étudiant IA effectuée (paiement en 1 ou 3 fois) Droits payés Compléments issus de modifications complexes Paiements enregistrés quittances validées / annulées Remboursements à effectuer Remboursements issus de modifications complexes Motif

Les éditions disponibles APOGEE Action Inscription Droits Documents Comptabilité Administration Option Edition de la liste de contrôle Validation liste de contrôle Edition de la liste des remboursements Edition de la liste des paiements effectués Edition de la liste des paiements en attente Edition de la ventilation des droits Liste contrôlée de remise de chèques Edition de la ventilation des remboursements Extractions comptables Génération du fichier des prélèvements Autres traitements

Validation des paiements : démonstration 12 6 3 9 30 minutes Découvrir l'écran d'accueil de l'IA et les différents menus intéressant la gestion comptable des paiements et remboursements. Édition de la liste de contrôle. Correction et annulation de quittances. Clôture de la période.

Édition de la liste contrôlée de remise de chèques et de la ventilation des droits 12 6 3 9 30 minutes Comprendre les principes de lancement d'une édition différée. Éditer la liste contrôlée de remise de chèque. Éditer la ventilation des droits.

Édition de la ventilation des droits 12 6 3 9 15 minutes Éditer la ventilation des droits.

Édition de la liste des remboursements et clôture de la période correspondante : exercice 12 6 3 9 15 minutes Visualiser les informations comptables contenues dans la liste des remboursements. Éditer la liste des remboursements.

Consultation de la situation comptable d'un étudiant : démonstration 12 6 3 9 15 minutes Savoir rechercher un étudiant. Consulter les informations comptables relatives à un étudiant (paiements, remboursements...).

Édition de la liste des tarifications : démonstration 12 6 3 9 15 minutes Comprendre les critères de saisie proposés sur l'écran d'édition. Éditer la liste des tarifications.