FORMATION OUTILS « FONCTIONS »

INTRODUCTION Une formation s’adressant également aux non utilisateurs habituels d’HARPEGE, c’est pourquoi la partie 1 ne fait que rappeler les principes généraux HARPEGE, avant d’entrer dans le vif du sujet, c.a.d. la présentation des « Fonctions ». Ce module de formation est composé de 2 parties, une première rappelant les principes généraux d’HARPEGE (navigation, éditions, concepts et fonctionnalités mises en œuvre dans l’application), et une seconde, portant sur le domaine « Fonctions », objet de ce module. Ceci peut sembler répétitif ou superflu aux personnes connaissant et utilisant l’application HARPEGE au quotidien, dans ce cas elles peuvent passer directement à la partie 2.

SOMMAIRE Partie 1 : Rappels généraux sur HARPEGE A) Navigation et éditions B) Concepts et Fonctionnalités Partie 2 : Le domaine « Fonctions » : A) Les fonctions structurelles B) Les fonctions électives et nominatives C) Les fonctions professionnelles

Rappels généraux sur HARPEGE T I E 1 Rappels généraux sur HARPEGE

PRESENTATION GENERALE D’HARPEGE A-NAVIGATION et EDITIONS

Environnement technique et connexion Environnement windows du poste de travail (PC) : utilisation de la souris, des icones, des touches fonctions du clavier et de la barre du menu. icones de raccourci Menu de contrôle Onglet de sélection Blocs Commentaires du formateur Couleurs de différenciation Boutons de raccourcis Messages d’information

Présentation des icônes quitte l’écran en cours enregistre les données saisies et/ou modifiées crée une information efface un enregistrement à l’écran entrée des critères pour la recherche exécute la recherche annule la recherche enregistrement précédent enregistrement suivant impression de l’écran Commentaires du formateur

La navigation dans l'écran Commentaires du formateur

La navigation entre plusieurs écrans Navigation entre écrans : à l’aide de la souris Bouton Dans un écran pour atteindre un autre écran menu Activer des écrans en faisant des choix dans les menus déroulants icône sortie Revenir au menu d’accueil et accéder à d’autres fonctionnalités onglet Dans un écran pour atteindre une autre fenêtre Commentaires du formateur

Recherche d’enregistrements dans la base Pour rechercher un enregistrement dans la base vous devez : Si vous êtes en mode saisie (champs blancs), passer en mode recherche (champs gris) utiliser l’icône Entrer un des critères de sélection dans un champ gris Exécuter la recherche Commentaires du formateur

Saisie d’informations dans la base Pour saisir une information dans la base vous devez : Si vous êtes en mode Recherche, passer en mode saisie (champs blancs) utiliser l’icône Ou, exécuter une recherche, et vous arrivez en mode saisie Puis, saisir l’information dans un champ blanc et enregistrer Commentaires du formateur

Les outils de recherche ... Commentaires du formateur Rassurez les utilisateurs. Ca paraît difficile au départ, mais on assimile très facilement la technique

Dérouler l’arborescence des structures Le signe + signifie que l’on peut descendre à un niveau inférieur Pas de niveau inférieur Commentaires du formateur Il existe des niveaux inférieurs

La gestion des tableaux ascenseur Commentaires du formateur Lorsque le tableau est rempli, positionner le curseur sur le dernier élément du tableau, Puis cliquer sur la flèche du bas du clavier

Les éditions Harpège

Les éditions Harpège Principe de fonctionnement Papier ou fichier .PRN Fichiers plats Exploitation des fichiers .PRN Exploitation des fichiers plats .LIS Les opérateurs Saisie des paramètres Fenêtre d’évaluation Liste des éditions Harpège

Choix dans un menu de l’item Editions l’évaluation de la sélection Les éditions courantes : papier et/ou PRN Choix dans un menu de l’item Editions Nom de l’édition Saisie de la liste de paramètres + date d’observation Annuler Editer : Evaluation de la sélection Aperçu (Affichage à l’écran) Impression du document Annuler Fermer Impression du document Ce schéma présente le processus général des toutes les éditions dans Harpège. Il s’agit d’une procédure standard : toutes les éditions fonctionnent de cette façon. Attention : ne pas utiliser l’icône «Imprimante». Impression papier Impression dans un fichier PRN + Retour à l’écran de l’évaluation de la sélection Impression dans un fichier PRN Impression papier

Choix dans un menu de l’item Editions Les éditions sur fichiers plats Choix dans un menu de l’item Editions Nom de l’édition Saisie de la liste de paramètres + date d’observation Annuler Editer : Evaluation de la sélection Aperçu (Affichage à l’écran) Impression du document Annuler Fermer Impression dans un fichier .lis (option pré-cochée)

Exploitation d ’un fichier .PRN Les fichiers .prn générés ne sont pas exploitables dans Word ou Excel, ces fichiers sont comparables à des fichiers postscript. Cette fonctionnalité est utile dans le cas où vous ne pouvez pas imprimer directement à partir du PC avec lequel l'édition à été lancée (l'imprimante n'est pas en réseau par exemple). Pour imprimer les fichiers .prn : 1/ capturer le port imprimante que vous voulez utiliser : - Choisir "Propriétés" - Dans l'onglet "Détails", cliquez sur le bouton "Capturer le port imprimante" et sélectionner le port et le chemin de votre imprimante. 2/ exécuter la commande suivante sous DOS : copy <nom du fichier> <port de l'imprimante> ou print <nom du fichier> <port de l'imprimante>

Exploitation d ’un fichier plat .LIS Les fichiers plats .LIS générés sont exploitables avec les outils bureautiques (Word, Excel …). Cette fonctionnalité a été développée pour donner plus de souplesse sur certaines éditions. Chaque établissement peut mettre en forme ces éditions selon leurs spécificités. Les fichiers .LIS sont enregistrés dans le répertoire mentionné par l ’utilisateur lors de la demande d ’édition.

Les opérateurs Si le paramètre est une date, la liste des opérateurs est limitée à >= et <=

Saisie de la liste des paramètres Définition d’un paramètre de sélection : un paramètre de sélection est composé obligatoirement d’un opérateur et d’une valeur Exemple : Liste des opérateurs : =, <, >, <=, >=, not=, absent, =fils, comme. Suivant le type de paramètre (date, structure, numéro de dossier, ...), la liste des opérateurs est réduite. Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées. <= 01/01/1990 Opérateur Valeur Quelques commentaires sur les opérateurs : faire référence au manuel utilisateur pour détailler la liste des valeurs; Expliquer en particulier l’opérateur absent : à utiliser par exemple lorsque l’on recherche la liste des agents qui n’ont pas d’affectation.

La ligne de paramètres Définition d’une ligne de paramètres : un enregistrement est sélectionné s'il satisfait à toutes les conditions et paramètres saisis . Ex : condition 1 et condition 2 et ... Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées. Dans ce cas , chaque enregistrement doit répondre soit aux conditions d'une ligne soit aux conditions d'une autre ligne. Ex : condition(s) ligne 1 ou condition(s) ligne 2 ou ...

Grille de sélection

Fenêtre d ’évaluation

PRESENTATION GENERALE D’HARPEGE A-CONCEPTS ET FONCTIONNALITES

Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Individu S T R U C T U R E S Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T O S Congés Modalités Modalités Congés Occupation / Affectation L O C A U X Production d’arrêtés Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

Domaine individu L’individu est une personne qui participe ou a participé à l’activité de l’établissement, et sur laquelle il est souhaitable de connaître un minimum d’informations Remarque : les personnes connues uniquement comme individu sont dites «hébergées» Tout personnel de l’établissement est obligatoirement un individu Individus hébergés Exemple d’individus hébergés : chercheur du CNRS, chercheurs de l’INSERM, ... Agents avec une carrière Agents avec un contrat Ensemble des individus 20 21 5 40

De l’individu à l’agent L’agent (ou personnel) est un individu qui à un instant donné possède une carrière ou un contrat (ou les deux). AGENT est « le passage obligé » pour utiliser et associer les autres constituants de la gestion d’un dossier : carrière, contrat, congés... D’autres concepts sont associés à l’agent : la position (pour les fonctionnaires), l’occupation et l’affectation, le bénéfice de modalités de service, de congés et d’absences … 42

Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Individu S T R U C T U R E S Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T O S Congés Modalités Modalités Congés Occupation / Affectation L O C A U X Production d’arrêtés Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

Concepts de carrière Définitions : Un type de population est un ensemble de corps formant une grande catégorie d'agents ex : les Enseignants-chercheurs, les ITARF, les ASU, les Hospitalo-universitaires... Une carrière est un ensemble d'éléments de carrière dans un même type de population ex : Une carrière d ’enseignant-chercheur : Assistant--> Maître de conf --> Prof Un élément de carrière est caractérisé par une date d'effet, un corps, un grade et un échelon (le cas échéant, un chevron) ex : au 01/03/1999 : Maître de conf. de 1è cl, 4è échelon A chaque changement de type de population, on enregistre une nouvelle carrière (voir notion de segment de carrière dans le Guide Utilisateur et dans le Glossaire). 45

Position statutaire Tout fonctionnaire est placé dans une des positions définies par le statut général des fonctionnaires. Ces positions sont : Activité, Détachement, Hors cadre, Disponibilité, Service national, Congé parental/Congé de présence parentale. Des confusions ou des abus de langage existent parfois sur les situations suivantes : - Le «congé parental» d’un contractuel correspond à un congé spécifique non titulaire, - Un contractuel en service national bénéficie d’un congé, - La «disponibilité pour convenances personnelles» d’un contractuel correspond à un congé spécifique non titulaire (congé pour convenances personnelles). - La «disponibilité pour convenances personnelles» d’un stagiaire correspond à un congé spécifique stagiaire (congé pour convenances personnelles). 49

Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Individu S T R U C T U R E S Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T O S Congés Modalités Modalités Congés Occupation / Affectation L O C A U X Production d’arrêtés Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

Domaine Contrat Le contrat traduit l’accord entre un agent et l’établissement, qui s’appuie sur un document descriptif des conditions d’exécution de l’engagement réciproque Distinction entre contrat et carrière : Contractuels Les notions de corps,grades, promotions,... ne s’appliquent pas Fonctionnaires et assimilés (type CNRS, contractuels d'administration) Situation statutaire et réglementaire (corps, grade, promotions,...) Agent Carrière Contrat Position Occupation / Affectation

Contrats et avenants Le contrat initial est enregistré sous l ’avenant n° 0 rattaché au contrat. Règles à retenir : La somme des quotités de recrutement sur une période ne peut pas dépasser 100 % (ou le plafond des 152 h/mois) Les périodes de 2 avenants successifs doivent être contiguës Pour chaque type de contrat existent des règles particulières (durée minimale ou maximale, renouvellement...) A chaque type de rémunération correspond une base spécifique. 53

Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Individu S T R U C T U R E S Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T O S Congés Modalités Modalités Congés Occupation / Affectation L O C A U X Production d’arrêtés Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

Définitions “Emplois - Postes” Emploi : ressource mise à la disposition de l’établissement par l’administration centrale, qui lui permet de créer des postes et de rémunérer des personnes. Les emplois sont délégués au travers de “décisions de délégations” soit à l’établissement, soit à une structure de l’établissement (par exception). Poste : unité de gestion des emplois délégués et support de nomination d’une (ou de plusieurs) personne (s). Les postes sont financés soit sur : - le budget de l’état (emplois délégués ou rompus de temps partiel) - le budget propre de l’établissement

Domaine “Emplois - Postes” BUDGET ÉTAT BUDGET PROPRE Mise à jour du potentiel de l’établissement Enregistrement des délégations Création d’emplois sur rompus Création / Mise à jour des postes Création de postes permanents Création de postes temporaires Création de postes permanents Création de postes temporaires Attribution éventuelle des postes aux structures Différence entre localisation et attribution de poste : la localisation pemet à la structure attributaire de décider de prêter, et donc de localiser un poste pour une période. Localisation des postes dans les structures Occupation / Affectation 55

Définition d'occupation/affectation Établissement Sce commun Le couple “poste-agent” est affecté à une (ou plusieurs) structure(s) UFR A UFR B IUT Département A Département B Service 1 Service 2 Laboratoire X Laboratoire Y x % x % est affecté à Poste Occupation x % occupe Agent 62

Synthèse des liens Occupation est délégué à et donc appartient à Établissement UFR A UFR B IUT Sce commun Département A Département B Laboratoire X Laboratoire Y Service 1 Service 2 Emploi peut être attribué à finance peut être localisé dans x % x % 1 Affectation Principale pour l'agent Poste est affecté à Occupation x % occupe Agent 67

Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Individu S T R U C T U R E S Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T O S Congés Modalités Modalités Congés Occupation / Affectation L O C A U X Production d’arrêtés Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

Modalités de service / Congés Modalités de service : situation particulière pour l’agent, sur une période définie (date de fin obligatoire) durant laquelle : sa quotité de travail dans l’établissement est inférieure à 100%, son occupation n’est pas modifiée. Ex: Temps partiel, CPA, Mi-temps thérapeutique … Absence/Congé : période définie durant laquelle l’agent n’est pas à son poste de travail pour un motif autorisé pouvant avoir une incidence sur son occupation. Ex : congés sécurité sociale : COM, CLM, CLD, maternité … Ex autres congés : congés formation, CRCT ... Modalités de service : Temps partiel, CPA, MTT, MAD, Délégation (enseignants). Prolongation d’activité (recul limite d ’âge, surnombre,maintien en fonction) Congés sécu : distinction entre congés titulaires et non titulaires. 69

Congés déconcentrés Gestion dynamique des congés et des éditions d’arrêtés pour les congés maladie et les congés maternité : Nécessité de paramétrer le niveau de gestion déterminé par les mesures de déconcentration (chacun assorti des entêtes et visas appropriés) - Possibilité de produire différents types d’arrêtés selon le niveau gestion - Requalification automatique des Congés ordinaires par un CLM, - Gestion historique des congés avec reconsidération possible des périodes de rémunération .

Périmètre Fonctionnel HARPEGE Responsabilité Structurelle Individu S T R U C T U R E S Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T O S Congés Modalités Modalités Congés Occupation / Affectation L O C A U X Production d’arrêtés Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

Promouvabilités ITARF Une aide à la constitution des listes de promouvables ITARF, aux calculs d’anciennetés nécessaires à l’examen de ces promouvabilités, à l’édition des dossiers, etc. Fonctionnalités : La création et la consultation des circulaires ; Le calcul des listes ; Les modifications des listes ; L’édition de diverses listes de travail ; La saisie des propositions, et du classement le cas échéant, formulés par les structures ; La saisie du classement de l’établissement ; L’édition des dossiers des agents promouvables ; L’édition des propositions classées de l’établissement, pour transmission au ministre ; Le verrouillage des listes.

Listes Électorales L’outil Listes électorales permet d’éditer les listes électorales, par collège (et éventuellement par secteur électoral), par composante élective ou par bureau de vote, pour : 13 types d’instances locales et professionnelles, faisant l’objet d’une réglementation nationale. d’éventuels types d’instances créés sur la base des statuts de l’établissement.

Les outils de gestion des « Fonctions » P A R T I E 2 Les outils de gestion des « Fonctions »

LE DOMAINE « FONCTIONS » A- Les fonctions de responsabilités structurelles. B- Les fonctions électives et nominatives C- Les fonctions professionnelles,

Périmètre d’application du domaine « Fonctions » Un domaine transverse à l’application : Le domaine Fonctions n’est pas un nouveau « module » en tant que tel Répartition des données dans les outils pré-existants Les domaines d’Harpège impactés sont : Individu => Fiche d’activités Poste => Fiche de poste Structures => Responsabilités structurelles Gestion collective => Fonctions électives et nominatives Nomenclature => Paramétrage et nomenclature des fonctions

Périmètre d’application des modules « Fonctions » Responsabilité Structurelle Individu S T R U C T U R E S Fonction élective / nominative Fiche d’activité Agent Fonctionnaires et assimilés Contractuels GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilités ITARF Carrière Contrat Position I M P L A N T O S Congés Modalités Modalités Congés Occupation / Affectation L O C A U X Production d’arrêtés Production d’arrêtés Poste Fiche de poste Emploi

A-Les FONCTIONS de RESPONSABILITE STRUCTURELLE DOMAINE « FONCTIONS » A-Les FONCTIONS de RESPONSABILITE STRUCTURELLE

Les responsabilités structurelles Définition : Une responsabilité structurelle se définit comme une charge administrative d'une structure ou mission se rapportant au fonctionnement de cette structure. Ex : Président d’université, Directeur d’UFR, Directeur de Laboratoire

Les responsabilités structurelles Les fonctions de responsabilités structurelles correspondent en majorité aux fonctions de direction des différents types d’établissements d’enseignement supérieur. L’objectif est de recenser, pour une structure existant déjà dans HARPEGE, les responsabilités exercées par des personnes ayant une activité dans cette structure L’individu qui exerce cette fonction est obligatoirement saisi dans la base HARPEGE

Les responsabilités structurelles Cet outil ne permet pas : La connaissance des responsables hiérarchiques d’un individu (hormis Business Objects). La connaissance des responsabilités structurelles ayant été exercées hors établissement La gestion des primes au niveau individuel.

Les responsabilités structurelles Des fonctions sont déjà présentes dans une nomenclature de fonctions livrée. Ces responsabilités correspondent aux fonctions énumérées dans les textes réglementaires Les fonctions livrées sont associées à un paramétrage livré, déterminant pour chaque fonction : catégorie, type de prime, type de décharge de service, avancement spécifique. Principales références réglementaires :   -Loi n°84-52 du 26/01/1984 sur l’enseignement supérieur -Décret n° 84-431 du 06/06/1984 modifié relatif au statut des enseignants chercheurs -Circulaire ministérielle DPE A2 -Décret N° 90-50 du 12/01/1990 relatif à la prime d’administration et à la prime de charges administratives -Arrêté du 13/09/1990 modifié fixant les catégories de bénéficiaires de la prime d’administration -Décret N°99-855 du 04/10/1999 relatif à la prime de responsabilités pédagogiques -Arrêté du 04/10/1999 fixant la liste des bénéficiaires de la prime de responsabilités pédagogiques -Arrêté du 31/10/2001 relatif au décharges de service d’enseignement des enseignants chercheurs qui exercent des fonctions d’expertise et de conseil auprès du ministre. -Arrêté du 31/10/2001 relatif aux fonctions ouvrant droit à l’avancement spécifique -Arrêté du 20/11/2002 relatif aux décharges de service d’enseignement dont peuvent bénéficier certains Directeurs d’UFR. -Décret n°94-1067 du 8/12/1994 portant sur la NBI dans les établissements relevant du ministre chargé de l’enseignement supérieur. -Arrêté du 30/04/1997 relatif aux conditions d’attribution de la NBI -Circulaire N°93-121 du 18/02/1993 relative aux modalités d’attribution de la NBI

Les responsabilités structurelles A la saisie de la position (en insertion uniquement)  pour un agent avec une carrière portant au moins un élément de carrière dans le corps SGU (023), si la position est de type « activité » ou « détachement » au sein de l’établissement, alors il y a automatiquement association de l’agent à la responsabilité structurelle de secrétaire général dans la structure de niveau 1. Fonctionnement identique pour un agent avec une carrière portant au moins un élément de carrière dans le corps ACU (024), association de l’agent à la responsabilité structurelle d’agent comptable dans la structure de niveau 1.

Les responsabilités structurelles La nomenclature livrée des fonctions structurelles dans HARPEGE

Les responsabilités structurelles Mais d’autres fonctions peuvent être créées localement et être associées à un paramétrage défini par l’établissement lui-même.

Nomenclature des fonctions structurelles L’outil « Responsabilités structurelles » du menu paramétrage et nomenclature des fonctions permet : de consulter et définir la nomenclature des responsabilités structurelles d’assurer un certain nombre de paramétrages en fonction de la réglementation existante.

Nomenclature des fonctions structurelles Chacune des fonctions livrées est paramétrée ou non avec : une catégorie (ouvrant droit à NBI) : Sans Objet, Responsables d'encadrement administratif, Gestionnaires d'implantation, Responsables techniques, Agent comptable un type de prime : Prime d'administration, Prime de charges administratives, Prime de responsabilités pédagogiques un type de décharge de service : Décharge statutaire, Autre décharge réglementaire un témoin « avancement spécifique » : oui ou non un témoin « Nouvelle bonification indiciaire » : oui ou non

Nomenclature des fonctions structurelles Ce paramétrage, associé à la saisie des fonctions de responsabilité structurelles dans la base HARPEGE permet d’alimenter les éditions suivantes : Menu Individus/éditions : individus susceptibles de bénéficier d’une prime Menu Agent/éditions : Agents susceptibles de bénéficier d’une décharge de service Agents susceptibles de bénéficier d’un avancement spécifique

Consultation du paramètrage des responsabilités structurelles Démonstration n°1 Objectif Consulter et comprendre l’écran de paramétrage des responsabilités structurelles. Marche à suivre Consultation du paramètrage des responsabilités structurelles  Aller dans nomenclatures/paramétrage et nomenclature fonctions/responsabilités structurelles Expliquer l’écran : montrer les 32 fonctions livrées; La nomenclature livrée concerne les responsabilités structurelles et les fonctions nominatives et électives (qui seront vues ensuite) que l’on peut distinguer en 2 grands groupes :  1) Des fonctions qui sont strictement définies par les textes car elles ouvrent droit à une prime d’administration et /ou à une décharge statutaire de service et/ ou à l’avancement spécifique. Ces fonctions sont toutes répertoriées dans la nomenclature livrée et ne peuvent pas être supprimées par les établissements. Les établissements ne pourront pas ajouter de fonctions qui ouvrent droit à la prime d’administration et/ou à une décharge statutaire de service et/ou au droit à l’avancement spécifique. C’est un patch nomenclature qui permettra l’ajout de telles fonctions. 2) Des fonctions qui n’ouvrent pas systématiquement droit à une prime (prime d’administration) ni à une décharge statutaire de service ni à l’avancement spécifique. Il s’agit de fonctions qui peuvent permettre, pour les enseignants, l’obtention de la prime de charges administratives ou de la prime de responsabilités pédagogiques et l’obtention d’autres décharges réglementaires de service et de la NBI pour les personnels administratifs. Certaines de ces fonctions les plus courantes dans les établissements figureront pour partie dans la nomenclature livrée mais cette nomenclature n’étant pas exhaustive les établissements pourront ajouter de nouvelles fonctions identifiées localement. Ces fonctions pourront également être supprimées par les établissements s’ils le jugent utile.

Démonstration n°1 (suite) Marche à suivre (suite)   Cliquer sur le bouton « nomenclature des valeurs du paramétrage » qui permet d’avoir le détail des codes utilisés pour les listes des catégories de fonctions/types de prime/ types de décharges Les catégories de fonctions permettent de déterminer si la fonction associée ouvre ou non droit à NBI; la NBI est une prime particulière qui est associée réglementairement dans les établissements d’enseignement supérieur aux fonctions de responsabilités administratives ou techniques, ainsi que celles soumises à des contraintes particulières. Expliquer l’utilité du champ « titre de la responsabilité structurelle » : Lorsque le témoin « responsable principal d’une structure » est coché pour cette fonction, alors un titre peut lui être associé. Ce titre figurera en en-tête des arrêtés produits pour les agents ayant un contrat ou une position dans une structure si la fonction est liée à cette structure et que celle-ci possède un statut juridique lui permettant de produire ses propres arrêtés. Ce champ est utile pour modifier la valeur par défaut « le Président » figurant sur les arrêtés de congé déconcentré lorsque cela est pertinent (pour les établissements de type école ou IUFM).

Saisie d’une responsabilité structurelle Démonstration n°2 Objectif Saisir une fonction de responsabilité structurelle Marche à suivre Saisie d’une responsabilité structurelle Aller dans structure/responsabilités structurelles. Un bandeau de recherche permet de sélectionner la structure concernée (la liste des structures correspond aux structures saisies par l’établissement). Sélectionner la structure UNIVERSITE DE MOULINS L’onglet « historique » permet de visualiser toutes les personnes ayant exercé une responsabilité dans la structure sélectionnée (visualisation de l’historique des fonctions par structure).  L’onglet « mise à jour » permet d’associer une fonction de responsabilité à un individu dans une structure donnée. Sélectionner le type de responsabilité « Président d’université ». Rattacher cette fonction à l’agent n°155 du 01/09/2002 au 01/09/2007 Enregistrer Saisir une décharge de service statutaire totale pour cette fonction sur l’année universitaire 2003-04. Montrer que l’on peut consulter les responsabilités structurelles saisies par individu dans l’écran individu/consultation des responsabilités structurelles. Montrer qu’une synthèse de toutes les fonctions saisies par agent peut également être consultée dans agent/consultations/synthèse agent, onglet « fonctions ». Montrer que pour saisir une autre responsabilité structurelle dans une structure fille de l’université du Moulins, il faut se positionner dans le bandeau « structure » en haut de l’écran, et sélectionner la structure voulue dans la lov, avant toute saisie de responsabilité.

Saisie de responsabilités structurelles Exercice n°1 Objectif Saisir les principales responsabilités structurelles de l’établissement. Compléter la nomenclature existante. Saisir les responsabilités suivantes au sein de l’établissement (les créer si elles n’existent pas dans la nomenclature livrée) : -Président de l’université (n°155-M. BROUTY) depuis le 01/09/2002 -Directeur de l’IUT (n°83-M. GALL) depuis le 01/01/2003 -Directeurs des UFR de Droit (n°85-M. ARTOIS) depuis le 15/10/2001, Lettres (n°80-M. ROMAN) depuis le 25/11/2003, Médecine (n°156-M. CAPONE) depuis le 20/04/2002 et Sciences (n°75-M. LAVOINE) depuis le 16/02/2001. Saisir à chaque directeur une décharge de service statutaire accordée pour sa fonction de 30H (50H pour le Directeur de l’IUT). -Responsable administratif de l’IUT (agent n°61-M. MORIN) depuis le 01/09/2000 -Chef de la scolarité (n°203-MME LEMAIRE) depuis le 01/09/1999 -Chef du service du personnel (agent n°104-M. ROYER) depuis le 01/09/1998 -Responsable du SIG (agent n°324-M. BONENINFO) depuis le 01/09/1996 -Responsable du Service Commun de Documentation (n°325-MME BOUQUIN) depuis le 01/09/2001 (Si une fonction n’existe pas, la créer dans la nomenclature des fonctions). Créer M. DUPONT Arnaud, né à Paris le 15/01/1950, résidant 7, bd Victor Hugo-03500 Moulins dans le corps SGU (023) depuis le 01/09/1995, arrivé dans l’établissement en activité le 01/09/2001; vérifier que la fonction de « secrétaire général » s’est bien créée dans l’écran des responsabilité structurelles et qu’elle est bien rattaché à cet agent. Créer Mme LECOMTE Aline, née à Tours (037) le 01/07/1956, résidant 12, avenue des Rosiers à Moulins, dans le corps ACU depuis le 01/09/1996, arrivée dans l’établissement en activité le 01/09/2002; vérifier que la fonction d’ « agent comptable » s’est bien créée dans l’écran des responsabilités structurelles et qu’elle est bien rattaché à cet agent. Une fois que toutes ces responsabilité structurelles sont saisies, éditer les 3 listes suivantes : -individus susceptibles de bénéficier d’une prime -Agents susceptibles de bénéficier d’une décharge de service -Agents susceptibles de bénéficier d’un avancement spécifique Puis aller dans individu/consultation de responsabilités structurelles et consulter les responsabilités saisies par individu. Énoncé Saisie de responsabilités structurelles

Solution de l ’exercice n°1 Saisie de responsabilités structurelles Tout d’abord, aller créer dans la nomenclature les fonctions de « responsable administratif » et de « chef de service », car elles n’existent pas dans la nomenclature livrée. Sachant que « responsable administratif » sera utilisé pour les composantes, et « chef de service » pour les services centraux. Dans l’écran « responsabilités structurelles », après vous êtes positionné dans la structure adéquate dans le bandeau en haut, saisir les fonctions par structure : Solution de l ’exercice n°1 Pour le type de responsabilité Directeur d’IUT, il faut saisir une décharge de type statutaire pour l’année en cours :

Solution de l’exercice n°1 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°1 (suite) Créer les agents M. DUPONT et Mme LECOMTE dans les écrans individu, carrière, position Solution de l’exercice n°1 (suite)

Solution de l’exercice n°1 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°1 (suite) Editer les 3 listes demandées : 1-liste des individus susceptibles de bénéficier d’une prime (menu individu/éditions) : L’édition est classée par type de primes, les catégorie de primes éditées sont : -ICG sur la fonction agent comptable -Prime d’administration sur les fonctions de Président d’université et de Directeur d’IUT -Prime de charges administratives pour les fonctions de chef de service, Directeur d’UFR, Secrétaire général et responsable administratif. 2-Liste des agents susceptibles de bénéficier d’une décharge de service (menu agent/éditions) : Décharges statutaires pour les fonctions de Président d’université, Directeur d’UFR et Directeur d’IUT 3-Liste des agents susceptibles de bénéficier de l’avancement spécifique (menu agent/éditions) : Edition comportant 4 enregistrements : fonctions de Président d’université, Directeur d’IUT et Directeur d’UFR. Par ailleurs, dans carrière/élément de carrière l’onglet « avancement spécifique » permet de saisir l’information de la demande d’avancement spécifique par les agents concernés. Solution de l’exercice n°1 (suite)

B-Les FONCTIONS ELECTIVES ET NOMINATIVES DOMAINE « FONCTIONS » B-Les FONCTIONS ELECTIVES ET NOMINATIVES

FONCTIONS ELECTIVES ET NOMINATIVES Objectifs : Recenser les fonctions électives ou nominatives exercées par les personnes ayant une activité au sein d’une instance (dans ou hors de l’établissement), d’autres fonctions d’expertise, de conseil, ou d’autres ne relevant pas d’instances. On distingue : la vie institutionnelle relevant des instances de l’établissement la vie institutionnelle relevant d’autres fonctions de conseil, d’expertise et autres.

Vie institutionnelle Fonctions relevant d’une instance On choisit l’instance concernée parmi les instances de l’outil « Listes Électorales », mais il est possible d’ajouter d’autres instances, de nature externe, et ne donnant pas lieu à élection dans l’établissement (donc sans lien avec le module « Listes Electorales »). Pour chaque instance, on peut soit visualiser toutes les personnes ayant déjà exercé une fonction dans l’instance (onglet historique), soit ajouter un nouvel individu (onglet mise à jour).

Vie institutionnelle Fonctions relevant d’une instance (suite) La création d’une instance externe (mais qui ne servira que pour la saisie de « fonctions  ») se fait dans le menu nomenclature. Cette nomenclature doit faire l’objet d’une validation au niveau de l’établissement. Préconisations concernant les nomenclatures « Fonctions »: Avant de compléter les nomenclatures livrées, faire un état des lieux de ce qui existe dans votre établissement, par rapport à ce que propose HARPEGE, afin d’éviter les redondances Si nécessaire, procéder à une étude interne afin d’harmoniser ces nomenclatures dans l’établissement (entre les composantes) Faire valider le schéma retenu.

Vie institutionnelle Fonctions relevant d’une instance (suite) On est amené à saisir pour une instance donnée la fonction, qualité et éventuellement le statut et sous-statut d’un individu enregistré dans HARPEGE - Fonction : Une liste de fonctions relevant d’instances est livrée mais peut être complétée localement. Ex : Assesseur, participant, personnalité extérieure - Qualité : Elle peut être « membre », « membre de droit », « élu institutionnel », ou « invité ». - Statut : Les membres sont « élu », « élu-nommé » ou « nommé ». Les invités sont « expert », « de droit », ou « observateur ». - Sous-statut : Les membres sont « titulaire » ou « suppléant ». Les fonctions relevant d’instances livrées dans HARPEGE ont été définies avec un groupe de travail représentatif d’établissements. Il n’y a pas de contrôle entre une fonction et une qualité.

Vie institutionnelle Les fonctions de conseil, d’expertise et autres L’objectif est de recenser pour chaque fonction d’expertise, de conseil et autres, les individus qui ont exercé cette fonction dans l’établissement. Ex : conseiller d’établissement, conseiller pédagogique, Directeur de CIES, Directeur scientifique… Il existe une nomenclature livrée de ces fonctions, mais l’établissement peut également la compléter Les fonctions d’expertise, de conseil ou autres correspondent en majorité aux fonctions énumérées dans les textes réglementaires. Tout comme pour les fonctions relevant d’une instance, c’est dans le menu nomenclatures/établissement/ paramétrage et nomenclature fonctions, que l’on peut compléter la nomenclature livrée.

Le paramètrage Tout comme les responsabilités structurelles, il existe un pré-paramétrage livré pour les fonctions électives et nominatives. L’établissement peut compléter ces nomenclatures

Démonstration n°2 Les nomenclatures Objectif Marche à suivre Montrer les nomenclatures livrées et comment les compléter Marche à suivre Les nomenclatures Aller dans nomenclatures/établissement/paramètrage et nomenclatures fonctions Montrer successivement les 2 écrans : Écran « Nomenclature des instances » : expliquer que les instances créées dans la base Harpège, module listes électorales sont reprises ici, qu’elles sont de nature interne et cochées par défaut donnant lieu à élection. Montrer qu’il est impossible de modifier cette nomenclature livrée, mais qu’il est possible de créer de nouvelles instances ne donnant pas lieu à élection dans l’établissement. Créer par exemple l’instance « Conseil de la Bibliothèque Universitaire Commune » (code 02, libellé court « Conseil Bib univ », type externe. Il sera désormais possible de saisir des fonctions relevant de cette instance à des individus saisis dans l’établissement. Pour le montrer, aller dans l’écran gestion collective/Vie institutionnelle/fonctions relevant d’instance : constater que dans l’onglet « mise à jour », on peut sélectionner l’instance externe « Conseil bib universitaire » qui vient d’être créée. Ecran « Fonctions électives et nominatives » : montrer les 2 onglets « Fonctions relevant d’une instance », « Fonctions d’expertise, de conseil et autres ». Aller dans le 1er onglet, expliquer le pré-paramétrage sur les colonnes catégories/type de prime/type de décharge de service/avancement spécifique, cliquer sur le boutons « nomenclature des valeurs du paramètrage », montrer qu’y figurent les explications des abréviations. Montrer ce que l’on peut modifier et ce que l’on ne peut pas modifier dans la nomenclature livrée. Expliquer que l’on peut compléter cette nomenclature en rajoutant une fonction relevant d’instance propre à l’établissement et non présente dans cette nomenclature. Rajouter par exemple la fonction «Elu syndical ».

Les nomenclatures (suite) Démonstration n°2 Aller dans le 2ième onglet « Fonctions d’expertise et de conseil », montrer le paramètrage livré, la nomenclature des valeurs de paramètrage qui est la même que dans l’onglet précédent. Rajouter la fonction d’expertise et de conseil « Encadrement des tuteurs », catégorie « sans objet », ouvrant droit à une prime pour responsabilité pédagogique mais pas à une décharge de service. Les nomenclatures (suite)

Démonstration n°3 Saisie d’une fonction relevant d’une instance Objectif Saisir une fonction relevant d’une instance Saisir une fonction d’expertise, de conseil et autres Marche à suivre Saisie d’une fonction relevant d’une instance Saisie d’une fonction d’expertise et de conseil Aller dans Gestion collectives/vie institutionnelle, montrer les 2 écrans de saisie « Fonctions relevant d’une instance » et « Fonctions d’expertise, de conseil et autres », aller dans le 1er écran. L’onglet « historique » permet de visualiser toutes les personnes ayant exercé une responsabilité relevant d’une instance à sélectionner dans le bandeau de recherche. Sélectionner l’instance Conseil d’administration de l’université du Moulins. Dans l’onglet « mise à jour », sélectionner la fonction « Vice-PDT de l’un des 3 conseils d’université », qualité « élu institutionnel », et l’associer à l’agent n°86-M. MAHAUT) depuis le 15/12/2003, date de l’élection. Enregistrer Aller dans l’écran « Fonctions d’expertise, de conseil et autres » Sélectionner la fonction de Vice président, chargé de Mission, élu par le CA. La rattacher à l’agent n°256 (M. TOLETTO) Saisir une décharge de type « autre décharge réglementaire » de 30H pour l’année 2003-04.  

Saisie de responsabilités électives et nominatives Exercice n°2 Objectif Saisir les responsabilités électives pour le conseil d’administration de l’établissement. Saisir des fonctions d’expertises et de conseil en complétant la nomenclature existante. Saisir les responsabilités suivantes : 1-Fonctions liées à une instance Conseil d’administration élu depuis le 15/12/2003 -Président du CA, qualité membre de droit, n°155, M. BROUTY -Vice président du CA, qualité élu institutionnel, n°86 M. MAHAUT -Personnalité extérieure au CA, qualité membre nommé, n°22 Mme LACOMBE -Représentant étudiant au CA, qualité membre élu, individu n°326, Julien JETUDY -Participants, qualité membre élu, sélectionner M. Albert DUBRUC (n°28), M. Antoine BALBAN (n°30), M. Alain POTIER (n°92), Mme Nicole MERCADIER (n°101), Mlle Valérie POISSON (n°32), M. Roger MARS (82), M. Renaud BABOU (n°114), Mme Julie BOUQUIN (n°325). 2-Fonctions d’expertise, de conseil et autres : -Directeur de recherche, M. Gilles DEGENNES (n°327) depuis le 01/01/2002 -Vice président chargé de mission : M. TOLETTO (n°256) depuis le 15/05/2004 Depuis le 01/09/2003 : -Organisation, coordination et suivi pédagogique de stages : M. Sébastien VOINET (n°77) -Aide à la conception de produits pédagogiques : Mme Alice DONA (n°202) -Responsable des relations internationales, organisation et suivi de stages à l’étranger : M. Alex JARDIN (n°27). -Expert en formation continue : Mme Charlotte BERTOSSI (n°328) Editer les 2 listes suivantes dans le menu individu : -individus exerçant une fonction relevant d’instance -individus exerçant une fonction d’expertise Énoncé Saisie de responsabilités électives et nominatives

Solution de l ’exercice n°2 Saisie de responsabilités électives et nominatives 1-Aller dans Gestion collective/vie institutionnelle/Fonctions relevant d’une instance Sélectionner l’instance Conseil d’administration Dans l’onglet « mise à jour », rattacher le Président de la façon suivante : Dans le champ « fonction », sélectionner la fonction de Président, puis la qualité « membre de droit ». Saisir la date du 15/12/2003 comme début de l’exercice de la fonction. Dans le bloc informations individu, sélectionner Guy BROUTY, puis valider. La fonction de Président du CA est enregistrée. Cliquer sur l’icône (création d’enregistrement), procéder de même pour le Vice-Président, puis pour saisir la personnalité extérieure, le représentant étudiant et les participants. Solution de l ’exercice n°2

Solution de l ’exercice n°2 (suite) Saisie de responsabilités électives et nominatives (suite) 2-Aller dans Gestion collective/vie institutionnelle/Fonctions d’expertise de conseil et autres : Dans le bandeau, sélectionner la fonction « Directeur de Recherche », puis dans l’onglet « mise à jour », saisir le début d’exercice de la fonction au 01/01/2002. Dans le bloc informations individu, sélectionner Gilles DEGENNES et valider. La fonction de Directeur de recherche est enregistrée. Cliquer sur l’icône (création d’enregistrement), procéder de même pour les autres fonctions d’expertise et de conseils. Aller dans individu/éditions/individus exerçant une fonction dans une instance, Dans « Nom de l’édition », nommer l’édition « Liste des membres du CA ». Sélectionner le paramètre  instance, « CA de l’université », l’évaluation est de 12, puis lancer l’édition. Solution de l ’exercice n°2 (suite) Dans le même menu, procéder de même pour éditer la liste des individus exerçant une fonction d’expertise.

La démarche établissement Comme vous avez pu le constater, en ce qui concerne les types de fonctions vues précédemment, la difficulté réside plus dans la préparation des informations à saisir en amont, que dans la saisie elle-même. Nécessité de faire valider le schéma de saisie retenu. Ceci peut être comparé au schéma de saisie des structures, au moment du paramétrage d’HARPEGE; une fois l’arborescence validée, la saisie ne pose pas de difficultés.

C-Les FONCTIONS PROFESSIONNELLES DOMAINE « FONCTIONS » C-Les FONCTIONS PROFESSIONNELLES

Les fonctions professionnelles Objectif : tenir à jour un référentiel des fiches de poste permettant : de décrire le besoin de l’établissement d'établir la cartographie des fiches de poste En parallèle, suivre les activités effectives des agents au travers des fiches d’activités établies périodiquement ou à certains moments privilégiés. Pour les IATOS, les fiches de postes peuvent être directement héritées de la nomenclature REFERENS, qui constitue une base modifiable. Pas de nomenclatures, mais un héritage de REFERENS pour les fiches de postes BIATOS Limites : Cette version de l’outil n’aborde pas : la partie évaluation des individus (appréciation qualitative sur les activités). la répartition du temps de travail des chercheurs sur leurs différents domaines d’intervention (rapport ESPERET).

Les fonctions professionnelles 1-La fiche de poste : C’est la description de l’ensemble des activités ou opérations professionnelles à accomplir par un agent. Elle décrit le besoin de l’établissement, et l’évolution de ce besoin pour atteindre les objectifs fixés au niveau du contrat.

Les fonctions professionnelles Avec la base HARPEGE sont livrées environ 300 fiches de poste correspondant aux emplois-type de REFERENS non modifiables et utilisables telles quelles (nomenclature) Il est possible de les dupliquer afin de les modifier et de les adapter aux besoins de votre établissement (saisie de vos propres profils de postes) Il est également possible de créer vos propres fiches (notamment pour les enseignants pour lesquels aucune nomenclature n’est livrée)

Démonstration n°4 Consultation d’une fiche de poste Objectif -Consulter une fiche de poste héritée du référentiel REFERENS et la modifier par duplication. Marche à suivre Consultation d’une fiche de poste Création d’une fiche de poste Aller dans le menu emploi-poste/Poste/Fiche de poste/BIATOSS Un bandeau de recherche permet une fiche de poste par son n° ou son libellé Sélectionner la fiche de poste n°246 « secrétaire en gestion scientifique et technique » (par le n° et par le libellé « secrétaire%) Naviguer dans la fiche, montrer la case à cocher REFERENS, expliquer sa signification, montrer les différents onglets de la fiche. Montrer que les onglets « activités » et « compétences » sont directement héritées du référentiel « REFERENS », mais que les onglets connaissance et compétences sont à propres à l’établissement, donc non remplis. Essayer de modifier cette fiche, et montrer le message d’erreur en bas à gauche « mise à jour de ce champs non autorisé » Pour la modifier, il faut la dupliquer : Se positionner sur le libellé et cliquer sur le bouton « dupliquer » Noter le nouveau n° de la fiche, remarquer que le libellé s’intitule par défaut « duplication de : «secrétaire en gestion scientifique et technique  ». Il est possible de modifier ce libellé. Constater que le témoin emploi-type REFERENS n’est pas coché, seuls les témoins « Réferens » des « activités élémentaires » et « compétences » le sont (à droite de l’écran). Modifier l’activité « tenir à jour les tableaux de bord » en   « mettre à jour les tableaux de bord et les rapports annuels », enregistrer les modifications.

Démonstration n°4 (suite) Marche à suivre Consultation d’une fiche de poste Création d’une fiche de poste Constater que le témoin REFERENS s’est décoché, aller voir la liste de valeur des « activités élémentaires » et constater que cette activité s’est rajoutée à la nomenclature existant, sans indication du n° d’emploi-type et sans témoin REFERENS. Créer une nouvelle activité intitulée « Préparation logistique et administrative de réunions mensuelles » Enregistrer. -Saisir dans l’onglet « connaissances » : « connaissances bureautiques (Word, Excel, base de données) » -Saisir dans l’onglet « contexte de travail » : « Liaisons internes ou extérieures au service : participation aux différents conseils de l'établissement. Travail en lien direct avec la Présidence. Liaison avec les Rectorats et les autres EPCSCP de l'Académie » Aller dans emploi-poste/poste/éditions/référentiel des fiches de poste Sélectionner la nouvelle fiche de poste dont vous avez noté le n° dans le paramètre « n°fiche de poste » et lancer l’aperçu de la fiche.

Création d’une fiche de poste enseignant Démonstration n°5 Objectif Créer et éditer une nouvelle fiche de poste de type « enseignant » On veut créer une fiche de poste d’enseignant-chercheur  Aller dans emploi-poste/Poste/Fiche de poste/enseignant Constater que le référentiel est vide; en effet aucune fiche de poste n’est livrée par défaut pour les enseignants. Passer en mode création, montrer que l’on peut initialiser une fiche à partir d’une fiche de poste locale déjà créée (en créer une dans la base de réf). Montrer les différents onglets : -Onglet « Enseignement» : Il s’agit du ou des enseignements dispensés. La nomenclature est créée localement. Elle comporte un code, un libellé court, un libellé long, et le cycle. Il est possible de renseigner cette liste de valeur en récupérant les informations de la table ELEMENT_PEDAGOGI d’Apogée (la procédure est décrite dans la note d’accompagnement du patch har1101la). -Onglet « Recherche» : Il s’agit de l’école doctorale, de l’unité de recherche et de l’équipe de recherche de l’enseignant. La nomenclature est créée localement dans l’écran Nomenclatures/ Etablissement/Recherche et peut être alimentée à partir d’une autre application de gestion de la scolarité. Cet onglet comporte pour l’école doctorale : le code, l’intitulé et le RNE de l’établissement principal (liste fournie) de l’école doctorale. Pour l’unité de recherche : le code, le label et le libellé de l’unité de recherche. Pour l’équipe de recherche : le code et le libellé de l’équipe de recherche. -Onglet « Commentaires» : il s’agit de l’environnement et du contexte de travail, des responsabilités particulières liées à l’enseignement, des thématiques de recherche, des responsabilités particulières liées à la recherche. La nomenclature est créée localement. Créer la fiche Enseignant-Chercheur en chimie, section CNU 32 et penser à noter son n°: -dans l’onglet enseignement : code 0125, chimie des matériaux, cycle 1 -onglet de recherche : code 01-école doctorale de chimie-RNE univ. de Moulins (si elle n’existe pas, aller la créer dans l’écran Nomenclatures/ Etablissement/Recherche/école doctorale). -commentaires : environnement et contexte de travail : UFR de Chimie, responsabilités particulière : suivi des stages. Lancer l’impression de la fiche en cliquant sur le bouton « imprimer ». Aller dans individu/Fiches d’activité, sélectionner M. VOINET dans le bandeau de recherche. Montrer les Énoncé Création d’une fiche de poste enseignant

Les fonctions professionnelles Après saisie des fiches de poste vous pouvez les rattacher aux postes existants dans HARPEGE (budget Etat/budget propre). Une même fiche de poste peut être rattachée à plusieurs postes Ce rattachement doit être daté (date de début obligatoire), ce qui permet l’historisation.

Les fonctions professionnelles Conseil : Il n’est pas nécessaire de créer autant de fiches de poste que de postes existant dans votre établissement Ex : une fiche de poste de secrétaire de laboratoire peut être valable pour plusieurs poste de même nature (plusieurs laboratoires) Veiller à ne pas trop alourdir le référentiel et les nomenclatures. Contrairement aux fiches d’activités qui sont individuelles.

Rattachement d’une fiche de poste à un poste Démonstration n°6 Objectif -Rattacher les fiches de poste aux postes : Marche à suivre Rattachement d’une fiche de poste à un poste 1) Sélectionner la fiche de poste créée dans la démonstration n°4 « Duplication de Secrétaire en gestion scientifique et technique ». Renommer cette fiche « Secrétaire du laboratoire de biochimie » et la rattacher au poste budget propre n°51 (catégorie d’emploi technicien) : -Pour cela cliquer sur le bouton raccourci « poste budget propre » , sélectionner le poste n°51 - dans l’onglet « fiches de poste », sélectionner la fiche de poste et saisir le rattachement à compter du 01/09/2003. Faire de même pour le poste budget état n° 17 (SASU) : on voit qu’il est possible de rattacher une même fiche de poste à plusieurs postes. 2) Rattacher la fiche de poste enseignant-chercheur créé dans la démonstration 5 au poste n°36 : -Aller dans le menu emploi-poste/Poste/Fiche de poste/Enseignant -Utiliser le bouton raccourci « poste budget etat » -Sélectionner le poste n°36 -Dans l’onglet « Fiches de poste », sélectionner la fiche de poste, la rattacher à ce poste depuis le 01/09/2002.

Création d’une fiche de poste Exercice n°3 Objectif Créer une fiche de poste La rattacher au n° de poste correspondant Création d’une fiche de poste Avoir suivi les démonstrations précédentes Énoncé 1-Créer la fiche de poste correspondant au poste n°92, ASI informatique BAP E, emploi-type E3X05 assistant informatique de proximité (EPSCP) Modifier la fiche type héritée de REFERENS de la façon suivante : Dans « les activités élémentaires », ajouter la responsabilité suivante liée à la fonction : -Gestion de la sécurité des mots de passe  Supprimer l’activité « assurer une première maintenance corrective ». Ajouter dans les onglets « compétences » et connaissances : -Compétences UNIX  -bonnes connaissances des logiciels courants (office, internet explorer) et des périphériques (graveurs, imprimantes). Ajouter dans « contexte de travail » : -Répartition du temps de travail : 60% assistance informatique à l’enseignement/ 40% assistance technique à la recherche. -Déplacements sur les différentes implantations de l’université. Renommer la nouvelle fiche de poste en « ASI du SIG», 2-Rattacher cette fiche de poste au poste n°92 à compter du 1er septembre 2001 et lancer l’édition de cette fiche de 2 façons différentes.

Solution de l ’exercice n°3 Création d’une fiche de poste de type BIATOSS Aller dans Emplois/postes/poste/fiche de poste/BIATOSS Se mettre en mode recherche en saisissant les paramètres BAP E et emploi type E3X05. Cliquez sur le bouton « dupliquez » Solution de l ’exercice n°3 Constater que lorsque l’on a cliqué sur « oui » au message ci-dessus, le témoin emploi-type REFERENS est décoché et la fiche dupliquée est modifiable. Après avoir cliqué sur l’icône (création), saisir la nouvelle activité « Gestion de la sécurité des mots de passe », constater que le témoin REFERENS n’est pas coché. Se positionner sur l’activité « assurer une première maintenance corrective », puis faire action/supprimer, afin de la supprimer de la liste des activités.

Solution de l ’exercice n°3 (suite) Création d’une fiche de poste de type BIATOSS Compléter de même les onglets « connaissances » et « contexte de travail », puis renommer la fiche en modifiant le champs libellé. Enregistrer. Solution de l ’exercice n°3 (suite) Pour rattacher la fiche de poste « ASI du SIG » au poste n°92, cliquer sur « poste budget état », sélectionner le poste n°92, aller dans l’onglet « fiches de poste », sélectionner la fiche, saisir la date de début de rattachement au 01/09/2001. Enregistrer. On peut imprimer une fiche de poste soit directement en cliquant sur le bouton imprimer dans la fiche, soit en allant dans l’écran emplois-postes/éditions/référentiel des fiches de poste, ce qui permet d’éditer plusieurs fiches de poste par type (spécialisation, structure, localisation).

Les fonctions professionnelles 2-La fiche d’activités : Il s’agit de décrire les activités ou missions professionnelles effectivement accomplies par un individu sur une période donnée. Pour les agents qui occupent un poste dans l’établissement, cette description sera à rapprocher de la fiche de poste correspondante. Ce rapprochement pourra bien entendu être mis à profit dans le cadre de l’évaluation. Pour les chercheurs, qui n’ont pas de fiche de poste, la fiche d’activités constituera le seul moyen de connaître leur activité.

Les fonctions professionnelles La fiche d’activités est caractérisée par la période de référence sur laquelle l’observation aura été faite. Elle porte également l’information de la date à laquelle l’observation a été effectuée (date de constatation).

Les fonctions professionnelles Il existe 3 types de fiches d’activités : -Enseignants -Chercheurs -BIATOS A chaque type de fiche, correspond 1 ou des types de spécialisations : Fiche enseignant : CNU ou discipline du 2nd degré Fiche chercheur : section CNU Fiche IATOS : REFERENS ou spécialité ATOS Pour chaque nouvelle fiche, il est obligatoire de saisir une spécialisation, qui peut-être différente de celle saisie dans l’écran carrière de l’agent.

Les fonctions professionnelles Contenu de la fiche d’activité : (On l’obtient par le bouton raccourci « détails ») Fiches BIATOS : Les activités élémentaires/compétences/connaissances/contexte de travail Fiches enseignants : Enseignement/recherche/commentaires Fiches chercheurs : Recherche/disciplines/commentaires Détailler à l’oral ce que l’on retrouve dans les onglets

Les fonctions professionnelles Il est possible d’initialiser la fiche d’activité à partir de la fiche de poste : A partir du moment où un agent occupe un poste qui est lié à une fiche de poste, il est possible d'initialiser une fiche d'activité à partir du descriptif de la fiche de poste. Les fiches de poste liées à un poste occupé par l’agent dont la date de début est comprise dans la période définie pour la fiche d'activité sont proposées à l’initialisation. Le bouton d'initialisation sur l'écran fiche d'activité apparaît après avoir renseigné les dates de la fiche d’activité. -> Simplifie la saisie des fiches d’activité !

Les fonctions professionnelles Nomenclatures : REFERENS disponible mais pas de présaisie faite dans la fiche d’activités Pour remplir l’onglet enseignement, possibilité de récupérer des données d’Apogée Pour remplir l’onglet recherche, l’établissement alimente lui-même son référentiel avec ses données (Equipe de recherche, école doctorale, unités de recherche).

Consultation et saisie d’une fiche d’activités Démonstration n°7 Objectif -Consulter une fiche d’activités -Créer une fiche d’activités -Editer une fiche d’activités Marche à suivre Consultation et saisie d’une fiche d’activités Aller dans le menu individu/Fiche d’activités Sélectionner l’agent n°34, vérifier sa situation en cours (agent, carrière, occupation-affectation), et noter sa spécialisation saisie dans carrière. Montrer les 2 onglets « historique fiche d’activité » et « historique fiche de poste ». Lui créer une fiche d’activité de type BIATOSS à compter du 01/09/2002 avec une date de constatation au 15/01/2003 avec une spécialité BAP I, famille professionnelle IX, secrétaire gestion scientifique et technique (I4X01). Puis cliquer sur le bouton détail devenu actif après avoir rempli les caractéristiques de la fiche. Constater que les différents onglets Activités élémentaires/compétences/connaissances/Contexte de travail ne sont pas remplis. Dans l’onglet « activités élémentaires », cliquer sur la lov à droite dans laquelle se trouvent toutes les activités élémentaires du référentiel REFERENS. A l’aide de l’outil de sélection « find », taper le code de l’emploi type « secrétaire gestion scientifique et technique », soit «  I4X01 », ce qui permet de sélectionner les activités de référence de cet emploi-type. Sélectionner la première et la deuxième activité parmi les 7 proposées, modifier l’activité généraliste « Accueillir et informer les divers publics du domaine concerné, et notamment les étudiants » en précisant « accueillir et informer les étudiants de l’université ». Dans l’onglet « compétences », sélectionner la compétences « Savoir développer des relations publiques » du référentiel de l’emploi type I4X01; Imprimer la fiche d’activité en cliquant directement sur le bouton imprimer de l’écran, ou en allant dans le menu individus/éditions/fiches d’activités.

Création d’une fiche d’activité Exercice n°4 Objectif Créer et éditer une nouvelle fiche de poste d’activité : initialisée à partir de la fiche de poste créée précédemment complètement nouvelle On veut créer une fiche de d’activité pour l’agent BOULIER Nathalie (n°78), affectée sur le poste n°92 (pour lequel on a créé la fiche de poste dans l’exercice n°3), en utilisant la fiche de poste existante. Les dates de début et de constatation de cette fiche sont le 1er janvier 2001. Modifier la fiche initialisée en supprimant l’activité « Connaître l'anglais technique du domaine », Madame BOULIER ne parlant pas du tout anglais. Suite à votre entretien annuel avec votre chef de service qui a eut lieu le 15/06/2004, vous souhaitez créer dans HARPEGE votre propre fiche d’activités. Pour cela, vous devrez au préalable créer votre état civil dans la base de formation HARPEGE. Création d’une fiche d’activité Énoncé

Solution de l ’exercice n°4 Initialisation d’une fiche d’activité à partir d’une fiche de poste Aller dans le menu individu/fiches d’activités, dans le bandeau de recherche sélectionner l’agent BOULIER (n°78), puis saisir les informations suivantes sur la fiche d’activité : Solution de l ’exercice n°4 Constater que dans l’onglet « Historique fiches de poste », on retrouve la fiche de poste du poste sur lequel l’agent est affecté (vérifier l’occupation-affectation sur le poste n°92). Cliquez sur le bouton « initialiser à partir d’une fiche de poste, sélectionner la fiche de poste proposée, puis cliquer sur « initialiser ».

Solution de l’exercice n°4 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°4 (suite) Initialisation d’une fiche d’activité à partir d’une fiche de poste Puis cliquez sur le bouton « détail », et la fiche d’activité apparaît avec les caractéristiques tels qu’ils sont remplis dans la fiche de poste : Solution de l’exercice n°4 (suite) Se positionner sur l’activité « Connaître l'anglais technique du domaine », puis faire action/supprimer.

Solution de l’exercice n°4 (suite) Listes électorales SOLUTION DE L’EXERCICE N°4 (suite) Saisie complète d’une fiche d’activité 2. Il suffit de vous créer en tant qu’individu dans la base HARPEGE, afin de pourvoir saisir une fiche d’activité : Solution de l’exercice n°4 (suite) Puis dans individu/Fiche d’activités, saisir les caractéristiques de la fiche de poste : Date de référence : 01/09/2003, date de constatation : 15/06/2004, Puis le type de fiche BIATOSS, et enfin la BAP (et l’emploi-type), ou la spécialité qui vous correspond. Cliquez sur « détails » puis remplir les différents onglets de la fiche.

Démarche d’implantation de « Fonctions » Importance de la réflexion préalable à l’utilisation de ces nouveaux outils de gestion des « FONCTIONS », notamment ce qui concerne les fonctions professionnelles : Quels objectifs veut-on atteindre ? Quelle démarche adopter ? Quelle exploitation des données recueillies et par qui ? Quels acteurs associer ? Avec quels moyens ? (budget de formation, aide externe…) Tout ce qui a été dit précédemment nous conduit à rappeler l’importance de la réflexion préalable à l’utilisation de ces nouveaux outils de gestion des « FONCTIONS » ,