Apogée Séminaire INSCRIPTIONS PEDAGOGIQUES Jeudi 27 Mars 2003

SEMINAIRE IP AVERTISSEMENTS Ce séminaire ne concerne que les concepts, aborde peu les aspects techniques qui sont sans difficultés, essaie de vous montrer les différents aspects de l’inscription pédagogique, débordant parfois des limites strictes du domaine IP d’Apogée. utilise une démarche qui consiste à aller du plus simple au plus compliqué et qui assez souvent correspond aussi à un ordre chronologique ( Mais les différents concepts vus s’utilisent souvent conjointement.) Vous devez diffuser son contenu aux personnes qui iront en formation à Grenoble avant leur départ.

SEMINAIRE IP PLAN Définition Pré-requis au processus d’Inscriptions Pédagogiques Inscriptions Pédagogiques à l’Etape Inscriptions Pédagogiques aux Eléments Inscriptions pédagogiques de masse, Inscriptions pédagogiques individuelles et Inscriptions automatiques aux éléments obligatoires, Modifications, Décisions individuelles, Prises en compte pour calcul : PRC. Conclusion

Définition

SEMINAIRE IP DEFINITION Le terme d’Inscriptions Pédagogiques (IP) désigne le processus qui permet de « croiser » L’offre de formation (S.E) Les Modalités de Collecte (M.C.) Les Modalités de Contrôle des Connaissances (M.C.C.) Les Étudiants . Ce «  croisement  » s’effectue selon des principes qui sont définis par La S.E. ( élément obligatoire ou à choix, ouvert ou non à l’inscription, ...) Les M.C. ( Formules d’examen, ...) Les choix de l’étudiant, Les décisions individuelles prises par un jury, etc.

SEMINAIRE IP DEFINITION Réaliser une Inscription Pédagogique c’est: effectuer certains contrôles, effectuer une action dans Apogée en tenant compte de tout le contexte pédagogique concernant l’étudiant. Cette action c’est: soit l’inscrire à un enseignement avec une «formule d’examen» soit prendre en compte son passé : Elément capitalisé ou conservé, Validation d’acquis sur cet élément, Elément semblable pour le calcul à un autre élément pour lequel l’étudiant a déjà un résultat ou une note favorables.

SEMINAIRE IP DEFINITION Cette action a des conséquences pour l’étudiant sur : les enseignements qu’il doit suivre, les épreuves qu’il devra subir, les modalités selon lesquelles seront utilisés ses notes ou résultats obtenus comme sanctions de ces épreuves ou enseignements, ce qu’il adviendra de ces notes et résultats d’une session à l’autre, d’une année à l’autre, et éventuellement le(s) groupe(s) auquel(s) il va appartenir, (cf. séminaire « Groupes »).

SEMINAIRE IP DEFINITION Ceci se traduit par un « contrat pédagogique » qui a : une trace lisible: la FICHE PEDAGOGIQUE et une autre fondamentale dans le domaine Résultats : le CHEMIN PEDAGOGIQUE

SEMINAIRE IP DEFINITION Cette action a des conséquences pour les autres acteurs d’Apogée. On peut: obtenir la (des) liste(s)s des étudiants suivant chaque enseignement, (ou leur nombre) répartir (affecter) ces étudiants en groupe (de cours, de T.D., de T.P., etc.) de façon fine, organiser au mieux les épreuves grâce à des effectifs plus fiables, à la détection d’éventuelles incompatibilités, organiser au mieux la collecte des notes et des résultats, agréger ces notes ou résultats de façon plus organisée, plus fiable, publier différentes informations de manière ciblée, etc.

Pré-requis

SEMINAIRE IP PRE-REQUIS Avant de faire des IP il faut absolument que vous ayez déjà défini et saisi Les règles de gestion correspondantes , La Structure des Enseignements, Les Modalités de Collecte. Dans le cadre de la première année d’implantation, la stratégie de rapatriement d’historique a une grande importance : Si on veut réaliser les IP avec toutes les fonctionnalités, il faut avoir rapatrié son historique «Résultats» et avoir éventuellement défini les liens de correspondances pour calcul (LCC) avant de faire les IP

SEMINAIRE IP PRE-REQUIS: Règles de gestion IP Accepter ou non « IP avant IA » Si oui, on pourra saisir au moment de l’IP des informations sur l’étudiant ( Nom, adresse, etc.), venant éventuellement d’Opérations Préalables à l’Inscription (O.P.I.), qui seront confirmées au moment de l’Inscription Administrative. Si non, au moment de l’IP, on récupère les données saisies au moment de l’IA . De toute façon des contrôles permettront de vérifier la cohérence et la fiabilité de ces différentes inscriptions : étudiants ayant des IP sans IA, etc. Activer ou non les conditions d’accès (si IA avant IP le contrôle est fait en IA.) Vous ne pouvez agir que sur des éléments dont votre CIP est propriétaire. etc. Voir séminaires sur Référentiel.

SEMINAIRE IP PRE-REQUIS: La modélisation de la S.E. EXEMPLE Diplôme FICTIP Version de diplôme 1995 EXEMPLE Etape 1 Version d'étape 1995 Liste 0 |o UE1 UE2 UE3 UE4 UE5: Langues (1,1) (1,1) (1,1) Liste1 | x CHOIX1 CHOIX2 CHOIX3 CHOIX4 Liste lan |x Anglais Allemand Espagnol (2,2) Liste CH3 |o CH31 CH32 CH33 Liste CH4 |x CH41 CH42 CH43 CH44

SEMINAIRE IP PRE-REQUIS:Les Modalités de Collecte EXEMPLE Diplôme FICTIP Version de diplôme 1995 EXEMPLE Etape 1 Version d'étape 1995 N = Note attendue R = Résultat attendu C = Capitalisable c = conservable r = reportable Liste 0 |o UE1 NR-Cc UE2 NR-Cc UE3 NR-Cc UE4 NR-Cc UE5: LanguesNR-Cc (1,1) (1,1) (1,1) Liste1 | x CHOIX1N-c CHOIX2N-c CHOIX3N-c CHOIX4N-c Liste lan |x Anglais N-c AllemandN-c EspagnolN-c (2,2) Liste CH3 |o CH31N-r CH32N-r CH33N-r Liste CH4 |x CH41N-c CH42N-c CH43N-c CH44N-c

Inscriptions Pédagogiques à l’étape

SEMINAIRE IP L’INSCRIPTION A L’ETAPE Si IA avant IP , les CONTROLES ont été faits lors de l’IA, sinon ils sont effectués au moment du choix des étapes. Ces contrôles peuvent être: sur les décisions d’OPI , sur les interdits d’inscription ( interdits, nb d’inscriptions à l’étape, au DEUG, etc.) sur les conditions d’accès définies dans la S.E.(si la règle de gestion a été activée) Lors du CHOIX DES ETAPES, on distingue : les étapes normales (Inscription Annuelle à l’Etape réalisée), les étapes en dette et celles où l’étudiant peut être inscrit à des éléments en dette, les étapes où il peut être inscrit à des éléments en crédit. La FORMULE D’EXAMEN indiquée sera proposée lors des toutes les I.P. aux éléments (à condition de figurer parmi celles indiquées dans les modalités de collecte )

SEMINAIRE IP L’INSCRIPTION A L’ETAPE EXEMPLE Diplôme FICTIP Version de diplôme 1995 EXEMPLE On peut avoir indiqué des formules d’examen différentes pour chacun de ces étudiants. Par exemple: Formule S pour A,B,C,D,E,F, I,J,K,O,P,Q,S,X,Y,Z Formule A pour G,H,N,R,T, Formule B pour L,M,U, Inscrits: A,....,Z Etape 1 Version d'étape 1995 Liste 0 |o UE1 UE2 UE3 UE4 UE5: Langues (1,1) (1,1) (1,1) Liste1 | x CHOIX1 CHOIX2 CHOIX3 CHOIX4 Liste lan |x Anglais Allemand Espagnol (2,2) Liste CH3 |o CH31 CH32 CH33 Liste CH4 |x CH41 CH42 CH43 CH44

Inscriptions Pédagogiques aux éléments

SEMINAIRE IP L’INSCRIPTION AUX ELEMENTS Les CONTROLES effectués portent : sur les droits d’accès et sur les pré-requis, sur les décisions de Jury (Validation d’acquis, Crédit, Dette,...), sur la réinscription à des éléments déjà acquis (cf. règle de gestion), sur les dates (validité, dates d’inscriptions, etc.) L’ACTION consiste à : soit inscrire l’étudiant avec une formule d’examen aux éléments qu’il doit suivre soit saisir une décision individuelle (Validation d’ACquis, DISpense d’examen, etc.) soit accepter la PRise en compte pour Calcul proposée par la machine soit créer une PRC (s’il y a une information (note ou résultat) utilisables) La FORMULE D’EXAMEN indiquée doit figurer parmi celles indiquées dans les modalités de collecte . Si elle n’est pas indiquée, Apogée prendra celle définie par défaut dans ces modalités de collecte.

Inscriptions automatiques aux éléments obligatoires

SEMINAIRE IP INSCRIPTIONS AUTOMATIQUES aux éléments obligatoires L’étudiant ayant réalisé son I.A.E (normale) se verra inscrit automatiquement à tous les éléments obligatoires avec la formule d’examen indiquée. Pour ceux n’ayant fait qu’une inscription pédagogique à l’étape jusqu’au CHOIX DES ETAPES (pas au delà) , un traitement différé l’inscrira automatiquement aux éléments obligatoires avec la formule d’examen ATTENTION : Une fois que ce travail a été demandé pour une étape, il ne sera pas possible de recommencer (par exemple après modification de S.E.) au niveau de cette étape .

SEMINAIRE IP INSCRIPTIONS AUTOMATIQUES aux éléments obligatoires Diplôme FICTIP Version de diplôme 1995 EXEMPLE Inscrits: A,B,...,Z Etape 1 Version d'étape 1995 Les formules d’examen différentes indiquées lors de l’inscription à l’étape seront ici appliquées aux UE . Pour chaque UE (*) tous les étudiants de A à Z sont inscrits avec la Formule S pour A,B,C,D,E,F, J,K,O,P,Q,S,X,Y,Z Formule A pour G,H,N,R,T, Formule B pour L,M,U, (*) dans la mesure où cette formule était prévue pour cette UE dans les modalités de collecte. Liste 0 |o UE1 UE2 UE3 UE4 UE5: Langues Inscrits: A,B,...,Z X(1,1) X(1,1) (1,1) Liste1 | x CHOIX1 CHOIX2 CHOIX3 CHOIX4 Liste lan |x Anglais Allemand Espagnol X(2,2) Liste CH3 |o CH31 CH32 CH33 Liste CH4 |x CH41 CH42 CH43 CH44

Inscriptions pédagogiques de masse

SEMINAIRE IP INSCRIPTIONS DE MASSE Lorsqu’on a pu réunir par avance les informations sur le choix des étudiants, il est très pratique d’utiliser ce traitement de masse. L’exemple classique consiste à choisir une langue parmi plusieurs. Une fois que ces choix ont été faits par les étudiants , il suffit de prendre chaque langue une par une (en commençant par la plus rarement choisie) et de faire l’IP pour les étudiants l’ayant choisie , et de recommencer pour la langue suivante .

SEMINAIRE IP INSCRIPTIONS DE MASSE Le critère d’entrée est donc l’élément pédagogique . On distingue l’élément cible qui appartient à une liste et l’élément supérieur auquel est liée cette liste. N.B. : Cet élément supérieur n’existe pas toujours; ce peut être une VET . Dans l’exemple, l’élément cible sera successivement chaque langue, la liste sera «liste lan» et l’élément supérieur l’élément «UE5:langues» La machine proposera les étudiants inscrits en «UE5: Langues» dont le choix de langue n’a pas encore été saisi. Pour la dernière il suffira de «tout sélectionner» pour avoir tous les étudiants restants!

SEMINAIRE IP INSCRIPTIONS DE MASSE EXEMPLE Diplôme FICTIP Version de diplôme 1995 EXEMPLE Espagnol: E,F,I,L,P,Q,S Inscrits: A,B,...,Z Etape 1 Version d'étape 1995 Liste 0 |o UE1 UE2 UE3 UE4 UE5: Langues Inscrits: A,B,...,Z Allemand D,G,H,J,K (1,1) (1,1) (1,1) Liste1 | x CHOIX1 CHOIX2 CHOIX3 CHOIX4 Anglais=tous les autres: A,B,C,M,N,O,R,T,U,V,W,X,Y,Z Liste lan |x Anglais Allemand Espagnol Inscrits:tous les autres Inscrits:D,G,H,J,K Inscrits:E,F,I,L,P,Q,S Liste CH1 |o CH31 CH32 CH33 (2,2) Liste CH4 |x CH41 CH42 CH43 CH44

Inscriptions pédagogiques individuelles

SEMINAIRE IP INSCRIPTIONS INDIVIDUELLES Si on n’a pas réuni les informations avant (ou pour compléter ou modifier des I.P.), on utilise les inscriptions individuelles. Le critère d’entrée est donc l’étudiant. Pour chaque étudiant, il existe deux modes de fonctionnement : La saisie directe : on saisit le code de l’élément choisi (?) par l’étudiant et on effectue l’action correspondante. Ceci impose de saisir ces éléments du haut vers le bas de l’arborescence de la S.E. La saisie assistée : Apogée propose pour la VET choisie, deux listes : celle de tous les éléments déjà choisis (?) par l’étudiant et celle de tous les éléments encore disponibles . L’action consiste alors à faire passer l’élément d’une liste à l’autre: (<= inscription ou => «  dé-inscription » Un bouton permet de réaliser automatiquement l’inscription pédagogique aux éléments obligatoires constitutifs de l’élément pour lequel une IP vient d’être faite

Bouton Inscr. Autom. Eléments Oblig. sélectionné SEMINAIRE IP INSCRIPTIONS AUX ELEMENTS EXEMPLE Diplôme FICTIP Version de diplôme 1995 A choisit : UE3= CHOIX1 et UE4=CHOIX2 B choisit : UE3= CHOIX1 et UE4=CHOIX3 C choisit : UE3= CHOIX2 et UE4=CHOIX1 D choisit : UE3= CHOIX3 et UE4=CHOIX2 E choisit : UE3= CHOIX4 et UE4=CHOIX1 F choisit : UE3= CHOIX1 et UE4= ( ? ) G choisit : UE3= ( ? ) et UE4=CHOIX4 etc. Inscrits: A,B,...,Z Etape 1 Version d'étape 1995 Liste 0 |o UE1 UE2 UE3 UE4 UE5: Langues Inscrits: A,B,...,Z (1,1) Bouton Inscr. Autom. Eléments Oblig. sélectionné (1,1) (1,1) Liste1 | x CHOIX1 CHOIX2 CHOIX3 CHOIX4 Liste lan |x Anglais Allemand Espagnol Inscrits:tous les autres Inscrits au titre UE3: A,B,F Au titre UE4: C,E Inscrits au titre UE3: C Au titre UE4: A,D Inscrits au titre UE3: D Au titre UE4: B . Inscrits au titre UE3: E Au titre UE4: G . Inscrits:D,G,H,J,K Inscrits:E,F,I,L,P,Q,S (2,2) Liste CH3 |o CH31 CH32 CH33 Liste CH4 |x CH41 CH42 CH43 CH44 Inscrits : D, B Les étudiants E et G devront choisir deux éléments dans la liste ci -contre

SEMINAIRE IP INSCRIPTIONS INDIVIDUELLES On utilise également ce processus dans le cas de modifications. On peut: modifier quelques informations sur l’étudiant, modifier ses inscriptions aux éléments : ajouter une IP, annuler une IP, changer la formule d’examen, remplacer une PRC par une IP, ou l’inverse. REMARQUE : La suppression d’une IP sur une VET ou sur un élément entraîne celle des IP inférieures. Mais pas la « dé-affectation »  dans les groupes !

Bouton Inscr. Autom. Eléments Oblig. sélectionné SEMINAIRE IP INSCRIPTIONS AUX ELEMENTS Diplôme FICTIP Version de diplôme 1995 EXEMPLE Inscrits: A,B,...,Z Etape 1 Version d'étape 1995 F s’est enfin décidé : UE4= CHOIX3, G s’est enfin décidé : UE3= CHOIX2, E choisit CH41 et CH43 pour CHOIX 4 G choisit CH42 et CH43 pour CHOIX 4 Liste 0 |o UE1 UE2 UE 3 UE 4 UE 5: Langues Inscrits: A,B,...,Z (1,1) Bouton Inscr. Autom. Eléments Oblig. sélectionné (1,1) (1,1) Liste1 | x CHOIX1 CHOIX2 CHOIX3 CHOIX4 Liste lan |x Anglais Allemand Espagnol Inscrits au titre UE3: A,B,F Au titre UE4: C,E Inscrits au titre UE3: C,G Au titre UE4: A,D Inscrits au titre UE3: D Au titre UE4: B,F . Inscrits au titre UE3: E Au titre UE4: G . Inscrits:tous les autres Inscrits:D,G,H,J,K Inscrits:E,F,I,L,P,Q,S (2,2) Liste CH3 |o CH11 CH12 CH13 Inscrits : D, B,F Liste CH4 |x CH41 CH42 CH43 CH44 Inscrits : E Inscrits : G Inscrits : E,G

Décisions individuelles

SEMINAIRE IP DECISIONS INDIVIDUELLES Certains étudiants peuvent être dans des situations particulières: Étapes en dette Eléments en dette, Eléments en crédit, Validation d’acquis, Ces décisions doivent être saisies (écran de saisie de décisions) avant de faire les IP normales sinon il faudra refaire l’IP pour que ces décisions soient prises en compte. Dispense d’examen, saisie au moment de l’IP comme note de substitution etc

Prises en compte pour calcul PRC

SEMINAIRE IP PRISES EN COMPTE POUR CALCUL Un étudiant peut , compte tenu de son passé, ne pas avoir à suivre un enseignement qui pourtant fait partie du cursus choisi par lui : Décision individuelle de Validation d’acquis (VAC), Note ou Résultat favorable déjà acquis sur cet élément déclaré Capitalisable ou Conservable dans les Modalités de Collecte (Noté O dans une colonne des écrans IP ) , Note ou Résultat favorable obtenus sur un (ou des ) élément(s) source(s) d’un lien de correspondance ciblé sur l’élément concerné (Noté U dans une colonne des écrans IP).

SEMINAIRE IP PRISES EN COMPTE POUR CALCUL Dans ces cas, Apogée vous «propose» une Prise en Compte pour Calcul ( P.R.C.) que vous ou l’étudiant êtes libres ou non d’accepter ou de refuser (i.e. transformer en IP) selon les règles fixées. (cf. droit de « repasser » un élément capitalisé) . Une décision individuelle peut lui permettre d’utiliser une note ou résultat antérieurement acquis bien que non favorables, dans ce cas, il faudra créer cette P.R.C. ( si les informations nécessaires - note ou résultat - sont là)

SEMINAIRE IP PRISES EN COMPTE POUR CALCUL Pour vous montrer ces différents cas, voici pour quelques étudiants les contrats pédagogiques de cette année, leurs résultats ( ils sont tous recalés et donc redoublants ) les contrats pédagogiques de l’année prochaine. Remarque : Lors d’un redoublement: les contrôles sont plus légers, Apogée vous propose le contrat de l’année précédente .

SEMINAIRE IP CONTRATS PEDAGOGIQUES (IP et PRC) EXEMPLE: Étudiant A Diplôme FICTIP Version de diplôme 1995 EXEMPLE: Étudiant A Etape 1 Version d'étape 1995 Contrat année P. Notes et Res année P Contrat année R IP ou PRC année R Liste 0 |o UE1 NR-Cc 8/AJ UE2 NR-Cc12/AD UE3 NR-Cc 8/AJ UE4 NR-Cc10/AD UE5: LanguesNR-Cc 7/AJ PRC IP (1,1) (1,1) (1,1) Liste1 | x CHOIX1N-c 8 CHOIX2N-c 10 CHOIX3N-c CHOIX4N-c Liste lan |x Anglais N-c7IP AllemandN-c EspagnolN-c IP (2,2) Liste CH3 |o CH31N-r CH32N-r CH33N-r Liste CH4 |x CH41N-c CH42N-c CH43N-c CH44N-c

SEMINAIRE IP CONTRATS PEDAGOGIQUES (IP et PRC) EXEMPLE: Étudiant B Diplôme FICTIP Version de diplôme 1995 EXEMPLE: Étudiant B Etape 1 Version d'étape 1995 Contrat année P. Notes et Res année P Contrat année R IP ou PRC année R Liste 0 |o UE1 NR-Cc UE2 NR-Cc UE3 NR-Cc UE4 NR-Cc UE5: LanguesNR-Cc 8/AJ 12/AD 10/AD 5/AJ IP PRC (1,1) (1,1) (1,1) Liste1 | x CHOIX1N-c 10 CHOIX2N-c CHOIX3N-c 8IP CHOIX4N-c Liste lan |x Anglais N-c5IP AllemandN-c EspagnolN-c (2,2) Liste CH3 |o CH31N-r 6 IP CH32N-r12IP CH33N-r 8 IP Liste CH4 |x CH41N-c CH42N-c CH43N-c CH44N-c

UE5: LanguesNR-Cc 7/AJ IP SEMINAIRE IP CONTRATS PEDAGOGIQUES (IP et PRC) Diplôme FICTIP Version de diplôme 1995 EXEMPLE: Étudiant E Etape 1 Version d'étape 1995 Contrat année P. Notes et Res année P Contrat année R IP ou PRC année R Liste 0 |o UE1 NR-Cc 12/AD PRC UE2 NR-Cc 8/AJ IP UE3 NR-Cc 8/AJ IP UE4 NR-Cc 10/AD PRC UE5: LanguesNR-Cc 7/AJ IP (1,1) (1,1) (1,1) Liste1 | x CHOIX1N-c 10 CHOIX2N-c CHOIX3N-c CHOIX4N-c 8 IP Liste lan |x Anglais N-c AllemandN-c EspagnolN-c7 IP (2,2) Liste CH1 |o CH31N-r CH32N-r CH33N-r Liste CH4 |x CH41N-c 4 IP CH42N-c CH43N-c 12 PRC CH44N-c

SEMINAIRE IP CONTRATS PEDAGOGIQUES (IP et PRC) EXEMPLE: Etudiant G Diplôme FICTIP Version de diplôme 1995 EXEMPLE: Etudiant G Contrat année P. Notes et Res année P Contrat année R IP ou PRC année R Etape 1 Version d'étape 1995 Liste 0 |o UE1 NR-Cc 8/AJ IP UE2 NR-Cc 10/AD PRC UE3 NR-Cc 10/AD PRC UE4 NR-Cc 8/AJ IP UE5: LanguesNR-Cc12/AD PRC (1,1) (1,1) (1,1) L’élément CH42 choisi l’an dernier par l’étudiant a été remplacé par un élément CH42NV avec un lien de correspondance Liste1 | x CHOIX1N-c CHOIX2N-c10 CHOIX3N-c CHOIX4N-c8 Liste lan |x Anglais N-c 12 AllemandN-c EspagnolN-c X(2,2) Liste CH3 |o CH31N-r CH32N-r CH33N-r Liste CH4 |x CH41N-c CH42N-c 10 CH43N-c 6 CH44N-c Liste CH4NV |x CH41N-c CH42NVN-c 10 PRC CH43N-c 6 IP CH44N-c la liste CH4 est remplacée par la liste CH4NV voisine

CONCLUSION

SEMINAIRE IP CONCLUSION INSCRIPTIONS AUX ETAPES AUX ELEMENTS Contrat Pédagogique, Fiche Pédagogique, Chemin pédagogique, Groupes, Épreuves, Résultats, etc. Décisions individuelles, Choix de l’étudiant Prises en compte pour calcul : PRC Liens de correspondance pour calcul : LCC Inscriptions automatiques aux éléments obligatoires Inscriptions de masse Inscriptions individuelles

SEMINAIRE IP CONCLUSION Lors des Inscriptions automatiques aux éléments obligatoires, les P.R.C. seront acceptées automatiquement. Ne pas oublier de faire les modifications si nécessaire. Lors des I.P. de masse, en saisie assistée, certains étudiants ne sont pas visibles : ceux qui ont déjà fait une I.P. sur cet élément, ceux qui ont une P.R.C. sur l’élément supérieur.

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