1 Formation du comité de vérification des conseils scolaires Module 1 Rôles, responsabilités et relations

2 Objectifs de la séance de formation À la fin de cette séance, vous : serez capables d'appliquer les pratiques exemplaires en matière de gouvernance efficace du comité de vérification. comprendrez le rôle et les obligations relatives à la reddition de comptes du comité de vérification; comprendrez les obligations du comité de vérification figurant à l'article 9 de la Loi sur l'éducation – Règlement de l'Ontario 361/10;

3 Qu'est­ce que la gouvernance? Définition : La gouvernance désigne les processus et les structures permettant de diriger et d'assurer la gestion des activités d'une organisation. Elle définit la répartition des pouvoirs et établit les mécanismes relatifs à la reddition de comptes entre les intervenants, les membres du conseil d'administration et la direction. (Source : Deloitte­ L’efficacité du conseil d’administration d’un OSBL) La transformation du rôle du comité de vérification dans le contexte du conseil scolaire est intimement liée à la promotion de la saine gouvernance.

4 Importance de la gouvernance Avantages d'un bon système de gouvernance : –aide les organisations à se concentrer sur les activités leur permettant d'atteindre plus efficacement leurs objectifs généraux; –aide les organisations à utiliser les ressources offrant une efficacité maximale; –aide à garantir que l'organisation est gérée dans l'intérêt des principaux intervenants.

5 Vérificateurs Comité de vérification Conseil Direction Modèle traditionnel de gouvernance (Source : Integrity in the Spotlight – Opportunities for Audit Committees)

6 Tenez­les au courant. Sans en dire TROP. Réunion du conseil Gouvernance

7 Conseil VérificateursDirection Comité de vérification (Source : Integrity in the Spotlight – Opportunities for Audit Committees) Nouveau modèle de gouvernance

8 Gouvernance Exercice À votre table, discuter des avantages et des inconvénients relatifs au nouveau modèle de gouvernance.

9 Mandat et charte Les bonnes personnesReddition de comptes, communication de rapports et évaluation Mandat et charte Renseignements et processus Gestion des relations (Source : Integrity in the Spotlight – Opportunities for Audit Committees) Éléments relatifs à l'efficacité du comité de vérification

Rôle et obligations du comité de vérification Obligations du comité de vérification [Règlement de l'Ontario 361/10] 10 Le comité de vérification du conseil a des obligations dans les domaines suivants : Le processus de communication de l'information financière Le contrôle interne Le vérificateur externe Le vérificateur interne Les questions de conformité La gestion des risques De nombreuses tâches sont réalisées par le comité de vérification, accompagnées de mises à jour de la direction et des vérificateurs externe et interne.

Rôle et obligations du comité de vérification Obligations concernant le processus de communication de l'information financière [Règlement de l'Ontario 361/10 9(1)] 11 Examiner les états financiers du conseil scolaire. Examiner les résultats de la vérification externe. Recommander au conseil d'administration l'approbation des états financiers annuels vérifiés. Examiner toutes les questions qui, selon les normes de vérification généralement reconnues, doivent être communiquées au comité de vérification. Examiner les communications écrites en compagnie du vérificateur externe.

Rôle et obligations du comité de vérification Obligations concernant les contrôles internes [Règlements de l'Ontario 361/10 9(2)] 12 Examiner l'efficacité d'ensemble des contrôles internes. Examiner l'étendue des examens des contrôles internes effectués par les vérificateurs interne et externe, les constatations et recommandations importantes de ces derniers et les décisions de la direction par suite de ces constatations et recommandations. Discuter avec les agents du conseil relativement aux risques financiers importants auxquels le conseil est exposé, et aux mesures qu'ils ont prises pour surveiller et gérer ces risques.

Rôle et obligations du comité de vérification Obligations concernant le vérificateur interne [Règlement de l'Ontario 361/10 9(3)] 13 Examiner le mandat, les activités et les effectifs du vérificateur interne, ainsi que la structure organisationnelle qu'il met en place. Faire des recommandations au sujet du contenu des plans de vérification interne et des modifications importantes qu'il est proposé d'y apporter. Veiller à ce que l'étendue de la vérification interne ne fasse l'objet d'aucune restriction ou limitation injustifiée. Examiner au moins une fois par exercice le rendement du vérificateur interne et présenter des observations aux conseils à ce sujet. Examiner l'efficacité du vérificateur interne, notamment s'il se conforme aux normes en vigueur pour la pratique professionnelle de la vérification interne. Rencontrer régulièrement le vérificateur interne. Examiner les constatations et les recommandations faites par le vérificateur interne ainsi que les difficultés éprouvées au cours de ses travaux.

Rôle et obligations du comité de vérification Obligations concernant le vérificateur externe [Règlement de l'Ontario 361/10 9(4)] 14 Examiner le rendement du vérificateur externe et faire des recommandations au conseil au sujet de sa nomination, de son remplacement ou de son congédiement de même que de ses honoraires et de leur rajustement. Examiner le plan de vérification du vérificateur externe. Examiner et confirmer l'indépendance du vérificateur externe. Rencontrer régulièrement le vérificateur externe pour discuter de questions importantes. Résoudre tout différend en matière d'information financière entre la direction et le vérificateur externe. Recommander au conseil une politique sur les services que le vérificateur externe peut fournir au conseil scolaire et, si ce dernier adopte cette politique, en superviser la mise en œuvre.

Rôle et responsabilités du comité de vérification Obligations concernant les questions de conformité [Règlement de l'Ontario 361/10 9(5)] 15 Examiner l'efficacité du système utilisé par le conseil scolaire pour surveiller la conformité aux lois et aux règlements ainsi qu'aux politiques et procédures du conseil et, en cas de non-conformité, assurer le suivi. Examiner toute constatation importante des entités de réglementation et toute observation du vérificateur interne ou externe à ce sujet. Examiner le processus suivi par le conseil scolaire pour communiquer les codes de déontologie ainsi que le processus suivi pour administrer ces codes. Obtenir des comptes rendus périodiques de la direction et des conseillers juridiques au sujet des questions de conformité. Obtenir du directeur de l'éducation et des agents de supervision la confirmation que les exigences législatives ont été remplies.

16 Rôle et obligations du comité de vérification Obligations concernant la gestion des risques [Règlement de l'Ontario 361/10 9(6)] Se renseigner au sujet des risques importants. Examiner les politiques du conseil en matière d'évaluation et de gestion des risques et évaluer les mesures prises pour gérer ces risques, notamment les contrôles internes et le caractère adéquat de la couverture d'assurance. Exercer, à la demande du conseil, d'autres activités relatives à la surveillance des questions touchant la gestion des risques du conseil ou de questions financières qui le concernent. Lancer et superviser des enquêtes, comme il convient.

17 Rôle et obligations du comité de vérification Autres obligations [Règlement de l'Ontario 361/10 9(7) et 9 (8)] Présenter au conseil d'administration, une fois par exercice, ainsi qu'à tout autre moment où ce dernier le lui demande, un rapport sur la façon dont il s'est acquitté de ses obligations. Faire tous les efforts raisonnables pour qu'une copie du Règlement de l'Ontario 361/10 soit affichée sur le site Web du conseil.

18 Renseignements de grande qualité, précis, complets et opportuns Réunions Ordre du jour Temps Présentations Huis clos Quels renseignements (priorités et niveau de détail) Préparation Qui (vérificateurs de la direction) Quand (avant la réunion, à la réunion ) Communication de rapports Comptes rendus Conseil Externe Rétroaction (Rôle du président) Mesure Décisions Suivi (Source : Integrity in the Spotlight – Opportunities for Audit Committees) Rôle et obligations du comité de vérification Faire ce qu'il faut, comme il faut : éléments importants Attentes claires (charte et plan de travail)

19 Rôle et obligations du comité de vérification Rôle du président du comité de vérification ( Source : Integrity in the Spotlight – Opportunities for Audit Committees) Présenter des rapports au conseil. Voilà la principale responsabilité du président. Assurer la gestion des réunions. Établir l'ordre du jour des réunions et la priorité des questions liées à chaque sujet. Établir et renforcer la relation avec la direction. Renforcer la relation avec les vérificateurs interne et externe. Renforcer la relation avec les membres du conseil d'administration. Fournir des rétroactions à la direction et aux vérificateurs externe et interne. Élaborer une charte et un plan de travail convenables pour le comité de vérification. Assurer la formation continue des membres du comité de vérification. Régler les questions délicates. Demeurer au courant de l'évolution de l'environnement interne et externe. Tenir compte des sujets spéciaux (p. ex. l'évolution récente des normes en matière de comptabilité).

20 Rôle et obligations du comité de vérification Qualités d'un président efficace Renseigné Ferme Président efficace Possède des connaissances en finance Engagé et coopératif

21 Rôle et obligations du comité de vérification Exigences relatives aux membres du comité de vérification Source : Les membres du comité de vérification sont bénévoles; ils ne doivent pas être rémunérés. Les conflits d'intérêts doivent être divulgués au président du comité de vérification. Les membres du comité de vérification doivent autoévaluer leur rendement de manière périodique. Au moment de leur nomination, ils doivent signer une entente de confidentialité. Ils doivent donner un préavis de deux mois lorsqu'ils souhaitent démissionner.

22 Organisation des réunions du comité de vérification Source : Règlement de l'Ontario et site Web du ministère de l'Éducation Le comité de vérification d'un conseil se réunit au moins trois fois par exercice sur convocation de son président, et aux autres moments que ce dernier estime souhaitables, mais seulement deux fois au cours de l'exercice Consulter la trousse pour en savoir plus au sujet de l'horaire proposé des réunions du comité de vérification et des sujets à l'ordre du jour.

23 Gestion des réunions du comité de vérification Principes de base d'une bonne réunion Source : Deloitte Ordre du jour solide – ciblé, réalisable et axé sur les résultats Présence Logistique Animation

24 Gestion des réunions du comité de vérification Établir l'ordre du jour Source : Deloitte L'ordre du jour de chaque réunion doit reposer sur le plan de travail et le mandat du comité (règlement 361/10). L'ordre du jour doit être établi par le président du comité à l'aide des commentaires de la direction et des membres du comité. Défis liés à l'ordre du jour de la réunion Date et heure. Préparation inadéquate de l'ordre du jour par le président. Niveau de détail de l'ordre du jour. Exhaustivité de l'ordre du jour. Coordination de la distribution des points à l'ordre du jour. Relation entre les points à l'ordre du jour et la trousse d'information. Souplesse et rigidité sur le plan du respect de l'ordre du jour au cours de la réunion. Préparation des présentateurs en ce qui concerne le ton et le déroulement approprié. Mise à l'essai de tous les outils de présentation.

Gestion des réunions du comité de vérification Gestion de la présence et de l'attention des participants 25 Partie 1 : Bienvenue (quorum, adoption de l'ordre du jour, déclaration des conflits) Partie 2 : Compte rendu (quorum, adoption du compte rendu de la réunion précédente) Partie 3 : Annonces (non controversées, courtes) Partie 4 : Points d'information (non controversés, n'exigent aucune décision) Partie 5 : Points de décision (peuvent être controversés, exigent des décisions ou des mesures) Partie 6 : Points de discussion (souvent soumis au vote ou à une décision dans le cadre de la partie 5 de la réunion suivante) Partie 7 : Points d'information (non controversés, positifs, on y indique souvent l'endroit de la réunion suivante) Source : Deloitte

26 Gestion des réunions du comité de vérification Logistique Source : Deloitte Plusieurs principes de base concernant la logistique des réunions ne changent pas : –tous les membres doivent pouvoir se voir; –le température de la pièce doit être confortable; –il est essentiel de prévoir assez d'espace pour les agendas, les cahiers de note ou les ordinateurs portatifs; –tous les participants doivent pouvoir entendre facilement les discussions. Enjeux Caractère neutre de l'endroit Attribution des sièges Contrôle de l'ambiance Moment de la journée Type de réunion (en personne, vidéoconférence, téléconférence) Fréquence Durée Invités spéciaux

Gestion des réunions du comité de vérification Animation 27 Poser des questions Gérer le temps Attribuer les responsabilité s Encourager la participation Surveiller les variations  Source : Deloitte On doit chercher à atteindre l'équilibre entre le processus permettant de tirer des conclusions et les discussions au sujet des conclusions elles- mêmes. Poser des questions exigeant des explications reposant sur les processus. Gérer les discussions pour respecter l'horaire établi dans l'ordre du jour. Gérer le degré de rigidité ou de souplesse en fonction de l'importance de la discussion. En général, une discussion sans suivi ou mesure subséquente ne permet pas de mettre en œuvre de façon efficace les recommandations du comité. Attribuer les responsabilités pour la mise en œuvre au cours des réunions. La présentation de différents points de vue permet de garantir que tous les renseignements sont échangés, accroissant ainsi la possibilité de trouver une meilleure solution. Faire en sorte que tous les participants puissent prendre la parole. Encourager les débats et l'expression de tous les points de vue. La diversité permet d'examiner de nouvelles facettes d'un enjeu, mais elle peut engendrer la dissidence, donner lieu à des différends ou démoraliser. Axer les différends sur de nouvelles solutions. Veiller à ce que tous les points de vue soient exprimés pendant la réunion, et non après celle-ci.

Règlement des conflits Les raisons derrière la plupart des conflits 28 Source : 2006 Non­Profit Sector leadership program, Université Dalhousie Manque de communication. Manque de renseignements ou interprétation des renseignements disponibles. Besoins ou intérêts divergents. Lutte de pouvoir ou d'autorité. Conception différente du monde.

Règlement des conflits Stratégie permettant de résoudre les conflits 29 Source : 2006 Non­Profit Sector leadership program, Université Dalhousie Dans la cadre de la résolution d'un différend, il est toujours avantageux d'établir une communication directe entre les parties visées, soit au moyen d'une série de réunions avec les personnes ou d'une réunion regroupant toutes les parties. S'appuyer sur la participation d'une personne respectée de tous pour diriger le processus. Organiser une réunion extraordinaire ou une série de réunions privées, et non pas une réunion du conseil. Éviter les réunions secrètes, le processus doit être transparent. S'assurer qu'on comprenne qu'aucune décision ou engagement sur le plan organisationnel ne découlera du processus, mais que si une entente est conclue, les parties pourront faire des recommandations au conseil. Aucun compte rendu ou note pour la résolution des différends. Si les parties s'entendent, on peut en informer le conseil.

30 Présentation de rapports au conseil d'administration Source : site Web du ministère de l'Éducation – Ligne directrice sur la communication de rapports par le comité de vérification Conformément au règlement, le comité de vérification doit présenter des rapports au conseil d'administration. Lorsque le comité de vérification présente une recommandation au conseil pour adoption, la recommandation doit être faite par écrit. Le comité de vérification est tenu de présenter un rapport annuel, au plus tard le 30 novembre de chaque année. Des exemples des rapports exigés figurent dans la trousse et sur le site Web du ministère de l'Éducation.

Présentation de rapports au conseil d'administration 31 Source : site Web du ministère de l'Éducation – Ligne directrice sur la communication de rapports par le comité de vérification Le rapport annuel doit comprendre : un résumé des travaux accomplis par le comité; le registre des présences; les résultats de la vérification interne; une évaluation des progrès accomplis par le conseil pour donner suite aux constatations; les recommandations formulées par les vérificateurs interne et externe; toute autre question pertinente.

Facteurs relatifs à la diligence requise 32 Obligations de chaque membre Norme de diligence Diligence fiduciaire Appréciation commerciale Code de conduite du conseil Conflit d'intérêts Confidentialité

33 Gouvernance ou direction Où faut­il se placer? Source : Deloitte Conseil (par l'intermédiaire de ses différents comités) dirige les activités du conseil scolaire; établit l'orientation stratégique du conseil scolaire; surveille le rendement sur le plan de la gestion et de l'organisation; présente des rapports aux différents intervenants; sélectionne et supervise les cadres supérieurs et en évalue le rendement. Direction assure la gestion des activités quotidiennes du conseil scolaire; assure la mise en œuvre du plan stratégique; établit les relations internes et externes; établit et gère les risques à l'échelle de l'organisation.

Gouvernance ou direction Discussion 34 En fonction de votre expérience, quels sont les défis les plus importants en ce qui concerne la distinction entre le rôle des membres du comité de vérification et celui de la direction?

Pouvoirs du comité [Règlement de l'Ontario 361/10 ] 35 Dans l'acquittement de ses obligations ou de ses responsabilités, le comité de vérification d'un conseil a les pouvoirs suivants : avec l'approbation préalable du conseil, retenir les services d'avocats, de comptables et d'autres professionnels pour se faire conseiller ou aider; rencontrer les conseillers scolaires, les membres du personnel, le vérificateur interne ou externe ou les conseillers juridiques du conseil, ou encore d'autres représentants, ou exiger leur présence aux réunions du comité et exiger qu'ils fournissent les renseignements et explications qu'il leur demande; rencontrer le vérificateur externe ou interne du conseil ou tout membre du personnel du conseil sans les autres membres du personnel du conseil ni les conseillers scolaires, sauf les conseillers scolaires membres du comité; exiger que le vérificateur interne ou externe du conseil lui présente des rapports; consulter les dossiers du conseil qui ont été examinés par le vérificateur interne ou externe.