L’ASSISTANT ET LES NTIC

Courrier électronique PRODUIRE Suite bureautique Produire des documents de qualité professionnelle Agenda électronique Organiser les missions des collaborateurs et ses tâches personnelles Applications métiers Répondre à un besoin de gestion à l’aide de l’outil adapté Assistant de gestion ÉCHANGER Courrier électronique Communiquer avec les collaborateurs et les partenaires de l’entreprise Navigateur Assurer une veille informationnelle Les compétences à acquérir dans le domaine des outils technologiques sont de nature générale et professionnelle : Les compétences générales sont nécessaires à la mobilisation de l’information, à son partage et à sa communication dans le cadre d’une activité. Les compétences professionnelles relèvent de l’intégration des TIC dans l’organisation du travail et dans les domaine spécifiques de la PME. L’environnement de l’assistant est composé de multiples applications que l’on regroupe en fonction des activités pratiquées : PRODUIRE, ECHANGER, PARTICIPER PARTAGER GED Gérer les documents de l’entreprise Intranet, extranet Partager les ressources informationnelles de l’entreprise PGI Alimenter le SI de l’entreprise et en extraire les données utiles

Produire des documents de qualité professionnelle Suite bureautique Produire des documents de qualité professionnelle La suite bureautique est l’application la plus souvent mobilisée. L’objectif est de produire des documents de qualité professionnelle. Les fonctions avancées du traitement de textes sont utilisées pour produire des documents répétitifs (publipostage) ou élaborés (avec table des matières, index). Le tableur est d’abord mis en œuvre pour produire des documents chiffrés automatisés mais aussi traiter des listes sur lesquelles on veut agir. Les fonctions avancées permettent de réaliser des analyses sur des volumes importants ou d’optimiser des solutions sous contraintes. Il est nécessaire parfois d’enchainer des tâches automatisées sans faire appel à la programmation. Lorsqu’il s’agit de communiquer on utilise le diaporama. L’échange avec les autres applications nécessite d’importer ou d’exporter des données afin de les traiter avec le bon outil. La gestionnaire de base de données est utilisé pour des applications simples en ayant recours à une IHM pour la saisie et la présentation des données ? Il s’agit alors d’une application personnelle. Il sera couplé avec un SGBDR résidant sur un serveur pour les applications partagées.

Organiser les missions des collaborateurs et ses tâches personnelles Agenda électronique Organiser les missions des collaborateurs et ses tâches personnelles L’assistant gère le temps pour lui et pour les acteurs avec qui il travaille. Cette gestion est réalisée avec un agenda personnel mais aussi avec un agenda partagé qui nécessite des droits correspondant au rôle de chaque acteur

Répondre à un besoin de gestion à l’aide de l’outil adapté Applications métiers Répondre à un besoin de gestion à l’aide de l’outil adapté De manière ponctuelle, l’assistant peut être amené à utiliser des logiciels spécialisés pour répondre à un besoin de gestion : gestion de planning, traitement de questionnaires.

Courrier électronique Communiquer avec les collaborateur et les par- tenaires de l’entreprise Le courrier électronique constitue un moyen d’échange privilégié avec tous les acteurs. Il nécessite sur le poste de travail l’utilisation d’un client de messagerie (outlook, thunderbird, Lotus Notes) ou de son équivalent avec un navigateur (webmail). Son utilisation optimale passe par l’organisation des messages en dossiers, l’utilisation de règles de filtrage, le recours à des annuaires et des groupes de contacts. L’utilisation de listes de diffusion accentue la collaboration entre les acteurs.

Assurer une veille informationnelle Navigateur Assurer une veille informationnelle Le navigateur permet d’accéder à l’ensemble des domaines auxquels est connecté l’assistant :Internet, intranet, extranet. L’assistant l’utilise de manière sécurisée. Il effectue des recherches dans le cadre de missions de veille documentaires. Il maîtrise l’utilisation des annuaires professionnels

Partager les ressources informationnelles de l’entreprise Intranet, extranet Partager les ressources informationnelles de l’entreprise Le travail collaboratif se manifeste par l’utilisation de plateformes collaboratives accessibles depuis un navigateur dans le cadre de l’entreprise (Intranet) et avec les partenaires (Extranet). L’assistant alimente le SI par ses contributions, il met à jour les informations et administre l’outil pour le faire évoluer et le gérer : création des comptes utilisateurs, des rubriques. Il aide les utilisateurs dans l’appropriation de l’outil

Gérer les documents de l’entreprise GED Gérer les documents de l’entreprise La GED va permettre d’organiser et de mémoriser les documents reçus et produits par l’entreprise. L’assistant participe à l’enrichissement du fond documentaire et s’assure de la traçabilité des documents.

PGI Alimenter le SI de l’entreprise et en extraire les données utiles Progiciel permettant de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise tels que : Processus stratégique : aide à la prise de décision Processus métier : délivrance d’un bien ou service au client Processus support : SAV, GRH, logistique… Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI ou ERP Enterprise Resource Planning) est l’outil principal de centralisation des informations de l’entreprise. L’assistant dans le cadre de sa polyvalence l’utilise en jouant le rôle des principaux acteurs et en organisant l’accès aux différents modules de l’application. Il gère, dans le cadre d’une délégation, les droits d’accès à la base de données ou les habilitations. Il réalise les sauvegardes. Il est un interlocuteur averti auprès du correspondant informatique de l’entreprise

PRINCIPES : Ensemble d'applications informatiques organisées en modules indépendants entre eux mais qui partagent une base de données unique. Usage d'un moteur de workflow, outil logiciel permettant d’exécuter l’enchaînement des activités dans les différents modules concernés, selon un processus prédéfini et de mettre à jour la base de données commune. Un workflow est un flux d'informations au sein d'une organisation, comme par exemple la transmission automatique de documents entre des personnes. On appelle « workflow » (traduisez littéralement « flux de travail ») la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (aussi appelé processus opérationnel ou bien procédure d'entreprise).

Les principaux modules Télévente Prospection Action commerciale Propositions commerciales Tableau de bord Affectation de ressources Planning Suivi d’activités Gestion de la relation client Gestion des affaires Planning des livraisons Organisation des tournées Administration des achats Administration des ventes Gestion des stocks Gestion de la logistique et distribution Gestion commerciale PGI Gestion comptable Gestion de production Comptabilité tiers Comptabilité générale Comptabilité analytique Relations avec les banques Budgets Opérations d’inventaire Planning de production Approvisionnement en matières premières Gestion Ressources humaines Gestion des immobilisations Enregistrement Amortissement Financement Administration du personnel (absences, congés payés, RTT, paie) Déclaration sociales Frais de déplacement Bilan social Formation, GPE

Principaux éditeurs Les logiciels propriétaires : licences payantes SAP ERP (leader mondial) Oracle (Peoplesoft) Microsoft (Dynamics NAV et Dynamics AX) Sage Adonix http://www.cegid.com/

! Principaux éditeurs Les logiciels "opensource" : licence gratuite Adempiere Compiere Dolibar ERP5 Neogia OpenBravo OpenSI Tiny ERP ! Services associés généralement payants

Avantages Amélioration de la performance de l’entreprise Même logique et même ergonomie pour tous les modules Réduction des coûts de formation Limitation des saisie, des erreurs, des temps de transfert Réduction des coûts salariaux Amélioration de la qualité, des délais pour les clients Traçabilité des opérations Possibilité de remonter à la source de l’information

Limites L’implantation d’un PGI peut présenter des inconvénients : Un coût élevé Achat de licence Formation Maintenance Une mise en œuvre lourde Un paramétrage correct du progiciel nécessite une bonne connaissance des processus de l’entreprise Certains processus doivent être adaptés au progiciel L’appropriation par le personnel est longue et difficile Une dépendance vis à vis de l’éditeur

Apports pédagogiques Nouvelles méthodes de travail Possibilité de travail collaboratif simulé en répartissant les tâches au sein de petits groupes de 3 ou 4 étudiants Outil transversal utilisable dans plusieurs modules d'enseignement : A1 A2 Relation avec la clientèle et les fournisseurs A3 Administration et développement des ressources humaines A4 Organisation et planification A5 Gestion et financement des actifs A6 Pérennisation de l’entreprise A7 Gestion du risque

Apports pédagogiques Apports notionnels Notions d'utilisateurs, de droits d'accès,de sécurité Réflexion sur la réorganisation des tâches du fait de l'automatisation des opérations et l'optimisation et la standardisation des processus Démonstration des gains de productivité Insertion professionnelle Nouvel outil de plus en plus présent dans les PME

FIN