Atelier à l’intention des responsables de concours Toastmasters, District 61

Plan de l’atelier Introduction Devoirs du président de concours Devoirs du juge en chef Devoirs des huissiers, scrutateurs et chronométreurs Concurrents Période d’échange avec les participants

Au fait, pour qui organise-t-on ce concours ?

Président du concours

Planification des concours Préparer le budget du concours (avec le huissier et le VP relations publiques) Choisir le lieu, la date et l’heure du concours Faire de la publicité au moins trois (3) semaines à l’avance Préparer les entrevues avec les concurrents Planifier le matériel nécessaire pour les concours : Manuel portant sur les concours de discours Formulaires d’éligibilité et d’originalité Formulaire de notes biographiques Livre des règlements du concours de discours Instructions pour les chronométreurs et feuilles de temps Instructions pour les juges et bulletins de vote Instructions pour le juge de bris d’égalité et bulletin de vote Feuilles de comptage des votes Formulaire de notification des gagnants Certificats de participation

Avant le début des concours Connaître au préalable les besoins, en terme d’accessoires, de l’orateur cible ou des concurrents au concours de discours

Au début des concours Rappeler la salle à l’ordre Faire une brève entrée en matière Revoir les règlements Rappeler que l’ordre des concurrents a été déterminé au hasard Rappeler qu’une (1) minute de silence devra être respectée entre chaque concurrent Bien indiquer aux concurrents où sont situés les chronométreurs Bien maîtriser la prononciation du nom des concurrents

Pendant les concours Concours de discours humoristique : Concours de discours (international) : Présenter le concurrent : “Nom du concurrent, Titre du discours, Titre du discours, Nom du concurrent” Avoir sous la main le titre du discours écrit lisiblement et l’annoncer correctement

Pendant les concours (suite) Concours d’évaluation : Connaître au préalable les besoins de l’orateur cible en terme d’accessoires Présenter l’orateur cible : “Nom du concurrent, Titre du discours, Titre du discours, Nom du concurrent” Avoir sous la main le titre du discours écrit lisiblement et l’annoncer correctement Informer l’orateur cible de se tenir debout lors de l’entrée du concurrent au concours d’évaluation

Pendant les concours (suite) Concours des improvisations : Remettre au huissier assigné à la porte, une copie écrite du sujet de l’improvisation Présenter le concurrent : “Nom du concurrent, Sujet de l’improvisation, Sujet de l’improvisation, Nom du concurrent” Le président du concours doit annoncer clairement et de manière audible le sujet de l’improvisation Faire respecter les règles strictes d’entrée et de sortie lorsque le concours est commencé

À la fin des concours Les juges complètent leur bulletin de vote en : y écrivant clairement le nom des gagnants ; y inscrivant également leur nom en lettres moulées le signant Ils remettent ensuite leur bulletin de vote à un scrutateur

À la fin des concours (suite) L’entrevue des concurrents : Utiliser les cinq (5) minutes allouées Utiliser les notes biographiques comme source de questions Poser le même nombre de questions à chacun des concurrents Informer les concurrents de ces détails lors de la séance d’instruction Dévoilement des résultats : Annoncer les disqualifications en raison du temps Taire le nom du (des) concurrents disqualifié(s) Si cinq (5) concurrents et plus, annoncer les gagnants des 3e, 2e et 1re places Si quatre (4) concurrents, annoncer les 2e et 1re places Si trois (3) concurrents ou moins, annoncer tous les gagnants

À la fin des concours (suite) Remarques finales : Remercier : tous les officiels du concours ; les concurrents ; les commanditaires ; et l’auditoire Statuer que les résultats sont finaux Annoncer que le concours est officiellement terminé

Après les concours Préserver le nom, courriel et numéro de téléphone de tous les gagnants Remettre aux gouverneurs de secteurs, de division concernés ou au lieutenant-gouverneur à la formation (District 61), la notification des gagnants, leurs formulaires d’éligibilité et d’originalité et leurs notes biographiques Faire parvenir un courriel aux clubs, secteurs et divisions annonçant le nom des gagnants Faire compléter, pour le compte du concurrent, son manuel du Leader Compétent (CL)

Devoirs du juge en chef Avant le concours : Revoir les règlements du concours Vérifier l’éligibilité des concurrents Discuter de la séance “Instructions aux concurrents” avec le président du concours Nommer un juge de bris d’égalité Instruire les juges, les scrutateurs et les chronométreurs et distribuer les formulaires pertinents qui auront été préparés à l’avance Revoir le code d’éthique des juges

Devoirs du juge en chef (suite) Pendant le concours : Informer l’auditoire des règles du concours Demeurer dans la salle pour superviser le concours Recueillir le bulletin de vote du juge de bris d’égalité S’assurer que les bulletins de votes sont bien complétés Superviser le décompte des bulletins de vote Vérifier les feuilles de temps pour tout dépassement du temps alloué

Devoirs du juge en chef (suite) Après le concours : Présenter les résultats au président du concours Préparer les documents de notification des gagnants S’assurer de l’exactitude des résultats annoncés Détruire les bulletins de vote, les feuilles de temps et de comptage de votes Avec le président du concours, transmettre la documentation pertinente au niveau supérieur

Devoirs du huissier Avant le concours : ARRIVER TÔT!!! Préparer la salle Préparer la signalisation Barrer toutes les portes, sauf une (1) Obtenir une copie écrite du sujet de l’improvisation Assister à la séance “Instructions aux concurrents” Obtenir des concurrents, leurs besoins en termes de matériel et d’installation

Devoirs du huissier (suite) Pendant le concours : Rappeler la salle à l’ordre Contrôler la circulation à la porte Assister le concurrent dans la préparation de l’aire de discours Concours d’improvisations et d’évaluations : Un (1) huissier pour superviser les concurrents regroupés dans une salle retirée

Devoirs du huissier (suite) Après le concours : Replacer les salles Ranger l’équipement S’assurer de ne rien oublier dans les salles

Devoirs des scrutateurs Avant le concours : ARRIVER TÔT!!! Assister à la séance “Instructions aux juges” Identifier les juges du concours Obtenir le formulaire de comptage des votes du juge en chef Répartir la salle parmi l’ensemble des scrutateurs

Devoirs des scrutateurs (suite) Pendant le concours : Recueillir les bulletins de vote des juges à la fin du concours Confirmer avec le juge en chef que tous les bulletins de vote ont été recueillis Vérifier que les bulletins de vote sont bien complétés Comptabiliser les résultats Écouter l’annonce des résultats et corriger s’il y a lieu

Devoirs des chronométreurs Avant le concours : ARRIVER TÔT!!! Assister à la séance “Instructions aux juges” Confirmer que l’équipement est fonctionnel et que vous savez l’utiliser

Devoirs des chronométreurs (suite) Pendant le concours : Faire la démonstration lors des explications relatives au fonctionnement des appareils de chronométrage Éviter les mouvements exagérés avec les cartons Tenir le temps de manière indépendante en utilisant deux feuilles de temps Indiquer en surbrillance les temps hors limites Donner les feuilles de temps au juge en chef à la fin du concours

Concurrent Avant le concours : Préparer un discours de 5 à 7 minutes ARRIVER TÔT!!! Compléter les notes biographiques Signifier sa présence au président du concours et au huissier Ne pas porter sa cocarde ni ne discuter de son rôle S’asseoir à l’avant de la salle

Concurrent (suite) Pendant le concours : Livrer son discours Remettre la parole au président du concours Se prêter à l’entrevue des concurrents Se tenir debout à l’arrivée de chacun des autres concurrents Être attentif aux autres concurrents

Concurrent (suite) Après le concours : Remercier chacun des autres concurrents (si possible)

Avez-vous des questions ?