Le dossier FSE 2013 27 novembre et 4 décembre 2012 CLASSES RELAIS Le dossier FSE 2013 27 novembre et 4 décembre 2012

Plan de la réunion Le dossier de demande de subvention FSE 2013 Nouveautés Eléments pédagogiques (DSDEN) Eléments quantitatifs et financiers (GIP-FCIP) Calendrier - Procédures Retour sur quelques principes de gestion du FSE

1 - Le dossier de demande de subvention FSE 2013

Le dossier FSE 2013 Les nouveautés : Un dossier sur 20 mois : du 1er janvier 2013 au 31 août 2014 2 tranches annuelles : 2013 et 2014 1 bilan intermédiaire au 31 décembre 2013 1 bilan final au 31 août 2014 Un financement FSE revu à la hausse (+ 60%) Avance de 20% calculée sur le financement global et versée Une autonomie accrue des établissements : Un calendrier maîtrisé Un plan de financement à définir (plafond FSE) Un dossier téléchargeable sur le site de l’Académie Moins de données pré-remplies Un accompagnement renforcé

Eléments pédagogiques Le dossier FSE 2013 Eléments pédagogiques Les éléments de diagnostic et de synthèse sont des données académiques communes, actualisées par les DSDEN (points 11 et 12 de la partie B pré-remplis dans le dossier) Le descriptif du dispositif est du ressort de l’établissement (point 13 - Partie C)

Eléments quantitatifs et financiers : Le dossier FSE 2013 Eléments quantitatifs et financiers : Les indicateurs quantitatifs : nombre de participants à l’entrée et à la sortie de l’opération Le plan de financement : 2 tranches annuelles : 2013 (12 mois) et 2014 (8 mois) Des éléments de vigilance : nécessité d’anticipation des besoins sur une période plus longue (pas de dépense possible sur une ligne non ouverte au budget), être réaliste dans les prévisions (ne pas surestimer les dépenses) …

Calendrier et procédure : Le dossier FSE 2013 Calendrier et procédure : Pas de date limite de retour du dossier Dépôt du dossier avant fin janvier -> conventionnement fin mars 2013 Dépôt du dossier de février à fin avril -> conventionnement fin juin 2013 Dépôt du dossier de mai à juillet -> conventionnement fin octobre 2013 Le dossier de demande de subvention CLASSE RELAIS 2013 doit être téléchargé (fichiers Word et Excel) sur le site académique www.ac-lille.fr (rubrique l’académie / Fonds social européen / déposer un dossier) doit être envoyé en 1 exemplaire par courrier à : GIP-FCIP – Département Europe, Service d’assistance technique 11 rue de Thionville – BP 10023 - 59 009 LILLE Cedex et par courriel à gip.europe-sat@ac-lille.fr ATTENTION : 1 exemplaire du dossier doit être conservé dans l’établissement

2. Retour sur quelques principes de gestion du FSE

A/ Règles d’éligibilité des dépenses Principes de gestion A/ Règles d’éligibilité des dépenses Pour être éligibles, les dépenses doivent être : prévues dans le budget prévisionnel conventionné en lien avec l’opération (devra être justifié par des pièces extra-comptables) nécessaires à la réalisation de l’opération générées pendant sa période de réalisation acquittées avant la date de présentation du bilan enregistrées dans la comptabilité du bénéficiaire selon une codification adéquate permettant d’isoler les dépenses et les ressources de l’opération éligibles par nature (sont inéligibles par nature : la TVA récupérable, les intérêts débiteurs et l’achat de mobilier, d’équipement, de véhicules, d’infrastructures et de terrains) être identifiables et contrôlables : pièces justificatives (factures, états de frais…) établies au nom de l’EPLE et portant la mention du dispositif

Principes de gestion En conséquence : Le matériel qui a été acheté pour la totalité de son montant sur des crédits de la classe relais doit être réservé à l’usage exclusif de la classe relais (stockage dans les locaux de la classe relais – identification visuelle du financement européen) Le service gestionnaire doit vérifier les conditions d’éligibilité des dépenses et contrôler la réalité du service fait (bons de livraison, listes de présence signées de l’enseignant coordonnateur)

Dépenses en nature : Principes de gestion ne sont pas supportées par le bénéficiaire correspondent à des apports, sans contrepartie financière, de biens, de prestations ou de personnels – rémunérés ou bénévoles - spécifiquement mobilisés pour la mise en oeuvre de l’opération. leur valorisation doit être strictement équilibrée par un montant équivalent en dépenses et en ressources (= « apports en nature »). Dans le cas des classes relais, les dépenses en nature sont constituées par les rémunérations des enseignants coordonnateurs. Ces dépenses sont éligibles aux conditions suivantes : - l’enseignant doit être missionné : lettre de mission (signée du DA-SEN) - le calcul du montant valorisé se fera sur la base des fiches de paie (rémunération + charges) - l’enseignant doit pouvoir justifier de son activité par tous moyens (ex : emplois du temps, cahiers de suivi, comptes-rendus d’activité, …)

B/ Les obligations du bénéficiaire Principes de gestion B/ Les obligations du bénéficiaire La publicité de la participation du FSE Une obligation clé pour les bénéficiaires  Elle fait l’objet d’une vérification systématique des organismes de contrôle  Son non respect est susceptible d’entraîner le reversement de la subvention européenne Signification : l’EPLE doit faire savoir aux participants et à leur famille ainsi qu’aux partenaires du dispositif que la classe relais bénéficie d’un financement FSE par un affichage spécifique dans les locaux + utilisation de logos sur tous les documents Contenu de l’obligation : Mettre le drapeau de l’Union européenne + mention « Union européenne » Faire mention de la participation du « Fonds social européen » Faire la mention suivante « l’Europe s’engage en Nord-Pas-de-Calais » ou utiliser le logo Ajouter la phrase : « la classe relais est cofinancée par l’Union européenne + La classe relais est cofinancée par l’Union européenne

La mise en concurrence pour les achats de biens et de services Principes de gestion La mise en concurrence pour les achats de biens et de services Tous les bénéficiaires sont tenus d’effectuer une mise en concurrence des candidats potentiels et de sélectionner l’offre économiquement la plus avantageuse (= meilleur rapport coût/avantage) Concerne aussi les achats de biens ou de prestations d’un montant inférieur au seuil des marchés publics (15 000€ HT)  Respect des principes de transparence, égalité de traitement des contractants potentiels, absence de conflit d’intérêts Concrètement : demander 3 devis (à joindre au bilan) pour justifier du respect des conditions de mise en concurrence justifier par un écrit dans le cas où la mise en concurrence n’est pas possible (cas limités liés à la spécificité de la prestation recherchée et au contexte local)

La conservation des pièces justificatives Principes de gestion La conservation des pièces justificatives Archivage de l’ensemble des documents relatifs à la classe relais dans un dossier unique (= lieu unique) Date limite de conservation des documents : 31 décembre 2021, soit la date limite à laquelle sont susceptibles d’intervenir des contrôles communautaires.

Documents du dossier unique des bénéficiaires Principes de gestion Documents du dossier unique des bénéficiaires demande de subvention FSE auprès du GIP-FCIP attestation de dépôt demande d’information complémentaire et réponses données attestation de recevabilité notification de programmation convention FSE simple et ses annexes (et avenants) délibération du conseil d’administration bilan final + tableau des dépenses acquittées justificatifs de dépenses (factures, mode de calcul, copies de mandats, explications, délibérations, etc…) justificatifs de la réalité de l’action, du suivi des participants Attestation de versement des contreparties (Rectorat ou DSDEN) justificatifs de la publicité FSE (documents authentiques) avis de paiement et copie du mandat avec le versement