Une caisse de retraite dans le changement Plan de communication

Contexte historique 4 et 19 octobre 1945 : ordonnances créant la Sécurité Sociale et mise en place du régime par répartition 31 décembre 1971 : loi Boulin prévoyant le passage de 120 à 150 trimestres (37,5 ans) de la période dassurance ouvrant droit à une retraite à taux plein 26 mars 1982 : ordonnance fixant lâge légal de la retraite à 60 ans à partir du 1 er avril décembre 1995 : sous la pression des syndicats de fonctionnaires, le gouvernement renonce à son projet de réforme de la retraite des régimes spéciaux 28 mai 2003 : adoption du projet de loi en Conseil des ministres 21 août 2003 : la loi sur la réforme des retraites est promulguée (Journal officiel du 22 août 2003).

Pourquoi cette réforme ? Moins dactifs, plus de retraités - Arrivée de plus en plus tardive sur le marché du travail + allongement de lespérance de vie + départs à la retraite des baby-boomers = problèmes de financement du régime par répartition - Besoins de financement : 43 milliards deuros - Situation actuelle : cotisants / retraités Objectifs : effort partagé, financement équilibré - Assurer un haut niveau de retraite, par lallongement dici 2020 de la durée dactivité et de la durée dassurance - Préserver léquité et lesprit de justice sociale des régimes de retraite - Permettre à chacun de construire sa retraite, en donnant davantage de souplesse et de liberté de choix - Garantir le financement des retraites dici 2020

Lévolution du régime ORGANIC Loi du 17 janvier 1948 : création du régime, destiné aux commerçants, industriels indépendants et certaines autres professions… - Assure la protection vieillesse, invalidité et décès - Gère la retraite de base et la retraite complémentaire 9 décembre 2005 : ordonnance relative à la création du Régime Social des Indépendants (RSI), fusion des régimes AMPI, AVA et ORGANIC Volonté de gestion par un seul organisme de lassurance maladie-maternité et de lassurance vieillesse des professions indépendantes 1 er juillet 2006 : le RSI devient la structure unique gérant la santé et la retraite des artisans - Réorganisation complète de la protection sociale des professions indépendantes - Accompagnement des adhérents

Le RSI en chiffres Plus de 3 millions dassurés concernés : artisans commerçants professions libérales actifs / retraités 30 caisses salariés 3,4 milliards deuros de prestations fournies par ORGANIC en 2005

Objectif principal du plan « Accompagner les changements et Orchestrer les moments forts du projet »

Objectifs du plan de communication Expliquer les étapes de la mise en œuvre du nouveau système dinformation et envisager une stratégie pour y parvenir Valoriser limage du nouveau système et réorienter la caisse vers la satisfaction du client-adhérent Définir et mettre en avant les publics cibles Identifier les modes de communication les plus pertinents Fixer un échéancier Définir les ressources matérielles et budgétaires nécessaires

Objectifs du plan de communication Expliquer les étapes de la mise en œuvre du nouveau système dinformation et envisager une stratégie pour y parvenir

Le nouveau système dinformation Un changement en 4 étapes : - Déploiement de linfocentre (version 1) - Mise en place de linformatique locale et transitoire - Développement et mise en service des nouvelles applications - Enrichissement de linfocentre Objectifs : - Disposer dun outil performant pour faire face aux évolutions en cours du régime des retraites - Maîtriser les coûts de gestion - Répondre aux attentes des adhérents

La stratégie envisagée Stratégie à la fois quantitative et qualitative : - Sensibiliser les directions des caisses, en les impliquant et les valorisant - Développer un niveau dinformation général et un niveau de proximité - Accompagner les utilisateurs dans leur découverte des nouveaux outils Projet à la fois technologique, organisationnel et stratégique : - Bouleversement des pratiques des agents des caisses - Changements dans les modes dorganisation du travail

Objectifs du plan de communication Expliquer les étapes de la mise en œuvre du nouveau système dinformation et envisager une stratégie pour y parvenir Valoriser limage du nouveau système et réorienter la caisse vers la satisfaction du client-adhérent

Développer une image positive Accompagner lévolution culturelle impliquée par le changement Regroupement des prestations sociales en une seule structure : - Offre globale daccueil et de prise en charge des assurés - Simplification dans laccès aux prestations - Accompagnement personnalisé dans les moments clés de leur vie Développer un climat de confiance Donner des repères aux différentes populations afin quelles comprennent leurs rôles respectifs Garantir un accueil personnalisé, homogène et complet sur lensemble du territoire

Simplicité, proximité, solidarité… Simplification des démarches administratives : - allègement des procédures administratives - réduction du nombre dinterlocuteurs - mise à disposition en un seul lieu des informations nécessaires Optimisation de la qualité de service : - renforcement de la proximité et personnalisation de laccueil - plus de transparence et déchanges - réactivité accrue pour prévenir déventuelles difficultés

Objectifs du plan de communication Expliquer les étapes de la mise en œuvre du nouveau système dinformation et envisager une stratégie pour y parvenir Valoriser limage du nouveau système et réorienter la caisse vers la satisfaction du client-adhérent Définir et mettre en avant les publics cibles

Quelles cibles ? À linterne : - Les membres du conseil dadministration - Le personnel : dirigeants, cadres, agents des caisses représentatives… - Les IRP (Instances de Représentation du Personnel) : syndicats, leaders, différents comités, associations demployés… À lexterne : - Les clients de la caisse - Les représentants des médias : presse écrite, radio, télévision, Internet…

Pourquoi ces cibles ? Les membres du conseil dadministration et les directions des caisses : - les impliquer dans le système dinformation et dans sa communication - leur permettre de sapproprier le projet et danticiper les évolutions à venir Les instances de représentation du personnel : - les impliquer dans les réunions décisionnelles - répondre aux attentes du personnel et le mobiliser Les représentants des différents médias : - promouvoir les nouveautés du concept - toucher un public large et diversifié

Objectifs du plan de communication Expliquer les étapes de la mise en œuvre du nouveau système dinformation et envisager une stratégie pour y parvenir Valoriser limage du nouveau système et réorienter la caisse vers la satisfaction du client-adhérent Définir et mettre en avant les publics cibles Identifier les modes de communication les plus pertinents

Quels modes de communication ? Moyens écrits : - articles dans les journaux internes, pour toucher lensemble des services concernés - plaquette de présentation/livret daccueil, pour disposer dun support explicatif - note de service/affichage, pour que linformation soit facilement accessible à tous Moyens oraux : - réunions de service, pour déterminer les attentes respectives des agents - réunion élargie, pour confronter les différents points de vue et décider de la marche à suivre Moyens technologiques : - renseignements sur Intranet et dans la messagerie interne

Objectifs du plan de communication Expliquer les étapes de la mise en œuvre du nouveau système dinformation et envisager une stratégie pour y parvenir Valoriser limage du nouveau système et réorienter la caisse vers la satisfaction du client-adhérent Définir et mettre en avant les publics cibles Identifier les modes de communication les plus pertinents Fixer un échéancier

Quel échéancier ? Octobre 2007 Rencontres dinformation auprès du personnel (réunions de service et réunions élargies) Septembre 2007 Préparation du plan de communication Novembre-Décembre 2007 Réalisation et distribution de la plaquette de présentation et du livret daccueil Janvier 2008 Rédaction darticles dans le journal interne Février 2008 Notes de service et affichage Mars 2008 Dernier rappel sur Intranet et dans chaque messagerie interne

Objectifs du plan de communication Expliquer les étapes de la mise en œuvre du nouveau système dinformation et envisager une stratégie pour y parvenir Valoriser limage du nouveau système et réorienter la caisse vers la satisfaction du client-adhérent Définir et mettre en avant les publics cibles Identifier les modes de communication les plus pertinents Fixer un échéancier Définir les ressources matérielles et budgétaires nécessaires

Quel budget ?

À quel prix ? Article(s) dans le journal interne Conception et diffusion : 1 jour, Plaquette de présentation / Livret daccueil Plaquette A5, 10 pages, exemplaires (une par salarié) : 2 mois entre conception et distribution, Notes de service / Affichage exemplaires (une par salarié) + grandes affiches : Réunions dinformation auprès du personnel Animateurs de réunion, location de la salle, supports : 8.500

Conclusion Projet nécessitant 7 mois de travail Budget denviron Besoin dimplication de la part de tous Différents outils de communication mis en œuvre pour faire accepter les changements Faciliter lapplication du projet RSI Mettre en évidence les avantages de la naissance de RSI