Dossier d’information sur le projet d’évolution de l’application OCEAN-LISA 30 mai 2012

Sommaire du document Périmètre du projet Présentation de l’évolution de l’application OCEAN-LISA Présentation des incidences pour les agents Déploiement et accompagnement

Les obligations de Pôle emploi en matière de gestion de risques et de sécurité Rappel des obligations au-delà des montants financiers gérés par Pôle emploi et de la forte déconcentration de ces activités sur un millier de sites, différents textes législatifs, réglementaires et conventionnels font obligation à Pôle emploi de mettre en place des dispositifs de gestion de risques, de contrôle interne et de sécurité : Le code du travail prévoit à l’article R5312-20 que les comptes de Pôle emploi sont certifiés, ce qui implique la mise en place d’un dispositif de contrôle interne soumis à l’appréciation des commissaires aux comptes, Les conventions avec l’Unédic prévoient dans le document « nouvelles modalités opérationnelles » la communication à l’Unédic de certains documents comme « la description des processus et activités, la cartographie des risques, les plans d’actions de couverture de risques majeurs, la description du dispositif d’auto évaluation des moyens de maitrise et ses résultats, le plan de contrôle interne, un suivi et un bilan du plan de contrôle interne », La convention tripartite stipule dans son annexe II, en plus des éléments sur la fraude, que dans le cadre de la certification légale des comptes de l’Etat et de l’Unédic, Pôle emploi présente annuellement « les principes généraux d’organisation de contrôle interne, prenant en compte l’analyse des risques et la prévention des fraudes, la politique générale en matière de contrôle interne, l’environnement de contrôle informatique », « la communication régulière des résultats du plan de contrôle interne » et « la diffusion annuelle du bilan relatif à l’efficacité du dispositif de contrôle interne », Les dispositions du Livre II du Code du travail et les réglementations relatives aux établissements recevant du public confèrent à Pôle emploi une responsabilité vis-à-vis des usagers et des agents. Il s’est doté d’un dispositif de sécurité des personnes et des biens, d’une part en sa qualité d’Etablissement Recevant du Public (ERP), d’autre part dans le cadre de l’obligation de tenir un Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP). Et au-delà … Par ailleurs, Pôle emploi soucieux d’améliorer la qualité des services rendus aux demandeurs d’emploi et aux employeurs, s’assure que les dysfonctionnements constatés font l’objet, non seulement de mesures curatives, mais aussi correctives ou préventives avec un suivi des actions et des démarches structurées d’améliorations.

Les outils mis en œuvre à Pôle emploi pour la gestion des risques, la sécurité et l’amélioration Les activités QMR Gestion des risques Evaluation des moyens de maîtrise Gestion des contrôles Aujourd’hui, ces activités du domaine Qualité et Maîtrise des Risques sont gérés avec des outils hétérogènes, vieillissant et ne communiquant pas entre eux (LGR, OCEAN, GENESIS, SIGALE). La gestion de certains de ces outils est externalisée auprès de prestataires. Un certain nombre d’activités sont encore couvertes seulement par des outils bureautiques. L’exploitation des résultats nécessite de la part des équipes QMR des travaux de compilation de données issues des différents outils avec de possibles erreurs dans les reporting. L’application OCEAN-LISA vise à regrouper tous ces outils dans une évolution du système d’information Océan, ce qui permettra : pour les utilisateurs, d’améliorer l’ergonomie et de simplifier la prise en main des différentes fonctionnalités offertes, pour les managers, de faciliter la consolidation et l’exploitation des résultats, pour la DGA-SI, de maîtriser la maintenance et les évolutions des outils. Gestion de la qualité Gestion de la sécurité des personnes et des biens Gestion des plans d’amélioration / action Les outils de gestion

Loi Informatique et Liberté Données à caractère personnel Conformément à la loi Informatique et Liberté et aux obligations qui en découlent concernant les données à caractère personnel, la déclaration concernant OCEAN et enregistrée auprès du Correspondant Informatique et Liberté de Pôle emploi, a fait l’objet d’une mise à jour. La nature des données enregistrées et les délais de conservation dans l’application OCEAN-LISA demeurent inchangés par rapport à la version actuelle d’OCEAN.

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Les objectifs de l’application OCEAN-LISA L’évolution d’OCEAN répond à l’objectif de mettre en œuvre un système de management intégré visant la maîtrise globale des risques liés à l’activité et partagé par les différents métiers de la DGA QMR et l’ensemble du réseau Pôle emploi L’application OCEAN-LISA, Logiciel Intégré de Suivi et d’Amélioration permettra : l’enregistrement, l’évaluation, la consolidation, l’exploitation : des risques, des contrôles a postériori, des informations liés à la gestion de la qualité, des signalements, incidents, des informations liés à la gestion de la sécurité des personnes et des biens, des améliorations / actions. Finalités

L’application OCEAN-LISA pour la gestion des risques, la sécurité et l’amélioration Fonctionnalités OCEAN / LISA Portail Accès Portail Lisa Edition des référentiels Edition des tableaux de bord et rapports Requêteur (Web Report Studio) Outils métiers Outils de pilotage Gestion des risques Gestion de la qualité Gestion des plans d’amélioration / action Evaluation des moyens de maîtrise Gestion de la sécurité Personnes & Biens Reporting Accès Lisa Gestion des contrôles Gestion des sites témoins Administration Gestion des référentiels Processus et activités Sites géographiques Entités organisationnelles Autres axes d’analyse (DDP, projet stratégique, …)

L’application OCEAN-LISA pour la gestion des risques, la sécurité et l’amélioration Ergonomie générale Un accès à deux niveaux Pour tous, un portail web avec : des informations métiers et référentiels des accès aux rapports des tableaux de bord Pour les utilisateurs habilités, une page d’accueil permettant : de prendre connaissance des tâches à réaliser d’accéder aux fonctionnalités majeures (gestion des risques, plan d’améliorations, plan de contrôle, etc...)

L’application OCEAN-LISA pour la gestion des risques, la sécurité et l’amélioration Les utilisateurs OCEAN-LISA Module de gestion des risques et des moyens de maîtrise Module de gestion de la sécurité des personnes et des biens Module de gestion des améliorations Planification des contrôles Reporting équipes QMR contrôleurs Module de gestion des contrôles (ex Océan) correspondants sécurité Module de gestion des signalements - incidents, accidents - (ex LGR) auditeurs et correspondants qualité Module de gestion de la qualité Module de gestion des signalements Module de gestion des améliorations / actions

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L’application OCEAN-LISA Les utilisateurs le déploiement d’OCEAN-LISA concerne environ 5 000 agents : les équipes QMR les contrôleurs les responsables régionaux de sécurité les correspondants locaux de sécurité les relais qualité Pour les équipes QMR, une homogénéisation et une simplification des actes métier Un allègement des charges de reporting, l’outil permet de partager les informations entre le national et le régional et le local (contrôle interne et sécurité) et évite les saisies redondantes, Une professionnalisation renforcée et homogénéisation des pratiques avec la mise à disposition d’outils d’aide à l’analyse, de restitutions automatisées, de bases communes, Une efficacité facilitée par un outil unique couvrant toutes les activités et des liens automatisés entre les différentes approches : risques, contrôles, signalement, améliorations et suivi des actions Pour les contrôleurs, une utilisation facilitée Un accès simplifié à des fiches de contrôle pré-remplies Une facilitation de l’utilisation avec une ergonomie des écrans au plus près de l’ancienne version d’OCEAN Restitution et suivi des résultats de contrôles via des rapports et des tableaux de bord personnalisables

L’application OCEAN-LISA Les utilisateurs Pour les responsables régionaux de sécurité Fiabilisation et sécurisation des démarches d’élaboration des documents uniques et de suivi des incidents Facilitation du reporting et du suivi des obligations règlementaires en matière de sécurité Pour les correspondants locaux de sécurité Une facilitation et une simplification de la gestion de la sécurité en agence (enregistrement des incidents, suivi des contrôles et des opérations liées à la sécurité) Pour les relais qualité Des outils à leur disposition pour leur permettre de tracer et suivre les actes et les enregistrements liés à la gestion de la qualité (constats, plans d’amélioration)

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L’application OCEAN-LISA Démultiplication auprès des utilisateurs Support de démultiplication Base d’entrainement Guides de prise en main rapide (plaquette A4) Manuel expert équipes QMR Didacticiel Base d’entrainement Guide de prise en main rapide (plaquette A4) contrôleurs Didacticiel Base d’entrainement Guide de prise en main rapide (plaquette A4) correspondants sécurité correspondants qualité Base d’entrainement Guides de prise en main rapide  Pour chaque public, des supports d’appropriation (diaporama PPT) sont mis à disposition des Directions Régionales et DGA pour leur permettre d’animer des séances d’information auprès des utilisateurs.

Le nouveau système d’information OCEAN / LISA Calendrier 2012 2013 Avril Mai Juin Juil Août Sept Oct Nov Dec Jan Fev Mars Présentation CCE Généralisation Maîtrise des risques et Contrôle interne Qualité Appropriation DGA QMR et DR pilotes Démultiplication DR pilotes Utilisation par les DR pilotes Utilisation par toutes les DR Appropriation autres DR Démultiplication autres DR Sécurité PB Gestion des Incidents Document unique Appropriation DGA QMR Appropriation DR pilotes Utilisation par les DR pilotes Généralisation Utilisation par toutes les DR REX + GONOGO Appropriation autres DR Démultiplication autres DR DR Pilotes Maîtrise des risques, Contrôle interne, Qualité : DR PACA et DR Limousin Sécurité des Personnes et des Biens : (sous réserve) DR Centre et DR Lorraine 16