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Programme Présentation Introduction Principes généraux et processus Porteur de projets Inscrire un organisme porteur Gérer le dossier de l’organisme porteur Déposer un dossier

Introduction

Introduction Légende Les carrés rouges indiquent les étapes à réaliser Les carrés bleus présentent les fonctionnalités de l’écran 1 1 1 1 2 1 1 1 Les loupes vertes signalent une information importante. 1 Les triangles jaunes signalent un point de vigilance, une action obligatoire ou irréversible.

Principes généraux et processus Présentation du dispositif Subvention en ligne

Principes généraux et processus Qu’est-ce que Subvention en ligne ? C’est « LE » dispositif de dématérialisation de la demande de subvention que l’Etat lance en 2007 avec un déploiement qui se généralisera jusqu’en 2009. Il consiste en la création d’un guichet unique pour les demandes de subventions effectuées par les associations (ainsi que par des opérateurs de toutes natures juridiques), auprès des services de l’Etat, mais aussi des collectivités et organismes publics partenaires. Le télé service couvre les différentes étapes d’une procédure de demande de subvention: Saisie, Suivi, Dépôt, Recevabilité, Instruction, Bilan. Il s’appuie sur le dossier de demande de subvention défini par le CERFA n° 12156 qui concerne les demandes de subvention formulées auprès des services de l’Etat et des établissements publics. Ce télé service est proposé à tous les autorités administratives visées par l’ordonnance du 8 décembre 2005: les administrations de l'Etat, les collectivités territoriales, les établissements publics à caractère administratif, les organismes gérant des régimes de protection sociale et les autres organismes chargés de la gestion d'un service public administratif.

Principes généraux et processus Les enjeux d’une simplification L’Etat, les collectivités locales, les organismes apportent un soutien financier important aux associations pour soutenir leurs projets et leur activité. L’état des lieux: Des modalités d’intervention des autorités administratives : Multiples par la diversité des services compétents Multiples par le nombre élevé de dispositifs d’intervention Des politiques publiques souvent menées de manière partenariale (co-financement d’un même projet par plusieurs acteurs publics simultanément); pour 250 000 dossiers déposés auprès des services de l’Etat, plus de 1 000 000 de demandes de financement sont formulées auprès des partenaires financiers. Un porteur de projet doit faire parvenir plusieurs exemplaires d’un même dossier à chaque service qu’il sollicite (formulaire de demande et documents justificatifs: comptes du porteur, justification de l’existence de la personne morale, …). Un seul projet peut ainsi générer jusqu’à 30 jeux de photocopies sur l’ensemble des services financeurs. La simplification des dispositifs, des processus d’instruction aujourd’hui complexes, contraignants et coûteux pour les associations et les services est l’enjeu majeur du projet.

Principes généraux et processus Macro processus de fonctionnement de Subvention en ligne Le dispositif n’inclue pas de dispositif d’info centre.

Principes généraux et processus Le cycle global d’une demande de subvention Subvention en ligne offre les fonctionnalités de saisie en ligne, de suivi d’une demande et de co-instruction par les services publics financeurs. Porteur: Inscription de l’organisme porteur Porteur: Administration de l’organisme porteur (établissements, utilisateurs) Porteur: Saisie du dossier permanent de l’organisme porteur Porteur: Saisie d’une demande de projet et dépôt du dossier Services: Vérification et instruction par les services de l’État concernés Services: Saisie des résultats d’instruction par les services Porteur: Rééquilibrage du budget par le porteur Porteur: Saisie du bilan du projet et fin de celui-ci Temps

Principes généraux et processus Les fonctionnalités pour les porteurs de projets La création d’un guichet unique sur Internet, pour les demandes de subventions formulées auprès des pouvoirs publics: un seul lieu pour les dépôts de demandes de subvention, et la saisie du bilan du projet La création du dossier permanent de l’association en ligne lui permettant de stocker l’ensemble des pièces nécessaires à l’instruction des demandes, et d’accéder aux informations de sa structure dont dispose l’administration (statuts, SIRENE) La sélection des aides « favorites », dans le Registre des aides, qui seront appelées lors de la constitution du plan de financement du projet Un accompagnement en ligne par les services lors de la constitution de son dossier

Principes généraux et processus Les fonctionnalités pour les services partenaires L’alimentation d’un Registre des aides, pour la gestion en ligne des dispositifs d’aides et des appels à projets La création d’un espace privé qui permet à l’organisme de déclarer les personnes habilités à assurer la gestion des dispositifs, à lancer les appels à projets et à accéder aux dossiers de demande Le suivi en ligne des projets, de leur création au bilan L’accompagnement du porteur de projet lors de la constitution de son projet (ouverture en lecture à l’initiative du porteur) L’organisation de l’instruction des dossiers en ligne avec des services co-instructeurs La publication des résultats de l’instruction au porteur La facilité d’échanges grâce à la normalisation des données utilisées, facilitant ainsi leur intégration dans les applications de gestion déployées dans les services de l’Etat et les organismes publics

Généralisation Subvention en ligne Principes généraux et processus Les différents modes d’utilisation de Subvention en ligne proposés aux services 1 2 3 4 Généralisation Subvention en ligne 4 Le mode qui permet d’utiliser toutes les fonctionnalités de l’application est à envisager prioritairement lors du déploiement de Subvention en ligne dans une structure.

Programme Présentation Introduction Principes généraux et processus Porteur de projets Inscrire un organisme porteur Gérer le dossier de l’organisme porteur Déposer un dossier

Porteur de projets Objectifs de cette formation A la fin de ce cours, vous serez capable de Vous inscrire au téléservice Subvention en ligne Procéder à l’adhésion d’un organisme porteur de projet Administrer cet organisme Renseigner le dossier permanent de l’organisme Compléter et déposer un dossier de demande de subvention

Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager Référencer un organisme porteur de projets

Inscrire un organisme porteur Qui peut s’inscrire ? Toutes les structures disposant d’un n° SIRET « siège » sont appelées à s’inscrire dans Subvention en ligne : Les organismes porteurs Les services partenaires Seules les personnes morales peuvent déposer une demande avec Subvention en ligne. Les personnes physiques (les usagers) agissent toujours pour le compte d’une personne morale Une même structure peut être à la fois organisme porteur et service partenaire, par exemple les Collectivités locales La démarche d’inscription étant quasiment identique pour les organismes porteurs et les services, seule l’inscription des organismes porteurs est détaillée dans les planches suivantes

Inscrire un organisme porteur La démarche d’inscription d’un organisme porteur L’adhésion des organismes porteurs au téléservice Subvention en ligne est réalisée en 4 étapes : Etape n° 1: Création d’un compte usager : Au préalable l’internaute créé son compte. Il devient alors « Usager » du téléservice, c’est-à-dire qu’il dispose d’une identité numérique (identifiant, mot de passe et n° d’inscription) au sein du système. L’utilisateur est ainsi inscrit au sein du téléservice. Etape n° 2: Demande d’adhésion de l’organisme porteur de projets au téléservice: Une fois son compte créé, l’usager peut demander l’adhésion d’un organisme Porteur de projet au téléservice. L’Usager renseigne alors des informations déclaratives sur le Porteur de projet pour lequel il demande l’adhésion. Un courriel est alors envoyé à l’Administrateur local, en charge du référencement des organismes, pour l’informer de la demande d’adhésion. Etape n° 3: Vérification et envoi du Secret d’activation : L’Administrateur local vérifie les informations saisies lors de la demande d’adhésion du Porteur de projet et envoi par courrier un Secret d’activation au Responsable légal de celui-ci. Etape n° 4: Finalisation de l’adhésion de l’organisme porteur de projets au téléservice : L’Usager finalise l’adhésion du Porteur de projet en utilisant le Secret d’activation qui a été transmis au Représentant légal. Il devient alors l’Administrateur Porteur de l’organisme. 1 2 3 4

Inscrire un organisme porteur Le processus d’inscription d’un usager L’inscription d’un citoyen à Subvention en ligne est un pré-requis à toute demande d’inscription d’un organisme porteur Situation initiale Le citoyen n’est pas connu du téléservice. 1 Création d’un compte usager personnel Citoyen Un compte usager, c’est : Un identifiant et un mot de passe servent à vous identifier. Votre identifiant est unique, quel que soit les organismes pour lesquels vous intervenez. Un numéro d’inscription sert à l’administrateur d’un organisme porteur pour vous attribuer des droits dans son organisme Usager de Subvention en ligne Situation finale Le citoyen est devenu « usager » connu du téléservice. Il dispose d’un numéro d’inscription, d’un identifiant et d’un mot de passe.

Inscrire un organisme porteur La page d’accueil de Subvention en ligne S’inscrire S’authentifier Récupérer son mot de passe perdu Consulter le Registre des aides Pied de page 1 2 3 2 4 3 4 1 5 5 1 Accueil ou Accueil principal conduit à cette page depuis n’importe quelle page de Subvention en ligne. Vous serez alors déconnecté. 1

Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (1/4) Sur la page d’accueil publique du site, cliquez sur le bouton S’inscrire Lisez et acceptez la Charte d’Utilisation Usager de Subvention en ligne 1 2 3

Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (2/4) 1 Usager Créez votre compte usager en complétant le formulaire 1 1 La question de confiance sert au cas où vous oubliez votre mot de passe. C’est une question dont vous seul connaissez la réponse. Vous devrez la fournir pour obtenir un nouveau mot de passe 2 1 2 Le contrôle anti-robot permet d'empêcher les systèmes automatiques de création de dossiers : saisissez dans le champ prévu le mot qui apparaît dans l’image 3 2 4 ! Les champs précédé d’une étoile rouge sont obligatoires. Les champs sur fond de couleur ne sont pas modifiables.

Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (3/4) 1 Usager Vérifiez et confirmez les informations que vous avez saisies 1 1 2 1 Vérifiez bien l’adresse courriel : si elle est erronée, vous ne recevrez pas votre mot de passe et vous ne pourrez pas terminer votre inscription

Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (4/4) 1 Usager Un mot de passe est généré automatiquement et envoyé à l’adresse courriel saisie. Lorsque vous avez reçu le mot de passe par courriel, cliquez sur le bouton Connexion 1 2 ! Si vous ne vous connectez pas sous 10 jours, votre demande d’inscription sera annulée automatiquement.

Inscrire un organisme porteur Personnaliser son mot de passe 1 Usager A la première connexion, Subvention en ligne demande de changer le mot de passe 1 1 1 Votre mot de passe comporte exactement 8 caractères composés dans n’importe quel ordre de : 4 lettres 2 chiffres 2 caractères accentués ou signes de ponctuation 2

Inscrire un organisme porteur Récupérer son mot de passe perdu (1/2) Faites-vous reconnaître de Subvention en ligne 1 1 Il suffit de renseigner l’une des trois méthodes d’identification : Numéro d’inscription Identifiant de connexion Nom, prénom et courriel 1 1 1 2

Inscrire un organisme porteur Récupérer son mot de passe perdu (2/2) Répondez à la question de confiance Un nouveau mot de passe sera généré et vous sera envoyé par courriel Lors de votre première connexion avec ce mot de passe, Subvention en ligne vous demandera de le personnaliser (idem inscription initiale) 1 1 2 1 Lors de votre inscription, ne choisissez pas une question dont la réponse est facile à obtenir pour une personne qui ne vous connaît pas.

Inscrire un organisme porteur Le tableau de bord Citoyen 1 Usager Vous êtes authentifié dans Subvention en ligne Votre numéro d’inscription est rappelé ici. Modifier ici votre courriel ou votre mot de passe Vous n’avez pas encore de rôle dans un organisme porteur Demandez l’adhésion d’un organisme porteur 1 1 3 2 2 4 3 4

Inscrire un organisme porteur Le processus d’adhésion d’un organisme porteur Situation initiale L’organisme porteur n’est pas inscrit au téléservice Usager Organisme porteur Administration locale 2 @ Demande l’adhésion de l’organisme porteur Transmet les informations sur l’organisme porteur Usager 3 Administrateur Local Transmet le Secret d’activation à une personne de confiance Représentant Légal Vérifie et envoie le Secret d’activation 4 Finalisation de l’adhésion Administrateur Porteur Usager Situation finale L’organisme porteur est inscrit et son représentant est désigné. L’administrateur porteur devient ainsi la personne autorisée à déclarer les établissements et attribuer des droits d’accès pour le compte du porteur. La personne de confiance choisie peut être ou non l’usager qui a demandé l’adhésion de l’organisme porteur.

Inscrire un organisme porteur Demander l’adhésion d’un organisme porteur 2 Usager Complétez le formulaire de demande d’adhésion d’un organisme 1 Précisez le département et la commune du siège 1 1 2 Le numéro d’enregistrement à la Préfecture est obligatoire pour les associations 1 2 2 1 L’organisme est une personne morale. Le numéro SIRET du siège de l’organisme (14 chiffres) est indispensable à l’adhésion

Inscrire un organisme porteur L’administrateur local valide l’adhésion 3 L’administrateur local est averti par courriel des nouveaux organismes à référencer Il vérifie les informations de l’organisme à partir des registres officiels : SIRENE, Bureau des associations, WALDEC 1 1 L’administrateur local adresse le secret d’activation par courrier postal au représentant légal de l’organisme

Inscrire un organisme porteur Finaliser l’adhésion d’un organisme 4 Usager Dans le tableau de bord Citoyen, sélectionner Validation de l’adhésion d’un organisme Renseignez le secret d’activation et le contrôle anti-robot Puis lisez sur l’écran suivant et acceptez la Charte d’Utilisation Porteur de Subvention en ligne 1 1 2 1 Le secret d’activation est à usage unique. Il a été envoyé au représentant légal de l’organisme. 3 4 5

Inscrire un organisme porteur L’organisme est référencé 4 Usager Dans le tableau de bord Citoyen, l’organisme apparaît avec les droits Administrateur Porteur (P) sous Mes rôles 1 1 L’usager qui finalise l’adhésion de l’organisme devient automatiquement Administrateur Porteur pour cet organisme. Il peut ensuite déclarer d’autres utilisateurs et leur attribuer des droits.

Inscrire un organisme porteur Terminer le référencement Administrateur Porteur (P) Inscrire un organisme porteur Terminer le référencement 4 A la première connexion, Subvention en ligne demande de terminer le référencement 2 1 Certaines informations ont déjà été complétées par l’administrateur local à partir des registres officiels. 1 2 Vous pouvez consulter vos informations telles qu’elles apparaissent dans SIRENE et WALDEC. Pensez à les mettre à jour si elles sont erronées. 2 1 3 Pensez à compléter également les champs optionnels : il faciliteront le traitement de vos demandes par les instructeurs. 3 3 4

Inscrire un organisme porteur Le tableau de bord Porteur Administrateur Porteur (P) Inscrire un organisme porteur Le tableau de bord Porteur 4 Accueil conduit au tableau de bord Porteur Espace conduit au tableau de bord Citoyen La barre de commandes à gauche montre toutes les actions qui sont autorisées par vos rôles Les sous-commandes permettent d’activer directement la fonction indiquée Les boutons côté droit sont des raccourcis pour afficher les listes d’informations 1 1 1 2 2 1 1 3 1 3 1 Les commandes et les boutons affichés dépendent de vos droits pour l’organisme concerné. 1 L’organisme est repéré par son sigle et son numéro SIRET.

Gérer l’organisme porteur Administrer les établissements Administrer les utilisateurs Tenir à jour le dossier permanent

Gérer l’organisme porteur Les rôles dédiés aux utilisateurs des organismes porteurs 1 Les fonctionnalités d’administration de l’organisme porteur (rôle P) Les fonctionnalités liées à la mise à jour du dossier permanent (rôles A, T) Les fonctionnalités liées à l’élaboration et le dépôt des dossiers de demande de subvention (rôles D, S) Note : tous les droits sont cumulables Administrateur Porteur (P) Ce droit est attribué à l’usager qui valide l’adhésion de l’organisme pour le compte du représentant légal. Il permet l’administration de l’organisme porteur (administration des entités, des établissements et des utilisateurs). Il cumule tous les autres droits existants. 2 Responsable Administratif Porteur (A) Ce droit est destiné au secrétaire de l’organisme porteur. Il permet de déclarer et de mettre à jour les informations administratives du dossier porteur. Trésorier Porteur (T) Ce droit est destiné au trésorier de l’organisme porteur. Il permet de déclarer et de mettre à jour les informations comptables du dossier porteur. 3 Déclarant Porteur (D) Ce droit permet de créer, de renseigner et de mettre à jour toutes les données d’un dossier de demande de subvention sans possibilité de le déposer. Signataire Porteur (S) Ce droit permet de déposer un dossier de demande de subvention auprès des services référencés avec courriel (mode 3) et des services partenaires (mode 4). Ce droit représente une délégation de signature de la part du responsable légal. Lecteur Porteur Ce droit donne simplement la possibilité de consulter les dossiers de demande de subvention. C’est le droit « minimal » d’un utilisateur déclaré au sein d’un organisme porteur.

Gérer l’organisme porteur L’administration de l’organisme porteur Administrateur Porteur (P) Gérer l’organisme porteur L’administration de l’organisme porteur 1 Les fonctionnalités d’administration de l’organisme porteur (rôles P) Créer des établissements Permet de déclarer des délégations locales qui n’ont pas leur autonomie juridique et leur donner la possibilité de monter des projets dans Subvention en ligne et de préparer les dossiers de demande de subvention Attribuer des droits à d’autres utilisateurs Permet de déléguer le montage d’un projet au responsable du projet Permet de confier à un commissaire aux comptes la gestion des renseignements comptables de l’organisme porteur Assurez-vous de l’opportunité de créer dans Subvention en ligne des établissements Les droits peuvent être soit restreints à un seul établissement, soit valables pour l’ensemble de l’organisme porteur (siège et établissements)

Administrateur Porteur (P) Gérer l’organisme porteur Le processus d’administration de l’organisme porteur 1 Situation initiale L’organisme porteur est référencé au téléservice Usager Organisme porteur Administrateur Porteur Déclare les établissements de l’organisme Porteur Usager sans habilitation Délégation des habilitations Usager habilité Transmet son n° d’inscription 1 1 Votre numéro d’inscription est indiqué dans le courriel de confirmation de votre inscription Vous le retrouvez également dans Changer mes coordonnées sous Mon identité du tableau de bord Citoyen Délègue des niveaux d’habilitation aux usagers au nom de l’organisme porteur Administrateur Porteur Situation finale L’usager est autorisé à agir pour le compte de l’organisme ou de ses établissement(s).

Gérer l’organisme porteur Ajouter un établissement (1/2) Administrateur Porteur (P) Gérer l’organisme porteur Ajouter un établissement (1/2) 1 Dans le tableau de bord Porteur, sélectionnez Entités Choisissez Ajouter une entité Pour modifier un établissement cliquez sur Editer Pour le supprimer cliquez sur Retirer 1 1 2 2 1 1 Vous ne pouvez pas supprimer le siège. Vous pouvez modifier ses informations dans le dossier permanent de l’organisme.

Gérer l’organisme porteur Ajouter un établissement (2/2) Administrateur Porteur (P) Gérer l’organisme porteur Ajouter un établissement (2/2) 1 Compléter le formulaire et l’enregistrer pour créer un nouvel établissement 1 1 1 Le NIC (5 chiffres) associé au SIREN (9 chiffres) qui distingue l’entité du siège est indispensable. 2 3 4 5

Gérer l’organisme porteur Ajouter un utilisateur (1/2) Administrateur Porteur (P) Gérer l’organisme porteur Ajouter un utilisateur (1/2) 1 Dans le tableau de bord Porteur, sélectionnez Utilisateurs Choisissez Ajouter un utilisateur Pour modifier un utilisateur cliquez sur Editer Pour le supprimer cliquez sur Retirer 1 2 1 1 2 1 1 Vous voyez immédiatement les droits attribués à l’utilisateur et leur portée (une entité ou tout l’organisme).

Gérer l’organisme porteur Ajouter un utilisateur (2/2) Administrateur Porteur (P) Gérer l’organisme porteur Ajouter un utilisateur (2/2) 1 Renseignez le numéro d’inscription et cliquez sur Editer Ce nouvel utilisateur est rattaché soit au siège, soit à une des entité Les droits attribués définiront les actions autorisées 1 1 1 Le numéro d’inscription de l’usager que vous voulez ajouter est indispensable. 1 2 2 3 3 2 2 Si l’utilisateur est rattaché à une entité, seuls les droits Déclarant et Signataire sont possibles.

Gérer l’organisme porteur La mise à jour du dossier permanent Responsable Administratif et Trésorier (A, T) Gérer l’organisme porteur La mise à jour du dossier permanent 2 Les fonctionnalités liées à la mise à jour du dossier permanent (rôles P, A, T) Compléter les renseignements administratifs Compléter les renseignements comptables Le dossier de l’organisme correspond à l’ensemble des informations structurées qui permettent de décrire un organisme porteur en tant que personne morale. Il est nécessaire de compléter ces informations en préalable au dépôt d’une demande. Le dossier de l’organisme se présente sous la forme de quatre parties Vue Administrative Vue Agréments Vue Comptable Vue Suivi

Gérer l’organisme porteur La mise à jour du dossier permanent Responsable Administratif et Trésorier (A, T) Gérer l’organisme porteur La mise à jour du dossier permanent 2 Porteur de projets Administrateur Porteur (P) Délégation de droits L’administrateur porteur peut aussi lui-même assurer ces tâches car il cumule l’ensemble des droits pour l’organisme et ses établissements. Attribue des droits à l’usager selon l’établissement Responsable Administratif Porteur (A) Description de l’organisme Adresse de l’organisme Représentant légal etc. Administratif Trésorier Porteur (T) Bilan Compte de résultats Budget prévisionnel RIB Comptabilité

Gérer l’organisme porteur Le dossier permanent Responsable Administratif ( A) Gérer l’organisme porteur Le dossier permanent 2 Les onglets du haut listent les 4 vues du dossier permanent Les sous-onglets listent les rubriques de la vue en cours Le corps de la page contient formulaire de la rubrique en cours 1 1 2 2 3 3

Gérer l’organisme porteur Vue administrative Informations d’identification de l’organisme porteur Informations d’identification du responsable légal Renseignements administratifs et juridiques Renseignements concernant les ressources humaines

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: identification Responsable Administratif ( A) Gérer l’organisme porteur Vue administrative: identification Fiches 1-1 et 1-2 2 Complétez la fiche d’identification de l’organisme 1 Une grande partie des informations ont été complétées au moment de la validation de l’adhésion par l’administrateur local 1 1 2 L’objet social est celui déclaré au Registre des associations : vous ne pouvez pas le modifier dans Subvention en ligne. 1 2 3 2 4 5 6

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: représentant légal Fiches 1-1 et 1-2 Responsable Administratif ( A) 2 Renseignez le nom, la fonction et les coordonnées du représentant légal de l’organisme porteur 1 Bien que cela soit recommandé, il n’est pas indispensable que le représentant légal soit un utilisateur de Subvention en ligne 1 1 2

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: adresses siège Fiches 1-1 et 1-2 Responsable Administratif ( A) 2 Renseignez les adresses du siège de l’organisme porteur 1 Pour les coordonnées des établissements, cliquez sur le bouton Gestion des entités. 1 1 2 3

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: thèmes et publics Responsable Administratif ( A) Gérer l’organisme porteur Vue administrative: thèmes et publics 2 Cocher dans les listes proposées les thèmes d’action de l’organisme porteur et les publics visés par les actions menées. 1 2 3

Gérer l’organisme porteur Vue administrative: moyens humains Fiche 1-2 Responsable Administratif ( A) Gérer l’organisme porteur Vue administrative: moyens humains 2 Renseignez les effectifs et la masse salariale de l’organisme porteur 1 2

Gérer l’organisme porteur Vue agréments Enregistrer les agréments de l’organisme porteur

Gérer l’organisme porteur Agréments Fiche 1-2 Responsable Administratif ( A) 2 Saisissez les agréments, autorisations et habilitations dont l’organisme est titulaire Pour modifier un agrément cliquez sur Editer Pour l’enlever cliquez sur Supprimer 1 1 1 2

Gérer l’organisme porteur Vue comptable Un exercice comptable par année et pour chaque année Budgets prévisionnels par année Comptes de résultat par année Bilan du Porteur par année Relevés d’Identités Bancaires (RIB)

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : RIB Fiche2 Trésorier (T) Gérer l’organisme porteur Vue comptable : RIB 2 Enregistrer les RIB de l’organisme porteur et de ses entités Pour enlever un RIB de la liste, cliquez sur Supprimer 1 1 1 2

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Budget prévisionnel (1/2) Fiche2 Trésorier (T) 2 Saisissez le budget prévisionnel pour l’exercice en cours Subvention en ligne propose par défaut une vue simplifiée réduite aux têtes de chapitre. 1 3 2 1 3 1 Détails ligne 74 sert à renseigner les subventions sollicitées. 2 2 Contrôlez l’équilibre de votre budget. Ce contrôle est également effectué automatiquement quand vous enregistrez votre budget. 3 La passage en mode complet est irréversible. ! Si l’organisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir 4

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Budget prévisionnel (2/2) Fiche2 Trésorier (T) Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Budget prévisionnel (2/2) 2 Ajoutez les subventions sollicitées à votre budget Pour modifier une subvention cliquez sur Editer Pour l’enlever cliquez sur Supprimer 1 2 2 1 3 1 Précisez s’il s’agit d’une aide publique. 1 1 ! Si l’organisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir 2

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Bilan Fiche2 Trésorier (T) 2 Saisissez le bilan approuvé du dernier exercice Subvention en ligne propose par défaut une vue simplifiée réduite aux têtes de chapitre. 1 1 2 1 La passage en mode complet est irréversible. 2 1 Détails ligne 74 sert à renseigner les subventions sollicitées. ! Si l’organisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir 3

Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Compte de résultats Fiche2 Trésorier (T) 2 Saisissez le compte de résultat approuvé du dernier exercice Subvention en ligne propose par défaut une vue simplifiée réduite aux têtes de chapitre. 1 2 1 2 1 La passage en mode complet est irréversible. 2 Détails ligne 74 sert à renseigner les subventions reçues. 3 ! Si l’organisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir

Gérer l’organisme porteur Vue Suivi Indicateurs de complétude du dossier porteur Historique des éditions

Gérer l’organisme porteur Suivi Fiche 1-2 Responsable Administratif ( A) 2 Indicateur de complétude du dossier permanent de l’organisme porteur Journal de suivi des éditions du dossier permanent 1 2 1 2 1 Vous pouvez désactiver le dossier permanent. Vous ne pourrez plus déposer de demande de subvention. 1

Gérer l’organisme porteur Le porte-documents Enregistrer tous les documents pérennes de l’organismes Stocker les pièces justificatives à joindre aux demandes de subventions

Gérer l’organisme porteur Le porte-documents Utilisateurs Porteur Gérer l’organisme porteur Le porte-documents Fiche 5 2 Chaque utilisateur peut ajouter des fichiers, organisés dans des répertoires Un fichier peut être supprimé par son propriétaire uniquement s’il n’a pas été utilisé pour un projet Un répertoire peut être supprimé par son propriétaire uniquement s’il est vide 1 2 4 3 1 3 4 2 1 1 Un fichier ne peut pas être déplacé ! Une analyse préalable est nécessaire pour définir l’organisation des répertoires : pour le siège, pour les établissements, par année, etc.

Gérer l’organisme porteur Le porte-documents : créer un répertoire Fiche 5 Utilisateurs Porteur 2 Chaque utilisateur peut ajouter des fichiers, organisés dans des répertoires 1 2 3

Gérer l’organisme porteur Le porte-documents : ajouter un fichier Fiche 5 Utilisateurs Porteur Gérer l’organisme porteur Le porte-documents : ajouter un fichier 2 Certains types de fichiers peuvent être transformés en PDF au moment de l’enregistrement La nouvelle version d’un fichier rend obsolète l’ancienne version 1 1 2 3 4 1 Précisez le type de document ajouté : vous verrez immédiatement les types de document à joindre lors du montage d’un projet.

Gérer l’organisme porteur Gérer ses aides Les aides disponibles sont accessibles dans le Registre des aides Pour financer un projet, les subventions sollicitées doivent être choisies parmi Mes aides favorites Chaque utilisateur dispose d’une liste d’aides favorites différente par organisme porteur Les aides favorites d’un organisme sont différentes d’un utilisateur à l’autre Les aides favorites d’un utilisateur sont différentes d’un organisme à l’autre

Gérer l’organisme porteur Rechercher une aide Utilisateurs Porteur Gérer l’organisme porteur Rechercher une aide 2 Dans le tableau de bord Porteur, sélectionner Rechercher une aide Renseigner un ou plusieurs des 4 critères de recherche rapide 1 1 2 1 Les caractères ? et * sont utilisables pour remplacer respectivement un seul ou plusieurs caractères d’un critère de recherche

Gérer l’organisme porteur Recherche avancée d’une aide Utilisateurs Porteur Gérer l’organisme porteur Recherche avancée d’une aide 2 La grille de recherche avancée permet de rechercher Sur tous les champs de la fiche descriptive d’une aide Sur la couverture géographique, les thèmes et les publics cibles de l’aide Sur toutes les conditions en même temps, ou sur au moins une condition 1 2 3 1 1 Les caractères ? et * sont utilisables pour remplacer respectivement un seul ou plusieurs caractères d’un critère de recherche

Gérer l’organisme porteur Résultats de recherche Utilisateurs Porteur Gérer l’organisme porteur Résultats de recherche 2 La liste des résultats de recherche d’une aide présente les aides qui vérifient en même temps les critères renseignés Un message d’erreur s’affiche si aucune aide ne correspond aux critères de recherche renseignés 1 2 1 3 1 Cochez la case Favorite pour ajouter l’aide à votre portefeuille d’aides.

Gérer l’organisme porteur Consulter la fiche d’une aide Utilisateurs Porteur Gérer l’organisme porteur Consulter la fiche d’une aide 2 La fiche détaillée d’une aide est consultable en choisissant le lien Voir fiche depuis la liste des résultats de recherche d’une aide La fiche est également accessible depuis la liste de Mes aides favorites

Gérer l’organisme porteur Ajouter une aide à Mes aides favorites Utilisateurs Porteur Gérer l’organisme porteur Ajouter une aide à Mes aides favorites 2 Depuis la liste des résultats de recherche d’une aide, cochez les aides à ajouter, puis cliquez sur le bouton Ajouter à mes aides favorites

Déposer un dossier Créer un projet, compléter et déposer un dossier de demande de subvention

Déposer un dossier La démarche globale Déclarant et Signataire (D, S) Déposer un dossier La démarche globale 3 Les fonctionnalités liées à l’élaboration et le dépôt des dossiers de demande de subvention (rôles P, D, S) Créer un projet (D) Compléter la demande de subvention (D) Qualification du projet: Nature du projet ; renouvellement ou non d’une demande ; action pluriannuelle ou non ; territoire d’intervention de l’action; thèmes et publics cibles; contacts, … Sélectionner une ou plusieurs aides à partir du registre des aides Décrire le financement du projet Budget prévisionnel de l’action, et son annexe lorsque le total des aides publiques demandées est supérieur 1 500 euros. Joindre les justificatifs Les pièces justificatives, qui doivent être associées à l’action créée lors du dépôt, sont accessibles directement via le porte-documents. Cet espace qui permet de stocker les pièces justificatives dématérialisées est accessible par tous les usagers de l’organisme. Préparer le dépôt (D) Sélectionner les services financeurs des aides associées à l’action à qui l’on souhaite envoyer le dossier de demandes de subvention, un RIB, le signataire qui procédera au dépôt du dossier. Déposer sa demande (S) Déposer le dossier numériquement Une attestation sur l’honneur est alors générée pour chaque financeur appelé. Le signataire récupère ces attestations et les envoie par voie électronique, ou par courrier postal, selon les indications qui lui sont précisées. Saisir le bilan de l’action Saisir le bilan qualitatif et financier (D) Déposer le bilan de l’action (S) Clore le projet (S)

Déposer un dossier Le processus d’élaboration et de dépôt Déclarant et Signataire (D, S) Déposer un dossier Le processus d’élaboration et de dépôt 3 Déclarant Porteur Signataire Porteur Service financeur Création du Projet Déclarant Crée un projet Complète le dossier de demande CERFA Recherche et sélectionne des interventions Joint au dossier les fichiers du porte-documents Instructeur Accompagne en ligne le montage du projet Dépôt de la demande Déclarant Instructeur Co-instruction Signataire Prépare le dépôt du dossier Instructeur Dépose le dossier de demande Instruction Instructeur Instruit le dossier et communique la décision Déroulement de l’action Bilan de l’action Transmet le bilan de l’action aux financeurs Instructeur Déclarant Signataire Saisit le bilan de l’action et prépare son envoi

Déposer un dossier Tableau de bord des projets Fiche 3-1 Déclarant (D) Déposer un dossier Tableau de bord des projets 3 Depuis le tableau de bord Porteur, cliquez Tableau de bord actions Pour voir toutes les projets de l’organisme porteur Pour voir uniquement les projets dont vous êtes l’auteur Cliquez sur Voir pour consulter le projet (et le modifier si vous avez les droits suffisants) Pour rechercher un projet 1 2 1 3 2 3 4 4

Déposer un dossier Rechercher un projet Fiche 3-1 Déclarant (D) Déposer un dossier Rechercher un projet 3 Complétez les critères de recherche 2 1

Déposer un dossier Créer un projet (1/3) Fiche 3-1 Déclarant (D) Déposer un dossier Créer un projet (1/3) 3 Dans le tableau de bord Porteur, sélectionnez Créer un projet Complétez le formulaire 1 2

Déposer un dossier Créer un projet (2/3) Fiche 3-1 Déclarant (D) 3 Complétez le formulaire de l’étape 2 1 Dans le cas du renouvellement d’une demande, vous devez préciser le projet reconduit 1 1 2 2 1 2 Projet pluriannuel Le Porteur déclare aux financeurs que son projet s’envisage sur plusieurs années 3 1 Chaque financeur traite le dossier comme annuel ou pluriannuel selon ses propres critères

Déposer un dossier Créer un projet (3/3) Fiche 3-1 Déclarant (D) 3 Dernière étape, précisez le lieu où se déroulera l’action 1 1 Choisissez d’abord la région, puis le département, et enfin la commune 1 1 2 1 Sélectionnez le niveau supérieur si plusieurs territoire de même niveau sont couverts

Déposer un dossier Présenter l’action (1/2) Fiche 3-1 Déclarant (D) 3 Onglet Description  sous-onglet Présentation La présentation reprend les informations renseignées à la création 1 1 1 Le Porteur déclare que l’action décrite entre dans le cadre d’un projet plus large 2

Déposer un dossier Présenter l’action (2/2) Fiche 3-1 Déclarant (D) Déposer un dossier Présenter l’action (2/2) 3 Onglet Description  sous-onglet Présentation 1 2

Déposer un dossier Contacts de l’action Fiche 3-1 Déclarant (D) 3 Onglet Description  sous-onglet Contacts action 1 2 3 4

Déposer un dossier Thèmes et publics Fiche 3-1 Déclarant (D) Déposer un dossier Thèmes et publics 3 Onglet Description  sous-onglet Thèmes et publics 1 2 3

Déposer un dossier Territoire de l’action Fiche 3-1 Déclarant (D) Déposer un dossier Territoire de l’action 3 Onglet Description  sous-onglet Territoire 1 2 3

Déposer un dossier Note d’opportunité Fiche 3-1 Déclarant (D) Déposer un dossier Note d’opportunité 3 Onglet Description  sous-onglet Note d’opportunité Toute information complémentaire à l’appui du dossier pour l’instruction peut être apportée dans la note d’opportunité 1 2

Déposer un dossier Budget prévisionnel de l’action Fiche 3-2 Déclarant (D) Déposer un dossier Budget prévisionnel de l’action 3 Onglet Financement  sous-onglet Budget prévisionnel Compléter le budget prévisionnel de l’action Subvention en ligne propose par défaut une version simplifiée du plan de financement avec uniquement les têtes de chapitre Le mode complet est identique au plan de financement du dossier papier Le contrôle du budget prévisionnel vérifie qu’il est équilibré : le total des dépenses est égal au total des recettes 1 2

Déposer un dossier Financer l’action Fiche 3-2 Déclarant (D) 3 Onglet Financement  sous-onglet Aides sélectionnées Cliquez sur Editer pour modifier l’aide demandée, ou sur Supprimer pour l’enlever 1 1 I=2 indique qu’il y a 2 champs d’instruction à compléter E=1 indique qu’il y a 1 champs d’évaluation à compléter 1 1 1 2

Déposer un dossier Sélectionner une aide Fiche 3-2 Déclarant (D) 3 Onglet Financement  sous-onglet Aides sélectionnées 1 2 3 4

Déposer un dossier Informations complémentaires Fiche 3-2 Déclarant (D) Déposer un dossier Informations complémentaires 3 Onglet Financement  sous-onglet Informations complémentaires 1 I=2 indique qu’il y a 2 champs à compléter 1 1

Déposer un dossier Aide « hors Subvention en ligne » Fiche 3-2 Déclarant (D) Déposer un dossier Aide « hors Subvention en ligne » 3 Onglet Financement  sous-onglet Aides sélectionnées 1 2

Déposer un dossier Annexe au plan de financement Fiche 3-2 Déclarant (D) 3 Onglet Financement  sous-onglet Annexe au plan de financement 1 Le sous-onglet Annexe au plan de financement apparaît si le total des aides publiques sollicitées dépasse 1500€ 1 1 2

Déposer un dossier Joindre les justifications Fiche 5 Déclarant (D) 3 Onglet Pièces jointes Les pièces à joindre sont choisies parmi les fichiers enregistrés dans le porte-documents La liste des pièces à joindre alerte pour chaque pièces de la liste si elle est absente 1

Déposer un dossier Préparer le dépôt Déclarant (D) Déposer un dossier Préparer le dépôt 3 Onglet Dépôt  sous-onglet Préparation demande 1 2 3 4

Déposer un dossier Déposer la demande (1/3) Signataire (S) Déposer un dossier Déposer la demande (1/3) 3 Onglet Dépôt  sous-onglet Envoi demande 1 Le sous-onglet Envoi demande apparaît quand un dossier est prêt à être déposé 1 1 2

Déposer un dossier Déposer la demande (2/3) Signataire (S) Déposer un dossier Déposer la demande (2/3) 3 Confirmez le dépôt 1

Déposer un dossier Déposer la demande (3/3) Signataire (S) Déposer un dossier Déposer la demande (3/3) 3 Téléchargez le dossier déposé Téléchargez l’attestation sur l’honneur Téléchargez l’ensemble du dossier 1 2 1 3 2 3

Déposer un dossier Historique de l’action Déclarant (D) Déposer un dossier Historique de l’action 3 Onglet Suivi  sous-onglet Indicateur & historique

Déposer un dossier Suivi de l’instruction Déclarant (D) Déposer un dossier Suivi de l’instruction 3 Onglet Suivi  sous-onglet Suivi de l’instruction Cliquez sur Détails pour consulter les détails de l’aide 1 L’instructeur décide de vous informer ou non de l’avancée de l’instruction 1 1

Déposer un dossier Lire les messages du projet Déclarant (D) Déposer un dossier Lire les messages du projet 3 Onglet Suivi  sous-onglet Messages relatifs au projet 1 2

Déposer un dossier Sélectionner les destinataires Déclarant (D) Déposer un dossier Sélectionner les destinataires 3 Onglet Suivi  sous-onglet Messages relatifs au projet  Bouton Nouveau message Cliquez sur Choisir destinataire Ajouter des destinataires 1 3 1 Vous devez désigner un destinataire principal 1 2 4

Déposer un dossier Envoyer un message Déclarant (D) Déposer un dossier Envoyer un message 3 Onglet Suivi  sous-onglet Messages relatifs au projet  Bouton Nouveau message 1 2 3

Fin