Cloture du projet

Terminer avec succès CLOTURE DU PROJET La fin du projet Processus de clôture La documentation du projet Notes

Etablir une position ferme pour aller de l’avant CLOTURE DU PROJET La fin du projet Moment privilégié pour mettre en avant et consolider les bénéfices réels dégagés par le projet Etablir une position ferme pour aller de l’avant Etape de livraison des résultats attendus du projet Ne rien laisser dans le flou Phase positive, riche en expérience Regarder en arrière mais aussi en avant Il n’y a pas qu’une fin dans un projet Chaque phase doit se terminer formellement Notes

QUAND FAUT-IL TERMINER ? CLOTURE DU PROJET La fin du projet QUAND FAUT-IL TERMINER ? Quand les buts sont atteints Vérifier les critères d’achèvement du dossier des spécifications (PRD) compris dans le Plan de projet Quand il n’y a plus aucune chance de réussir Besoin de clore le projet Quand le projet est détruit Fin prématurée Fin prématurée (causes externes) Réductions budgétaires, stratégie politique, Evènement imprévu, réorganisation de la structure en charge du projet ou celle du client,... Notes

CLOTURE DU PROJET La fin du projet Etapes / Activités QUE DOIT-ON FAIRE ? Etapes / Activités Prendre la décision de terminer le projet Identifier les tâche qui ne seront toujours par finies Obtenir un consensus ou un accord Rassembler les retours d’expérience Informer de la fin du projet par écrit Notifier les parties prenantes Solder les comptes Célébrer Ré affecter les ressources Identifier l’équipe de transition Donner la clé aux opérations Notes

EXEMPLE DE LISTE D’ACTIVITE DE CLOTURE CLOTURE DU PROJET La fin du projet EXEMPLE DE LISTE D’ACTIVITE DE CLOTURE Nom du Projet/Ref: Début: Fin: Chef de projet: Code WBS Description Date Resp Observations 12.1.1 Test final 10/03 VB En cours 14.2.5 Validation par le client 12/03 MBO 15.1 Cérémonie de clôture 15/03 OD Avec VB et AZA Notes

Les processus de clôture CLOTURE DU PROJET Les processus de clôture Clôture administrative Approbations formelles du sponsor et du client Rassembler, diffuser et archiver la documentation du projet Vérification du contenu Avez-vous réalisé ce qui était prévu ? Tous les livrable sont-ils été remis ? Acceptation formelle du client Clôture des contrats Vérification du produit final et clôture administrative Notes

Les processus de clôture CLOTURE DU PROJET Les processus de clôture DEMARRER LE MODE OPERATIONNEL Le projet est peut-être terminé mais le produit, lui, vient juste de naître Assurez-vous que chaque livrable a un propriétaire Qui l’accepte: formation et assistance utilisateurs adaptées Assurez-vous que chaque risque en cours a un propriétaire Qui le comprend: transfert d’une copie des détails utiles provenant du registre des risques du projet Notes

Les processus de clôture CLOTURE DU PROJET Les processus de clôture REVUE DE FIN DE PROJET Important pour l’organisation en charge du projet Impliquer, si possible, le client dans la revue Même si vous ne désirez pas partager quelques règlements de compte Le but est de comprendre « après coup » comment s’est passé le projet Définir le contexte Intégrer les informations d’autres documents de clôture Fournir une base pour les leçons apprises Elle peut se faire à différentes périodes Juste en fin de projet 3 à 6 mois plus tard Notes

Les processus de clôture CLOTURE DU PROJET Les processus de clôture LE RAPPORT FINAL Le rapport final comprend Résumé du projet Principales mises à jour du Plan de projet Résumé des principales réalisations Analyse des résultats comparés au Plan initial Budget finalisé (avec explications des écarts par rapport au budget de référence) Evaluation des performances en administration et management de projet Performance de l’équipe (parfois confidentielles) Problèmes ou tâches réclamant un nouvel effort Recommandations pour projets de même type Remerciements aux membres de l’équipe projet Notes

Les processus de clôture CLOTURE DU PROJET Les processus de clôture EVALUATION DES PERFORMANCES INDIVIDUELLES Revue formalisée ou non formalisée des performances individuelles de l’équipe projet basée sur: Qualité du travail Aptitude à finir dans les délais Comportement Qualification technique Créativité Aptitude à travailler en équipe Qualité et communication Points à améliorer Notes Les résultats peuvent être intégrés dans l’évaluation professionnelle (annuelle) des membres de l’équipe projet

Les processus de clôture CLOTURE DU PROJET Les processus de clôture LES AVANTAGES DE RETOURS D’EXPERIENCE Toute l’organisation profite de l’expérience de chaque projet Les estimations deviennent plus précises Le processus d’identification des risques s’affine La planification est plus efficace Le taux de reprises décroît Les charges indirectes se réduisent Il y a moins de mauvaises surprises Il y a plus de chance de tirer profit des opportunités Meilleure image à l’intérieur / extérieur de l’organisation Notes

La documentation du projet CLOTURE DU PROJET Retours d’expérience La documentation du projet Enoncé du problème Projet décidé Management des risques PRD Management de la Qualité Cahier des charges Charte Projet Gestion des documents Structure de découpage (WBS) Gestion des approvisionnements Notes PLAN de PROJET Autorisation de travail Demandes de modifications Etats d’avancement

Les processus de clôture CLOTURE DU PROJET Les processus de clôture POURQUOI CELEBRER LA FIN ? Ne jamais oublier: ce sont les gens et non les processus qui déterminent la réussite du projet Célébrer la fin avec les parties prenantes pour dire: Sponsor: « ensemble nous y sommes arrivés » Equipe: « bravo, vous avez réussi » Client: « les bonnes relations font la différence » Opérations: « bon voyage » Utilisateurs finaux: « vous aller adorer » Assistance au projet: « votre aide a été cruciale » Notes

Tous les projets ont une fin CLOTURE DU PROJET Les messages clés Tous les projets ont une fin La clôture doit résoudre les problèmes administratifs, du clients et de la sous-traitance La performance de l’équipe doit être évaluée Un journal quotidien peut être un outil efficace pour produire le rapport final et les retours d’expérience Chaque projet est un apprentissage ! Notes