Performance et innovation : apports de la comptabilité analytique et du stylo communicant dans le cadre de l’HAD Nancy Marie Dominique Augustin (1), Auguste Rakotondranaivo (2), Jean-Pierre Grandhaye (2), Nicole Vuillemin (1) (1) Hospitalisation à Domicile de l’Agglomération Nancéenne (2) Equipe de Recherche sur les Processus Innovatifs (ERPI) - Institut National Polytechnique de Lorraine

Introduction Depuis la loi « Hôpital, Patients, Santé, Territoire » du 21 juillet 2009, l’Hospitalisation à Domicile est reconnue comme un mode d’hospitalisation à part entière, et non plus comme une simple alternative à l’hospitalisation traditionnelle Soumise à des exigences de performance et d’innovation Pour l’HADAN Un outil pour la maîtrise du coût : la comptabilité analytique Un outil technologique innovant : le stylo communicant

L’HADAN Association Loi 1901, à but non lucratif créée par le CHU Nancy la Polyclinique de Gentilly le Centre Alexis Vautrin Dispose d’une capacité de 50 places Aire géographique : agglomération de Nancy, étendue à 30 mn depuis ses locaux Ouverture en Juillet 2005

Composition de l’équipe Une équipe pluridisciplinaire composée de 22 personnes 1 directeur 2 médecins coordinateurs 2 sages femmes 1 cadre de santé 4 infirmiers coordinateurs 6 aides-soignants 1 assistante sociale 1 psychologue 1 qualiticienne 1 responsable comptable, ressources humaines, 2 secrétaires

Conventions avec les professionnels libéraux 499 médecins traitants 379 IDE libéraux 215 pharmacies d’officine 188 kinésithérapeutes 43 laboratoires d’analyses 22 orthophonistes 22 sages-femmes…

Répartition par pathologie des patients en 2009

Comptabilité analytique

Calcul des coûts des HAD Depuis 2005, tous les HAD sont financées à 100% de leur activité par la T2A. Rémunération sur le paiement d’un forfait journalier appelé «Groupe Homogène de Tarif» (GHT). Il existe 31 tarifs différents en fonction de la lourdeur des soins dispensés. Le classement de chaque journée de présence dans l’un des GHT est réalisé par un programme informatique appelé fonction groupage. Le codage en est effectué par un médecin formé.

Intérêt mise en place comptabilité analytique Mesurer et améliorer l’efficience Résultat par patient et par mode de prise en charge permet de mieux définir la stratégie et piloter les activités Au niveau national, pas de modèle économique d’analyse des coûts et des réflexions sont en cours dans le cadre de Etude nationale de coût à méthodologie commune en HAD (ENCC) Formes juridiques différentes Structurations différentes : équipe de coordination travaille pour la réalisation des soins à domicile soit avec des personnels salariés médicaux et paramédicaux des professionnels de santé libéraux conventionnés sous forme d’une structure mixte composée de l’équipe de coordination en lien avec des soignants salariés et des soignants libéraux

Mise en œuvre d’une comptabilité analytique au sein de l’HADAN Mémoire DIU des Professionnels en Hospitalisation A Domicile du directeur de l’HADAN « Analyse de processus pour la mise en place d’une comptabilité analytique en HAD » Outils : logiciel comptable CADOR, logiciel ALPHAD / CEIDRE et le dossier patient pour les données d’activités et financières Analyse des recettes par malade et mode de prise en charge selon les GHT Analyse des coûts : imputer à chaque patient le maximum de coûts identifiés : les couts directs. Les couts indirects comme les couts de structure, locaux, téléphone, électricité, sont calculés sur une base standard : journée vendue Analyse des résultats : Produits – Charges

Analyse des recettes (1) Recette moyenne par jour Recettes par GHT

Analyse des recettes (2) Recettes selon les modes de PEC et comparées à la base nationale

Analyse des coûts Coûts directs et indirects Imputer couts par patient et mode de PEC

Analyse des résultats Résultats financiers par patient = recettes –charges = + ou – Chercher les raisons des résultats individuels qu’ils soient déficitaires ou bénéficiaires et des mesures si négatif Négociation avec le fournisseur de Vác thérapie pour ne plus régler la location du matériel après 21 j en cas de pansements complexes…

Retour d’expériences Comptabilité analytique aide à appréhender plus facilement l’activité, le mode de tarification et comprendre les coûts. Véritable outil d’aide à la décision pour définir les stratégies et piloter les activités. Cette démarche de comptabilité analytique pourrait être transposable à d’autres les structures d’HAD. Un outil comme celui-ci permettra de partager les expériences avec les créateurs des tarifs des recettes en vue de leur rééquilibrage.

Stylo communicant

Fonctionnement Un stylo doté d’une minuscule caméra et d’une puce de mémoire associé à des formulaires spécifiques tramés.  Le stylo numérique est connecté en bluetooth à un téléphone portable pour le transfert des informations. Ces 3 éléments sont placés dans une valise au domicile des patients ayant donné leur accord pour la mise en place des outils.

Fonctionnement : 8 formulaires Identification Soins infirmiers Observations médicales Compte rendu de visite IDE Constantes Traitements per os Traitements par injection Ordonnance

Fonctionnement Mme DUPONT Denise - Dossier N° 123456 FRANCE TELECOM Serveur PASTEL

Fonctionnement * ** ** * DOMICILE DU PATIENT Personnel Soignant HAD * ** Administrateur technique HAD, Médecin coordinateur HAD, comptable ** * Médecin traitant, infirmière libérale, aide soignante HAD, infirmière coordonnatrice HAD, médecin HAD Médecin Traitant HADAN FRANCE TELECOM ALPHAD ANTARES Serveur PASTEL Pharmacien Gestion des identités patient Règles d’envoi de messages sécurisés Réception du Formulaire Extraction des données issues des cases à cocher Envoi à Alphad par messagerie classique Pas de données nominatives Pas de notion de messagerie sécurisée Réception des données (images+ information extraite des cases à cocher) Association des données à un patient Génération de l’entête HPRIM Dépôt dans un espace destiné à l’envoi vers les professionnels de la prise en charge Récupération des données associées à l’entête HPRIM Association à une règle d’envoi (par liste ou par individu) Envoi par messagerie sécurisée Destinataires Apicrypt Destinataires Easycrypt

Retour d’expériences : bénéfices de l’outil Suivi et enregistrement en temps réel d’un ensemble d’actes effectués au domicile des patients Amélioration de la coordination et de ce fait de la qualité des soins prodigués aux malades Les médecins via leur messagerie sécurisée reçoivent en temps réel la prescription réalisée au domicile du patient, l'activité autour de leur patient, les relevés d'activité. Information pré remplies  diminution des aléas de saisie Saisie des actes automatisée qui remplace la saisie manuelle fastidieuse Gain de temps Temps passé à la gestion de la facturation des prestations Paiement plus rapide des libéraux Temps passé autour des échanges d'informations entre les acteurs Le pharmacien via la messagerie sécurisée, reçoit l'ordonnance (en remplacement du fax)

Retour d’expériences Faisabilité technique concluante Quelques dysfonctionnements : reconnaissance du numéro ADELI nécessaire pour traiter automatiquement le formulaire… Démarrage difficile : acceptation et appropriation de l’outil par les utilisateurs (personnel de l’HADAN et les professionnels de santé libéraux) ont nécessité du temps Ils n’ont pas ressenti l’intérêt de l’outil jugé comme une contrainte de travail supplémentaire Nécessitant des apprentissages et promotion de l’outil par les IDE coordonatrices de l’HADAN Pour mieux réussir l’innovation : PS ont besoin d’outils d’utilisation faciles correspondant à leurs propres besoins et à leurs habitudes de travail. Leur adhésion constitue un facteur clé de réussite

Perspectives Evaluation de l’outil en termes d’usage, de gain financier et son impact à la prise en charge des patients Accompagnement de l’innovation pour l’adhésion de tous à ce dispositif et le déploiement du stylo pour tous les patients de l’HADAN Le coût de ce déploiement risque d’être le frein principal du système

Conclusion L’HADAN se considère comme une entreprise en termes de fonctionnement et de management. L’innovation et les soucis de performance sont les gages de son développement et sa pérennité pour le bien être des patients. Les professionnels de santé très attachés aux soins qui sont des services rendus directement aux patients. Ils sont de plus en plus sensibles à la démarche qualité mais la majorité d’entre eux ont encore du mal à accepter l’importance de la maîtrise des coûts et de l’innovation technologique pour améliorer les pratiques et l’organisation. Le challenge actuel est de faire approprier ces notions par tous et d’inculquer au sein de l’équipe une culture d’entreprise partagée et comprise.

Directeur : marie-dominique.augustin@hadan.fr