TENUE DE LIVRE Directives d’utilisation présentées à l’Assemblée Générale Annuelle 2-3-4 octobre 2009 Tenue de livre vr 2 - DQ 2009-2010

Ces directives vous permettront d’utiliser plus facilement le programme de tenue de livre pour une succursale maintenant utilisé par l’ensemble des succursales de la division du Québec de la Ligue Navale. Le programme est utilisé avec Microsoft Office Excell 2003

Compléter les informations générales PREMIÈRE PARTIE Compléter les informations générales

SECTION 1 Identification Donner les informations indiquées; nom de la succursale, le ou les corps, l’adresse postale du corps de cadets et l’année financière

Adresse personnelle du président SECTION 2 Président 2ìeme numéro Adresse personnelle du président

Nom et numéro de téléphone SECTION 3 Exécutif Nom et numéro de téléphone

SECTION 4 Membres INDIVIDUEL: Toute personne de bonne réputation qui verse une cotisation annuelle à la succursale

SECTION 4 Suite des catégories ASSOCIÉ: Les officiers CIC, les officiers de la Ligue Navale, les civils et les instructeurs de cadets sans droit de vote et n'ont pas à payer de frais. CADET: Cadets de la Marine et de la ligue Navale HONORAIRE ET VIE: Membres qui ont 25 ans de service, qui ont occupé le poste de président national ou nommer par le conseil National.

SECTION 5 et 6 État des revenus et dépenses – La valeur se calcule automatiquement pour l’année Immobilisations et biens fonciers – Ventiler les biens possédés comme terrain, bâtiment, instruments de musique, bateaux ou autres.

SECTION 7 Confirmation

DEUXIÈME PARTIE Journal des revenus

Journal des revenus L’impression est sur une feuille de format légal Prévision budgétaire sur la première ligne Inscrire le solde bancaire de l’année précédente

Journal des revenus Type de revenus ACTIVITÉS DE FINANCEMENT REMBOURSEMENTS MDN CARTES DE MEMBRES DONS REVENUS DE PLACEMENTS / INTÉRÊTS DIVERS

Journal des revenus Dépôts bancaires La somme peut être divisée entre les comptes.

Journal des revenus Entrée confirmée Le solde de la colonne sera à zéro si la somme entière du dépôt a été enregistrée aux revenus

Journal des revenus Totaux

TROISIÈME PARTIE Journal des dépenses

ACTIVITÉS DE FINANCEMENT COTISATION DIVISION ET AGA Journal des dépenses Type de dépenses ACTIVITÉS DE FINANCEMENT COTISATION DIVISION ET AGA HÉBERGEMENT. TÉLÉPHONE ET INTERNET PAPETERIE ET FRAIS DE POSTE ENTRETIEN / ADMINISTRATION. FRAIS BANCAIRE ACTIVITÉS DES CADETS MUSIQUE UNIFORMES CADETS DIVERS. TAXES EQUIPEMENTS SPORTIF RECRUTEMENT FACULTATIF

Inscrire la dépenses en séparant les taxes Journal des dépenses Inscrire la dépenses en séparant les taxes

Journal des dépenses Retraits bancaires Indiquez le montant du chèque. Le solde de la colonne CONFIRMEZ sera à zéro

Journal des dépenses Comptes Facultatifs Les comptes facultatifs s’additionne ensemble sur l’état des revenus et dépenses.

Journal des dépenses Avance 1 - Enregistrez le chèque dans la colonne “ Retrait Bancaire ” et dans le compte de dépenses “ Avance ” (facultatif)

Journal des dépenses Avance 2 – Lorsque que la facture est reçue l’enregistrez dans le compte approprié et l’avance en négatif

Journal des dépenses Avance 3 – Entrez la différence dans la colonne retraits bancaires en négatif (-) et dans la colonne “ Avance ”

CONCILIATION BANCAIRE QUATRIÈME PARTIE CONCILIATION BANCAIRE

CONCILIATION BANCAIRE C'est comparer le solde aux livres avec celui de l’institution financière La différence entre les soldes provient notamment des chèques et/ou des dépôts en circulation

CONCILIATION BANCAIRE À l’aide du relevé bancaire indiquez le solde et les effets non encaissés

CONCILIATION BANCAIRE Le solde aux livres et la ventilation du compte bancaire doit être égal.

ÉTAT DES RESULTATS ET DÉPENSES CINQUIÈME PARTIE ÉTAT DES RESULTATS ET DÉPENSES

ÉTAT DES RESULTATS ET DÉPENSES L’écart représente la différence entre la somme budgétisée et le revenu ou la dépense réelle.

ÉTAT DES RESULTATS ET DÉPENSES Le solde représente l’argent qui vous reste

PRODUCTION ET IMPRESSION SIXIÈME PARTIE PRODUCTION ET IMPRESSION Les journaux des revenus et des dépenses s’impriment sur des feuilles de format légal L’information générale, la conciliation et l’état des résultats s’impriment sur des feuilles de format lettre

PRODUCTION ET IMPRESSION SIXIÈME PARTIE PRODUCTION ET IMPRESSION

PRODUCTION ET IMPRESSION SIXIÈME PARTIE PRODUCTION ET IMPRESSION En vertu de nos règlements (LN-8 & LN-18) les documents suivants doivent être acheminés au bureau de la Division pour le 15 octobre 2009. L'avis de convocation de l'assemblée générale annuelle L'agenda (Ordre du jour) de l'assemblée générale annuelle. Le procès-verbal de l'AGA 2009 Le calendrier annuel des activités Les états financiers pour l’année 2008--2009. Les prévisions budgétaires pour l'année 2009-2010. La liste des membres du comité élu Les documents LN (101) La liste d'inventaire complète et à jour des biens Le fichier Excel de la LN par courriel