La dématérialisation zPetit déjeuner ORYON du 25 Octobre 2011 Les marchés publics dématérialisés

Quest-ce que la dématérialisation ? zCest la possibilité de conclure des marchés par voie électronique, soit par la messagerie électronique, soit par lemploi dune plateforme en ligne sur internet. zLes règles dachat public sont totalement compatibles avec la dématérialisation. zLa dématérialisation nest pas une fin en soi, mais un outil au service dune politique globale intégrée dans la démarche du Développement Durable. zLes acheteurs, comme les entreprises doivent sinterroger sur une organisation pertinente permettant dintégrer ce nouveau processus qui présente néanmoins des avantages (temps, papier, affranchissement…)

Le Code des Marchés Publics et l Internet zObligation de dématérialisation : Depuis le 1er janvier 2005, aucune collectivité ne peut pas refuser de recevoir une offre par « dématérialisation » (article 56 du C.M.P.) zDepuis 2005, le taux de téléchargement des dossiers de consultation ne cesse de croître mais le retour en offres dématérialisées reste pauvre. zA compter du 1er janvier 2012, les collectivités pourront obliger la réception des offres par voie dématérialisée.

Obligations du Code des Marchés Publics 0 HT HTSeuils communautaires Lacheteur public peut imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électronique. Lacheteur public doit être en mesure de recevoir toutes les candidatures et les offres par voie électronique. Lacheteur public doit publier sur son profil dacheteur les AAPC et les DCE. Pour tous les achats, lacheteur public peut imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électronique. Il en informe toujours les candidats, par exemple via le règlement de consultation (RC). Pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques : Lopérateur économique doit transmettre sa candidature et son offre par voie électronique. Les candidatures et les offres papier sont refusées. Lacheteur public doit donc être en mesure de recevoir les plis électroniques. A compter du 1er janvier 2012, lacheteur public ne pourra plus refuser de recevoir les candidatures et les offres qui lui sont transmises par voie électronique.

Les Textes zDepuis 2001, beaucoup de textes traitent de la dématérialisation ainsi quun bon nombre darticles du Code des Marchés Publics abordent la question. zDécret du pris pour application des articles 1316 et du Code civil et relatif à la « signature électronique » quant à l authentification de la signature zDécret du pris en application du 3° de l art. 56 du C.M.P. et relatif aux enchères électroniques zArrêtons-nous à lessentiel : article 56 du Code des Marchés Publics (décret n° du art. 19 et 51-ll du CMP)

Article 56 du C.M.P. zLes échanges d informations peuvent faire l objet d une transmission par voie électronique via une plate-forme de dématérialisation (coffre- fort virtuel) zles D.C.E. peuvent être mis à disposition des entreprises. Ils peuvent également être transmis par voie postale, ce qui est devenu lexception. zA compter du 1er janvier 2012, les collectivités pourront obliger la transmission des offres par voie dématérialisée pour toute procédure > HT

Profil dacheteur zLa plate-forme de dématérialisation appelée aussi communément « profil dacheteur » correspond à un ensemble de moyens informatiques comprenant notamment le « portail » en lien avec les procédures de passation dématérialisée de marchés publics (place de marchés virtuelle). zCette « plateforme » doit être accessible à tous sans discrimination zLutilisation de la plateforme présente des avantages : zPour lacheteur public : une partie des tâches est automatisée, la procédure est sécurisée par lutilisation de lhorodatage, le chiffrement et la signature électronique. zPour lopérateur économique : gain de temps, daffranchissement, prévention des risques de défaillance dacheminement

La signature électronique zLa signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. zLa signature électronique dun document numérique équivaut à la signature manuscrite dun document papier. Pour garantir la fiabilité de la signature électronique, il convient dutiliser un des certificats de signature référencés par décret en Conseil dEtat. (RGS – Décret n° du 2 février 2010) (RGS – Décret n° du 2 février 2010) zRGS : Référentiel Général de Sécurité

Certificat de signature électronique zLes opérateurs économiques peuvent souscrire un certificat de signature électronique auprès de fournisseurs les plus connus étant : Certinomis et ChamberSign et les plate-formes de dématérialisation proposent lachat de certificats auprès de ces prestataires. zTous les certificats valables sont référencés zCest le même certificat couramment utilisé pour toutes les téléprocédures (déclarations sociales, fiscales…)

Sécurité, confidentialité et signature électronique zLes éléments de sécurisation sont prévus à chaque étape de la procédure dématérialisée zLes acheteurs publics ont lobligation de sassurer que les systèmes techniques informatiques quils mettent en œuvre garantissent la sécurité de la transaction, équivalente à celle requise en procédure papier.

Sécurité, confidentialité et signature électronique z3 points fonctionnels principaux : zLidentité des entités (personnes physiques ou morales) zLa confidentialité et lintégrité des échanges dinformations zLa traçabilité des événements et la constitution de preuves au cours des étapes de la procédure zCes fonctionnalités recouvrent la mise en œuvre par les systèmes informatiques des techniques dauthentification, didentification, de signature, de chiffrement/déchiffrement et dhorodatage.

Lidentité par lidentification et lauthentification zLidentification doit permettre de connaître lidentité (nom du représentant habilité à signer, nom de lopérateur économique, adresse, SIRET…) de lopérateur économique, de la personne physique ou morale, ou de services administratifs. zLauthentification seffectue par un système technique : elle permet de vérifier lidentité dune entité (personne morale, serveur…), afin dautoriser laccès de cette entité à une tâche ou un processus. Lauthentification repose généralement sur 2 éléments : zUn code daccès : mot de passe, un code PIN, une phrase secrète… zUn support physique : carte mémoire ou clé USB, mini Cdrom,…

Précautions zEn procédure adaptée, lacheteur peut utiliser la messagerie électronique (courriel) totalement proscrite en procédure formalisée (appel doffres…) zLacheteur doit être précis dans létablissement des pièces (AAPC et RC) zLentreprise doit prendre connaissance des dispositions du règlement de consultation pour connaître le niveau dexigence requis par la Personne Publique (format de fichiers, signature obligatoire ou non…) zExemple : une offre dans un appel doffres remise par courriel est irrecevable.

Précautions zLors du téléchargement du DCE par lopérateur économique, celui-ci na pas dobligation de sidentifier zEn cas de modification du DCE et/ou déchanges questions-réponses, une information automatique est diffusée auprès de tous ceux qui ont téléchargé zLopérateur qui ne se serait pas identifié ne sera pas informé et son offre sera considérée comme non conforme car ne répondant pas à la dernière version du DCE.

Précautions zPour remettre son offre dématérialisée, si lentreprise gagne le temps dacheminement de son offre (postal ou autre), il faut nécessairement un peu de temps pour télécharger son offre dautant si celle-ci doit être accompagnée de documents lourds (ex.photos). Il convient de ne pas attendre le dernier moment pour faire face éventuellement à un aléa technique. z Il faut que le certificat de signature électronique soit à jour. zLabsence de signature électronique est égal à un acte dengagement non signé. zTous les documents qui nécessitent une signature manuscrite (DC1, AE,…) doivent obligatoirement être signés électroniquement. La seule signature du dossier «.zip » (dossier compressé) qui contiendrait ces documents nest pas suffisante.

Déroulement d une procédure dématérialisée zLa publication d une consultation dématérialisée (Publicité + DCE) zRetrait par téléchargement du D.C.E. par lentreprise. zEchanges éventuels questions/réponses par le biais de la plateforme zLa constitution et envoi des offres dématérialisées zLopérateur peut adresser parallèlement une copie de sauvegarde scellée (papier ou Cdrom) qui ne sera ouverte quen cas de problème technique. Les 2 offres doivent être réceptionnées par la Personne Publique avant lheure limite de réception. La mention de « copie de sauvegarde » doit clairement être apposée sur lenveloppe. zLouverture par la Personne Publique, acceptation du pli, déchiffrement du pli, vérification des signatures zArchivage du pli

Etapes / chronologie pour le dépôt dune offre dématérialisée zSe rendre sur la plateforme zChercher/accéder à la consultation souhaitée zAccès/téléchargement du D.C.E. zImpression éventuelle pour complétude du dossier doffre zEtude du dossier pour formalisation offre zNumérisation des pièces (par photocopie ou scanner) zSigner numériquement les pièces une à une zRetourner sur la consultation via la plateforme pour commencer la phase de dépôt de réponse zCharger les documents de candidatures et doffres zUne fois la phase de dépôt terminée, la plate forme indique si le chargement a été effectué avec succès avec date et heure à lappui zreponse-guide-electronique-marches-publics.com

Plateformes zDe nombreuses plateformes existent. La plupart propose aux entreprises un module de test pour expérimenter et tenter de déposer un pli électronique et un système dalerte/abonnement qui peut servir à alerter lopérateur des consultations qui sont publiées et qui les concernent directement. zExemples : Travaux publics, maîtrise dœuvre, menuiserie…

Plateformes zwww.marches-securises.frwww.marches-securises.fr zwww.achat-national.comwww.achat-national.com zwww.klekoon.comwww.klekoon.com zwww.achat-public.frwww.achat-public.fr zwww.synapse.frwww.synapse.fr