Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Mise en place d’une politique documentaire dans un établissement d’enseignement supérieur : Le cas du SCD de l’Université de Bourgogne Christine Marcel

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Contexte et état des lieux Politique documentaire : Pratiques actuelles

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Le Service Commun de la Documentation de l’Université de bourgogne (UB) L’UB est pluridisciplinaire. En on comptabilise étudiants inscrits à l’UB sont « actifs » dans les bibliothèques du SCD, soit 80%. Répartition 2007 LMD du lectorat étudiant sur le total étudiants actifs du SCD, soit : ► 61% en licence, 28% en master, 11% en doctorat.

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Le Service Commun de Documentation de l’UB adresse : Le SCD réunit toutes les bibliothèques fonctionnant dans l'Université : la Bibliothèque Universitaire (B.U.) et les Bibliothèques associées des Unités de Formation et de Recherche (U.F.R.), Instituts, Ecoles et Centres de Recherche de l'Université. La B.U. est composée de six sections : ►les bibliothèques Droit-Lettres, Sciences-Economie (avec la médiathèque), Médecine-Pharmacie, du Creusot ►l'Institut Universitaire de Technologie (bibliothèque de l’IUT de Dijon, bibliothèque de l’IUT d’Auxerre), ►la B2UFR (Bibliothèque unifiée des UFR Langues et Communication, Lettres et Philosophie, Sciences Humaines). ►Intégration des 5 bibliothèques de l’IUFM fin 2008

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Ressources budgétaires Le SCD reçoit l’essentiel de son budget de fonctionnement du Ministère de l’Education nationale, par le biais de la dotation normée et du contrat quadriennal. ►la dotation normée est calculée annuellement selon des critères de filière et de nombre d’étudiants ►le contrat quadriennal est négocié tous les quatre ans, sur des objectifs d’équipement ou de documentation. Soit pour 2009, la somme globale arrondie de € ►à laquelle s’ajoute le reversement des droits d’inscription (28€ / étudiant en , soit €) Possibilité de financements complémentaires : ► Constitution de fonds thématiques avec l’aide du CNL ► Aide des collectivités locales dans le cadre d’appel à projets (Ex. Portail documentaire, avec la Région)

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Répartition du budget documentaire des 6 sections du SCD : Type de documents 2007Répartition Prévision 2009 Répartition Monographies €28 % €31 % Périodiques papier €48 % €29 % Documentation électronique €23 % €40 % Total € €

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Les Collections des 6 sections de la BU ►plus de volumes, ►2 200 titres de périodiques papier en cours, ► microformes, ►4 000 vidéos, ► titres de périodiques en ligne, ►une quinzaine de bases de données ►Monographies : De manière générale, les collections destinées aux 1er et 2ème cycles sont accessibles directement dans les salles de lecture des différentes sections, alors que les collections de niveau recherche sont conservées dans les magasins et accessibles par l'intermédiaire du personnel des bibliothèques. ►Périodiques « papier » : présentés dans les salles de lecture (et salles de recherche), conservés en magasin.

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Ressources en ligne Le SCD propose l’accès à ►plus de revues en ligne, ►plus de quinze bases de données dans les disciplines enseignées à l’Université de Bourgogne, ►des documents en texte intégral, ►des livres électroniques empruntables à domicile. Accès réservé aux membres de l’Université de Bourgogne (enseignants, chercheurs, personnel, étudiants). ► depuis un ordinateur du campus. ► depuis l'extérieur de l'Université en utilisant l'Environnement Numérique de Travail (ENT) de l'Université de Bourgogne.

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Documentation électronique REVUES ELECTRONIQUES ►En consultant un catalogue spécifique « A-to-Z catalogue des revues en ligne », les titres ne figurent pas dans le catalogue général du SCD ►Ce catalogue vous permet de savoir si le SCD propose l’accès à une revue, et de vous y connecter directement. Grâce à son classement thématique, il vous permet aussi de savoir quelles sont les revues qui relèvent de votre domaine de recherche. LIVRES ELECTRONIQUES ► Possibilité d’emprunt (=téléchargés sur un ordinateur et consultables pour une durée limitée) et de consultation à distance de livres électroniques. ► Deux fournisseurs : Numilog et Netlibrary. Une grande partie des livres disponibles sous format électronique est référencée dans le catalogue du SCD. ► Un millier de livres sont consultables en texte intégral. Domaines couverts : Sciences humaines et sociales, histoire- géographie, sciences, langues et civilisations, Internet, informatique.

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre La BU Droit-Lettres Personnel : équipe de 33 agents, dont 9 A (6 conservateurs, 3 bibliothécaires), 6 B (5 BAS et 1 Assistant), 16 C (magasiniers), 2 agents administratifs. Places assises : 1008 (surface m2) Ouverture : 60h par semaine (8h30-20h) La bibliothèque droit-lettres couvre les disciplines suivantes : bibliothéconomie, philosophie, psychologie, religion, arts, sports, littérature française et étrangère, linguistique, sciences sociales (droit, sociologie, sciences de l'éducation), géographie et histoire. A noter un découpage particulier à l’UB : l’économie est couverte par la BU Sciences-Economie Activité : A elle seule la BU-DL comptabilise 62% des prêts.

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Collections ► volumes dont 25%, soit en libre-accès dans les salles de lecture. (moyenne 34% au niveau national) ►1 000 périodiques en cours ►2 600 documents audiovisuels ► microformes (thèses, périodiques)

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Budget Droit-Lettres Dépenses totales : €, dont : ► € pour les monographies (= 5487 volumes, prix moyen de 28€) ► € pour les périodiques papier, ► € pour les documents numériques ►9.941 € pours les autres documents (Vidéo) [ Rappel : gestion budgétaire centralisée au niveau du SCD pour les bases de données et les revues électroniques pour un total de €] Données 2007

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Politique documentaire : les ressources en ligne Elle est centralisée au niveau du SCD Le Service Commun de la Documentation de l’UB est un membre du consortium Couperin, qui fédère les Universités et les grands établissements pour l’achat des ressources en ligne. Achat de « bouquets » de revues par le service informatique ; révision annuelle des abonnements en fonction des consultations. Très gros budget en inflation constante.

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Politique documentaire les périodiques papier Suivi des abonnements centralisé au niveau du SCD, avec une gestion quotidienne (bulletinage) au niveau de chaque section. Pas d’abonnements nouveaux (sauf demandes enseignants dûment justifiées ; cas très rare) Arrêt de certains abonnements papier au profit de ressources en ligne : ex. mises à jour des jurisclasseurs Essais de « mutualisation » des abonnements : infructueux (ex. entre BU-DL et BS de droit) Manque de données sur l’utilisation réelle des périodiques (pas de chiffres sur la consultation sur place, pas d’analyse des prêts sur un titre)

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Politique documentaire les monographies ► Bibliothécaires et conservateurs se partagent les domaines documentaires (par subdivisions Dewey). ► Sélection : en fonction des enseignements au programme de l’UB + préparation aux concours (CAPES, Agrégation). Bibliographies des enseignants. ► Acquisition : sélection + demandes d’enseignants selon le budget alloué en début d’année. Le chef de section répartit le budget en fonction de l’importance du secteur d’acquisition et du nombre d’étudiants. ►Le SCD propose, pour les demandes d’acquisition qui ne peuvent être satisfaites, de recourir au service du prêt entre bibliothèques.

16 Université de Bourgogne / Chiffres-clés des effectifs étudiants Domaine Indices Dewey Nombre d’étudiants formation à distance, sites délocalisés % du total étudiant Pourcentage du budget DL alloué Droit, sciences politiques, IPAG, IUP % 24% Total (avec sites délocalisés) % Psychologie-Sociologie- Sciences de l'éducation à % 18% Total (avec CFOAD) % Histoire-Géographie 932 9%15% Lettres modernes et classiques % 14% Total (avec CFOAD) idem % Histoire de l'art, musique %12% Langues étrangères appliquées, LLCE : anglais, allemand, espagnol, italien 420 à 490 (sauf 440) 820 à 890 (sauf 840) %9% Philosophie 100 (sauf 150) 194 2%4% Information-Communication %4% Total %

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Vers la formalisation de la politique documentaire

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Le contrat de l’UB Objectif : Optimiser l’accès à l’information scientifique et technique pour la formation et la recherche. ► Poursuivre l’amélioration des services de documentation aux usagers : augmenter la part des collections en libre- accès et la disponibilité des places en bibliothèques en heure-semaine/étudiant. ► Développer les ressources documentaires sur la base d’un plan de développement des collections en affirmant le rôle fédérateur du SCD en matière documentaire :  maintenir la part des dépenses d’acquisition documentaire / budget du SCD (soit 61% du budget total du SCD),

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre  Augmenter le nombre de livres acquis / étudiant inscrit (ratio actuel 0,65 / étudiant - objectif : 1 / étudiant, mais cela nécessiterait de doubler le budget d’achat d’ouvrages)  Rééquilibrer la répartition des dépenses entre « pédagogie » et « recherche » pour atteindre un rapport 40% / 60%. Nécessité de renforcer la mutualisation des dépenses à destination des ressources électroniques  Renforcer les collections du premier cycle, dans le cadre du Plan de réussite en Licence.

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Le Plan de développement des collections (PDC) ►Elaborer un outil d’aide à la décision qui permette d’organiser, de suivre et d’évaluer la politique documentaire ►Construire des indicateurs à partir de l’analyse du fonds, du public, et de l’utilisation du fonds par le public. ►Objectif : développer cette pratique pour l’ensemble des disciplines d’ici la fin du contrat.

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Les étapes du projet PDC ►Sept : Elaboration fiche projet. Nomination du chef de projet et constitution d’un groupe. Intégration PDC dans profil de poste et recrutement. Prise de poste effective en janvier 2008 ►Mars-juin 2008 : réunions concernant la formalisation d’un plan de développement des collections conjoint à la B2UFR et à la BU Droit- Lettres en débutant par l’histoire-géographie. Premières analyses de données sur Business Objects ►Juin 2008 : réunion de bilan exposant les difficultés : hétérogénéité des classifications (2 types de Dewey en BU-DL, « maison » en B2UFR), pas d’indexation systématique dans la notice bibliographique, intégration récente de la B2UFR dans le SCD (2006) et pratiques professionnelles non identiques (la B2UFR n’utilisant pas le module acquisition du SIGB, règles de prêt différentes), ► Décision de se recentrer sur la BU-DL pour établir un premier tableau des données 2007 par grandes classes Dewey. (oct.2008)

22 Données BU-DL 2007 (libre-accès) par grandes classes Dewey LibelléClassePourcentage du fonds au 31/12/07 Pourcentage des acquisitions Pourcentage des acquisitions 2007 Pourcentage des Prêts 2007 Généralités 0006%5%3% Philosophie Psychologie 10010%11%12%9% Religion 2003%1% Sciences sociales 30030%46%45%49% Langues 4006%5%8%4% Sciences 5001%0% Techniques 6001% Arts 7009%12%11%6% Littérature 80018%9%11%8% Histoire Géographie 90016%8% 19%

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Dégager un langage commun Elaboration des indices validés ► juin 2008 : Afin de permettre une analyse commune des données et pour contourner la multiplicité des cotes dans chaque bibliothèque, décision est prise d’entrer pour chaque ouvrage un indice issu de la Dewey dans la notice bibliographique (champ 676). Cet indice devra comporter au minimum 3 caractères et au maximum 5. ► octobre 2008 : Les acquéreurs de chaque BU proposent les indices correspondant à leur domaine d’acquisition en se concertant avec les acquéreurs des autres sections. Un tableau commun est ensuite élaboré. ► novembre 2008 : la liste des indices est validée lors d’une réunion inter-sections par la direction du SCD.

24 Grille indices validés classe PHILOSOPHIE Indices validésIndices contenusLibellés Dewey 100 à 199 (sauf 150)PHILOSOPHIE à 108Phisolophie : Généralités, théorie, dictionnaires, enseignement 109 Histoire de la philosophie à 119 (sauf )Métaphysique Esthétique à 129Epistémologie à 139Phénomènes paranormaux. Pseudosciences. Parapsychologie à 149Systèmes et écoles philosophiques à 169Logique à 179Morale, éthique à 189 (sauf 181)Philosophie de l'Antiquité et du Moyen-Age 181 Philosophie orientale à 199 (sauf 194)Philosophie occidentale moderne 194 Philosophie France

25 100PSYCHOLOGIE Indices validésIndices contenusLibellés Dewey 150 à 159PSYCHOLOGIE (sauf et 150.2) Psychologie : généralités, méthodologie, dictionnaires, enseignement, histoire Métier de psychologue (sauf )Psychométrie, tests psychologiques Tests d'intelligence Tests de personnalité, graphologie… 152 Psychophysiologie (perception sensorielle, activité motrice, émotions) (sauf )Psychologie cognitive (mémoire, pensée, attention, intelligence) Psychanalyse 154Etats de conscience (sauf et 155.4) Psychologie différentielle Psychologie individuelle Psychologie de la sexualité Psychologie par groupes d'âge (sauf enfant) Ethnopsychologie Psyhologie et environnement Psychologie de l'enfant 156 Psychologie comparée Troubles psychologiques (psychologie clinique, psychopathologie, psychiatrie) Psychologie appliquée, psychologie du travail

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Mise en place des indicateurs ► Janvier 2009 ►: Au moment du catalogage, toute personne autorisée devra entrer pour chaque titre dans la notice bibliographique l’indice adéquat, en suivant rigoureusement la grille des indices validés. ► Janvier 2008 ► Rappel : Parallèlement, l’indicateur « Achat Pédagogie » ou « Achat recherche » correspondant au niveau du contenu, ainsi que la somme en euros, continueront à être rentrés dans la notice d’exemplaire. ► Année 2008 : premières données sur la consultation sur place selon la méthode d’extrapolation par sondages.

27 Documents consultés en libre-accès ► Analyse réalisée à partir des données obtenues en enregistrant les CB des ouvrages mis sur les chariots ou laissés sur les tables ■ 3 fois durant 3 semaines dans l’année, ■ à 3 périodes d’activité différentes, ■ à plusieurs moments de la journée En BU-DL : en mars, août et novembre-décembre Du 10 au 28 mars 2008 Classe Dewey Prêts / total BU-DL Consul / total Bu-DL 30051%54% 90019%26%

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre PDC BU-DL : Prévisions ► Février 2010 : recueil des données par indices (service informatique) concernant les acquisitions 2009 : nombre de titres et d’exemplaires : salle/magasin ; pédagogie/recherche ; dépenses par niveau. ► Mars-Avril 2010 : analyse des données. Elaboration d’un tableau mettant les données en perspective, avec calcul de quotients et de taux. Les conclusions à tirer seront élaborées par le groupe de projet et l’ensemble des acquéreurs. (Mise en place d’un tableau de bord par acquéreur avec suivi annuel) ► Mai-juin 2010 : rédaction du plan d’action et communication auprès des acquéreurs et des enseignants. ► : mise en œuvre du plan d’action avec les achats sur l’exercice budgétaire

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Définition d’une politique documentaire commune La création des SCD avait pour objectif d’organiser la politique documentaire et la coordination des moyens documentaires en un service regroupant, par intégration ou association, l’ensemble des structures documentaires de l’établissement. L’intégration progressive des bibliothèques dites « de proximité » (B2UFR, IUT, IUFM,…) s’est construite notamment ►grâce au travail commun sur le SIGB (informatisation, conversion rétrospective des fonds, formation au catalogage, accès aux ressources électroniques, etc.) ►puis par une amélioration des conditions d’accueil (horaires d’ouverture, organisation des espaces, règes de prêt, etc.) ►Aujourd’hui il est nécessaire de travailler à la définition d’une politique documentaire commune (► Charte documentaire)

Journée d'étude ABF-Bourgogne 27 novembre Orientations stratégiques Généraliser la pratique du PDC, comme ►outil de dialogue et de pilotage des acquéreurs, ►aide pour répartir un budget selon des priorités, ►outil de communication avec les enseignants et étudiants. Clarifier la place de chaque bibliothèque au sein du SCD et harmoniser les pratiques en matière d’acquisition, de désherbage et de conservation des documents Optimiser les ressources financières Valoriser l’offre documentaire par une meilleure visibilité