– RÉALISATION ET UTILISATION DES PHOTOS MODE D’EMPLOI – DOCUMENT INTERNE / Département Communication / Avril2014

– Qui effectue les prises de vue ? Pour quelles utilisations ? Les 2 droits à respecter et les documents à utiliser Les process à suivre La photothèque Des questions ? SOMMAIRE– p. 3 p. 6 p. 20 p. 11 p

– Vous pouvez être amené, dans le cadre de votre travail : - à commander des prises de vue, - à prendre vous-même des photos, - ou encore à être photographié. Ce document fournit les principes à suivre, notamment en matière de respect : - du droit à l’image des personnes photographiées, - du droit des photographes sur leurs photos. Avec pour objectif de vous informer sur les conditions d’utilisation des photos prises par et/ou pour l’Apec conformément aux règles juridiques en vigueur. -3-

– QUI PEUT ÊTRE AMENÉ À PRENDRE DES PHOTOS ? – pour le compte d’agences, prestataires/intermédiaires mandatés par l’Apec, pour le compte direct de l’Apec sur commande de départements de l’Apec. Des photographes professionnels dans le cadre de leur fonction, occasionnellement. Des collaborateurs de l’Apec -4-

– POUR QUELLES UTILISATIONS ? – Pour les documents imprimés (hors publicité) Publications Apec pour l’interne Publications Apec pour l’externe Publications via les relations presse ou les partenariats Pour Internet (hors publicité) Tous les sites dont l’Apec est l’éditeur (apec.fr, Trophées égalité femme- homme, Apec nous rejoindre…) Viadeo « Apec la communauté des cadres » et la page Apec LinkedIn « Apec la communauté des cadres et des managers» et la page Apec Twitter » Facebook « Apec la communauté des cadres » Autres médias on line via les relations presse ou les partenariats. etc. -5-

– LES 2 DROITS À RESPECTER – AVANT L’UTILISATION OU LA RÉALISATION D’UNE PHOTO 1- LE DROIT DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE DU PHOTOGRAPHE (PROFESSIONNEL OU NON) 2- LE DROIT À L’IMAGE DE LA PERSONNE PHOTOGRAPHIÉE -6-

– Tout photographe, professionnel ou non, possède un droit de propriété intellectuelle sur la photo qu’il prend. La reprise d’une photo suppose l’autorisation du photographe et requiert un document écrit de cession de droits. 1/ LE DROIT DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE -7-

– 2 documents de cession de droits d’auteur sont à votre disposition sur Intrapec. (lien)lien Ils prévoient toutes les utilisations possibles des prises de vue au sein de l’Apec (hors publicité) Le photographe qui souhaite céder ses droits seulement sur une partie des utilisations possibles, peut rayer celle(s) dont il ne veut pas en paraphant le contrat à côté de ses modifications. LES DOCUMENTS DE CESSION DE DROITS A FAIRE SIGNER AU PHOTOGRAPHE, PROFESSIONNEL OU NON - -8-

– 2/ LE DROIT À L’IMAGE DE LA PERSONNE PHOTOGRAPHIÉE Dès lors qu’une personne est identifiable sur une photo, l’utilisation de la photo requiert son autorisation au titre du droit à l’image - la photo illustre un évènement d’actualité, - la personne en premier plan fait partie d’un ensemble plus large lié à l’événement, - la personne agit dans le cadre de l’exécution de ses fonctions (ex. ministre, direction Apec, collaborateurs Apec lors des événements organisés par l’Apec ou en rapport avec leur fonction). Règle générale 3 exceptions -9-

– Un document droit d’utilisation de l’image est à votre disposition sur Intrapec. (lien)lien Il prévoit toutes les utilisations possibles des prises de vue au sein de l’Apec (hors publicité) Le sujet qui ne souhaite pas céder ses droits sur la totalité des utilisations possibles, peut rayer celle(s) dont il ne veut pas en paraphant le document à côté de ses modifications LE DOCUMENT DROIT D’UTILISATION DE L’IMAGE -10-

– LES PROCESS À SUIVRE – 1.AVEC LES AGENCES OU PRESTATAIRES 2.QUAND LES COLLABORATEURS APEC SONT PHOTOGRAPHIÉS 3.LORS DES ÉVÉNEMENTS APEC 4.CAS PARTICULIER : LES RÉSEAUX SOCIAUX -11-

– Vous travaillez avec une agence ou un prestataire en vue de faire faire des photos Dès la phase de devis, le coût des photos doit être établi par rapport au périmètre de cession de droits défini dans les documents prévus. Leur fournir les 2 documents établis par l’Apec : - cession de droit d’auteur et - droit d’utilisation de l’image, afin qu’ils les retournent à l’Apec une fois remplis et signés par le photographe et le photographié. 1/ AVEC LES AGENCES OU PRESTATAIRES -12-

– Hors événement Apec, il est impératif de leur faire signer un document à disposition sur Intrapec afin d’obtenir leur autorisation d’utilisation (publication, mise en ligne, etc.). 2/ QUAND LES COLLABORATEURS APEC SONT PHOTOGRAPHIÉS Lors d’événement Apec, aucune autorisation n’est nécessaire s’il s’agit de rendre compte de l’événement. En revanche, si l’on souhaite utiliser cette photo dans un autre contexte, il faut faire signer une autorisation pour le(s) cas précis d’utilisation souhaité(s) -13-

– Lorsqu’il y a une inscription en vue de l’événement : Un paragraphe est à insérer dans les réglementations de l’événement. À votre disposition sur Intrapec (lien) Le jour J Une affichette à coller sur les portes d’entrée et dans les salles concernées par l’événement. À votre disposition sur Intrapec (lien) 3/ LORS DES ÉVÉNEMENTS APEC : 4 RÈGLES S’APPLIQUENT A B 1. Une information préalable sur les prises de vue, lors d’un événement Apec, est impérative. -14-

– 2. L’intégrité et le respect des personnes photographiées doivent toujours être préservés (pas d’utilisation de photo où elles apparaissent de manière dégradante ou disgracieuse). 3. Les photos prises lors d’un événement ne peuvent servir qu’à illustrer ce même événement ou type d’événement. Par exemple, une photo des Informels de Nantes peut être utilisée pour illustrer l’ensemble des Informels mais pas un salon Cadres and Co. 4. Si la nature/objet de l’événement n’apparaît pas clairement sur la photo, les gros plans sur une ou plusieurs personnes du public sont à proscrire sans autorisation écrite de leur part. -15-

– Si un collaborateur prend des photos dans le cadre d’un événement et les met en ligne sur un réseau social, il doit se conformer aux conditions générales d’utilisation (CGU) propres aux sites de chaque réseau social.  Si vous souhaitez réutiliser ces photos sur un autre support, il faut faire signer les 2 documents de droits mentionnés page 8 et 10. 4/ CAS PARTICULIER : LES RÉSEAUX SOCIAUX (VIADEO, LINKEDIN, FB…) -16-

– LA PHOTOTHÈQUE – -17-

– RÔLE La photothèque regroupe les prises de vues réalisées ou achetées par les différents départements de l’Apec. Elle permet, en retour, de fournir aux différents départements des images correspondant à leurs besoins, web ou print, sans avoir recours à une nouvelle production ou achat. -18-

– Vous enrichissez la photothèque en envoyant vos prises de vue Vous pouvez effectuer ou demander une recherche d’image pour le print ou le web MUTUALISATION ET RECHERCHE DE PHOTOS Avec selon les cas : * -Soit une copie numérique des documents de droit à l’image et de cession de droit -Soit pour les photos qui ne nécessitent pas ces documents, préciser le lieu, la date et l’évènement concernés * Si ces conditions ne sont pas remplies les photos ne pourront pas figurer dans la photothèque

– DES QUESTIONS ? – CONTACTEZ-NOUS Pour les questions pratico-pratiques : Julie Bordier, Pôle Editorial Pour les questions juridiques : Corinne Normand Pour les questions sur la photothèque : Carole Berruyer, Communication externe -20-