Master Administration & Échanges Internationaux 2ème Année Business to Business Cours n°3 : Le e-procurement La dématérialisation de factures

Planning Cours Date prévue 1. Généralités sur les échanges électroniques (S1) Octobre 2. Modèles B2B – Enchères électroniques inversées (S2) 2 Mars 3. Le e-procurement - la dématérialisation (S3) 9 Mars 4. Le modèle des relations transactionnelles (S4) 5. Le modèle d’intégration de processus (S5) 6. Le modèle du partage des ressources (S6) 7.1 Les plates-formes d’échanges – aspects techniques (S7) 7.2 Les plates-formes d’échanges – Les ERP (S8) 8. Exemples de projets B2B (S9 et S10) 9. La loi applicable aux échanges électroniques (S11) 10. Synthèse (S12)

Plan du cours Le coût de traitement d’une facture Les factures : chiffres clés La dématérialisation de factures : émission et réception L’EDI et le Web EDI Rappel sur la chaine de valeur du e-commerce Les solutions techniques Un exemple : Norauto & Michelin Aspects légaux et fiscaux Nota : se rapprocher des cours de G. Langeais sur la sécurisation des échanges et la certification

La facture et ses coûts Source : le Livre blanc de la facture électronique (par Deskom pour l’EBG)

La dématérialisation des factures Quelques chiffres utiles (source : Le Monde Informatique – Sept 2005) Le coût de traitement moyen d’une facture varie de 9€ (pour les fournisseurs) à 19 euros (pour un client) Il y a 13 milliards de factures échangées par an, dans l’Europe des 15, dont 10% en France le coût d’exploitation des factures estimé à environ 40 milliards d’Euros pour l’ensemble des factures B to B françaises, dont un peu plus d’1milliard d’Euros pour les 50 plus grandes Entreprises. Estimations réalisées à partir des mesures des coûts de traitement unitaires des factures entrantes et sortantes réalisées par Arthur D. Little en juin 2001. La dématérialisation En 2004, seuls 5% des factures sont dématérialisées Le coût de traitement est alors réduit de 50 à 80%

Le coût des factures en France Source : Etude Arthur D. Little et estimations Société Générale - 2004

La dématérialisation de factures en émission Source : le Livre blanc de la facture électronique (par Deskom pour l’EBG)

La dématérialisation de factures en réception Source : le Livre blanc de la facture électronique (par Deskom pour l’EBG)

Les avantages de la « démat » pour l’émetteur Facture EDI dématérialisée par rapport à la facture papier Gains de temps : • rapidité de transmission des factures ; • rapidité de traitement des factures et des litiges potentiels ; • émission plus rapide du titre de paiement ; • diminution du nombre des litiges potentiels ; • comptabilisation automatique des factures ; • diminution du papier à manipuler. Gains financiers : • diminution des frais postaux (papier, frais d’envoi, etc.) ; • diminution des frais d’archivage. Gains en sécurité : • garantie d’authenticité et d’intégrité des factures transmises ; • suivi rigoureux de l’envoi des factures par l’outil de dématérialisation. Source : www.facture-dematerialisee.org

Les avantages de la « démat » pour le récepteur Gains de temps : • rapidité de transmission des factures ; • rapidité de traitement des factures et des litiges potentiels ; • émission plus rapide du titre de paiement ; • diminution du nombre des litiges potentiels ; • comptabilisation automatique des factures ; • diminution du papier à manipuler. Gain financier : • diminution des frais d’archivage. Gains en sécurité : • garantie d’authenticité et d’intégrité des factures transmises ; • suivi rigoureux de la réception des factures par l’outil de dématérialisation ; • possibilité de systématiser les contrôles. Source : www.facture-dematerialisee.org

Quelques termes utiles EDI = Échange de Données Informatisées (norme Edifact) XML = eXtended Mark-up Language (HTML étendu) EIPP = Electronic Invoice Presentment and Payment (concerne les échanges B2B) EBPP = Electronic Bill Presentment and Payment (concerne les échanges B2C) EAI = Enterprise Application Interface (l’objet est d’interfacer des systèmes hétérogènes de façon industrielle, jusqu’à partager des processus ou les exécuter sur plusieurs systèmes) RVA = Réseau à Valeur Ajoutée (= télécoms + services) POUR EN SAVOIR PLUS : • Le guide sur l'AS2 "Guide français d'utilisation du protocole Ediint AS2" • La Politique de Certification (PC) est disponible sur le site www.eannet-france.org • Le paquetage Cert1-Go téléchargeable à l'adresse www.eannet-france.org/fille/i/Cert1-Go.zip

L’Echange de Données Informatisées L’EDI en France est historiquement le premier mode d’échange de facture qui a fait l’objet d’une réglementation fiscale spécifique créant la notion d’original électronique (article 289 bis de la loi nº 90-1169 du 29 décembre 1990). Depuis, la réglementation européenne et française prévoit spécifiquement ce mode d’échange, qualifié d’échange EDI ou échange de fichiers structurés. La dématérialisation fiscale peut être offerte grâce à des stations de dématérialisation (les stations EDI), qui réponde à la réglementation : contrôle des mentions obligatoires, constitutions des listes récapitulatives et de partenaires, archivage des fichiers de factures électroniques dans leur forme originale (EDIFACT, XML), capacité de restituer l’ensemble en l’état et sous forme lisible.

Le Web E.D.I. Le Web EDI est une solution bâtie sur l’EDI et sur les technologies internet accessibles par des sites web dédiés. Le Web EDI permet aux PME d'être connectées électroniquement à leurs donneurs d'ordres. Ce type d'EDI est complètement compatible avec l'EDI basé sur des RVA. Le langage utilisé est EDIFACT. Pour le donneur d'ordre déjà équipé d'une station EDI, les flux entrants et sortants restent gérés par le ou les RVA qu'il utilise avec ses partenaires existants. C'est au RVA de router les messages vers les serveurs dits Web EDI. La fonction du Web EDI est de traduire les messages EDI (EANCOM® ou EAN.UCC XML) en clair et d'en permettre la consultation, l'impression et le retrait, si nécessaire, par l'entreprise de petite taille. L’entreprise doit simplement être équipée d'un micro-ordinateur, d'un navigateur Internet et d'un modem. La dématérialisation des factures (liste récapitulative, archivage…) sera réalisée par le fournisseur de services puisque c’est lui qui enverra le message original EDI.

Choix fonctionnels et techniques (réception) Source : le Livre blanc de la facture électronique (par Deskom pour l’EBG)

Exemple de configuration technique Source : Deskom

Le cycle d’une opération B2B (rappel L3 et M1) Gérer le cycle commande-facture-paiement Acheteurs Place de marché Fournisseurs Gestion des catalogues Ordre d’achat Intégration ERP Facture Paiement Réconciliation Automatique e-Procurement e-BPP Approvisionnement Présentation de factures (electronic Bill Presentation & Payment)

L’exemple de Michelin & Norauto Les pré-requis au projet de dématérialisation Une motivation des directions financières et commerciales Un système d’information permettant une intégration automatique des données Le passage au «Mono-BonLivraison» et à la facturation journalière Une gestion très précise des lieux-fonctions avec les partenaires Les huit grandes étapes du projet de dématérialisation Création d’une « task force » dédiée et durable avec des compétences mixtes comptabilité et EDI Détection des points de blocage administratifs Définition de la cible des partenaires prioritaires Sensibilisation des partenaires aux standards EDI du secteur d’activité Choix du format de message EDI Choix et implémentation de la solution technique (traducteur, logiciel de dématérialisation, réseau de transmission) Période de test avec chaque partenaire (validité du message, transmission, réception, intégration et stockage des factures dématérialisées Passage en production

Bilan pour Michelin & Norauto De 20 000 à 40 000 factures émises par an vers Norauto Gain direct par facture « non éditée » : - 1,5€ ( Edition + Affranchissement + Gestion disquettes...) Gain indirect : lisibilité et fiabilité du flux de facturation (Archivage, Gestion documentaire…) Pour Norauto 10 fournisseurs en facture EDI dématérialisée 1.300.000 factures traitées à ce jour Nombreux gains en terme de saisie, d’intégration au système d’information, de volume de stockage, de sécurité de l’archivage, de diminution des litiges et de très forte diminution des relances Les bonnes pratiques, génératrices de valeur ajoutée Mettre rapidement en place l’avis de paiement Traiter également les avoirs afin de pallier au problème des factures erronées Soigner les procédures de stockage et de reprise en cas de problème pendant le traitement

Facture dématérialisée et dématérialisation fiscale La « facturation dématérialisée » désigne tous les modes de traitement de la facturation par les Entreprises sur support électronique. La facturation est dite dématérialisée car le support papier est éliminé des processus de traitement opérationnel. Cependant, s’il n’y a pas dématérialisation fiscale, un exemplaire papier doit toujours être envoyé par le Fournisseur à son Client pour servir de support aux contrôles fiscaux portant sur la TVA (c’est l’original fiscal). Cet exemplaire n’entrera pas dans le processus opérationnel de l’Entreprise et sera archivé dès sa réception en prévision desdits contrôles fiscaux. Par contre, il conviendra de s’assurer que les données échangées électroniquement sont conformes à celles présentes sur les factures papier S’il y a « dématérialisation fiscale », cet exemplaire papier disparaît car l’administration fiscale effectue alors ses contrôles sur les factures électroniques qu’elle considère comme les factures originales. La facturation s’effectue alors totalement sans papier. Cette dématérialisation fiscale est faite selon les règles précisées par la réglementation fiscale.

Dématérialisation : perspectives 2005-2007

Le cadre légal de la dématérialisation La Directive Européenne 2001/115/CE du 20 décembre 2001 a imposé aux Etats Membres d’intégrer dans leur réglementation nationale deux possibilités pour la facturation dématérialisée fiscalement (les Etats pouvant y ajouter toute autre moyen de leur choix) : la facture électronique de type « EDI », et la facture électronique signée. La loi de finance rectificative de fin 2002 Le décret d’application 2003-632 du 7 juillet 2003 relatif aux obligations de facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée et modifiant l'annexe II au code général des impôts et la deuxième partie du livre des procédures fiscales L’instruction 3 C.A. de la D.G.I. n° 136 du 7 août 2003. La Directive Européenne sur la signature électronique L’Arrêté du 18 juillet 2003 fixant les conditions d’émission et de conservation des factures dématérialisées en application de l'article 289 bis du code général des impôts La signature électronique est régie par l’article 1316-4 du Code civil et ses décrets d’application. La signature électronique sécurisée, qui garantit l’intégrité d’un document est définie par le décret 2001-272 du 30 Mars 2001. L’ordonnance du 16 Juin 2005 porte sur l’échange des contrats sous forme électronique (voir les sites www.ssi.gouv.fr et www.fntc.org )