Certification des comptes des établissements publics de santé Exemple des Hospices Civils de Lyon: une coopération DIM - KPMG Isabelle CHOUDAT Médecin d’information médicale Hospices Civils de Lyon Audrey GUERIN Directrice de mission KPMG Audit Lyon

Contexte Définition de la certification des comptes Enjeux forts Contexte Général Contexte Définition de la certification des comptes Obligatoire depuis la loi HPST Pour tous les établissements publics dont les recettes dépassent 100 M€ sur trois années consécutives Pour la majorité des hôpitaux : certification en 2015 (sauf Lyon, Paris et Marseille : report en 2016) Réalisée tous les ans par un cabinet d’audit ou la Cour des comptes Vérification de la régularité / sincérité des comptes Concerne toutes les dépenses et les recettes de l’hôpital (personnel, endettement, immobilier…) Finalité : rapport d’opinion sur les comptes de l’établissement Enjeux forts Comparabilité des hôpitaux entre eux Impact sur l’image de l’hôpital Obtention de financements externes

Contexte Démarche du certificateur pour valider les recettes Contexte Général Contexte Démarche du certificateur pour valider les recettes S’appuyer sur un contrôle interne robuste et opérant S’assurer que des procédures existent et sont connues de tous Vérifier que des contrôles sont effectués et formalisés => Pour le certificateur : tout ce qui n’est pas formalisé est réputé non fait Démarche d’audit concrètement Revoir toutes les étapes de l’enregistrement d’une recette Rencontrer tous les acteurs (Bureau des admissions, DIM, pharmacie, le service informatique, le comptable, la direction des finances…) => Les procédures des recettes doivent donc être formalisées avant la venue du certificateur

Méthodologie - étapes clés Contexte Général Méthodologie - étapes clés Schématisation des procédures en logigramme / narratif Rédaction des matrices des risques et contrôles Test de cheminement Plan d’action pour les risques sans contrôles pertinents

1 - Schématisation des procédures en logigramme / narratif Contexte Général

2 - Rédaction des matrices des risques et contrôles Contexte Général

3 - Test de cheminement Objectif d’un test de cheminement: Contexte Général 3 - Test de cheminement Objectif d’un test de cheminement: Confirmer la compréhension du processus Vérifier l’efficacité des contrôles => Il sert à valider les deux étapes précédentes Comment faire un test de cheminement ? Prendre un exemple (un séjour ou une consultation) et le suivre pendant tout le processus Garder des copies des documents obtenus Documenter aussi les contrôles

4 - Plan d’action Pour les contrôles existants mais non formalisés Contexte Général 4 - Plan d’action Pour les contrôles existants mais non formalisés Décider de la formalisation la plus efficace Fixer des délais de formalisation Pour les contrôles manquants Hiérarchiser les risques non couverts selon leur criticité Identifier le porteur de risques Déterminer le contrôle le plus efficace Déployer le contrôle et le formaliser = > Pérenniser le contrôle interne : Mettre à jour les procédures et les matrices de risques Refaire annuellement les tests de cheminement

Exemple des HCL Les HCL en quelques mots Choix de la direction : Notre expérience Exemple des HCL Les HCL en quelques mots 14 hôpitaux / 5 300 lits / 360 000 RSS / 1 900 000 RSF 900 millions d'€ de recettes PMSI organisation locale / centrale Choix de la direction : Donner au DIM une place importante dans la formalisation des procédures recettes Accompagnement par KPMG dès octobre 2012 KPMG en quelques mots 1er cabinet français (audit, expertise comptable, conseil) 217 implantations en France => Objectif : certification des HCL au 1e janvier 2016

Difficultés rencontrées Notre expérience Difficultés rencontrées Contrôle interne fiable = comptes Faire adhérer les intervenants Solliciter le service informatique Homogénéiser les pratiques Identifier les acteurs / limite de responsabilité Identifier les risques et les contrôles CERTIFIÉS? La certification concerne tout l’hôpital et le succès de la préparation à la certification nécessite l’adhésion de tous. Sans l’implication du DIM, il est difficile de prouver la fiabilité du contrôle interne.

Bénéfices de la préparation à la certification des comptes Notre expérience Bénéfices de la préparation à la certification des comptes Contrôle interne fiable = comptes Avoir une vision complète de la chaine de facturation Se coordonner avec les nombreux acteurs Identifier les flux des logiciels métier Homogénéiser les procédures et les contrôles Identifier des points forts et des points d’amélioration Mettre en place de nouvelles procédures qualité CERTIFIÉS

Avantages de la collaboration DIM-KPMG Notre expérience Avantages de la collaboration DIM-KPMG Côté DIM Comprendre le mode de raisonnement du certificateur (très différent des contrôles de l’assurance maladie) Appui technique sur les définitions : risque significatif / raisonnement facturation et non PMSI Aide à la mise en place des plans d’action nécessaires Côté KPMG Rencontrer tous les acteurs de la chaîne de facturation et la dérouler de A à Z Être précurseur sur les problématiques des recettes et approfondir les cas particuliers propres aux HCL Accompagner sur le long terme => L’objectif est la pérennisation du système de contrôle interne via la montée en compétence des acteurs

Nous vous remercions