Les journées du GEPI Bienvenue
Les services communs : Administration & Informatique Une équipe à votre service….Mais De bonnes pratiques à développer
L’administration au GEPI 7 personnels, sur Meudon et Paris Laurence Gareaux, Pascale Hammes, Sabine Kimmel, Pascale Lainé (mi-temps), Olga Martins, Annick Oger et Mireille Petit. Compétences : Réglementation financière et comptable Fonctionnement d’un établissement public Logiciels de gestion des tutelles XLAB (Cnrs) et SIFAC (Observatoire) La proximité, le service auprès des personnels du laboratoire : - l’accueil, la logistique, - les commandes, - les missions, - les réservations etc. Le « back-office » en lien avec les tutelles (Observatoire, CNRS, Paris7) : - Suivi des personnels travaillant au GEPI (signatures contrats,dossiers de carrières etc.) - Suivi des réponses aux appels d’offres / enquêtes - Mise en place des crédits - Contrôle de la dépense réalisée grâce à de l’argent public - Préparation des conseils de département Journées du GEPI 13&14 janvier 2011 GEPI - UMR 8111
Une évolution qui complexifie : Hausse des crédits sur projets & colloques Hausse des responsabilités Journées du GEPI 13&14 janvier 2011 GEPI - UMR 8111
Qui signe quoi au GEPI? Délégation du Président Observatoire Délégation du Délégué Régional CNRS Délégation du Président Observatoire Certaines décisions de subventions Tous les actes d’approvisionnement et fonctionnement (commandes / marchés) Missions à risque et/ou avec véhicule Pas de délégation mais visa du Directeur Recrutements / Stagiaires / Invités Dossiers de carrières Appels offres OM / BT / BC / factures Etats de frais de missions Factures des commandes Courriers aux instances (ex. gestion financière) tous montants Pour les crédits de leurs équipes : Ordres de mission (OM) Bons de transports (BT) Bons de commandes (BC) / factures Inférieurs à 4000 euros HT
De bonnes pratiques à développer ensemble Utilisation des outils (ex. Carte affaire ou « corporate ») Respect des circuits (signatures) & délais : Demande d'ordre de mission au GEPI : 10 jours à l'avance en France OU 1 mois pour l’étranger Communication des justificatifs adéquats au retour de mission Notre traiterons alors (encore) mieux les véritables urgences! Communication de toutes les informations utiles via les formulaires : Les crédits existent et le responsable a donné son accord avant la commande/mission Dès 4000 euros HT : vigilance ! Journées du GEPI 13&14 janvier 2011 GEPI - UMR 8111
Outils développés avec l’informatique Procédure commune en ressources humaines pour l’accueil des arrivants Logiciel de suivi des congés L’intranet du site web Pistes pour l’avenir : la dématérialisation Journées du GEPI 13&14 janvier 2011 GEPI - UMR 8111