Rappels et Préconisations Portail RH Version. 2 Rappels et Préconisations – Version 3 du 10/08/2011

Rappel de quelques règles concernant SOMMAIRE Rappel de quelques règles concernant Le respect des délais pour valider les demandes d’absence La prise de JRTT Les congés pour évènements familiaux Portail RH Circuit de validation des demandes d’absence Rappel du vocabulaire Plannings Règles concernant les demandes d'absences anticipée Mot de passe pour les collaborateurs ne possédant pas de poste informatique Suivi de la demande d'absence par le collaborateur Petits conseils … Rappels et Préconisations – Version 3 du 10/08/2011 Rappels et Preconications – Version 2 du 03/08/2011

I. Rappel de quelques règles a) Délais pour valider les demandes d’absence   Congés ponctuels (1 à 2 jours) Congés hors périodes été et fin d'année Congés d'été Congés de fin d'année Collaborateur présente sa demande 10 jours avant la date souhaitée 1 mois avant la date souhaitée Présentation avant le 31/03 Avant le 15/09 3 jours max à compter de la demande du collaborateur 10 jours max à compter de la demande du collaborateur Réponse avant le 30/04 Réponse avant le 15/10 Si le N+ 1 est le seul Responsable Hiérarchique Réponse du Responsable Hiérarchique N+1 : Acceptation Refus (renvoi de la demande) 2 jours max à compter de la demande du collaborateur, envoi de sa réponse au RH N+2 5 jours max à compter de la demande du collaborateur, envoi de sa réponse au RH N+2 Réponse avant le 15/04, envoi de sa réponse au RH N+2 Réponse avant le 1er/10, envoi de sa réponse au RH N+2 Si Double Hiérarchie Réponse du responsable Hiérarchique N+1 : Réponse du Responsable Hiérarchique N+2 10 jours à compter de la demande du collaborateur Rappels et Preconications – Version 2 du 03/08/2011 Rappels et Préconisations – Version 3 du 10/08/2011 Rappels et Preconications – Version du 03/08/2011

b) Prises de JRTT 1 JRTT / mois Règles de principe 1 JRTT / mois Interdiction de prise isolée de JRTT durant la période estivale et la dernière semaine de l’année Exception Possibilité de cumuler 2 JRTT accolées à la période de congés payés sur la période estivale Rappels et Préconisations – Version 3 du 10/08/2011 Rappels et Preconications – Version 2 du 03/08/2011 Rappels et Preconications – Version du 03/08/2011

c) Congés pour évènements familiaux Sans condition d’ancienneté Mariage / Pacs : 4 jours Naissance / Adoption : 3 jours Décès du conjoint ou d’un enfant : 2 jours Mariage d’un enfant : 1 jour Décès du père / de la mère : 2 jours Sous réserve d’une ancienneté de 3 mois Décès d’un frère, sœur, père ou de la mère de l’époux(se) : 1 jour Sous réserve d’une ancienneté de 6 mois Décès d’un grand père ou d’une grand-mère en ligne directe : 1 jour Sous réserve d’une ancienneté d’ 1 an Enfant malade : 3 jours maximum, imputables sur les droits d’indemnisation complémentaire de LOCARCHIVES en cas de maladie Rappels et Preconications – Version 2 du 03/08/2011 Rappels et Préconisations – Version 3 du 10/08/2011 Rappels et Preconications – Version du 03/08/2011

a) Circuit de validation des demandes d’absence Portail RH a) Circuit de validation des demandes d’absence Collaborateur Hiérarchie 1 Hiérarchie 2 pour l'Exploitation Service du Personnel / Secrétaire de Site   Validation au vue de la bonne organisation de son service / Adéquation des ressources avec l'activité Validation au vue du respect des règles et des procédures Possibilité de : Faire une demande d'absences Modifier la demande d‘absence validée Annuler la demande d‘absence validée Possibilité de faire une nouvelle demande 2 options Avis favorable : transmission de la demande au N+2 avec la mention « avis favorable » Refus: refus de la demande du collaborateur en motivant sa décision Avis favorable : transmission de la demande à la Secrétaire de Site la mention « avis favorable » Acceptation en dernier lieu Refus en dernier lieu Observation Absences = CP, RTT, RTT de Direction, Absences non payées/autorisées payées, congés Evènement Familial. Merci de bien vouloir notifier des commentaires nécessaires lors de la demande d’absence et sa validation, ce qui permet de suivre au mieux l’évolution de la validation. Avant de valider les demandes de Congés Payés ou de RTT, il est impératif de vérifier les soldes de CP et RTT du collaborateur. Rappels et Préconisations – Version 3 du 10/08/2011 Rappels et Preconications – Version 2 du 03/08/2011 Rappels et Preconications – Version du 03/08/2011

b) Rappel du vocabulaire Acceptation de la demande d‘absence Hiérarchie Demande transmise avec la mention « avis favorable » à la Hiérarchie 2 et à la Secrétaire de Site / Service RH Service RH Demande d'absence acceptée en dernier lieu Refus de la demande d‘absence Hiérarchie Demande d'absence refusée : refus motivé du responsable Collaborateur Possibilité de faire une nouvelle demande tenant compte des observations du responsable Observation : Ne pas oublier de commenter la validation d’une demande (validation ou refus) Rappels et Preconications – Version 2 du 03/08/2011 Rappels et Préconisations – Version 3 du 10/08/2011 Rappels et Preconications – Version du 03/08/2011

c) Plannings Dans « accueil / planning de service » : planning du service incluant le responsable hiérarchique Planning collaborateur : Dans « espace personnel / planning » : planning du collaborateur Dans « espace manager / planning collaborateurs directs » : planning du service incluant le responsable hiérarchique Planning responsable hiérarchique : Dans « espace manager / planning » : planning du service incluant le responsable hiérarchique Rappels et Preconications – Version 2 du 03/08/2011 Rappels et Préconisations – Version 3 du 10/08/2011 Rappels et Preconications – Version du 03/08/2011

d) Les absences anticipées Règle Ne pas attribuer de congés anticipés. Toute dérogation requiert l'autorisation du service RH. Dépassement des JRTT acquis Affichage d'un message sur le Portail, mais pas de blocage du système. Attention à contrôler les soldes de JRTT. Dépassement des CP acquis Pas de message sur le Portail, pas de blocage du système. Attention à contrôler les soldes de CP. Dépassement des CP acquis + en cours d’acquisition Message sur le Portail et blocage du système. Rappels et Préconisations – Version 3 du 10/08/2011 Rappels et Preconications – Version 2 du 03/08/2011 Rappels et Preconications – Version du 03/08/2011

e) Mot de passe pour les collaborateurs ne possédant pas de poste informatique Il est impératif de confier votre mot de passe à la secrétaire de site qui est soumise à une obligation de discrétion sur le sujet. A défaut, Locarchives ne pourra pas vous donner l’accès à votre portail RH. Rappels et Preconications – Version 2 du 03/08/2011 Rappels et Préconisations – Version 3 du 10/08/2011 Rappels et Preconications – Version du 03/08/2011

f) Suivi des demandes d’absence par le collaborateur et le hiérarchique Le collaborateur doit régulièrement suivre la validation de sa demande d’absence en consultant son portail : « espace personnel / demande d’absence / gérer mes demandes d’absences existantes » Cliquer sur la demande concernée Ouvrir l’historique pour consulter les commentaires Le hiérarchique doit traiter régulièrement les demandes d’absence qui lui sont adressées en consultant son portail. Rappels et Préconisations – Version 3 du 10/08/2011 Rappels et Preconications – Version 2 du 03/08/2011 Rappels et Preconications – Version du 03/08/2011

III. Petits conseils … Pour changer de menu, revenez à l’accueil N’oubliez pas de rafraîchir votre page lorsque vous devez actualiser votre portail Rappels et Preconications – Version 2 du 03/08/2011 Rappels et Préconisations – Version 3 du 10/08/2011 Rappels et Preconications – Version du 03/08/2011