Animer une réunion Les fondamentaux

Sommaire Comprendre les rôles d’un animateur Les différents types de réunion et les enjeux Maîtriser les phases d’une réunion

I) Les rôles de l’animateur

La fonction de production L’animateur amène un groupe vers un résultat Il doit mettre en mouvement le groupe pour atteindre les objectifs de la réunion L’animateur est une personne neutre, placée au-dessus des débats mais chargée de les réguler

La fonction d’organisation L’animateur s’occupe de la logistique Il prépare la salle, veille à ce que les participants se sentent à l’aise… L’animateur organise la prise de parole Il pose un cadre dans lequel les participants pourront s’exprimer Il veille à l’implication de tous et au respect des règles

La fonction de gestion L’animateur doit gérer les relations humaines au sein du groupe Il gère les interactions entre les participants En fonction de l’objectif de la réunion, l’animateur adoptera une position tantôt participative, tantôt directive

II) Les différents types de réunion

Informer Objectif : faciliter la perception, éclaircir les informations apportées L’animateur répondra aux questions permettant de mieux comprendre les informations L’animation sera directive sur la forme et sur le fond La réunion peut également avoir pour objectif d’informer l’animateur, il devra exprimer ses besoins et reformuler pour être sûr d’avoir bien compris

Consulter Objectif : obtenir un relevé des avis des participants L’animateur devra veiller à ce que chacun puisse prendre la parole Il exprimera clairement ses besoins : être clair sur le fait que l’on demande des réactions

Décider Objectif : faire adopter un projet, une solution L’animateur devra organiser la prise de décision L’ensemble des participants aura pu exprimer ses besoins et ainsi aura confiance dans l’animateur pour prendre une décision

Innover / Stimuler les idées Objectif : obtenir un relevé d’idées L’animateur devra clairement exposer les règles du jeu pour stimuler la créativité Méthode du CQFD : Critique interdite : aucune idée n’est critiquée ou rejetée a priori Quantité d’abord : on cherche à obtenir le plus grand nombre possible d’idées Farfelu bienvenue : toute idée est bonne à prendre Démultiplication : rebondir sur les idées émises

Iii) Maîtriser les phases d’une réunion

Préparer sa réunion Préparer sa réunion permet d’en maîtriser le déroulement Définir en amont le ou les objectifs à atteindre à l’issue de la réunion : je veux amener mon groupe à faire quoi ? Prévoir un plan de la réunion : déterminer les points qui doivent être abordés pendant la réunion Prévoir un Timer : chronométrer sa réunion Elaborer les documents et les supports Convoquer les participants : préciser l’ordre du jour, les horaires, le lieu

L’ordre du jour Lorsque les objectifs et le plan de la réunion sont déterminés, il faut établir l’ordre du jour Il permet de présenter les principaux sujets qui seront abordés et du temps qui y sera consacré Il doit être précis Il permet d’évacuer les questions hors-sujets Les principaux points doivent être traités en priorité pour ne pas être traités rapidement en fin de séance

Préparer sa réunion Créer un contexte favorable : préparer la salle, prévoir des collations… Installer le matériel : tableau, ordinateur et vidéoprojecteur… Accueillir les participants. Eventuellement : faire signer une feuille d’émargement, placer les participants, proposer une collation… Si une équipe est dédiée à la réunion, chacun pourra se voir attribuer un rôle spécifique : l’accueil, la gestion du temps, la prise de note…

Amorcer la réunion Se présenter Réaliser un tour de table pour que chacun se présente si nécessaire Poser le cadre de la réunion : La durée de la réunion, L’objectif Définir les règles de fonctionnement (liberté de parole mais encadrée, respect des autres…)

Le déroulement de la réunion L’animateur intervient peu sur le contenu, cela doit venir des participants Il distribue les temps de parole Il favorise les interactions entre participants : questions… Il utilise la reformulation pour s’assurer de la compréhension de tous Il gère les conflits qui peuvent survenir

Le déroulement de la réunion Il fait des synthèses montrant aux participants la progression vers l’objectif Il veille à ce que le débat soit un débat d’idées et à ce qu’il n’y ait pas d’attaques personnelles Il organise la méthode de travail et choisit les moyens : travail en sous-groupes, utilisation de supports, de visuels…

Le déroulement de la réunion Pour assurer le bon déroulement d’une réunion, les participants doivent avoir : L’envie d’atteindre l’objectif Le pouvoir d’atteindre l’objectif Les informations nécessaires Une méthode de travail

Clore la réunion Faire une synthèse Préciser si l’objectif a été atteint ou non Remercier les participants Préciser les suites à donner à la réunion Faire un compte-rendu et le diffuser aux participants

Le compte-rendu Il fait apparaître notamment l’objet de la réunion, la date, les participants, l’ordre du jour, les décisions prises… Il doit être synthétique, et résumer l’ensemble de ce qui a été dit en quelques mots Il doit retranscrire tous les avis émis, le « rapporteur » doit également faire preuve de neutralité, il s’agit de capitaliser l’information pour les autres