GROUPE DE TRAVAIL PAF Septembre 2008 HR-SMD-AC

2 Sommaire  Constat  Buts  Base de travail et documentations  Les rôles clefs  Travail de fond  Le groupe de travail  Résultats du groupe de travail  Recommandations du groupe de travail  Prochaines Etapes HR-SMD-AC : Groupe de Travail PAF – Septembre 2008

3 Constat  Nombreuses versions différentes pour un même type d’action, difficile de s’y retrouver  Nomenclature obsolète  Pratiques différentes dans l’initiation des PAFs (DAO, HRA)  Circuits de signatures basés sur un document de 1996 HR-SMD-AC : Groupe de Travail PAF – Septembre 2008

4 Buts  Répertorier les PAFs des différents types d’actions administratives transitant par la section HR-SMD-AC (les HRAs)  Créer un modèle de PAF pour chaque action administrative  Répertorier les informations associées à chaque PAF (routage actuel, actions administratives résultantes, documents à fournir) HR-SMD-AC : Groupe de Travail PAF – Septembre 2008

5 Base de travail et documentations  Tableau datant de 1996  Extrait du manuel des procédures  S&R et Circulaires administratives en relation avec les actions administratives  Accès aux avenants des actions administratives établis par le bureau des dossiers pour connaître la liste des différentes actions administratives existantes. HR-SMD-AC : Groupe de Travail PAF – Septembre 2008

6 Les rôles clefs  DAO  Doit être au courant de tout ce qui se passe dans le Département.  Etablit une grande partie des PAFs transitant par HR-SMD-AC et les fait circuler au sein du Département pour signatures.  Etablit tous les PAFs en relation avec les changements de situation d’un membre du personnel.  Archive dans les Départements les informations dans le dossier du MPE  Service Classification Signature du PAF pour tout changement qui entraîne une modification de position salariale, de Job code, ou de fonctions.  HRA – Chef HRA (PAF de sélection) S’assure de la conformité du document et possède des droits de signatures par délégation du Chef du Département HR.  Autres signataires HR-SMD-AC : Groupe de Travail PAF – Septembre 2008

7 Le groupe de travail  Création: Décision prise le 31 mars - 1 ère réunion : 6 mai.  Composition du groupe de travail :  Personne responsable du projet = HRA = Geneviève Guinot  1 personne du groupe HR/SPS-OP = Yaël Grange-Lavigne  1 personne du Bureau des dossiers = Sybille Salter  1 DAO membre du GTPA = Jacqueline Ruiz/Valérie Brunner  1 assistante HRA = Stéphanie Palluel  Fonctionnement  A partir de l’étude de la liste de tous les PAFs existants, création de la liste des PAFs transitant par la section HR-SMD-AC (HRAs)  Vérification du contenu des PAFs (Modèle) et informations supplémentaires à fournir si besoin HR-SMD-AC : Groupe de Travail PAF – Septembre 2008

8 Résultats du groupe de travail  Liste de tous les PAFs transitant par la section HR- SMD-AC avec:  Les routages actuels de chaque PAF;  Les références aux articles des S&R et les CA associées;  Les actions administratives résultantes : Personal Administrative Action ou Contract Amendment;  Les documents joints à fournir (mémos, lettres);  Les modèles des PAFs mentionnés. HR-SMD-AC : Groupe de Travail PAF – Septembre 2008

9 Résultats du groupe de travail HR-SMD-AC : Groupe de Travail PAF – Septembre 2008

10 Recommandations du groupe de travail  Utiliser dans la mesure du possible les modèles et la liste récapitulative qui vous seront remis, sachant que:  La nomenclature utilisée est conforme aux S&R et aux actions administratives répertoriées.  Les documents sont rédigés en anglais, car le support (PAF) est lui-même en anglais et pour éviter la multiplication des Template.  Il est possible d'intégrer les informations supplémentaires suivantes : La personne qui crée le PAF, La langue de préférence du Titulaire.  S’assurer que la DAO ait toujours l’information quand elle n’initie pas le PAF HR-SMD-AC : Groupe de Travail PAF – Septembre 2008

11 Prochaines Etapes  Distribution des documents aux DAOs, HRAs, HRAs assistantes  Accompagnement des DAOs: entretiens individuels par Département ( → Une feuille circule avec des propositions de rdv)  Implémentation dans le manuel des procédures  Possible poursuite du travail sur le recensement des actions administratives à traiter avec des PAFs (changement de situation familiale)  Possible impact de la nouvelle structure: travail sur le routage → mise à jour de la liste début HR-SMD-AC : Groupe de Travail PAF – Septembre 2008