OBJECTIFS : STOP à la recopie fastidieuse SÆCI « Recherche Structurée » permet de récupérer des informations de documents quelconques d’après leur positionnement par rapport à la structure même des documents, voire en fonction de la typographie utilisée. Une fois extraites, les informations sont consolidées dans un classeur EXCEL. DOCUMENTS EN ENTRÉE Les documents en entrée de SÆCI peuvent être des documents Word, Excel, PowerPoint, des PDF ou encore des fichiers images. Les documents manuscrits ne sont pas traités, pour le moment. Rappelons en revanche que la plupart des photocopieurs modernes permettent de transformer des documents papier en PDF. Une extension est prévue pour gérer les mails et leurs pièces jointes. DOCUMENTS EN SORTIE Les informations extraites sont consolidées dans EXCEL (1 ligne par document en entrée). SÆCI PERMET DE GÉRER JUSQU’À 10 PROJETS, INDÉPENDANTS OU NON Chaque projet est défini par son nom, ses documents d’entrée, son schéma d’extraction et enfin par la fiche de synthèse qu’il alimente. COMBINAISON DE PLUSIEURS PROJETS Si l’utilisateur souhaite combiner des informations issues de documents de natures différentes, il peut le faire en associant plusieurs projets à une même fiche de synthèse. PHASE D’APPRENTISSAGE La mise au point du « schéma d’extraction » est le résultat d’une phase préalable « d’apprentissage » : au fur et à mesure que l’utilisateur définit de nouvelles règles, SÆCI en montre le résultat effectif sur un échantillon de documents : l’utilisateur peut ainsi valider ses choix bien avant de lancer des extractions. SCHÉMA D’EXTRACTION DU PROJET Le schéma d’extraction du projet fait le lien entre les documents d’entrée et la fiche de synthèse. L’utilisateur y détermine comment alimenter cette fiche :  avec une ou plusieurs zones du document en entrée Les zones concernées sont identifiées par leur localisation (« en dessous ou à droite de telle cellule », « entre tel texte et tel autre », « au ….….croisement de telle ligne et de telle colonne », …), voire en ……………..fonction de la typographie (récupérer tout le texte qui ………………..suit « Conclusion » tant qu’il n’y a pas de changement ……………………de police)  avec une métadonnée du document (date de création, date de mise à jour, auteur)  avec une valeur par défaut Au besoin, ce classeur Excel peut être exploité facilement sous Word (via sa fonctionnalité de publipostage) ou importé dans une base de données TABLEAU DE BORD DU PROJET Le tableau de bord permet de suivre l’avancement des extractions et notamment leur taux de réussite (pourcentage de champs de la fiche de synthèse cible effectivement renseignés) Il permet également de gérer, conformément aux choix de l’utilisateur, la façon dont les éventuels documents en doublon sont traités. DOMAINE D’APPLICATION DE SÆCI SÆCI peut traiter, par exemple, des factures ou des bons commande, des fiches de suivi d’incident ou des fiches d’identification ou plus généralement toute sorte de rapport standardisé. BÉNÉFICES ATTENDUS Outre l’aspect qualitatif (les extractions manuelles sont souvent sources d’erreurs), SÆCI apporte un gain réel de productivité comme le montrent les mesures suivantes : Extractions réalisées en réseau sur des PDF de 2 pages contenant 27 champs à extraire avec un ordinateur portable équipé d’un processeur Intel Core I5 cadencé à 2.3 GHz, de 8 Go de RAM et de Windows 8.1 / Office 2013  300 documents PDF analysés en 1 heure au lieu de 20 jours manuellement Si vous souhaitez davantage d’informations ou simplement nous faire part de vos commentaires, n’hésitez pas : à visiter notre site à nous envoyer un message à l’adresse ou encore à nous téléphoner au (+33) SÆCI RS PLQ1P-V SÆCI, Système d’Aide à l’Extraction et à la Classification de l’Information