Mettre en place et exploiter un système d’archivage électronique Formation AAF Mettre en place et exploiter un système d’archivage électronique

Plan de l’intervention Genèse et mise en œuvre du projet Réalisations par phases et périmètre fonctionnel Démonstration et partage d’expérience

Genèse et mise en œuvre d’un projet mutualisé 2010 : Initiative du Conseil général de la Gironde de rechercher des partenaires pour mettre en place une plateforme d’archivage électronique mutualisée. 2011 : Réunions avec les grosses collectivités aquitaines, puis rencontres bilatérales et lancement du projet piloté par le Conseil général. La première priorité : définir le cadre du partenariat et les modalités d’achat commun de prestations. Pour chaque phase, rédaction d’une convention de partenariat comportant en annexe une convention de groupement de commande, votée par l’instance délibérante de chaque collectivité

Genèse et mise en œuvre d’un projet mutualisé Découpage du projet en trois étapes phase 1 – Étude et prototypage à partir du socle Alfresco As@lae phase 2 – Développements complémentaires sur les briques du socles ou d’autres briques fonctionnelles, études complémentaires et rayonnement du projet phase 3 – Exploitation puis généralisation du système d’archivage électronique. 2013 2014 2015 2016-2018 Phase 1 - Prototype Bilan Phase 2 - Développements complémentaires Phase 3 - Mise en production puis en exploitation Poursuite des développements complémentaires jusqu’en 2018

Genèse et mise en œuvre d’un projet mutualisé Modalités de gouvernance Les partenaires : le conseil régional d’Aquitaine (phase 1), le conseil départemental de la Gironde, Bordeaux métropole, la ville de Bordeaux Organisation : Pilotage assuré par le département Instances : Comité projet (COPROJ) : un binôme chef de projet SI et chef de projet archives par collectivité Comité technique (COTECH) : COPROJ + directeurs SI et archives Comité de pilotage (COPIL) : COTECH + DGS Commission d’homologation (RGS) : RSSI + directeurs SI et archives Groupes de travail thématiques réunissant des experts en tant que de besoin

Genèse et mise en œuvre d’un projet mutualisé Objectifs Mettre en place un partenariat exemplaire entre les membres fondateurs afin de mutualiser les expériences des partenaires et favoriser la montée en compétences de chacun, Optimiser et partager les coûts d’investissement des collectivités sur le prototypage d’un SAE, Construire ensemble une offre d’archivage électronique de confiance qui pourra être ouverte à d’autres utilisateurs autour des membres fondateurs.

Genèse et mise en œuvre d’un projet mutualisé Orientations partagées Utiliser de solutions libres : Alfresco et As@lae pour le socle commun Réutiliser les développements réalisés par d’autres collectivités sur la plateforme cible Reverser les développements réalisés dans un espace accessible à tous Faire émerger un ensemble de bonnes pratiques basé sur le contexte normalisé (OAIS, SEDA, etc.) Permettre que le SAE puisse recevoir en grande variété d’archives Mettre en œuvre une gouvernance des risques conformément au RGS

Genèse et mise en œuvre d’un projet mutualisé Financement : partagé à part égale entre les partenaires Phase 1 : 49 500 € TTC par collectivité Phase 2 : 78 000 € TTC par collectivité deux subventions accordées par le SIAF dans le cadre des appels à projet AD-ESSOR 2014 : 30 000 € 2015 : 33 900 € Recherche en cours de financements complémentaires (fonds FEDER)

Genèse et mise en œuvre d’un projet mutualisé Organisation concrète du travail Moyens humains consacrés : 5 jours/semaine pour le pilote et 3 jours/semaine pour les partenaires COPROJ (2 demi journées par semaine) Outils mis en œuvre Espace collaboratif sur Alfresco pour le partage des documents et du planning Infrastructures techniques mises à disposition par le Département pour le prototype Espaces mis à disposition par les prestataires dans le cadre des marchés (cubicweb avec Logilab, Jira avec Atos)

SI d’une collectivité partenaire Réalisation par phase et périmètre fonctionnel Des besoins fonctionnels à géométrie variable pas de solution disponible sur étagère Application métier Application métier Dépôts manuels SI d’une collectivité partenaire Sas d’échange Entrepôt de métadonnées SAEM Périmètre variable de mutualisation Archivage intermédiaire Archivage définitif Espace de publication SI d’une collectivité partenaire 10 10 10

Prototype – architecture technique Réalisation par phase et périmètre fonctionnel Prototype – architecture technique Collectivité Gestion opérationnelle Espaces bureautiques SI Métier SEDA ? SEDA ? GED transverse SI Métier SEDA ? SEDA ? SA SA+ SV GED Métiers ou As@lae Archives définitives SEDA ? SI Métier Alfresco SEDA SEDA SEDA As@lae Archives intermédiaires GED SAS SAEM

Prototype – principe de fonctionnement Réalisation par phase et périmètre fonctionnel Prototype – principe de fonctionnement Etape préalable : étude du flux Agape 1 Profil SEDA AI écriture profils 2 Profil SEDA AD dépôt dépôt 2 dépôt Entrepôt Dictionnaire de données Profils SEDA … Site service versant Espace documentaire – Pré versement Plan de classement, dossiers profilables Administration de la collectivité Marchés publics Marché n°XXX Vie Politique Conseil Séance Conseil du xx/xx/xxxx Tableau de bord du site 2 Admin SEDA -> Profil d’archives 5 AR Demande vers. reçu AIP validé 6 Archives intermédiaires AR Versement OK Archives définitives AR Versement définitif versement en définitif 7 8 Formulaire validé (workflow ged) SIP 4 validé Formulaire dynamique AIP 3 Admin SEDA -> Profil d’archives SIP versé GED SAS Autres actions possibles: versement Archives restituées Archives éliminées 5

Réalisation par phase et périmètre fonctionnel Réalisation et bilan phase 1 Phase 1 : prototype et études Flux d’archivage délibérations (documents et vidéos) et marchés publics Modélisation des processus métiers archives Développement d’un module Alfresco open source Développement de web services avec as@lae Ecriture d’une politique de service d’archivage Réalisation d’une analyse RGS Ebios Rédaction d’un cahier de spécifications détaillées Développement des compétences internes Réflexion sur les modalités juridiques de mutualisation Coûts : 50k€ par partenaire soit 200k€ 145 j de développement 65 j d’études 3j/sem pendant 1 an Audit de conformité : 40% des exigences couvertes Préparation de la phase 2 : développement ou intégration des modules complémentaires 13 13 13

Réalisation par phase et périmètre fonctionnel Focus sur les méthodes La méthode Agile : un pilotage de projet informatique efficace dans le contexte novateur de l’archivage électronique Ateliers fonctionnels (brainstorming et séances de post-it): partage et ajustement réguliers de la vision « produit » Rédactions en commun de US (users stories) : « en tant que (rôle).. je veux (fonctionnalité métier)… afin de (objectif)… » + critères d’acceptation pour tests Déclinaison par le prestataire en tâches de développement Alimentation du Backlog Définition de sprints : développements sur 3-4 semaines, recettes, poursuite Adaptation continue du projet et des attentes Pour en savoir plus : https://www.youtube.com/watch?v=vkYEqz_MA5Y Politique documentaire liée au SAEM : Un référentiel documentaire à établir pour construire le système au-delà des outils logiciels (chartes, procédures, méthodes, contrats) Connaissances et compétences techniques : la collaboration nécessaire d’experts Les normes et leurs concepts (OAIS) Les standards (ex SEDA et ses évolutions) Les tendances du domaines (principes du web sémantique, ontologies) Les exigences de sécurité informatiques (RGS, homologation, analyse sécurité) Les contraintes juridiques applicables Les contraintes techniques (stockage, signature) 14 14 14

Macro planning phases 2 et 3 Réalisation par phase et périmètre fonctionnel Macro planning phases 2 et 3 Appel à projet SIAF Roadmap Adullact 2015 2016 2017 2018 2014 2019 Phase 2 : dév. complémentaires Phase 3: exploitation puis généralisation du SAE Archivage Pré-versement Pilotage V1 Référentiel V2 Etude Stockage Rech. Comm. V3 Étude Flux PESV2 Rédaction Profils Coffre-fort Etude mutualisation : Modalités organisationnelles, juridiques et modèle économique à définir 234 500,00 € (- 63 900,00 € SIAF) 216 000,00 € 325 000,00 € 158 000,00 € 78 200,00 € / coll. 72 000,00 € / coll. 108 500,00 € / coll. 52 700,00 € / coll. 15 15

Réalisation par phase et périmètre fonctionnel Vers la phase 2 : vision modulaire cible, une orientation pour l’équipe et les décideurs 16 16 16

Vers la phase 2 : réalisation d’une matrice fonctionnelle (DCE AAO) Réalisation par phase et périmètre fonctionnel Vers la phase 2 : réalisation d’une matrice fonctionnelle (DCE AAO) Objectifs de la matrice fonctionnelle : Obtenir une vision complète de tous les besoins à couvrir dans un SAE digne de confiance Estimer le travail restant à réaliser Evaluer les charges et les budgets nécessaires Contenu de la matrice fonctionnelle : 608 fonctionnalités issues des : users stories exigences SIAF, OAIS, NF 42-013 spécifications fonctionnelles (études complémentaires) Réparties entre les 9 briques de la vision modulaire Classées par niveau de priorité (bloquant / critique / important / mineur / trivial) Evaluées par niveau de complexité (simple / moyen / complexe) et coûts induits Répartition des fonctionnalités selon les briques de la vision modulaire pour élaborer un SAE digne de confiance

Réalisation par phase et périmètre fonctionnel Phase 2 : formalisation de la brique référentiel (Mapa) architecture technique envisagée Objectif Réalisation d’un référentiel de structuration et de gestion des métadonnées des archives électroniques, développé à partir d’une application open source, réutilisables dans d’autres systèmes d’archivage électronique Utilité : Réunir au sein d’une application orientée données un ensemble d’entités liées provenant des métiers notamment -vocabulaires contrôlés publics ou interne -description des acteurs et agents -description des objets d’archives -éléments du cycle de vie des archives (règles) -profils de versement -centraliser la gestion des métadonnées Fonctionnalités : -Récupération et administration intelligente des données de références utiles au SAEM -Moissonnage et mise à disposition des données de référence et des métadonnées utiles à la gestion du cycle de vie des données documentaires -Simplification des processus d’archivage par réutilisation des données sans re saisie (synchronisation)

Phase 2 référentiel : périmètre fonctionnel et modèle de données Réalisation par phase et périmètre fonctionnel Phase 2 référentiel : périmètre fonctionnel et modèle de données

Réalisation par phase et périmètre fonctionnel Phase 2 référentiel : modèle de données ONTOLOGIE Le but d’un modèle de donnée construit comme une ontologie est de pouvoir décrire des entités (archives, acteurs, vocabulaire etc…) en utilisant les principes du web sémantique. Ils relient les données entre elles via des liens et des identifiants en supprimant les ambigüités. Les relations sont décrites selon le modèle RDF qui impose le triplet comme élément de base du format d’échange : sujet (celui dont on veut parler) prédicat (propriété, verbe) objet (information) Exemple Sujet Prédicat Objet L’Ecume des jours est un roman a pour auteur Boris Vian est paru en 1947

Phase 2 référentiel : principe de fonctionnement dans le SAEM Réalisation par phase et périmètre fonctionnel Phase 2 référentiel : principe de fonctionnement dans le SAEM

Démonstration et partage d’expérience Le référentiel 22

Démonstration et partage d’expérience La GED-SAS 23

Démonstration et partage d’expérience As@lae 24

Projets de développements en cours Démonstration et partage d’expérience Projets de développements en cours 25

Projets de développements en cours Démonstration et partage d’expérience Projets de développements en cours 26

Démonstration et partage d’expériences Assurer la cohérence et la complémentarité du projet SAEM avec d'autres projets en cours : le partage d'expériences échanges avec l’équipe VITAM participation au groupe de travail pré-versement SIAF participation au groupe de travail SEDA V2 Projet test pour l’implémentation d’ISNI implication renforcée dans la feuille de route d'As@lae lancement du blog SAEM

Démonstration et partage d’expérience Un blog composé de 7 rubriques : Actualités Présentation du projet Documentation Publications Production Liens Calendrier  http://saem.e-bordeaux.org/

Conclusion Une montée en compétence pour les archivistes du COPROJ: compréhension des projets informatique (logique commune), appropriation de nouveaux outils, connaissance des langages web et xml, connaissance des principes du web sémantique de données les défis à relever : la mise en place de l’environnement de production : sensibilisation des producteurs, conduite du changement, accompagnement, mise en place des procédures, montée en compétence des équipes

Merci de votre attention Audrey Chatron achatron@bordeaux-metropole.fr Aude Guillon a.guillon@mairie-bordeaux.fr Delphine Jamet d.jamet@gironde.fr