SIT Disponibilités OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 216 REV 00 – MAJ le 01/09/2014

Sommaire Fonctionnement général Activation du calendrier Utilité des disponibilités Principes à respecter Demande de mise à jour par le prestataire Demande de mise à jour par le prestataire L’interface de mise à jour du gestionnaire L’interface de mise à jour du gestionnaire Règles d’envoi des alertes Les astuces : -Remise à zéro du calendrierRemise à zéro du calendrier -Problème de connexion à l’interface de mise à jour pour le prestataireProblème de connexion à l’interface de mise à jour pour le prestataire -Non réception des alertesNon réception des alertes OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 216 REV 00 – MAJ le 01/09/2014

Fonctionnement général Lors de la création d’une fiche prestataire, un login et un mot de passe sont générés automatiquement. En période de sollicitation brochure hébergement, le service comptabilité envoie avec la facture la procédure de mise à jour ainsi que les codes d’accès à l’interface de mise à jour des dispos. Hors période de sollicitation, faire un mail à l’équipe web. Si le prestataire n’a pas la possibilité de faire ses mises à jour, cocher la case « Si c'est l'office de tourisme qui gère les disponibilités de ce prestataire cocher la case » et lui donner si besoin les calendriers papier. La mise à jour doit être effectuée tous les 15 jours (pour tous les types d’hébergements). Procédure pour les meublés et gîtes Procédure pour tous les hébergements sauf meublés et gîtes Procédure pour les meublés et gîtes Procédure pour tous les hébergements sauf meublés et gîtes OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 216 REV 00 – MAJ le 01/09/2014

Activation du calendrier Lors de la création d’une fiche SIT hébergement, les « périodes d’ouverture » doivent être renseignées. Ainsi, le calendrier des disponibilités est activé (si la fiche est publiée): Zone verte = prestation ouverte et disponible Zone rouge = prestation ouverte et occupée Zone grise = prestation fermée OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 216 REV 00 – MAJ le 01/09/2014

Utilité des disponibilités Afin d’apparaître dans le résultat de recherche hébergements par date, les disponibilités de chaque prestation doivent être actualisées tous les 15 jours (valable pour tous les types d’hébergements). OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 216 REV 00 – MAJ le 01/09/2014

Principes à respecter L’adresse mail du gestionnaire est obligatoire sur la fiche prestataire. Seul le gestionnaire peut accéder à l’interface de mise à jour. Si un prestataire décide de changer de gestionnaire en cours d’année, penser à lui rappeler que les codes d’accès à l’interface de gestion changeront également. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 216 REV 00 – MAJ le 01/09/2014

Demande de maj par le prestataire : Nouveau propriétaire : Faire la demande à en lui fournissant l’adresse mail du gestionnaire. Mot de passe perdu : Faire la demande à OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 216 REV 00 – MAJ le 01/09/2014

L’interface de mise à jour Lien vers accès à l’interface : Après avoir saisi ses codes, le gestionnaire arrive sur cette page : OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 216 REV 00 – MAJ le 01/09/2014

Règles envoi des alertes Si la mise à jour de la prestation n’a pas été effectuée depuis + de 15 jours, la prestation ne ressort pas sur sancy.com si on fait une recherche par date. Le gestionnaire reçoit un mail d’alerte et à +2 jrs la prestation est supprimée des résultats de recherche. Si ce dernier n’effectue toujours pas de mise à jour, mail de relance tous les 15 jrs (jusqu’à 150 jrs). OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 216 REV 00 – MAJ le 01/09/2014

RAZ du calendrier Comment supprimer tous les « 2 » dans ce cas ? : Dans « Nb chambres libres sur cette période » : Saisir date du jour dans date de début et date du jour xx/xx/2100 et laisser vide la case Nombre. Cliquer sur ajouter. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 216 REV 00 – MAJ le 01/09/2014

Le gestionnaire ne réussit pas à se connecter En principe, il s’agit d’une erreur de saisie des codes d’accès. Préciser au prestataire de bien respecter les majuscules et minuscules et de bien dissocier les lettres des chiffres. Sinon, envoyer un mail au service web. Le gestionnaire a peut-être changé. Si un nouveau gestionnaire a été attribué, les codes d’accès à l’interface de l’ancien gestionnaire donne accès à une interface sans prestation attribuée. Faire la demande au service web. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 216 REV 00 – MAJ le 01/09/2014

Le gestionnaire ne reçoit pas les alertes Certaines messageries peuvent considérer les alertes (envoyées par un robot) comme des courriers indésirables ou même les supprimer, dans ce cas préciser au prestataire de regarder dans leurs courriers indésirables ou messages supprimés. OT MASSIF DU SANCY MOD OP 000 – 216 REV 00 – MAJ le 01/09/2014