Dématérialisation DE LA CHAINE DE COMMANDE Retour sur la Dématérialisation DE LA CHAINE DE COMMANDE 08/07/2015

Retour d’expérience de Vosgelis en dématérialisation – 8 juillet 2015 Contexte Ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique: Passage progressif au tout électronique pour 2020 Utilisation de Chorus prévue à l’article 2 Possibilité de fonctionner avec un autre portail à valeur ajoutée.

Objectif de la rencontre: Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Vosgelis Objectif de la rencontre: Présenter le retour d’expérience de Vosgelis en terme de dématérialisation de la chaîne de commande jusqu’à la facturation intégrée

Vosgelis 17 500 logements 112 Communes 30.000 personnes logées, Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Vosgelis 17 500 logements 112 Communes 30.000 personnes logées, soit 8% de la population du département 45 M€ investis chaque année 100 % de la production de logements labellisés 500 logements réhabilités par an 220 salariés 70 M€ de chiffre d’affaires

Les achats Vosgelis Ordonnance n°2005-649 du 6 Juin 2005 Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Les achats Ordonnance n°2005-649 du 6 Juin 2005 45 M € d’achats (dont 80% de travaux) 550 marchés 100% de mises en concurrence par voie électronique depuis 2005 60% d’offres électroniques (Trophées de la Commande Publique 2009) 1 200 fournisseurs partenaires Signature d’une Charte de Partenariat avec les entreprises (27/11/2014) Comptabilité commerciale depuis le 1er janvier 2014 Vosgelis

La facturation électronique Vosgelis Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 La facturation électronique Lancement du projet en 2011; mise en service janvier 2013 30 000 factures par an (Marchés à bons de commande de travaux ponctuels dans les logements; huissiers de justice…) 240 000 € d’économie par an en 2014 pour Vosgelis (chiffre en constante évolution) Remises tarifaires lors des réponses aux mises en concurrence 15 € par commande pour les entreprises partenaires 100% d’autofacturation même si possibilité de facturation électronique Vosgelis

La facturation électronique Vosgelis Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 La facturation électronique Rédaction d’une politique de service par un avocat spécialiste Audit de la solution déployée par KPMG Certification ISO sur la chaîne des marchés à bons de commande (juin 2015) Dématérialisation des 10 000 autres factures (en cours de développement): Avec bons de commande Prem’ Marchés de travaux Factures diverses Connexion avec la plateforme CHORUS (2016) Vosgelis

(PME dans un groupe international) Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 1 100% des fournisseurs satisfaits CURATEC (TPE) NATIBAT (PME) Bové (PME dans un groupe international)

Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 1er prix 27 novembre 2014: au salon des maires de France, Thierry Mandon, Secrétaire d’Etat à la simplification et à la réforme de l’Etat, a remis à Vosgelis le premier prix des trophées de la commande publique, pour la création d’un dispositif de dématérialisation et d’auto-facturation électronique. Cette innovation devance l’obligation réglementaire de dématérialisation des factures et accélère le paiement des entreprises.

Caractéristiques de la plateforme Vosgelis Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Ce dispositif: traite la chaîne complète, de la passation à la facturation, en passant par la validation du service fait permet l’autofacturation et supprime les doubles saisies pour Vosgelis (connexion à l’ERP) et pour les fournisseurs (connexion au logiciel comptable) est totalement sécurisé: dématérialisation native anticipe le passage du délai de paiement à 20 jours améliore la productivité des entreprises avec une mesure de la satisfaction client échange de SMS avec nos locataires et nos fournisseurs afin de soigner notre relation commerciale. Caractéristiques de la plateforme Vosgelis

Domaine d’expertise GLI Services Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Domaine d’expertise Documents électroniques à vocation probatoire. Membre de la FNTC, participe à l’élaboration des référentiels techniques d’archivage, à la rédaction de référentiels et guides d'audit (Label Tiers Archiveur, coffre-fort électronique, …). Expert normatif AFNOR, participe à la rédaction de normes relatives à la mise en œuvre de l’économie numérique. (Bulletin de paye électronique, coffre-fort, NF Z42013, ..) Expert Certificateur AFNOR : NF461 (systèmes d’archivage électronique). Expert Auditeur FNTC : NF Z42.013, NF Z42.020, NF Z42.025, label FNTC-TA GLI Services

Synoptique de la solution Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Synoptique de la solution Services achats, Comptable, Financier, RH Prestataires (titulaires, cotraitants, sous-traitants) Ordre de service, projets de décompte, factures, attestation service fait, … Système D’information Système D’information Tout type de document Plateforme de création et d’échanges de documents probatoires Accès direct à la plateforme Accès direct à la plateforme Siège social électronique Dépôt d'un original dans le coffre de VOSGELIS RIC Relevé d’Identité Coffre-Fort

Les documents échangés dans la gestion de la commande publique Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Les documents échangés dans la gestion de la commande publique Commandes Courriers / Plans / photos Attestations de Travaux Réalisés Factures / Autofacturation

Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Piste d’audit fiable L’ensemble des documents, associés aux pièces du marché, permet de disposer d’une piste d’audit fiscale. Les contrôles seront d’autant plus automatisables et simplifiés si: « commande = service fait = facture = mandat »

L’autofacturation en bref Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 L’autofacturation en bref L’autofacturation permet, après validation du service fait, de générer la facture (mandat du prestataire) en lieu et place du fournisseur. Cette facture : reprend sur le fond tous les points de la commande (lignes de commande, tarifs, remises, etc.) respecte sur la forme les exigences (piste d’audit fiable) du code des impôts (article 289-VI) sur la facture PDF : La signant électroniquement avec certificat sécurisé L’archivage dans un coffre-fort probatoire En disposant de tous les éléments permettant de démontrer, aussi bien pour Vosgelis que pour le fournisseur, le respect de la piste d’audit.

Projet de connexion à Chorus Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Projet de connexion à Chorus L’objectif est de : Permettre aux prestataires de continuer à utiliser la plateforme mise à disposition par Vosgelis : Connexion à leur SI (commandes, financier, comptable) Simplification de l’ensemble de leurs procédures Intégration de la mobilité Économies substantielles Permettre à Vosgelis, dans le cadre d’un mandat donné par les prestataires, de se connecter à la plateforme CHORUS factures pour effectuer toutes les opérations relatives au dépôt des factures et les indications sur le règlement.

Usager Fournisseur d’identité et d’authentification FranceConnect Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Fournisseur d’identité et d’authentification FranceConnect Niveau d’authentification Selon eIDAS Portail du fournisseur de services France Connect/SSO sera décliné pour les particuliers, pour les représentants de personnes morales - mais aussi pour les agents des 3FP et les élus Usager

Projet de connexion à Chorus Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Projet de connexion à Chorus Synoptique de cible

Prestataires (titulaires, cotraitants, sous-traitants) Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Services achats, Comptable, Financier, RH Prestataires (titulaires, cotraitants, sous-traitants) Ordre de service, projets de décompte, factures, attestation service fait, … Système D’information Système D’information Tout type de document Accès direct à la plateforme Plateforme de création et d’échanges de documents probatoires Accès direct à la plateforme Dépôt d'un original dans le coffre de VOSGELIS

Merci de votre attention. Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015 Conclusion Merci de votre attention. Echanges et questions réponses