Guide des meilleures pratiques de gestion Marjolaine Plante, Directrice Ressources humaines

Notre mission et nos valeurs La mission : Être la bannière de pharmaciennes et de pharmaciens de famille la plus près de sa clientèle de quartier, en offrant des produits et des services professionnels personnalisés de santé/beauté, à des prix compétitifs, pour le bien-être de ses clients, dans un lieu à l’ambiance agréable. Nos valeurs : unité, service, respect, uniformité et partage

Plan de présentation Introduction Les meilleures pratiques Objectifs Approche Principes directeurs Aperçu des meilleures pratiques Les meilleures pratiques Prioriser ses tâches et planifier efficacement son temps Tenir des réunions efficaces Coacher Miser sur le service à la clientèle La dotation : du recrutement à l’intégration

Objectif Le guide des meilleures pratiques se veut un outil de travail d’aide à la tâche, qui vise à normaliser les meilleures pratiques en gestion dans le but d’accomplir notre mission Uniprix : Être la bannière de pharmaciennes et de pharmaciens de famille la plus près de sa clientèle de quartier, en offrant des produits et des services professionnels personnalisés de santé/beauté, à des prix compétitifs, pour le bien-être de ses clients, dans un lieu à l’ambiance agréable.

Approche En juin 2014, nous avons amorcé une évaluation des meilleures pratiques dans le but : de déterminer quelles sont les meilleures pratiques utilisées par les équipes de gestion dans les succursales Uniprix, Uniprix Santé, Uniprix Clinique et Clinique Santé. d'élaborer un guide pour identifier les meilleures pratiques et les mettre en œuvre.

Approche À cette fin, le gestionnaire de la formation a visité une dizaine de succursales. Les visites, d'une durée d'environ 2 heures, consistaient à rencontrer en personne le gestionnaire ou à lui téléphoner, à observer le système de gestion existant et à poser des questions.

Approche En se basant sur les systèmes de gestion et les entrevues, l'équipe a élaboré un « guide des meilleures pratiques » énonçant les approches recommandées aux fins suivantes : Prioriser ses tâches et planifier efficacement son temps; Tenir des réunions efficaces; Coacher : communiquer efficacement avec son employé; Miser sur le service à la clientèle; La dotation : du recrutement à l’intégration.

Principes directeurs Des résultats importants peuvent être obtenus par l'uniformisation des meilleures pratiques. Ce sont nos clients qui profiteront le plus de la mise en œuvre des meilleures pratiques. Les employés profiteront également de la mise en œuvre des meilleures pratiques. L’ensemble des meilleures pratiques standards sont adaptées aux différentes succursales Uniprix, Uniprix Santé, Uniprix Clinique et Clinique Santé. Le guide des meilleures pratiques sera la norme de base en matière de gestion dans les succursales. Les meilleures pratiques intègrent les notions existantes en matière de gestion (nous ne cherchons pas à réinventer la roue).

Principes directeurs Les meilleures pratiques ne peuvent mener à un changement durable que si elles sont mises en œuvre avec succès. L’application, le suivi et l'effort soutenu sont essentiels au transfert des nouveaux apprentissages et à la réussite. Les meilleures pratiques seront utilisées et démontrées activement en exemple par l'équipe de gestion de la succursale. Les meilleures pratiques doivent être reflétées et renforcées par une rétroaction qui vise les résultats souhaités. Les meilleures pratiques ne sont pas statiques, elles évoluent dans le temps et, par conséquent, elles seront mises à jour de façon continue.

Aperçu des meilleures pratiques de gestion (MP) Au titre 3 : il y a 1 espace de trop avant le mot « les » Au point 3.6 : Idéalement, il faudrait mettre une minuscule au premier « positive ». Au paragraphe 4, j’enlèverais le mot SAC à la fin de tous les points. Au point 5.5, ajouter un « s » à psychométriques

Aperçu des meilleures pratiques de gestion (MP) Au titre 3 : il y a 1 espace de trop avant le mot « les » Au point 3.6 : Idéalement, il faudrait mettre une minuscule au premier « positive ». Au paragraphe 4, j’enlèverais le mot SAC à la fin de tous les points. Au point 5.5, ajouter un « s » à psychométriques

1. Prioriser ses objectifs et planifier efficacement son temps Michel : dans les flèches, aux points 1 et 2, il faudrait remplacer « vos » par « ses » : Lister ses objectifs, Établir ses priorités Dans la première phrase du 1er point, changer « Faites » pour « Faire » et ajouter le mot « de » devant « vos activités » : Faire la liste de vos projets, de vos activités et de vos tâches. Il y a une coquille au point 2. Dans la 2e phrase, il manque un « i » à « objectfs »

1.1 Faire la liste de ses objectifs Faites une liste de vos objectifs : projets, activités et tâches quotidiennement Cette liste doit être rédigée et mise à jour au quotidien, idéalement. Elle peut être rédigée selon vos préférences. Le matin, en commençant votre journée de travail, ou bien le soir, avant de quitter le travail. Cette étape est essentielle. Elle permet de ne rien oublier et de vous libérer l’esprit. Du coup, le stress diminue.

1.1 Faire la liste de ses objectifs Votre liste d’objectifs vous permet de cocher au fur et à mesure ce qui a été terminé durant votre journée de travail. Cette liste évolue tout au long de la journée. Vous devez la consulter régulièrement durant la journée, afin de savoir où vous en êtes dans vos objectifs. Elle permet de retirer des tâches accomplies ou bien d’en ajouter. Le truc du pro : il utilise son agenda Outlook pour créer la liste de ses objectifs.

1.2 Prioriser ses tâches

1.3 Planifier ses objectifs Gérer son temps Pour gérer son temps, il est essentiel de savoir planifier. Accepter de perdre du temps à planifier vos objectifs pour en gagner par la suite. Sinon, vous réagirez aux événements plutôt que de les planifier. Par ex. : Consacrer une demi-heure au téléphone pour réserver vos billets de hockey peut vous épargner de 30 minutes à une heure d’attente au guichet le soir de l’événement. Planifier à la journée, à la semaine et au mois Planifier à la journée, à la semaine et au mois : la liste des choses à réaliser (to do list) est probablement la forme la plus répandue de planification utilisée. Bien que la planification quotidienne soit sans aucun doute utile, la planification hebdomadaire et mensuelle est généralement plus pratique. Elle permet une vue d’ensemble de vos objectifs.

Organiser vos objectifs Maintenir une grande flexibilité 1.4 Organiser son temps Organiser vos objectifs Organiser les objectifs les plus difficiles ou complexes au moment où vos capacités de la journée sont les meilleures. Utiliser cette énergie pour accomplir les priorités du quadrant 1. Réserver du temps Réserver toujours un certain temps au cours de la journée qui vous permettra de traiter les imprévus. Maintenir une grande flexibilité Afin de pouvoir respecter certains délais et être capable d’ajuster rapidement et efficacement votre emploi du temps et les nouvelles priorités qui peuvent apparaître. Michel : 1er paragraphe, fin de la 2e ligne : il manque un accent sur le « où ». 2e paragraphe : enlever le mot « problèmes ». Imprévus est suffisant dans le contexte. 3e paragraphe : 1re ligne : changer « tenir » pour « respecter ». 3e ligne : enlever l’espace de trop avant « temps ». 4e ligne : changer le mot « des » pour « les » : … et les nouvelles priorités… Mettre un point à la fin des trois paragraphes.