Tour d’horizon de la gestion d’un projet Ramadhani Noor, docteur ès sciences INITIATIVE ON RESEARCH AND INNOVATION MANAGEMENT (iRIM)

Sommaire Définition Lancement d’un projet Planification Décomposition de la structure et des taches Réseau du projet et analyse des chemins critiques Calendrier du projet Planification des ressources et du budget Gestion des risques Plan de communication Mise en œuvre, surveillance et contrôle Clôture du projet

Qu’est-ce qu’un projet? Un projet est une entreprise temporaire conçue pour atteindre un objectif unique et spécifique Un projet dispose d’un cycle de vie Concept intitial (question objet de la recherche) / Lancement Planificaiton Exécution / Mise en oeuvre Surveilance et contrôle Clôture (et évaluation) «Triple» constraintes Étendue du projet Coûts / budgets Temps / Ressources Responsable de la gestion d’un projet (PM): Gère et équilibre les contraintes et les risques

Lancement d’un projet Concept du projet (question objet de la recherche) Définition du projet (‘vue d’ensemble’) Objectifs du projet (SMART) Visées du projet (dans le contexte des besoins commerciaux) Produits livrables, étapes clefs, et calendrier du projet Étendue (les limites du projet) Priorité des contraintes , … Évaluation de la faisabilité du projet/ Étude pilote

Formulaire de définition du projet

Planification Surveillance de l’évolution du projet Pourquoi? « Le bon côté d’une absence de planification, c’est que l’échec s’accompagne d’une surprise totale au lieu d’être précédé par une période de soucis et de dépression » [De source inconnue] Surveillance de l’évolution du projet Système d’avertissement précoce

Planification – Plan du projet Le plan d’un projet inclut: -Définition des taches et décomposition de la structure (se reporter aux figures) Matrice de la responsabilité (1 propriétaire pour chaque tache) Estimation des efforts (heure-personne) et de la durée (temps écoulé du début jusqu’à la conclusion d’un projet) Réseau du projet (avec analyse du chemin critique) (se reporter aux figures) Calendrier du projet avec étapes clefs (se reporter aux figures) Estimation du budget et des ressources Analyse des risques

Planification – Décomposition de la structure du travail (WBS) Étendue Zone d’opération Dossier de travail Tache/Produit livrable La décomposition de la structure du travail (WBS) est un arbre hiérarchisé de tache final à accomplir.

Plans de travail/Produits livrables/ Étapes clefs Plan de travail (WP): aire de travail collectivement constituée par des produits livrables associés Un produit livrable est un produit tangible de travail vérifiable Exemple: Rapport de faisabilité Publication Personnel formé Les taches associées et liées au temps forment des étapes clefs

Planification – tache Description de la tache par ex. Préparation de la 1ère version du projet d’installations intermédiaires de soins Lancement au plus tôt Durée (jours) Achèvement au plus tôt Lancement au plus tard Flottement Achèvement au plus tard

Planification – Réseau du projet G F E D C B

Planification – Analyse du chemin critique d’un projet 0 10 10 A 0 0 10 19 2 21 G 24 5 26 19 7 26 F 19 0 26 17 2 19 E 17 0 19 10 7 17 D 10 0 17 10 3 13 C 14 4 17 10 5 15 B 12 2 17

Microsoft WBS – Projet de décomposition de la structure du travail

Planification – Calendrier du projet Diagramme de Gantt – chemin critique du projet Le diagramme de Gantt est un type de diagramme à barres qui permet de visualiser l’avancement d’un projet Chemin critique: Vue – Plus de vies… - Détail Gant

Planification – Méthode de prévisions des ressources Calcul de l’engagement par tache Engagement = effort/durée 1 FTE correspond à environ 70 à 80 % d’engagement Nivellement des ressources task effort (days) duration (days) commitment (%) A 6 12 50 B 4 10 40 C 8 16   90 140

Planification - Budget Qu’est-ce qui est inclus / exclus du budget? Des mesures de contrôle des coûts doivent être mises en place et communiquées aux membres de l’équipe du projet Coûts cumulatifs (cumulative costs) Coûts de base (baseline costs) Temps (time)

Planification - Gestion des risques Risque – évènement capable d’entraver la réussite du projet Major risks Probabilité (probability) Forte (high) Moyenne (medium) Faible (lwo) Impact (impact) Risques majeurs (Major risks)

Planification - Gestion des risques Plan de gestion des risques Conçu pour la prévention des risques À défaut de prévention, la mitigation des menaces moyennant le recours à des plans de contingence avec seuils de déclenchement fixés Première étape: Identification des risques majeurs Deuxième étape: Identification de la cause ou des causes profonde(s) possibles Troisième étape: Plan de prévention des risques Quatrième étape: Mise en place d’un plan de secours

Planificaiton – Plan de communication Vital par rapport à la réussite du projet!!! Qui, quoi, quand, et comment… À partir de courriels, coups de téléphone, téléconférences, réunions, calendriers, procès verbaux, fuseau horaire, documentation, par ex. version de contrôle etc… Délégation / communication et prise de décision à l’intérieur et à l’extérieur du projet Toutes les partis prenantes concernées doivent s’entendre, signer, adopter et procéder à la mise en œuvre

Mise en oeuvre, surveillance et contrôle Concept: Ce qui se passe en réalité  plan original  Prévisions Que doit-on surveiller? Facteurs importants par rapport à la réussite du projet (indicateurs de performance) Opérations entrainées par les données issues des indicateurs de performance Variance traitée/permise en fonction d’une détection précoce et d’une intervention rapide Analyses Pareto (80 % des problèmes sont issus de 20 % des facteurs)

Mise en oeuvre, surveillance et contrôle Nombre de patients Temps Courrant Prévu Dépistage précoce et intervention rapide

Clôture du projet Plan de clôture du projet Vérification que l’objectif du projet a été atteint Information au parties prenantes clef que le projet a été achevé Rédaction du rapport final d’étape Dissémination et reconnaissance Réunion de révision post projet afin de préparer des recommandations pour de futurs projets