LA PROCÉDURE

DESCRIPTION Document de référence décrivant : conditions d’exécution et façon de procéder pour exécuter une tâche administrative ou technique

Description (suite) Manuel de procédures divisé par: - domaines techniques (production, exploitation, administration, gestion du personnel, etc.) ou par : - types d’usages (procédures périodiques, procédures exceptionnelles, etc.)

Description (suite) Qui l’écrit? -Toute personne mandatée à cette fin Pour qui? -Pour toute personne dans une entreprise Pourquoi? -Uniformiser une façon de faire + obtenir les meilleurs résultats Temps de réalisation : 2 h et + Longueur : 1-2 pages en général

Identification Nom du groupe concerné Numéro de la procédure Titre de la procédure Signature de la personne qui a rédigé Signature de la personne qui a approuvé Date Date de la révision de la procédure

Points à traiter Objectif (pourquoi?) - raisons = marche à suivre Période d’application (quand?) - entrée en vigueur Indications (comment?) - séquence chronologique des opérations Personnes concernées (à qui?) - selon fonctions, responsabilité Objectif : énoncé général sert à expliquer la raison d’être de la procédure. Indications = précision et rigueur. Souvent énumération par verbes d’action, suite chronologique, mots lien, point-virgule. Pas mode d’emploi = manière d’utiliser un objet.

Conseils de rédaction Langage neutre = document de référence = consultation Présent de l’indicatif Texte en paragraphes courts Mots précis : définir « acceptable, suffisant, normal »

Marche à suivre Préparation Structuration Rédaction Présentation Révision

Préparation Déterminez le contenu avec soin Réfléchissez : - au bien-fondé de l’établissement de la marche à suivre - au moment opportun pour l’entrée en vigueur - aux personnes concernées par l’application. Consultez des personnes-ressources

Préparation Déterminez le contenu avec soin Rassemblez l’information requise. Exécuter soi-même les différentes étapes. Interviewer les personnes qui exécutent les tâches = clarté et précision.

Questions??? - entrevues Quel est le point de départ du travail à exécuter? À quel moment de l’année, du mois, de la semaine ou de la journée a-t-il lieu? Quelle est la fréquence d’exécution? Qui sont les principaux acteurs? Quelles sont les tâches à exécuter? Quel cas survient le plus fréquemment? Quels sont les aspects les + importants de ce travail? Quels sont les aspects les + difficiles de ce travail? Selon la nature de la procédure, les questions varieront, seront plus ou moins nombreuses.

Structuration Dressez votre plan à partir des 4 composantes identifiées : l’objectif la période d’application l’indication les personnes

Rédaction Rédigez un ou plusieurs alinéas pour chacune des composantes, le point 3 Indications sera le plus consistant. Validez la procédure auprès d’utilisateurs volontaires (personnes questionnées en cours de préparation).

Présentation Adoptez une présentation standardisée. Présentez les éléments d’identification dans un tableau : numéro (code alphanumérique prédéterminé) et titre de la procédure. Numérotez chaque composante et, le cas échéant, les éléments de la partie Indications.

Révision Relisez la procédure à tête reposée. Laissez passer une nuit avant de relire le travail. Faites une 1re lecture en vous attardant au contenu. Faites une 2e lecture + langue et expression. Faites une dernière lecture = présentation.

Sources RTAS Henry Alain et Ignace Monkam-Daverat. Rédiger les procédures de l’entreprise. Paris, Éditions d’Organisation, 1994, p.51-89.