Microsoft® Lync™ 2010 Formation sur les conférences et la collaboration

Objectifs Dans ce cours, vous allez apprendre à : Vous préparer aux réunions en ligne Conférence rendez-vous et code confidentiel Planifier une réunion en ligne Réunions multigroupe/multi-plateforme à l’aide de Lync et d’Outlook Fournir une présentation professionnelle Présentations formelles à l’aide du partage d’écran, de PowerPoint et du tableau blanc Collaborer avec tout le monde, n’importe où Collaboration avec les collègues, où qu’ils soient Utiliser Microsoft Lync Attendee Participation à des réunions en ligne même si Lync n’est pas installé

Préparation aux réunions en ligne Cette section traite des points suivants : Conférences rendez-vous Configuration du code confidentiel Retour aux objectifs

Présentation des conférences rendez-vous Conférences rendez-vous La conférence rendez-vous est une option audio destinée aux réunions en ligne qui permet aux participants, qu’ils soient internes ou externes à votre organisation, de participer à la partie audio d’une réunion à l’aide d’un téléphone. Les participants peuvent simplement composer le numéro figurant dans l’invitation à la réunion, entrer l’ID de conférence et participer à la partie audio. Code confidentiel Si vous n’êtes pas sur votre réseau d’entreprise et si vous souhaitez participer à une réunion à l’aide d’un téléphone, en tant qu’organisateur ou qu’appelant authentifié, vous avez besoin de votre numéro de poste et de votre code confidentiel. Un appelant authentifié est un utilisateur de la même entreprise que l’organisateur de la réunion ou fédéré avec l’entreprise. Chaque utilisateur de votre entreprise peut participer en tant qu’appelant authentifié à l’aide de son code confidentiel et de son numéro de poste. Lorsque vous utilisez votre code confidentiel, vous êtes identifié et authentifié, et votre nom et votre rôle s’affichent dans la liste des participants. Remarque : si vous n’utilisez pas votre code confidentiel, vous pouvez encore participer à la réunion, mais vous n’êtes alors pas authentifié et ne pouvez pas lancer l’appel en tant qu’organisateur. Retour aux objectifs

Configuration du code confidentiel Pour accéder à la page des paramètres de code confidentiel, procédez de l’une des manières suivantes : Ouvrez Microsoft Lync, cliquez sur le menu déroulant en regard du bouton Options, sur Outils, puis sur Paramètres de conférence rendez-vous. Ouvrez Lync, cliquez sur le bouton Téléphone , puis sur Code confidentiel. Affichage des paramètres de code confidentiel Sur la page des paramètres de code confidentiel, sous Code confidentiel, cliquez sur Se connecter. Dans la liste des langues, cliquez sur la langue de votre préférence, puis cliquez sur Se connecter. Sur la page Créer un nouveau code confidentiel, cliquez sur Code confidentiel ou sur Modifier le code confidentiel. Tapez un numéro respectant les conditions relatives aux codes confidentiels dans la zone de texte Code confidentiel, puis tapez à nouveau ce nouveau code dans la zone de texte Confirmer le code confidentiel. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur OK. Remarque : vous devez être sur le réseau d’entreprise pour configurer le code confidentiel. Retour aux objectifs

Paramètres de conférence rendez-vous Sur la page Paramètres de conférence rendez-vous, notez les autres informations utiles telles que : Informations de conférence affectées Ces informations sont l’ID de conférence et l’URL de réunion affectés qui sont automatiquement renseignés dans votre invitation à la réunion lorsque vous planifiez une réunion à l’aide du complément Outlook. Notez que vous pouvez réinitialiser vos informations de conférence affectées à l’aide du lien fourni sur la page. Numéros de téléphone de la conférence Vos participants peuvent utiliser cette liste pour rechercher les numéros de téléphone locaux. Contrôles DTMF en conférence (signaux de numérotation en fréquences vocales ou par touche) Utilisez ces commandes par touche pour contrôler les fonctions de la réunion, comme l'activation/désactivation du micro, le verrouillage/déverrouillage, etc.

Planifier une réunion en ligne Cette section traite des points suivants : Planifier une réunion en ligne à l’aide d’Outlook Sélectionner les options de réunion Sélectionner les options audio Retour aux objectifs

Planifier une réunion en ligne Le complément de réunion en ligne pour Microsoft Outlook s’installe automatiquement lorsque vous installez Lync. Pour planifier une réunion en ligne, procédez de l’une des manières suivantes : Sous l’onglet Accueil d’Outlook, cliquez sur Nouveaux éléments, puis sur Réunion en ligne. Accédez à l’affichage Calendrier dans Outlook, puis cliquez sur Nouvelle réunion en ligne dans le Ruban Outlook pour planifier la réunion. OU Dans l’affichage Calendrier, double-cliquez sur l’heure à laquelle doit débuter la réunion. Cliquez sur Réunion en ligne dans la barre d’outils. Réunion en ligne Retour aux objectifs

Invitation à une réunion Une invitation à une réunion en ligne contient les informations suivantes : Lien Participer à une réunion en ligne Informations audio ID de la conférence Option de réinitialisation du code confidentiel Aide pour les novices Remarque : vous pouvez ajouter votre ordre du jour au-dessus ou en dessous des pointillés dans l’invitation. Ne modifiez pas les informations de réunion placées entre les pointillés, car vous risquez d’empêcher les participants d’accéder à la réunion. Retour aux objectifs

Personnaliser les options de réunion Pour modifier les options par défaut d’une réunion, cliquez sur Options de la réunion dans le Ruban Outlook pour personnaliser les options Niveau d’accès, Présentateurs et Audio. Sélectionnez l’option Personnaliser l’accès et les présentateurs pour cette réunion. Vous disposez alors d’un nouveau lien de réunion et d’un nouvel ID de conférence. Dans la section Accès et présentateur, sélectionnez les options de votre choix. Les options sont détaillées dans cette section. Retour aux objectifs

Personnaliser l’accès à la réunion Déterminez les utilisateurs qui peuvent se connecter à votre réunion sans devoir passer par la salle d’attente de la réunion. Seuls l’organisateur et les présentateurs peuvent autoriser les personnes présentes dans la salle d’attente à accéder à la réunion. Dans la section Accès, sélectionnez l’une des options suivantes : Organisateur uniquement (verrouillé) : seul l’organisateur de la réunion peut se connecter directement à la réunion sans passer par la salle d’attente. Personnes de mon entreprise que j’invite : seules les personnes que vous avez invitées et qui sont authentifiées sur votre réseau d’entreprise contournent la salle d’attente. Personnes de mon entreprise : toutes les personnes de votre réseau d’entreprise qui possèdent le lien de la réunion peuvent accéder directement à la réunion sans passer par la salle d’attente. Tout le monde, y compris les personnes externes à mon entreprise (aucune restriction) : toutes les personnes qui possèdent le lien de votre réunion peuvent contourner la salle d’attente. Les personnes qui se connectent par téléphone évitent la salle d’attente : toutes les personnes qui se sont connectées à la réunion depuis un téléphone peuvent contourner la salle d’attente (sauf si la réunion est verrouillée). Option d’accès Retour aux objectifs

Personnaliser les options de présentateur Par défaut, seuls les présentateurs et les organisateurs peuvent partager leur bureau et leurs applications, présenter des fichiers et gérer les options de la réunion, telles que l’admission des personnes à la réunion. Dans la section Présentateurs, sélectionnez l’une des options suivantes : Organisateur uniquement : seul l’organisateur de la réunion peut partager du contenu et faire entrer des personnes en provenance de la salle d’attente. Personnes de mon entreprise : toutes les personnes de votre entreprise peuvent partager du contenu et faire entrer des personnes en provenance de la salle d’attente. Tout le monde, y compris les personnes externes à mon entreprise (aucune restriction) : toutes les personnes, y compris celles qui ne font pas partie de votre entreprise et qui ne sont pas authentifiées, peuvent partager du contenu et faire entrer des personnes en provenance de la salle d’attente. Personnes que je choisis : pour sélectionner les personnes à définir en tant que présentateurs, cliquez sur Gérer les présentateurs, puis ajoutez les personnes que vous invitez dans la liste des présentateurs. Remarque : pendant la réunion, vous pouvez également promouvoir des participants en présentateurs et rétrograder des présentateurs en participants. Cliquez avec le bouton droit sur le nom d’un participant dans le volet Personnes de la réunion, puis cliquez sur Désigner comme présentateur. Retour aux objectifs

Personnaliser les options audio Pour personnaliser les options audio, cliquez sur l’onglet Audio et téléphone dans la fenêtre Options de la réunion. Sélectionnez l’emplacement à partir duquel la plupart des participants se connecteront. Si vous souhaitez réinitialiser le code confidentiel, cliquez sur Votre code d’appel confidentiel pour accéder à la page des paramètres de conférence rendez-vous et de gestion du code confidentiel. Si vous souhaitez activer les annonces d’entrée et de sortie pour cette réunion, activez la case à cocher correspondante. Remarque : vous pouvez également modifier l’option d’annonce d’entrée et de sortie pendant la réunion. Retour aux objectifs

Enregistrer les paramètres personnalisés Vous pouvez enregistrer vos paramètres de préférence afin de pouvoir les appliquer par défaut à vos réunions futures. Activez l’option Mémoriser les paramètres. Cliquez sur OK. Mémoriser les paramètres Retour aux objectifs

Envoyer une invitation Après avoir configuré les options de la réunion, vous pouvez ajouter les participants, vérifier la date et l’heure, puis envoyer une invitation. La demande de réunion s’affiche dans votre calendrier et les invitations sont envoyées aux participants. Retour aux objectifs

Activité 1 Planifier une réunion à l’aide d’Outlook et définir les rôles et les autorisations Ouvrez Outlook et accédez à l’affichage Calendrier. Cliquez sur Nouvelle réunion en ligne dans le Ruban Outlook. Tapez l’objet de votre réunion, puis sélectionnez la date, l’heure et les participants. Cliquez sur Options de la réunion dans le Ruban Outlook, puis cliquez sur Personnaliser l’accès et les présentateurs pour cette réunion. Sous Accès, sélectionnez les personnes qui peuvent se connecter à votre réunion sans devoir passer par la salle d’attente. Sous Présentateurs, sélectionnez Personnes que je choisis, cliquez sur Gérer les présentateurs, puis ajoutez les présentateurs de votre choix. Cliquez ensuite sur OK, puis envoyez votre invitation. Retour aux objectifs

Activité 2 Convertir une réunion Outlook existante en réunion en ligne Ouvrez une réunion Outlook classique que vous avez déjà planifiée. Cliquez sur Réunion en ligne dans le Ruban Outlook. L’invitation à la réunion est mise à jour en fonction des informations de la réunion en ligne. Les options Participer à la réunion en ligne et Options de la réunion sont à présent disponibles dans le Ruban Outlook. Cliquez sur Options de la réunion dans le Ruban Outlook, puis sur Personnaliser l’accès et les présentateurs pour cette réunion. Sous Accès, sélectionnez Personnes de mon entreprise. Sous Présentateurs, sélectionnez Personnes que je choisis, cliquez sur Gérer les présentateurs, puis ajoutez les présentateurs de votre choix. Cliquez ensuite sur OK, puis sur Envoyer la mise à jour. Retour aux objectifs

Fournir une présentation professionnelle Cette section traite des points suivants : Participer à une réunion Sélectionner l’audio Partager du contenu et collaborer Découvrir les outils de présentation supplémentaires Effectuer un enregistrement de la réunion Retour aux objectifs

Participer à la réunion Pour participer à une réunion, choisissez l’une des méthodes suivantes : Dans l’invitation Outlook, cliquez sur Participer à la réunion en ligne ou sur le lien de la réunion. Si vous disposez de Microsoft Outlook, cliquez sur Participer en ligne dans le rappel Outlook. Copiez-collez le lien de la réunion dans une fenêtre de navigateur. Participer à la réunion en ligne Retour aux objectifs

Sélectionner l’audio de la réunion Sélectionnez l’une des options audio suivantes : Ne pas participer à la réunion audio : sélectionnez cette option si vous souhaitez vous connecter à la partie audio de la réunion depuis un téléphone, à l’aide des numéros de conférence et de l’ID de la conférence. N’oubliez pas que si vous vous connectez en tant que responsable ou qu’appelant authentifié, vous avez également besoin de votre code confidentiel et de votre numéro de poste. Utiliser Lync (audio et vidéo intégrés) : sélectionnez cette option si vous souhaitez utiliser le système audio de l’ordinateur. Veillez à ce que le microphone et les haut-parleurs fonctionnent correctement en utilisant l’option Paramètres du périphérique audio. Dans la réunion, dans la barre de menus, cliquez sur Paramètres, puis sur Paramètres du périphérique audio. M'appeler au : sélectionnez cette option si vous souhaitez que Lync vous appelle et vous connecte automatiquement à la réunion. Grâce à cette option, vous participez à la réunion à l’aide de Lync, mais vous écoutez la partie audio de la réunion sur votre téléphone. Il n’est pas nécessaire d’entrer un numéro de téléphone ni l’ID de la conférence. Retour aux objectifs

Partager votre Bureau Une fois connecté à la réunion, vous pouvez entre autres partager votre Bureau ou un programme, fournir une présentation PowerPoint, insérer un tableau blanc ou une diapositive de sondage, et ajouter des pièces jointes. Pour partager votre Bureau : Dans votre réunion en ligne, cliquez sur Partager. Dans le menu déroulant Partager, cliquez sur Bureau. Une barre s’affiche dans la partie supérieure de l’écran et une lumière apparaît autour de l’écran. Cliquez sur Arrêter le partage pour interrompre l’affichage de votre Bureau. Retour aux objectifs

Partager un programme Pour partager un programme et les fenêtres associées : Cliquez sur Partager dans votre réunion en ligne. Dans le menu déroulant Partager, cliquez sur Programme. Sélectionnez le programme à partager. Une barre s’affiche dans la partie supérieure de l’écran et une lumière apparaît autour de la fenêtre de l’application pour indiquer qu’elle est partagée. Pour cesser de partager votre application, cliquez sur Arrêter le partage. Arrêter le partage Retour aux objectifs

Donner et prendre le contrôle de la session de partage Lorsque vous commencez le partage, vous êtes le seul utilisateur à pouvoir maîtriser le contenu affiché durant la réunion. Vous pouvez toutefois autoriser les autres personnes à contrôler votre session de partage et vous pouvez reprendre le contrôle à tout moment. Céder le contrôle Cliquez sur Céder le contrôle dans la barre de partage en haut de l’écran. Cliquez sur le nom de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le contrôle, puis cliquez sur OK dans le message de confirmation pour continuer. Cette personne peut à présent contrôler votre session de partage et utiliser son clavier et sa souris pour contrôler le contenu partagé. L’option Libérer le contrôle devient alors disponible dans la barre d’outils Réunion en ligne. Pour reprendre le contrôle, cliquez sur Reprendre le contrôle dans le menu Céder le contrôle. Céder le contrôle Retour aux objectifs

Demander le contrôle d’une session de partage Les participants peuvent demander à tout moment le contrôle de votre session de partage. Vous recevez alors une notification vous invitant à accepter ou à refuser la demande. Vous pouvez autoriser tous les participants à contrôler votre session de partage automatiquement en suivant les étapes ci-dessous : Sur la barre de partage en haut de l’écran, cliquez sur Céder le contrôle, puis cliquez sur Accepter automatiquement les demandes de contrôle. Cliquez sur OK. L’option Demander le contrôle est disponible pour tous les participants de la réunion et les demandes sont automatiquement acceptées. Vous pouvez désactiver cette option à tout moment à l’aide des commandes figurant dans le menu Céder le contrôle. Les participants peuvent également libérer le contrôle. Remarque : seule une personne à la fois peut avoir le contrôle de la session. Retour aux objectifs

Fournir une présentation PowerPoint Pour fournir une présentation PowerPoint : Cliquez sur Partager dans votre réunion. Cliquez sur Partager, puis cliquez sur Présentation PowerPoint. Double-cliquez sur le fichier PPT que vous souhaitez partager. Les diapositives s’affichent dans la zone de partage. Pour déplacer les diapositives, utilisez les flèches situées dans le coin inférieur droit de la fenêtre de la réunion. Cliquez sur Afficher les notes du présentateur pour consulter vos notes. Pour afficher les miniatures, cliquez sur l’icône Afficher les miniatures. Utilisez les commandes situées dans la partie inférieure de la réunion pour annoter les diapositives, utiliser un pointeur laser, insérer une image, etc. Pour arrêter la présentation PowerPoint, cliquez sur Arrêter la présentation. Afficher les notes du présentateur Outils d’annotation Afficher les miniatures Retour aux objectifs

Insérer un tableau blanc Utilisez le tableau blanc pour publier une note à destination de tout le monde pendant la réunion ou l’utiliser en tant que page vierge à utiliser pour le remue-méninges. Toutes les personnes participant à la réunion peuvent écrire ou dessiner sur le tableau blanc. Cliquez sur Partager dans votre réunion. Dans le menu déroulant Partager, cliquez sur Nouveau tableau blanc. Une page de tableau blanc est alors insérée dans la zone de partage. Pour écrire ou dessiner sur le tableau blanc, utilisez les outils situés dans la partie inférieure de la réunion. Cliquez sur Arrêter le partage lorsque vous avez terminé. Retour aux objectifs

Insérer une diapositive de sondage Pour créer une diapositive de sondage dans votre réunion : Cliquez sur Partager dans votre réunion. Dans le menu déroulant Partager, cliquez sur Nouveau sondage. Tapez le nom de la page de sondage, une question et les réponses possibles. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé. La page de sondage est insérée dans la zone de partage de la réunion, et les participants peuvent cliquer sur les options pour répondre à votre question. Utilisez les boutons de commande situés dans le bas de la page de sondage pour gérer cette page (ouvrir, fermer, afficher ou masquer les résultats, par exemple). Retour aux objectifs

Prendre des notes de réunion à l’aide de OneNote Utilisez Microsoft OneNote pour prendre des notes pendant votre réunion. Les noms des participants à la réunion sont automatiquement extraits de la réunion et enregistrés dans OneNote. Dans la barre d’outils Réunion en ligne, cliquez sur Actions. Remarque : si cette barre d’outils n’est pas visible, appuyez sur la touche Alt du clavier pour l’activer. Cliquez sur Prendre des notes à l’aide de OneNote. OneNote s’ouvre et vous pouvez taper vos notes de réunion. La liste des participants à la réunion est également automatiquement insérée dans OneNote. Retour aux objectifs

Ajouter la vidéo à la réunion Pour ajouter la vidéo à la réunion : Configurez votre webcam en suivant les instructions correspondantes. Cliquez sur la flèche du menu Vidéo, puis cliquez sur Paramètres du périphérique vidéo. Configurez les paramètres de votre webcam, puis cliquez sur OK. Cliquez sur la flèche du menu Vidéo, puis cliquez sur Ajouter la vidéo. La vidéo s’affiche pour tous les participants à la réunion. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la vidéo, puis sélectionnez l’une des commandes suivantes dans le menu contextuel : Suspendre ma vidéo, Masquer mon aperçu, Développer mon aperçu, Vidéo indépendante, Plein écran et Paramètres du périphérique vidéo. Remarque : après avoir effectué l’une des tâches ci-dessus, cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris sur la vidéo pour annuler la commande. Par exemple, après avoir interrompu la vidéo, cliquez à nouveau avec le bouton droit de la souris sur la vidéo, puis cliquez sur Démarrer ma vidéo pour afficher votre vidéo. Vous pouvez également utiliser les commandes situées en haut de la vidéo pour interrompre la vidéo, afficher la vidéo en plein écran, afficher la vidéo de manière indépendante, etc. Retour aux objectifs

Ajouter ou afficher des pièces jointes Pour ajouter un fichier à votre réunion, comme un document ou une présentation que les participants peuvent télécharger : Cliquez sur le bouton Ajouter ou afficher des pièces jointes. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter des pièces jointes. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur Ouvrir. Par défaut, toutes les personnes de la réunion peuvent enregistrer la pièce jointe en local. Pour contrôler l’accès, cliquez sur la flèche située en regard du fichier, pointez sur Rendre disponible à, puis choisissez l’une des options suivantes : Organisateur de la réunion, Présentateurs ou Tout le monde. Vous pouvez modifier à tout moment le niveau d’accès pendant la réunion. Conseil : pour que vos participants restent concentrés sur votre présentation et ne soient pas distraits, vous pouvez limiter l’accès à l’organisateur ou aux présentateurs au début de la réunion, et rendre le fichier disponible à tout le monde à la fin de votre présentation. Les participants à la réunion peuvent cliquer sur le bouton Ajouter ou afficher des pièces jointes, puis cliquer sur le fichier pour le télécharger en local. Retour aux objectifs

Effectuer un enregistrement d’une réunion Pour effectuer un enregistrement d’une réunion : Cliquez sur le bouton Plus d’options dans la réunion, puis cliquez sur Démarrer l’enregistrement. Les commandes Interrompre et Arrêter deviennent disponibles dans le bas de la fenêtre de la réunion. Cliquez sur le bouton Arrêter et personnalisez les options dans la fenêtre Arrêter l’enregistrement, si nécessaire. Par défaut, Lync sauvegarde vos enregistrements au format d’enregistrement Lync dans l’emplacement suivant : C:\Users\nom_utilisateur\LyncRecordings. Cliquez sur Parcourir pour sauvegarder l’enregistrement dans un autre emplacement. Par défaut, l’option de sauvegarde de l’enregistrement au format .wmv est également activée. Si ce n’est pas le cas, activez la case à cocher Créer également une version que vous pouvez publier pour d’autres personnes (.wmv). Cette option sauvegarde l’enregistrement au format vidéo .wmv que vous pouvez envoyer à d’autres personnes. Retour aux objectifs

Afficher l’enregistrement Pour afficher l’enregistrement : Cliquez sur Démarrer, Tous les programmes, Microsoft Lync, puis sur Microsoft Lync Recording Manager. Conseil : vous pouvez également accéder au Gestionnaire des enregistrements depuis Lync. Dans la barre de menus, cliquez sur Outils, puis sur Gestionnaire des enregistrements. Dans la fenêtre Gestionnaire des enregistrements, indiquez si vous souhaitez afficher l’enregistrement au format Enregistrement Lync Recording ou Enregistrements Windows Media. Cliquez sur l’onglet approprié dans la partie supérieure de la fenêtre Gestionnaire des enregistrements. Sélectionnez un enregistrement, puis cliquez sur Lire. Si vous avez sélectionné le format Enregistrements Windows Media, l’enregistrement est lu dans le Lecteur Windows Media. Si vous avez sélectionné le format Lync, l’enregistrement est lu dans le Lecteur d’enregistrements Lync. Retour aux objectifs

Partager votre enregistrement Pour partager votre enregistrement avec d’autres personnes : Ouvrez le Gestionnaire des enregistrements, puis cliquez sur l’onglet Enregistrements Windows Media. Sélectionnez votre enregistrement, puis cliquez sur Parcourir pour accéder à l’emplacement où vous avez sauvegardé l’enregistrement. Copiez le fichier et publiez-le à un endroit où les autres participants peuvent y accéder. Si vous avez sauvegardé l’enregistrement uniquement au format Enregistrement Lync et que vous souhaitez également disposer d’une version WMV, procédez comme suit : Cliquez sur l’onglet Enregistrement Lync. Sélectionnez l’enregistrement, puis cliquez sur Publier. Dans la fenêtre Enregistrer et publier, modifiez le nom et le chemin d’accès de l’enregistrement, si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK. Conseil : vous pouvez également publier l’enregistrement directement dans un emplacement accessible aux autres participants, comme le site SharePoint de votre équipe. Retour aux objectifs

Activité 3 Partager votre Bureau et vos applications Cliquez sur Participer à une réunion en ligne pour vous connecter à votre réunion. Dans le menu déroulant Partager, cliquez sur Bureau. Notez la présence de la barre de partage en haut de l’écran et de la barre dorée dans la réunion indiquant l’état de partage. Cliquez sur Aperçu pour ouvrir la zone de partage. Cliquez sur Arrêter le partage dans la barre d’outils de partage. Dans le menu déroulant Partager, cliquez sur Programme. Sélectionnez un programme à partager. Notez la présence de la barre de partage et de la notification dans votre réunion. Cliquez sur Arrêter le partage. Retour aux objectifs

Activité 4 Fournir une présentation PowerPoint Dans le menu déroulant Partager, cliquez sur Présentation PowerPoint. Sélectionnez le fichier PowerPoint de votre choix, puis cliquez sur Ouvrir. Utilisez les outils en bas de l’écran pour déplacer les diapositives ou pour annoter vos diapositives PowerPoint. Cliquez sur Arrêter le partage. Retour aux objectifs

Activité 5 Insérer et utiliser un tableau blanc Dans le menu déroulant Partager, cliquez sur Nouveau tableau blanc. Une page de tableau blanc est insérée dans votre réunion. Effectuez des annotations sur le tableau blanc à l’aide des outils situés dans la partie inférieure de l’écran. Cliquez sur Insérer une image, puis sélectionnez une image à insérer sur le tableau blanc. Insérez une flèche de marquage, une coche ou une croix à l’aide du bouton de marquage. Cliquez sur Arrêter le partage. Retour aux objectifs

Collaborer avec tout le monde, n’importe où Cette section traite des points suivants : Collaborer avec vos contacts Démarrer une réunion en ligne non planifiée Démarrer une téléconférence non planifiée Retour aux objectifs

Collaborer avec vos contacts Grâce à Lync, vous pouvez bénéficier des fonctions de conférence et de collaboration sans devoir planifier de réunion en ligne. Vous pouvez partager votre écran avec un collègue à distance, fournir une présentation PowerPoint ou partager des idées sur le tableau blanc en ligne. Double-cliquez sur le nom d’un contact pour ouvrir une fenêtre de conversation. Dans le menu déroulant Partager, sélectionnez l’une des options de présentation : Bureau Programmes Présentation PowerPoint Nouveau tableau blanc Nouveau sondage Vous pouvez utiliser les fonctions de collaboration et les options de partage de la même manière que pour les réunions planifiées. Retour aux objectifs

Démarrer une réunion en ligne non planifiée Utilisez l’option Conférence maintenant pour démarrer rapidement une réunion en ligne improvisée et inviter des participants. Ouvrez Lync, cliquez sur la flèche d’affichage du menu en regard du bouton Options, puis sur Conférence maintenant. Sélectionnez une option audio, puis connectez-vous à la réunion. Pour inviter des participants, cliquez sur le menu déroulant Options des personnes. Pour ajouter des personnes faisant partie de votre organisation ou d’une organisation fédérée, ou pour inviter une personne par téléphone, cliquez sur Inviter par nom ou numéro de téléphone. Vous pouvez également déplacer des contacts de votre liste de contacts et les faire glisser vers la fenêtre de réunion. Pour envoyer une invitation par courrier électronique à une personne faisant partie de votre organisation ou non, cliquez sur Inviter par courrier électronique, puis envoyez l’invitation Outlook qui s’ouvre automatiquement. Retour aux objectifs

Démarrer une téléconférence non planifiée Démarrer une téléconférence non planifiée avec plusieurs contacts Dans la liste de contacts, appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée, puis sélectionnez les contacts à appeler. Cliquez avec le bouton droit sur l’image ou le bouton de présence du dernier contact, pointez sur Démarrer une téléconférence, puis cliquez sur Lync. Vos contacts reçoivent alors une alerte d’invitation à la conférence qui leur permet de participer à votre conférence. Alerte d’invitation à la conférence Participer à une téléconférence non planifiée Si vous avez été invité à une téléconférence, cliquez sur l’alerte d’invitation à la conférence qui s’affiche dans le coin inférieur droit de l’écran de votre ordinateur. Vous êtes alors ajouté à la téléconférence. Retour aux objectifs

Activité 6 Démarrer une réunion en ligne non planifiée (Conférence maintenant) Ouvrez Lync, cliquez sur la flèche d’ affichage du menu en regard du bouton Options, puis sur Conférence maintenant. Cliquez sur le bouton Options des personnes, puis cliquez sur Inviter par nom ou par numéro de téléphone. Recherchez un contact ou sélectionnez-en un dans la liste, puis cliquez sur OK. Votre invité reçoit une alerte et peut participer à la réunion en cliquant sur la notification ou sur Accepter. Retour aux objectifs

Microsoft® Lync™ 2010 Attendee Cette section traite des points suivants : Comprendre Lync Attendee Participer à une réunion à l’aide de Lync Attendee Configurer les paramètres audio et vidéo Options de Lync Attendee Retour aux objectifs

Microsoft Lync 2010 Attendee Lync Attendee est un client enrichi qui vous permet de participer à des réunions en ligne. Vous n’avez pas besoin de Lync ni d’un compte sur le serveur qui héberge la réunion. Fonctionnalités Lync Attendee fournit toutes les fonctions de messagerie instantanée, audio, vidéo et de collaboration de données pendant une conférence. Interopérabilité Si Lync Attendee et Communicator 2007 R2 sont installés, le programme approprié à la réunion s’ouvre automatiquement lorsque vous participez à une réunion en ligne. Retour aux objectifs

Configuration requise pour Lync Attendee Si vous utilisez Windows, vous avez juste besoin de Lync Attendee et du lien vers la réunion, qui est généralement fourni dans un message électronique envoyé par l’organisateur. Lync Attendee sélectionne automatiquement la meilleure combinaison possible de paramètres de périphérique à utiliser pour la réunion en ligne, mais vous pouvez également personnaliser ces paramètres. Si Communicator 2007 R2 et Lync Attendee sont installés, les paramètres de périphérique modifiés et enregistrés sur un client sont enregistrés sur l’autre. Lync Attendee peut être installé sur votre ordinateur par votre organisation ou vous pouvez le télécharger à l’adresse suivante, si votre organisation vous y autorise : http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=164090&clcid=0x40c Retour aux objectifs

Participer à l’aide de vos informations d’identification d’entreprise Pour utiliser vos informations d'identification réseau : Cliquez sur le lien vers la réunion dans l’invitation pour ouvrir la fenêtre d’ouverture de session Lync Attendee. Sélectionnez Participer à l’aide des identifiants attribués par votre entreprise. Dans la zone d’adresse de connexion, tapez votre adresse de messagerie comme indiqué dans l’exemple. Cliquez sur Participer. Sélectionnez une option audio, puis cliquez sur OK. Vous êtes alors connecté à la réunion et pouvez utiliser l’audio, la vidéo ou la messagerie instantanée pour communiquer avec les autres participants. Retour aux objectifs

Participer en tant qu’invité Pour participer en tant qu’invité : Dans la fenêtre de connexion, sélectionnez Participer en tant qu’invité. Tapez votre nom tel qu’il doit s’afficher dans la réunion, puis cliquez sur Participer. Si l’organisateur a activé la salle d’attente, vous êtes dirigé vers la salle d’attente de la réunion jusqu’à ce qu’un présentateur vous accepte. Sinon, vous êtes automatiquement connecté. Salle d’attente Retour aux objectifs

Accéder aux options audio et vidéo Lync Attendee configure automatiquement les paramètres en fonction du périphérique auquel vous vous connectez. Vérifier les paramètres audio Dans la barre d’outils, cliquez sur Paramètres. Si cette barre d’outils n’est pas visible, appuyez sur la touche Alt du clavier pour l’activer. Cliquez sur Paramètres du périphérique audio. Dans la fenêtre Options de Lync Attendee, cliquez sur l’onglet Périphérique audio. Retour aux objectifs

Configurer les paramètres audio et vidéo Sous l’onglet Périphérique audio, vérifiez vos haut-parleurs et votre microphone et réglez-les si nécessaire. Cliquez sur l’onglet Périphérique vidéo, puis sélectionnez la webcam à utiliser. Cliquez sur Paramètres de la webcam pour régler les options, si nécessaire. Périphérique audio Périphérique vidéo Retour aux objectifs

Options de Lync Attendee Vous pouvez également vérifier ou modifier les options de Lync Attendee avant le début de la réunion. Cliquez sur Démarrer, puis sur Tous les programmes. Cliquez sur Microsoft Lync Attendee. Dans la fenêtre Options de Lync Attendee, vérifiez et modifiez les options de votre choix. Retour aux objectifs

Révision Ce cours de formation a abordé les thèmes suivants : Se préparer aux réunions en ligne Conférence rendez-vous et code confidentiel Planifier une réunion en ligne Réunions multigroupe/multi-plateforme à l’aide de Lync et d’Outlook Fournir une présentation professionnelle Présentations formelles à l’aide du partage d’écran, de PowerPoint et du tableau blanc Collaborer avec tout le monde, n’importe où Collaboration avec les collègues, où qu’ils soient Utiliser Microsoft Lync Attendee Participation à des réunions en ligne même si Lync n’est pas installé

© 2010 Microsoft Corporation. Tous droits réservés © 2010 Microsoft Corporation. Tous droits réservés. Microsoft, Exchange ActiveSync, Excel, Lync, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Windows Server et les autres noms de produits sont ou peuvent être des marques et/ou des marques déposées aux États-Unis ou dans d’autres pays/régions. Les informations contenues dans cette présentation sont fournies à titre indicatif uniquement et représentent l’opinion actuelle de Microsoft Corporation au moment de cette présentation. Microsoft doit répondre à l’évolution des conditions du marché. Par conséquent, cette présentation ne doit pas être considérée comme un engagement de la part de Microsoft. En outre, Microsoft ne garantit pas la précision des informations fournies après la date de cette présentation. MICROSOFT N’ACCORDE AUCUNE GARANTIE, EXPRESSE, IMPLICITE OU STATUTAIRE, QUANT AUX INFORMATIONS CONTENUES DANS CETTE PRÉSENTATION. Retour aux objectifs