GTPA – 23 avril 2009 / page 1 Yaël GRANGE-LAVIGNE HR-SPS-OP Procédure des voyages officiels Nouveautés Retrait des cartes Hertz et Europcar Formulaire unique d’autorisation de voyage
GTPA – 23 avril 2009 / page 2 Nouveautés Retrait des cartes Hertz et Europcar Formulaire unique d’autorisation de voyage Procédure des voyages officiels Nouvelle version de la procédure disponible : eguide/voyage/proc_voy_off_fr.asphttp://admin-eguide.web.cern.ch/admin- eguide/voyage/proc_voy_off_fr.asp Lien sur la liste des nouveaux types de voyages Définition de l’indemnité de subsistance Procédure pour les voyages aux Etats-Unis Rôle de l’agence de voyage Carlson Wagonlit Rôle du secrétariat (de groupe ou de département) Précisions concernant l’utilisation du véhicule privé Saisie du claim “Voyages Officiels” : guides et démo Rappel : le bénéficiaire doit avoir un enregistrement valide dans la base de données
GTPA – 23 avril 2009 / page 3 Nouveautés Retrait des cartes Hertz et Europcar Formulaire unique d’autorisation de voyage Procédure des voyages officiels Procédure “full credit voucher” de l’agence de voyages Informer le voyageur que l’empreinte de sa CB peut être demandée par le loueur. Analyse de la procédure par le Service des claims pas de contrôle rigoureux des tarifs appliqués cartes peu utilisées dans les départements suivi de la facturation plus difficile Où en sommes-nous avec le retrait des cartes ?
GTPA – 23 avril 2009 / page 4 Nouveautés Retrait des cartes Hertz et Europcar Formulaire unique d’autorisation de voyage Procédure des voyages officiels Objectifs d’un formulaire unique : Intégrer la nouvelle liste des types de voyage Uniformiser la demande de voyage, en conformité avec le Règlement du personnel S’assurer que le membre du personnel soit informé des conditions de son voyage avant son départ (en particulier si la subsistance est réduite) Formaliser les autorisations requises, notamment pour les missions hors des Etats membres Faciliter l’organisation du voyage par le secrétariat et le traitement du claim de voyage officiel Projet de demande d’autorisation de voyage