6 1 : A quoi sert la gestion de projet 2 : Le projet et le rôle du chef de projet 3 : COMMUNIQUER avec les acteurs 4 : CADRER les objectifs et les acteurs 5 : CADRER le scénario du projet PREVOIR l ’organigramme des tâches 7 : PREVOIR la planification 8 : PREVOIR l ’analyse des risques 9 : REAGIR au cours du projet 10 : VALIDER les produits 11 : CLORE le projet 12 : Les grandes phases de la GdP 6 SEQUENCE PEDAGOGIQUE

Activité PREVOIR L'activité « CADRER » permet de savoir où on va et comment, dans les grandes lignes. Il faut maintenant préciser les choses, Préparer le projet Quelles actions détaillées à faire pour réaliser la projet ? Quand et comment les acteurs vont-ils être impliqués? pour quelles productions ? Quand et comment le budget sera-t-il mobilisé ? Quelles ressources humaines faut-il mettre en place pour conduire le projet ? ... S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Les finalités de l ’activité PREVOIR L ’organigramme technique des tâches (O.T.) Arborescences des tâches du projet. La planification du projet (S7) Planning avec les dates et les ressources. L'analyse des risques de dérives (S8) Mesures de prévention des défaillances. La prévision repose sur l ’application de méthodes et d ’outils techniques largement utilisés dans l ’industrie ... S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Sommaire « Prévoir l ’organigramme des tâches » L ’exercice, la restitution, les exemples Les apports généraux Le principe de décomposition des tâches La représentation intégrée de l ’O.T. Les différentes tâches Les différentes liaisons entre tâches (+) La représentation séparée de l ’O.T. (+) Le processus de l ’O.T. (+) Le but de l ’O.T. avant, pendant, après le projet (+) Les méthodes de gestion de projet La conclusion L ’essentiel de l ’ordonnancement (+) Recenser, caractériser et enchaîner les tâches de l ’O.T. S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

L ’exercice d ’organigramme des tâches Etude de cas : en groupes Enoncé avec liens libres, Restitution par métaplan, Choisir un rapporteur dans chaque groupe, Durée, ... Autres exercices (liens imposés) CLIQUER S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Restitution O.T. : exemple n°1 Liens libres Saisie par Claude DUBOST S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Restitution O.T. : exemple n°2 Liens libres Saisie par Claude DUBOST S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Restitution O.T. : exemple n°3 Liens libres Saisie par Claude DUBOST S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Restitution O.T. : exemple n°4 Liens imposés A B E F C D G H I J K M L N S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Exemple d ’organigramme des tâches COLLOQUE 1-ETUDES 2-CONTENU 3-INTERVENANTS 4-LOGISTIQUE 6-FINANCEMENT 5-COMMUNICATION 22-DEFINITION 21-ANALYSE 23-PROGRAMME 221-PROPOSITIONS 222-VALIDATIONS 31-RECHERCHE 32-CONTRATS 33-DOCUMENTS 41-ANALYSE 42-HOTELERIE 43-IMPRIMERIE 44-CONVOCATIONS 421-CHOIX 422-RESERVATION 431-CHOIX 432-EDITION 4321-DOCUMENTS 4322-COMMUNICATION 441-LISTE 442-COURRIERS 51-ANALYSE 52-PLAN 53-REALISATION 531-SUPPORTS 532-DIFFUSIONS S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Le principe de décomposition des tâches CAHIER DES CHARGES PROJET PRODUIT Niveaux de détails Tâche Produit Intervenant PHASES chronologie Sous tâches NOTION D'ORGANIGRAMME TECHNIQUE (OT) S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

La représentation intégrée de l ’O.T. Produit Phase Produit Dossier programme Dossier études Niveau 1 de détails Faire études Intervenants principaux Produit Sous phase Sous phase Produit Dossier programme Dossier APS Dossier APD Faire APS Faire APD Niveau 2 Détails intervenants et rôles principaux S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Les différentes tâches Tâche élémentaire C’est une tâche de base qui est caractérisée par une durée, une consommation de ressource, ... Sous-tâche Pour faire l’étude d’une tâche, il peut être utile de la décomposer en sous-tâche, il est alors réalisé un ordonnancement secondaire que l’on pourra ou non faire apparaître dans le planning général. Tâche résumée ou récapitulative Pour faire le suivi d’un ensemble de tâche (toutes les tâches d’une phase, par exemple), il est utile de faire une tâche récapitulative. Cette tâche récapitulative est éventuellement le niveau de précision attendu par un interlocuteur mais n’est pas significatif pour celui qui fait l’ordonnancement. S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Les différentes tâches Le Jalon C’est une tâche, en général de durée nulle, qui marque une étape clé du projet (revue de projet, décision...). Prédécesseur - successeur Les prédécesseurs d’une tâche A sont les tâches qui conditionnent la réalisation de cette tâche A. Les successeurs d’une tâche A sont les tâches dont la réalisation est conditionnée par la tâche A. Prédécesseur Successeur Tâche A S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Les différentes liaisons entre tâches Plusieurs types de liaisons en fonction de la contrainte à gérer dans la tâche amont pour que la tâche aval se réalise. Il faut que la tâche A soit ... pour que la tâche B puisse ... S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Les différentes liaisons entre tâches La liaison Fin-Début : c’est la plus courante Il faut que la tâche A soit terminée pour que la tâche B puisse commencer. Cette liaison est notée FD (ou sans précision ) A B FD La liaison Fin-Fin : Il faut que la tâche A soit terminée pour que la tâche B puisse se terminer. Cette liaison est notée FF A B FF S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Les différentes liaisons entre tâches La liaison Début-Début : Il faut que la tâche A ait commencée pour que la tâche B puisse commencer. Cette liaison est notée DD A B DD Les liaisons avec décalage Quelque soit le type de liaison, il est possible de la compléter par un décalage dans le temps en plus ou en moins : Il faut que la tâche A soit ... depuis ... jours pour que la tâche B puisse ... La liaison est notée ... + ou - ? j Exemple : B a pour prédécesseur A avec une liaison FD + 10 j A B FD + 10j S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

La représentation séparée de l ’O.T. WBS (Work Breakdown Structure) Phases Faire études Faire APS Faire APD PHASES PBS (Product Breakdown Structure) Dossiers Dossier programme études APS APD PRODUITS RELATIONS OBS (Organisation Breakdown Structure) MOu COP MOe BET INTERVENANTS S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Le processus de l ’O.T. des tâches Guide méthode Découper travail Organigramme tâches-produits Cahier des charges Analyser produit Estimer Evaluer travail Organigramme évalué Diagnostics Actions Planifier travail Organigramme planifié Analyser les risques Affecter ressources et budget + histogramme S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Le but de l ’O.T. avant le projet Structurer en phases, lots et tâches, décomposant ainsi le projet en action élémentaire de plus en plus précise, Etablir de façon claire les domaines de responsabilité entre lots de travaux, Faciliter la négociation et la communication, Etablir une codification. S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Le but de l ’O.T. pendant le projet Effectuer des synthèses, délais et coûts par sous phases (ou sous projet), Orienter les seuls informations utiles vers les responsables concernés, Faciliter les modifications, en permettant d'isoler le module dans lequel le changement survient S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Le but de l ’O.T. après le projet La comparaison avec d'autres projets niveau par niveau, La capitalisation de l'expérience et l'exploitation statistique (bilan), Enrichir les cycles de vie et créer des références pour des estimations charges / délais / coûts, Faciliter les analyses post-mortem. S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Les méthodes de gestion de projet Une technique d'analyse de projet : SADT (Structured Analysis and Design Technique) Produit d'entrée (ex : besoin) de sortie (ex : bâtiment) Contrôle Ressources humaines et matérielles Tâches (action) S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Les méthodes de gestion de projet La méthode SADT Est utilisée pour décrire le déroulement d'un processus et identifier différents concepts qui permettent de représenter le projet : Les produits Ils représentent les résultats et sont désignés par un nom d'objet. Les tâches Elles représentent les actions et sont désignées par un verbe. Les ressources Elles représentent les acteurs et sont désignées par un nom de personne. et les conditions de contrôle de ces tâches Les contraintes. S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

L ’essentiel de l ’ordonnancement L ’organigramme des tâches Recensement des tâches et sous-tâches, Caractérisation des tâches, Enchaînement des tâches. La planification Séquence pédagogique 7. S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Recensement des tâches et sous-tâches C’est un travail délicat, il est indispensable de ne pas oublier de tâches. Il ne faut pas tomber dans l’excès inverse en décomposant de façon trop détaillée. Il faut adapter le découpage à l’opération et à ses enjeux. S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Caractérisation des tâches Il faut ensuite définir les caractéristiques des différentes tâches : contenu, durée, consommation de moyens (ressources), conditions à remplir aux préalables (contraintes), urgence (priorité). S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES

Enchaînement des tâches A partir des caractéristiques des différentes tâches, il faut définir les liens existant entre les tâches. Il existe un lien entre deux tâches lorsque la réalisation de l’une (tâche amont) conditionne la réalisation de l’autre (tâche aval). S6 - PREVOIR L'ORGANIGRAMME DES TACHES