PROCESSUS D’AUDIT PLANIFICATION DES AUDITS Chapitre 11 PROCESSUS D’AUDIT PLANIFICATION DES AUDITS

Etapes d’audit Suivi Préparation du rapport. Clôture des non-conformités Planification des visites de surveillance, audits de vérification, etc. Archivage des enregistrements Préparation de l’audit Préparation et planification. Visite préliminaire Plan détaillé. Déroulement de l’audit Réunion d’ouverture Audit Préparation de la fin de l’audit. Réunion de clôture

Objectifs d’un audit Déterminer les possibilités d’amélioration du système qualité S’assurer qu’il est conforme à ISO 9001, et/ou à tout autre norme (déterminer la conformité ou la non-conformité) Satisfaire aux exigences réglementaires Assurer la certification

Procédure d’audit Les activités d’audit doivent être documentées dans une procédure qui comprend : la définition des responsabilités, la définition des autorités les qualifications requises pour les responsables d’audits et auditeurs les conditions d’utilisation de spécialistes, si nécessaire…

Le responsable d’audit Une personne qualifiée et autorisée pour manager un audit

L’auditeur Une personne qualifiée et autorisée pour réaliser un audit ou une partie d’un audit.

L’audité Il coopère avec l’auditeur pour la planification et la conduite de l’audit. Il facilite les accès aux auditeurs Il met à disposition des accompagnateurs Il assiste aux réunions d ’ouverture et de clôture Il met en œuvre les actions correctives

Procédure d’audit Méthode pour prévoir, mettre en œuvre, conduire les audits et suivre les activités en y incluant les actions correctives Règles pour le classement des non-conformités

Procédure d’audit Forme et diffusion des rapports d’audit, des fiches de non-conformité, check-lists et autres documents requis pour établir le rapport Enregistrements, archivage et conservation

Procédure d’audit Les audits externes font généralement l’objet d’un accord à l’avance avec l’audité et sont planifiés Cependant, des audits non annoncés peuvent être entrepris par l’organisme certificateur ou les clients de l’audité ou leurs représentants, selon la politique qu’ils ont adoptée ou lorsqu’il y a une justification pour effectuer un tel audit.

Programmation des audits Un audit est planifié lorsqu’une entreprise fait appel à un organisme tierce partie afin d’auditer son système qualité en vue de la certification

Programmation des audits Lors de la programmation d’un audit, les points suivants doivent être pris en compte : le statut et la taille de l’organisme la mise en place d’un système qualité la conclusion d’un contrat particulier (avant ou après) une modification significative du système qualité la qualité – suspecte - du produit ou service

Planification Choix de l’équipe d’audit Identification des exigences et spécifications en matière de qualité. Notification du fournisseur / de l’audité, des objectifs de l’audit Détermination d’une date de l’a Visite préliminaire Collecte des informations– surtout les parties les descriptions des processus qui nécessitent une attention particulière

Visite préliminaire Rencontrer la direction et les responsables qualité Déterminer le référentiel et les exigences associées Informer l’audité des objectifs de l’audit S’assurer que l’audité est prêt pour l’audit

Visite préliminaire Une visite préliminaire pour : prendre connaissance des produits, des équipements associés et de l’état du SMQ comprendre les processus pour planifier l’audit évaluer la durée de l’audit et décider de la composition de l’équipe d’audit identifier le besoin d’équipements aborder les problèmes éventuels de sûreté (accès, déplacements…)

Visite préliminaire Répondre aux questions de l’audité Mettre au point les arrangements pratiques Obtenir une copie du manuel qualité et des procédures majeures Prendre connaissance de la disposition du site

Planification détaillée Rassembler toutes les informations de l’audité Choisir l’équipe d’audit Préparer le plan d’audit et adresser une copie à l’audité Prévoir une réunion de l’équipe d’audit Préparer les check-lists d’audit (questionnaires)

Planification détaillée Informer l’audité des spécifications de l’audit : durée de l’audit composition de l’équipe d’audit arrangements pratiques exigences administratives

Préparation Adresser à l’équipe d’audit : les exigences de l’audit et/ou tout contrat suivant lequel l’audit doit être mené les documents à remplir tels que fiches de non- conformités, check-lists, etc.

Préparation La durée de l’audit et la composition de l’équipe d’audit dépendent : de la taille et de la complexité des processus de l’entreprise auditée de la norme appliquée de la compétence des auditeurs

Préparation Réunion de l’équipe d’audit Il est préférable de réunir l’équipe d’audit avant le début de l’audit sur site L’objet de cette réunion doit couvrir : le plan d’audit la répartition des auditeurs la politique de l’audit et son déroulement

Préparation Dispositions d’administration de l’audit L’équipe d’audit peut avoir besoin d’une réservation hôtel, d’un support bureautique, et tout au dans un long de l’audit, d’une pièce de travail afin de débattre des résultats et préparer les rapports. Le déjeuner sera de préférence léger, rapide et se déroulera dans un lieu facile d’accès

Préparation La préparation devra prendre en compte les modes de fonctionnement de l’entreprise les habitudes locales les attentes des clients Le responsable d’audit devra veiller à ce que l’équipe soit sensibilisée pour agir avec tact et maintenir de bonnes relations avec l’audité.