1 L’application Courriers absentéistes

Constat - Si les écoles et les établissements se sont dotés d’outils de gestion de l’absentéisme, ils ne disposent pas d’outils partagés de traitement des situations d’absentéisme. -La variété des outils de gestion empêche la recherche d’une politique cohérente qui permette aux différents échelons hiérarchiques de travailler conjointement. Nous ne disposons pas de chiffres fiables sur le phénomène de l’absentéisme. 2

Contraintes techniques et déontologiques  Les différents logiciels de gestion de l’absentéisme ne peuvent être interconnectés.  La CNIL interdit la création d’un fichier central recensant les élèves absentéistes.  Les doubles saisies, dans deux systèmes différents, ne sont pas acceptables pour les personnes concernées. 3

La solution: Courriers absentéistes  Courriers absentéistes est une application qui simplifie, uniformise et généralise la génération de courriers d’alerte en direction des familles.  Cette application a été pensé comme un outil facilitant le travail des acteurs de terrain et renforçant les liens entre les différents niveaux hiérarchiques.  4

Courriers absentéistes: comment cela marche?  L’application permet d’aller chercher les élèves dans les bases de données élèves.  D’un simple clic, on peut générer un courrier à destination des parents, ou décider le passage au seuil suivant.  L’application n’est pas reliée aux logiciels de gestion des absences, permettant aux Directeurs d’école et aux Conseillers Principaux d’Education de prendre des décisions éclairées sans processus automatique. 5

Les différents seuils  Trois seuils sont définis:  Le seuil 1: plus de 4 demi-journées d’absence non-justifiées sur le mois.  Le seuil 2: plus de 10 demi-journées d’absence injustifiées sur le mois ou plus de 20 demi-journées d’absences cumulées depuis le début de l’année scolaire.  Le seuil 3: plus de 40 demi-journées d’absences non-justifiées cumulées depuis le début de l’année scolaire. 6

Modalités opératoires  La génération des courriers entraîne la création d’un fichier pdf à destination de l’opérateur.  A chaque seuil correspond un courrier particulier qui a été travaillé dans le respect des textes en vigueur.  Le passage à un nouveau seuil ne peut se faire qu’au bout d’un mois pour laisser se déployer le travail de dialogue avec la famille et l’élève.  Les autorités académiques n’ont pas accès aux données nominatives de l’application. 7

Une intégration qui permet à chacun d’assumer ses responsabilités 1/2  A chaque seuil correspond un signataire. Pour les seuils 2 et 3, le décideur détermine les destinataires du courrier (à qui il décide d’envoyer une copie)  Mais l’opérateur (école ou établissement) est le seul qui puisse déclencher les courriers et le passage d’un seuil vers un autre.  La signature, numérisée, est apposée automatiquement sur le courrier. 8

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Une intégration qui permet à chacun d’assumer ses responsabilités 2/2 Les signataires/ décideurs SeuilPremier degréSecond degré Plus de 4 demi- journées d’absences dans le mois Directeur d’écoleChef d’établissement (ou CPE) Plus de 10 demi- journées d’absences dans le mois ou plus de 20 demi-journées depuis le début de l’année scolaire Inspecteur de l’éducation nationale de la circonscription Chef d’établissement Plus de 40 demi- journées d’absences depuis le début de l’année scolaire Directeur départemental des services de l’éducation nationale 10

Courrier pour le seuil 1 11

Courrier pour le seuil 2 12

Courrier pour le seuil 3 13

L’application Courriers absentéistes offre d’autres possibilités  Elle permet, dans le respect des principes de la CNIL, de saisir et de partager des informations facilitant le travail des opérateurs: nom et statut d’une personne ressource, causes de l’absentéisme, informations conservées et accessibles uniquement pour l’année courante et suivante après déclenchement du seuil 1, informations limitées à 140 caractères.  Elle permet d’obtenir des informations statistiques, pour chaque seuil: pour les établissements, en comparaison des établissements de même typologie pour les autorités académiques qui peuvent ainsi suivre l’évolution de l’absentéisme sur les différents territoires Les taux d’absentéistes obtenus sont davantage significatifs que le taux d’absentéisme habituellement utilisé. 14

Courriers absentéistes les avantages  L’ergonomie de l’application facilite le travail de l’opérateur et lui permet de rationnaliser ses alertes.  Chaque niveau hiérarchique assume, de manière coordonnée, ses responsabilités et son implication dans la lutte contre l’absentéisme.  L’application permet d’offrir des informations statistiques et opérationnelles aux différents acteurs de l’Education nationale qui faciliteront la politique de lutte contre l’absentéisme. 15

Courriers absentéistes le calendrier  Mi-juin/mi-juillet 2014: déploiement d’une version dans les établissements permettant de la tester et de faire remonter les problèmes rencontrés.  Début septembre 2014: déploiement de la version opérationnelle et de son utilisation par l’ensemble des écoles et établissements de l’académie. 16