L’organisation d’un événement en eau libre. Kevin Laflamme Comité organisateur de la Traversée internationale du lac Mégantic

Plan de la présentation 1.Le choix du type de circuit (ouvert ou fermé); 2.L’importance des bénévoles et des officiels; 3.La sécurité nautique et terrestre; 4.Les communications; (VIP et commanditaires) 5.L’importance donnée aux athlètes!

1.Circuit ouvert ou circuit fermé Le choix du type de circuit est très important en fonction des particularités des nageurs, du plan d’eau et du nombre d’embarcations disponibles. La gestion d’un circuit fermé est plus simple. Favoriser le circuit fermé pour les courses amateurs avec des nageurs moins expérimentés. Les nageurs de plus haut niveau préfèrent généralement les circuits ouverts. « C’est de la vraie eau libre! »

1.Circuit ouvert ou circuit fermé La stratégie des nageurs est très différente en circuit ouvert comparativement au circuit fermé. Course très différente pour les spectateurs. Faire le choix du circuit en fonction de la disponibilité des embarcations, des bénévoles et de la géographie du plan d’eau.

2.L’importance des bénévoles et officiels Il est important que les bénévoles et les officiels se sentent impliqués et encadrés tout au long de l’événement car sans eux, il n’y a pas d’événement. Il faut choisir des responsables de département fiables et minutieux. Afin de conserver nos bénévoles à long terme, il ne faut pas les submerger dans leurs tâches. Si possible, jumeler un stage de formation des officiels avec l’événement.

2.L’importance des bénévoles et des officiels Prévoir un responsable pour chacun des départements suivants: La sécurité nautique; La logistique (installation du circuit et du site); La gestion des embarcations (kayaks et bateaux); Le volet médical; La gestion des V.I.P.; Le protocole; L’hébergement; Les officiels; Les transports.

L’implication du milieu Il faut favoriser l’implication des gens du milieu, c’est la longévité de l’événement qui en dépend. Si possible, jumeler l’événement « natation » avec un événement culturel (festival), les coûts de gestion et de publicité sont diminués. Avoir un commentateur qui peut informer les spectateurs autant sur la course que sur les particularités de la natation en eau libre. 2.L’importance des bénévoles et des officiels

La sécurité des nageurs doit être la priorité # 1 des organisateurs d’un événement en eau libre. Les nageurs veulent sentir que la sécurité est une priorité pour les organisateurs. Tous les capitaines de bateaux doivent connaître le plan de sécurité et les différents points d’évacuation. (réunion d’avant course) L’identification des embarcations est importante afin de contrôler la circulation sur le lac.

Les points d’évacuation doivent être bien visibles sur le lac et sur la route. Aviser les services d’urgence et le centre hospitalier local de la tenue de l’événement. Être en contact constant avec les services météorologiques et s’adapter en conséquence. Chaque nageur doit être sous surveillance constante. (kayak)

Le personnel médical doit être présent et disponible en tout temps pendant l’événement, une blessure peut survenir à tout moment. (avant, pendant et après) S’informer si certains nageurs ont des allergies ou s’ils prennent des médicaments. En cas d’urgence, on sauve du temps. (formulaire médical à faire remplir avant) Sur le site d’arrivée, il faut prévoir: – Ambulance- Couvertures chaudes – Médecin- Serviettes – Infirmière- Spa – Nourriture adaptée- Douches – Sauveteurs dans l’eau à l’arrivée – Transport pour escorter le nageur dans le besoin.

4.Les communications Il est important d’avoir des communications efficaces entre les différents intervenants sur le lac. (officiels, sécurité, commentateurs). Prévoir un nombre de fréquences radio suffisant. (officiels, commentateurs, sécurité, logistique). Avoir un protocole d’information advenant le cas d’une évacuation afin d’éviter la confusion et la surcharge des ondes radio.

4.Les communications La gestion des V.I.P. et des médias L’importance accordée aux VIP et aux médias est très importante. Ils sont des partenaires essentiels dans la tenue de l’événement, ils doivent se sentir apprécié. Prévoir des embarcations afin qu’ils puissent voir la course de près ainsi qu’une personne pouvant leurs fournir des informations sur la course. La présence et l’implication des VIP à la remise des bourses est importante. Prévoir repas et breuvage sur l’embarcation.

5.L’importance donnée aux athlètes! -L’organisation doit être consciente de la réalité des athlètes en lien avec le décalage horaire, la nourriture, les allergies, etc. -S’assurer constamment de la satisfaction des athlètes par rapport à l’organisation. Ils sont notre meilleure publicité. Être attentif aux commentaires. -Tenter de maximiser les bourses remises aux athlètes. Lors d’un événement international, pourquoi ne pas bonifier les bourses aux nageurs québécois et canadiens dans le but de favoriser la participation et le développement de l’eau libre chez nous.

Informer le service de traiteur de prévoir de la nourriture adaptée aux athlètes et en quantité suffisante. Avoir des transporteurs disponibles en tout temps pour les transports locaux et vers l’aéroport. Prévoir des périodes d’entraînement en lac et en piscine. Respecter l’horaire établi. Prévoir le WI-FI pour les athlètes. 5.L’importance donnée aux athlètes!

Le souci du détails est important. Il est important que les installations soient sécuritaires pour éviter les blessures aux nageurs. (quai, fond du lac) 5.L’importance donnée aux athlètes!

En guise de conclusion: La collaboration entre les événements La collaboration entre les événements est très importante sous plusieurs points: - Partage des connaissances; - Partage des équipements; - Partage des coûts; - Encadrement des nageurs. « Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin. »

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