La dématérialisation des pièces comptables Journée du 8 juillet 2015
I-Processus de dématérialisation des factures: 3 étapes Réception facture Numérisation facture Transmission
3 étapes Réception de facture : - au siège - dans les 6 directions de proximité Numérisation :11 scanners (génération PDF) Transmission : Workflow informatique
Workflow de transmission des factures Corbeille de pré enregistrement Acteur : service courrier Action : Scanner facture, pré saisie comptable, date arrivée facture Destinataire : Responsable technique Corbeille responsable technique Acteur : Responsable technique Action : Visa technique Destinataire : service comptabilité Corbeille Comptabilité Acteur : comptable Action : saisie facture sur système comptable Destinataire : Valideur Corbeille Directeur Acteur : Directeur Action : Bon à payer (Visa) Destinataire : Service du mandatement Corbeille du mandatement
II-Dématérialisation des échanges Ordonnateur - Comptable public Déploiement du PESV2 (Protocole d’Echange Standard) : septembre 2014 Périmètre : Pièces comptables : mandats, titres, bordereaux Pièces justificatives : Factures, marchés
Avant dématérialisation Deux flux : un flux numérique pour les données (Indigo) et un flux papier pour les mandats, bordereaux
Après dématérialisation Un seul flux entre l’ordonnateur et le trésorier (Hélios):le PES V2 incluant les pièces justificatives dématérialisées et la signature électronique
BENEFICES ATTENDUS « Améliorer l’efficacité, la traçabilité, la fluidité du processus comptable » Réduire les délais de paiement Gagner en productivité (délais de visa/archivage) Améliorer le contrôle interne : traçabilité des documents Meilleure gestion du besoin en fonds de roulement Impact environnemental : réduction de la consommation du papier
MISE EN OEUVRE Pilotage conjoint DAF/DSI : compétence technique - compétence métier Analyse des processus existants afin de les optimiser Organisation de sessions de formation pour accompagner les utilisateurs Acquisition de matériels et de licences
Points de vigilance Un clic équivaut à une signature PESV2 : Audit du fichier fournisseur Contrôle des comptes de contrepartie Liste des pièces justificatives