Conseil Académique Commission Formation et Recherche Réunion du 03/12/15 Présentation contexte dossier « Doctorat » par Sylvie Pommier, Chargée de mission Responsable du Collège Doctoral de l'Université Paris-Saclay Retour du GT « Doctorat » et discussion sur les textes concernant : - le projet de charte de doctorat Université Paris-Saclay - la procédure de dérogation pour diriger une thèse sans HDR sur la proposition de : -format des diplômes Points - sur le processus de nomination des directeurs d’ED - sur l’organisation du CAc pour répondre aux demandes concernant le doctorat CAC Commission F&R 03/12/15 Ordre du jour Pour charger les docs : saclay.fr/index.php/s/VPobqdqmshFuN0Yhttps://share.universite-paris- saclay.fr/index.php/s/VPobqdqmshFuN0Y

CAC Commission F&R 03/12/15 Préambule : GT Doctorat Ce que l’on attend du CAC : le règlement intérieur de l’université Paris-Saclay précise les attributions du Conseil Académique concernant le doctorat. Ces attributions reprennent les dispositions légales qui prévoient de l’instance ayant le rôle de conseil scientifique de l’établissement porteur de : - donner son avis sur la charte des thèses de l’Université Paris-Saclay, notamment de fixer le nombre maximum de doctorants encadrés par un directeur de thèse, - donner son avis sur les directeurs d’écoles doctorales en vue de leur nomination par le Président de l’Université Paris-Saclay, - se prononcer sur les personnes qui peuvent être autorisées à diriger des thèses, en l’absence d’habilitation à diriger des recherches (HDR) Le CAC est l’instance de suivi de la bonne application des règles en matière de formation doctorale, il établit pour le conseil d’administration de l’Université Paris-Saclay un bilan de l’application de la charte des thèses. Constitution d’un groupe de travail Doctorat au sein du CAC (sondage Foodle, retour le 15 novembre) : 11 réponses - Mise en place d’une date de réunion par Doodle (message à toute) : Lundi 30 novembre (8 membres du CAC) + différents échanges de mails

Charte du doctorat Concrètement rappel du contexte : - - Le projet de charte du doctorat résulte de négociations qui ont été assez longues et parfois compliquées (Cf. longueur du texte), examiné in fine lors de la réunion de préfiguration du conseil du collège doctoral et des doctorants élus au CAC, le 10 juillet - Extraits Chatre du Doctorat, Point sur la situation : - - « En attendant que le CAC puisse se prononcer et pour éviter aux doctorants de devoir se présenter à nouveau dans les services de la scolarité, il leur a donc été demandé de signer un document s’engageant à appliquer la charte en vigueur et à s’informer des évolutions du texte » - « Une rénovation du cadre réglementaire national est annoncé pour 2016 avec une application en septembre 2016 » - « …, il est souhaitable d’envisager dans l’agenda du CAC d’examiner une nouvelle version de la charte du doctorat au printemps 2016 pour une application en Septembre 2016 »

Charte du doctorat Proposition de travail : Réunion plénière : donner un avis sur la proposition de charte transitoire  avis favorable sans modifications de la charte transitoire (mais possibilité d’accompagner cet avis avec une liste de points que le CAC souhaite voir modifiés, et/ou rediscutés en vue de la charte de sept 2016)  avis favorable avec demandes de modifications pour la charte transitoire  avis défavorable sur la proposition de charte transitoire Objectifs commission R & F : Examiner les points soulevés par le GT doctorat, les compléter, en vue de les présenter et de les soumettre au vote lors de la session plénière

Charte PROVISOIRE du doctorat VII. Rôle et responsabilités des partenaires de la formation personnalisée du doctorant VII.2.1 Le doctorant (p 10) Le doctorant est un chercheur en phase de formation. L’inscription en doctorat, lui confère un certain nombre de droits et lui impose un certain nombre de devoirs et d’obligations, vis-à-vis de l’école doctorale qui organise la formation doctorale et vis-à-vis de l’établissement qui prononce son inscription et qui délivre le diplôme de doctorat. En vertu de l’article 14 de l’arrêté de 2006, le doctorant est pleinement intégré à l'unité de recherche. Cette intégration lui confère un certain nombre de droits et lui impose un certain nombre de devoirs et d’obligations, vis-à-vis de l’unité de recherche, vis-à-vis de l’établissement qui héberge l’unité de recherche et/ou qui en assure la gestion et plus généralement vis-à-vis des établissements tutelles de cette unité de recherche.l’arrêté de 2006 Il peut bénéficier d’une aide financière dédiée à la préparation du doctorat et peut avoir signé un contrat de travail, pour la préparation de la thèse, ce qui lui confère un certain nombre de droits et lui impose un certain nombre de devoirs et d’obligations, vis-à-vis du bailleur de fonds et/ou de son employeur. => Peut prêter à confusion, on peut sous entendre qu’un étudiant peut préparer une thèse sans avoir un financement pour la durée du projet doctoral Proposition remplacer le paragraphe par : Il peut bénéficier d’une aide financière dédiée à la préparation du doctorat et peut avoir signé un contrat de travail, pour la préparation de la thèse, ce qui lui confère un certain nombre de droits et lui impose un certain nombre de devoirs et d’obligations, vis-à-vis du bailleur de fonds et/ou de son employeur. Le doctorant a un certain nombre de droits et un certain nombre de devoirs et d’obligations, vis-à-vis du bailleur de fonds et/ou de son employeur. Question pour le vote : Etes vous d’accord pour supprimer ce paragraphe : OUI/NON

Charte PROVISOIRE du doctorat VII. Rôle et responsabilités des partenaires de la formation personnalisée du doctorant VII.2.1 Le directeur de thèse (p 12) Le directeur de thèse a les responsabilités, droits et devoirs suivants : - …… - pour que soit garantie sa disponibilité, avoir simultanément sous sa responsabilité au maximum cinq doctorants (article 17 de l’arrêté du 7 août 2006).7 août 2006 Un nombre inférieur à cinq doctorants peut être arrêté, pour un champ disciplinaire particulier ou une école doctorale particulière, par le conseil académique de l'Université Paris-Saclay, après avis du conseil de l'école doctorale. Le nombre maximum de doctorants encadré est alors précisé dans le règlement intérieur de l’école doctorale. En cas de partage de la direction scientifique des projets doctoraux, de cotutelles internationales, ou de situations exceptionnelles, le conseil de l’école doctorale pourra accorder des dérogations individuelles après un examen préalable de chaque situation individuelle par le conseil de l'école doctorale, selon des modalités définies dans le règlement intérieur de l’école doctorale ; Débat sur le nombre maximal de doctorants encadrés par un directeur de thèse. Possibilité de dérogations individuelles : examen par le conseil de l’ED selon des modalités définies dans le RI de l’ED. Avis du CAC non demande (?) Question pour le vote : êtes vous d’accord pour le maintien d’un nombre maximum de 5 doctorants OUI/NON

Charte PROVISOIRE du doctorat VIII. Définition et faisabilité du projet doctoral, VIII.2 Préparation du doctorat à temps plein (p 17) Le directeur de l’école doctorale, le directeur de l’unité de recherche et le directeur de thèse s’engagent à informer le candidat à l’inscription en doctorat des divers dispositifs permettant de bénéficier d’un contrat de travail dédié à la préparation de la thèse et s’engagent à l’assister dans ses démarches de candidature. Les acteurs institutionnels du doctorat chercheront à développer les programmes permettant au doctorant de disposer d’un financement dédié à la réalisation de son projet doctoral, assorti d’un contrat de travail à temps plein. Si le candidat dispose d’un contrat de travail de droit français dédié à la formation doctorale (contrat doctoral, contrat CIFRE, contrat formation-recherche…), les conditions de financement du doctorant garantissant le bon déroulement du projet doctoral sont réunies dès lors que le montant brut mensuel du salaire du doctorant est supérieur au SMIC brut à temps plein. Si le candidat dispose d’une autre aide financière dédiée à sa formation doctorale (bourse d’un gouvernement étranger), celle-ci devra dans tous les cas satisfaire les exigences de la législation nationale. Le directeur de l’École Doctorale s’assure, dans tous les cas, que le directeur de thèse et le directeur de l’unité de recherche ont obtenu, en amont de la première inscription en doctorat, le financement du doctorant pour toute la durée du projet doctoral. Dans tous les cas, les conditions de financement du doctorant garantissant le bon déroulement du projet doctoral, ne sont pas réunies, si le financement, quelle que soit sa nature, envisagé pour le doctorant, ne le place pas dans des conditions déontologiquement acceptables [1]. Les écoles doctorales fixent, dans leur règlement intérieur, un seuil minimal de financement déontologiquement acceptable. [1] => Peut prêter à confusion, seuil variable selon les ED Proposition : Les écoles doctorales fixent, dans leur règlement intérieur, un seuil minimal de financement déontologiquement acceptable. Question pour le vote : êtes vous d’accord pour retirer ce paragraphe : OUI/NON [1] [1] Il serait déontologiquement inacceptable que le doctorant soit placé en situation de pauvreté pendant la préparation de son doctorat. Le seuil minimal de financement déontologiquement acceptable défini dans le règlement intérieur de l’école doctorale doit donc être supérieur au seuil de pauvreté en Ile de France (seuil à 60% = 993 euros mensuel net : données de 2012).au seuil de pauvreté

Charte PROVISOIRE du doctorat IX. Le déroulement du doctorat, IX.1 Durée du doctorat (p 19) En vertu de l’article 15 de l’arrêté de 2006, la préparation du doctorat à temps plein s'effectue, en règle générale, en 36 mois. Dans le cas des doctorants à temps partiel, la durée cumulée de préparation de la thèse de référence est également de 36 mois. La durée effective de préparation de la thèse tient compte de la quotité de temps de travail consacrée par le doctorant à la préparation du doctorat. Sauf cas exceptionnels, celle-ci doit rester inférieure à 6 ans.l’article 15 de l’arrêté de 2006 Chacun des partenaires de la formation d’un doctorant veillera dès l’élaboration du projet doctoral à inscrire celui-ci dans une durée de 36 mois. Une prolongation de la durée de la thèse peut être demandée auprès du directeur de l’école doctorale, selon des modalités précisées dans son règlement intérieur, après avis du directeur de thèse et du directeur d'unité de recherche et sur demande motivée du doctorant. Une inscription en quatrième année est nécessaire si la soutenance n’a pas lieu avant le 31 août de l‘année en cours. Si la soutenance est prévue avant le 31 décembre de l’année en cours, l’inscription reste nécessaire, mais une dispense de versement des droits d’inscription peut être accordée par l’établissement membre ou associé de l’Université Paris-Saclay au sein duquel est préparé de doctorat (dispense relevant d’une décision générale du conseil d’administration de cet établissement). La prolongation du doctorat en quatrième année, avec une soutenance prévue après le 31 décembre de l’année en cours, est dérogatoire. La demande de dérogation est examinée, lors de l’inscription, par le directeur de l’école doctorale et proposée au président de l’université Paris-Saclay. Le conseil de l’école doctorale et le conseil académique de l’Université Paris-Saclay sont informés a posteriori de la liste des dérogations accordées. Au-delà de la quatrième année, toute prolongation relève d’une dérogation selon les modalités définie dans l’article 15 de l’arrêté de 2006 et rappelées ci-après « des dérogations peuvent être accordées, par le président de l’Université Paris-Saclay, sur proposition du directeur de l'école doctorale et après avis du directeur de thèse et du conseil de l'école doctorale, sur demande motivée du candidat ».l’article 15 de l’arrêté de 2006 Dans tous les cas, l’école doctorale s’assure que les conditions scientifiques, matérielles et financières sont réunies pour garantir le bon déroulement des travaux et cela jusqu’à la fin du projet doctoral. Question pour le vote : êtes vous d’accord sur la durée de 36 mois (sachant que des dérogations sont possibles) : OUI/NON

Charte du doctorat  Format de la charte (pour septembre 2016) :  Débat sur la proposition de revoir la charte (20p) avec un format plus réduit en donnant les principes fondamentaux communs et de renvoyer au RI des différentes ED.  Question pour le vote : êtes vous favorable à la rédaction d’une charte plus concise pour septembre 2016  OUI/NON Calendrier : Le collège doctoral souhaite s’engager dans une démarche qualité (avec une certification externe). Il y aura donc une explicitation des procédures ainsi qu’un suivi de différents indicateurs et du respect de ces procédures. La démarche qualité prévoit une revue de direction au sein du conseil du collège doctoral qui donne lieu à un bilan et à la proposition de mesures correctives. Ce bilan sera présenté annuellement au conseil académique Le CAc rédige une synthèse qui est transmise au CA.

Procédure de dérogation pour diriger une thèse sans habilitation à diriger des recherches Version provisoire : établie lors du conseil du collège doctoral de l’Université Paris-Saclay du 05 Juin Attention, cette procédure ne pourra entrer en vigueur qu’après validation par le conseil académique de l’Université Paris-Saclay. « Les fonctions de directeur ou de codirecteur de thèse peuvent être exercées : -par les professeurs et assimilés au sens des dispositions relatives à la désignation des membres du Conseil national des universités ou par des enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère de l'éducation nationale ; par les personnels des établissements d'enseignement supérieur, des organismes publics de recherche et des fondations de recherche, habilités à diriger des recherches ; -- par d'autres personnalités, titulaires d'un doctorat, choisies en raison de leur compétence scientifique par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de l'école doctorale et après avis du conseil scientifique de l'établissement. » Conformément à l’arrêté, deux cas principaux peuvent amener à une dérogation pour diriger une thèse sans HDR : - du fait de son statut ou des statuts de son employeur, la personnalité n’est pas professeur ou assimilé au sens du CNU ou enseignant de rang équivalent, pourtant elle est titulaire d’un doctorat, dirige des doctorants et est reconnue par ses pairs comme un enseignant de rang équivalent à celui de professeur des Universités; elle pourra alors demander une dérogation permanente à l’Habilitation à Diriger des Recherches -la personnalité, titulaire d’un doctorat, est susceptible d’obtenir son habilitation à diriger des recherches à court terme ; elle pourra alors demander une autorisation dérogatoire à diriger des recherches. -Proposition : du fait de son statut ou des statuts de son employeur, la personnalité titulaire d’un doctorat, n’est pas professeur ou assimilé au sens du CNU ou enseignant de rang équivalent, pourtant elle dirige des doctorants et justifie un rang; elle pourra alors demander une dérogation permanente à l’Habilitation à Diriger des Recherches

Procédure de dérogation pour diriger une thèse sans habilitation à diriger des recherches Version provisoire : établie lors du conseil du collège doctoral de l’Université Paris-Saclay du 05 Juin Attention, cette procédure ne pourra entrer en vigueur qu’après validation par le conseil académique de l’Université Paris-Saclay. 1) Procédure de transition Toute personnalité, titulaire d’un doctorat ; appartenant à l’un des établissements membres de l’Université Paris Saclay ; qui dirige actuellement un doctorant inscrit en doctorat dans l’un des établissements membres de l’Université Paris Saclay, en vertu d’une dérogation permanente à l’Habilitation à Diriger des Recherches ou bien en vertu d’une autorisation dérogatoire à diriger des recherches accordée par le chef de l’établissement membre de l’Université Paris Saclay où le doctorant est actuellement inscrit en doctorat ; verra sa dérogation transférée dans le cadre de l’université Paris Saclay, pourvu qu’elle en fasse la demande à l’école doctorale et qu’elle présente un document attestant de la dérogation en cours. Cette procédure de transition reste en vigueur jusqu’à ce que le conseil académique de l’Université Paris Saclay soit en mesure de se prononcer sur les nouveaux dossiers de demande de dérogation à l’HDR. Le conseil académique de l’Université Paris Saclay sera informé de la liste des dérogations transférées à l’Université Paris Saclay du fait de cette procédure de transition.  Question pour le vote : êtes vous favorable à la cette procédure transitoire de dérogation à l’HDR  OUI/NON

Procédure de dérogation pour diriger une thèse sans habilitation à diriger des recherches Version provisoire : établie lors du conseil du collège doctoral de l’Université Paris-Saclay du 05 Juin Attention, cette procédure ne pourra entrer en vigueur qu’après validation par le conseil académique de l’Université Paris-Saclay. Procédure de dérogation permanente à l’HDR La demande de dérogation permanente est accordée par le chef d'établissement, après avis du conseil académique de l’Université Paris-Saclay, sur proposition du directeur de l'école doctorale. Le dossier de demande de dérogation comprendra : un curriculum vitae détaillé de la personnalité qui demande à bénéficier de la dérogation comportant sa liste de publications et une présentation détaillée de ses expériences d’encadrement de recherches ; une courte lettre de la personne qui introduit la demande de dérogation pour en expliquer le contexte et les motivations. Le dossier sera transmis au directeur de l’école doctorale, qui émettra une proposition avant de faire suivre pour avis au conseil académique, puis au président de l’Université Paris Saclay. Cas particulier : Les enseignants-chercheurs ou chercheurs en activité, de rang A au sens des élections du conseil académique de l’Université Paris-Saclay, disposeront d’une proposition favorable de dérogation permanente à l’Habilitation à Diriger des Recherches de la part de l’école doctorale, pourvu qu’ils en fassent la demande ou que leur établissement en fasse la demande. Si nécessaire, une même demande peut être établie, pour une liste de bénéficiaires, par leur établissement employeur, membre de l’université Paris Saclay. Dans tous les cas les demandes de dérogations sont instruites par le Conseil Académique de l’Université Paris Saclay. Cas particulier : Une demande de dérogation permanente peut être introduite par le représentant d’un établissement, pour une personnalité qui n’est pas encore membre d’un établissement de l’université Paris Saclay. Le cas peut se rencontrer par exemple, dans le cadre d’une candidature d’une personnalité étrangère sur un poste, si la dérogation permanente est un élément d’attractivité sur le poste. Proposition : Cas particulier : Les enseignants-chercheurs ou chercheurs en activité, de rang A au sens des élections du conseil académique de l’Université Paris-Saclay, disposeront d’une proposition favorable de dérogation permanente à l’Habilitation à Diriger des Recherches de la part de l’école doctorale, pourvu qu’ils en fassent la demande ou que leur établissement en fasse la demande. Si nécessaire, une même demande peut être établie, pour une liste de bénéficiaires, par leur établissement employeur, membre de l’université Paris Saclay. Dans tous les cas les demandes de dérogations sont instruites par le Conseil Académique de l’Université Paris Saclay.

Procédure de dérogation pour diriger une thèse sans habilitation à diriger des recherches Version provisoire : établie lors du conseil du collège doctoral de l’Université Paris-Saclay du 05 Juin Attention, cette procédure ne pourra entrer en vigueur qu’après validation par le conseil académique de l’Université Paris-Saclay. Proposition d’une motion rappelant que le passage de l’HDR doit être la règle et que les demandes de dérogations doivent être exceptionnelles Calendrier de mise en place de la procédure de dérogation (pour les demandes à partir de

Procédure de dérogation pour diriger une thèse sans habilitation à diriger des recherches Version provisoire : établie lors du conseil du collège doctoral de l’Université Paris-Saclay du 05 Juin Attention, cette procédure ne pourra entrer en vigueur qu’après validation par le conseil académique de l’Université Paris-Saclay.

Proposition d’une motion rappelant que le passage de l’HDR doit être la règle et que les demandes de dérogations doivent être exceptionnelles Calendrier de mise en place de la procédure de dérogation d’HDR (pour les demandes à partir de En amont : évaluation du nombre actuel de demandes de dérogation par an Propositions : - Commission had hoc (définir le nombre de personnes, représentation des disciplines …) pour le CAC du 19 février - Périodicité de l’examen des demandes de dérogations : 2 périodes en janvier et juin

Nomination des directeurs d’ED Les directions d’ED ont été nommées à titre intérimaire, car les propositions de directeurs doivent recevoir l’avis des conseils d’ED, or ceux-ci ne seront opérationnels qu’après l’élection des représentants des doctorants qui ne pourra avoir lieu que lorsque les étudiants seront majoritairement inscrits. Calendrier de mise en place de la procédure de nomination des directeurs d’ED : Propositions : - Examen des avis des conseils d’ED et des dossiers des directeurs intérimaires d’ED par le GT Doctorat. - Retour du GT Doctorat lors de la session plénière du 19 février Vote en session plénière du CAC du 19 février 2016

Format des diplômes