Records Management : état de l’art, usages et gains attendus L’ABC du Records Management ou quelles sont les clés pour le Records Management (appui sur la norme ISO 15489) Intervention de Pierre FUZEAU Consultant expert Membre du comité de normalisation international SC11 et national CN11 sur le Records Management

l’information stratégique dans les organisations Le champs L’information stratégique, l’information probante, l’information et les risques s’y rapportant L’information : le document trés certainement, mais aussi la donnée La transversalité des organisations mais avant tout, le coeur des activités. Le premier concerné : le responsable d’activité et évidemment le mandataire social. Une césure importante et trés claire : les archives ne sont pas des records. Les records se rapportent davantage aux archives courantes et intermédiaires mais pas aux archives historiques ou définitives.

Le records management ou l’archivistique revisitée L’innovation Une tradition [européenne] ancienne attachée aux chartes et contrats depuis les temps les plus reculés (rédaction, signature, migration (copiages papyrus ou parchemins), conservation, consultations) Compte tenu des spécificités du droit anglo-saxon, nécessité a été d’appliquer à un volume important d’information les règles de traitement des documents essentiels. Le monde anglo-saxon préhempte à partir du 20ème siècle les méthodes et organisations de records management compte tenu des volumes à traiter et des nouvelles technologies disponibles sur le marché (machine à écrire, microfilm, puis dématérialisation actuelle). Les théoriciens anglosaxons sur le records management s’appuient sur les travaux universitaires comme ceux de l’université de Pittsburgh (Usa) ou ceux de l’université de Monash (Australie). C’est d’ailleurs la norme nationale australienne AS4390 qui a servi de base pour la norme internationale ISO 15489 (1990_2001).

Les 5 clés majeures pour un RM réussi Economique Juridique Efficacité, praticité Optimisation des processus RM dont RH Une sémantique / cartographie des connaissances simple et adaptée (dossiers-classification) Être conforme à la réglementation (ILM) Traçabilité Log Méta-données Doit être pratique au quotidien (constitution, classement, …) Optimisation du stockage Une collection d’information accessible par processus Signatures Optimisation des migrations Constituer des informations (ou/et documents) probantes Doit être la base de la connaissance (KM) Maîtrise des coûts et budgets Doit permettre de revisiter des données pour innover Optimisation des flux Gestion des processus RM dont contrôle Système RM réussi= démarche qualité totale Plans de continuité d’activités (PRA) Maîtrise de l’information à risque Maîtrise dans le temps du processus Gestion renforcée des Vital records Expertise et contrôle des techniques des migrations et des résultats Maîtrise de de confidentialité Gestion des habilitations et des niveaux de classes de records Expertise et contrôle technique de la conservation (numérique, film, papier) Pérennité Sécurité

Merci de votre attention Le records management : un projet d’entreprise à part entière Merci de votre attention SERDA www.serda.com Pierre Fuzeau Consultant expert Groupe SERDA Pierre.fuzeau@serda.com