Réunion de fin de projet Sécurisation de la phase d’administration des médicaments en établissement médico-social Réunion de fin de projet 19 janvier 2016 Maïka BERROUET Anne-Marie de SARASQUETA CCECQA Marion LOUVRIER OMEDIT Aquitaine-Guadeloupe

LES 3 PHASES DU PROJET Etat des lieux 1. Approche a posteriori (en interne) Recueil des écarts par rapport à la prescription 2. Approche a priori (journée d’appui) Autoévaluation du processus d’administration Points forts et amélioration Axes d’amélioration Rencontres inter établissements Finalisation et mise en œuvre du plan d actions Evaluation des actions mises en œuvre (en interne) Autoévaluation du processus d’administration Recueil des écarts d’administration

Les établissements participant à la phase 3 19 établissements (21 phase 1) 17 EHPAD, 1 ITEP, 1 MAS Répartition géographique Dordogne: 4 Gironde : 5 Landes : 2 Lot et Garonne: 4 Pyrénées Atlantiques: 4

Les établissements participants (2) Les médecins (phase 1) Médecins 18 médecins coordonnateurs 244 médecins traitants 0,37 ETP en moyenne 13,6 médecins en moyenne Étendue : 0,2 à 0,6 Étendue : 1 à 35

Les établissements participants (3) Les pharmacies 40 Pharmacies 32 officines 1 seule pharmacie = 6 étab 4 pharmacies = 1 étab 8 PUI 3 pharmacies = 3 étab 13 pharmacies = 1 étab Alternance mensuelle Alternance trimestrielle En même temps

Les établissements participants (2) Informatisation de la prescription Etablissements n=19 Informatisés n=16 (+1) Non informatisés n=2 PUI n=7 Officine n=9 n=1

Les rencontres inter-établissements Thématiques Nombre d’établissements visités Nombre d’établissements visiteurs Préparation du médicament et contrôle 3  6 Administration 4 13 Enregistrement 2 Surveillance 5 Sensibilisation et formation des professionnels impliqués dans la prise en charge médicamenteuse 1 Total 15 33

Résultats des autoévaluations pluridisciplinaires Autoévaluation sur excel 4 étapes Préparation et contrôle des médicaments Administration proprement dite Enregistrement et tenue du dossier Surveillance

Phase de préparation et contrôle

Si tous les points forts étaient présents …

Evaluation 1 (N= 21) Prescription informatisée La préparation des doses à administrer est réalisée à partir du ou des supports de prescription On voit que la préparation est très souvent issue de recopiage, à moment donné ou à un autre, que ce soit par le médco ou les IDE , pour les P° manuscrites sur ordonnancier , pour les fax pour la régularisation des P° orales ou modifications de TTT, mais aussi pour la préparation des injections , des aérosols, des gouttes, recopiées sur support spécial ou sur tableau véléda, ou encore sur les fiches en T de planification murale Le plan d’administration est automatiquement mis à jour en cas de changement de prescription Non, il y a un iatus de mise à jour, un moment où il n’y a pas de mise à jour automatique, avec donc le risque de ne pas mettre en place le nouveau TTT, de ne pas arrêter le TTT qui doit être arrêté, de laisser l’ancienne posologie alors qu’elle a été modifiée Les médicaments sont prescrits par nom de spécialité Donc là, on a regardé si les médic étaient uniquement prescrits par nom de spé, et si P° informat en prescrivant par nom de spé on pouvait avoir la DCI à côté. On voit donc que la P° par nom de spé a encore de beux jours devant elle, ce qui pose problème ensuite pour les IDE lorsqu’il y a substitution ou équivalence , car elles doivent préparer des médicaments avec des supports de prescription où le nom du médicament n’a pas été changé. Les équivalences ou les substitutions sont validées au sein de la sous commission de CME ou par le médecin coordonnateur en lien avec les prescripteurs et le pharmacien. Peu d’établissements disposent d’une liste préférentielle ou d’un livret TTT. Les étab qui n’en disposent pas sont essentiellement des EHPAD qui ne sont pas adossées à un CH. On a également constaté des établissements où existait une LP ou un LT, qui n’était pas utilisé par tous les prescripteurs, ou par aucun, pour plusieurs raisons: méconnaissance de l’existence de cette liste, incompréhension de son utilité (notamment , mais pas toujours, dans le cas des établissements qui fonctionnent avec des pharmacies d’officine), et aussi les médecins libéraux qui refusent par principe de liberté de prescription. Les IDE disposent et utilisent une liste à jour des équivalences et substitutions validée au sein de la sous commission de CME ou par le médecin coordonnateur en lien avec les prescripteurs et le pharmacien. La préparation des doses à administrer est nominative. Les médicaments préparés sont tous identifiables. Les médicaments sont préparés par les professionnels autorisés (IDE-Pharmacien-Préparateur en pharmacie sous la responsabilité du pharmacien). Les professionnels autorisés qui préparent les médicaments ne sont pas dérangés. Les médicaments sont préparés la nuit.

Evaluation 2 (N= 19)

Comparaison entre les 2 évaluations (N= 19)

PHASE D’ADMINISTRATION PROPREMENT DITE Comparaison entre les 2 évaluations (n=19)

PHASE D’ENREGISTREMENT DE L’ADMINISTRATION ET TENUE DU DOSSIER Comparaison entre les 2 évaluations (n=19)

SURVEILLANCE Comparaison entre les 2 évaluations (n=19)

Etude des écarts entre les médicaments prescrits et les médicaments administrés Evaluation 1: 12 établissements Evaluation 2: 10 établissements Evaluation 1 et 2 Evaluation 2 uniquement Evaluation 1 uniquement Aucune Nombre d’établissements 5 6 3

Evolution du taux de conformité en % Toutes formes confondues (semaine)

Rappel de la typologie des écarts AMNP Administration d’un médicament non prescrit AG Spécialité prescrite et substitution par le pharmacien : trace de la substitution (générique) sur l’ordonnance par le pharmacien mais absence de modification sur le support à partir duquel se fait l’administration AG* Spécialité prescrite et substitution par le pharmacien : édition d’une étiquette lors de la PDA avec le nom de la substitution (générique) par le pharmacien mais absence de modification sur le support de prescription. L’administration se fait à partir du support édité par la pharmacie. AGT Spécialité prescrite et substitution par le pharmacien : absence de trace de la substitution (générique) sur l’ordonnance par le pharmacien mais absence de modification sur le support à partir duquel se fait l’administration MD Mauvais dosage DS Dose supplémentaire MF Mauvaise forme MT Mauvaise technique MH Mauvais horaire MV Mauvaise voie

Les comprimés Nombre de comprimés administrés évalués: 585 Nombre d’écarts par rapport à la prescription : 103 Taux de conformité comprimés = 82,4 % Typologie des écarts

Les gouttes Nombre de comprimés administrés évalués: 75 Nombre d’écarts par rapport à la prescription : 31 Taux de conformité comprimés = 58,6 % Typologie des écarts

Injections et patchs : typologie des écarts Injections : 3 écarts sur 60 administrations (2 AG et 1 AG) Taux de conformité = 95 % Patchs : 3 écarts sur 34 administrations (1 AG et 2 AG*) Taux de conformité = 91,2 %

Autoévaluation du processus d’administration et résultats de l’étude des écarts Exemple d’un établissementc Prescription et préparation Administration proprement dite Enregistrement et tenue du dossier Surveillance

Synthèse … et réflexions Beaucoup d’actions d’amélioration mises en place ont augmenté la sécurité de la phase d’administration MAIS Le problème des substitutions persiste Les médicaments ne sont toujours pas tous identifiables Les IDE qui préparent sont la plupart du temps dérangées Les informations sur les médicaments ne sont pas toujours disponibles Le contrôle des médicaments préparés juste avant l’administration n’est pas toujours effectué L’administration (et parfois la préparation) est encore réalisée par des professionnels non autorisés La collaboration IDE/AS n’est pas vraiment formalisée La formation des professionnels autorisés à l’aide à la prise est à développer L’étape d’enregistrement sur le dossier n’est pas toujours réalisée correctement La surveillance n’est pas souvent tracée … Le recueil des écarts d’administration permet de connaitre la situation en termes de résultats, et il n’est pas à négliger: omissions, mauvais horaires, mauvaise dose, mauvais jour… ce que ne permet pas l’analyse de processus Et …. Attention au faux sentiment de sécurité que peut donner l’informatisation !

Merci de votre attention.