www.archiland.org www.alpi40.fr 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

Présentation L’ALPI en quelques mots Syndicat Mixte avec plus de 500 collectivités adhérentes, 312 Communes sur 331 dont 270 ont moins de 1000 habitants, 40 Etablissements publics locaux ou départementaux, dont, notamment : le Conseil Général des Landes, le SDIS, le SYDEC, l’Hôpital de Dax, l’Office Public de l’Habitat des Landes… 54 SIVU/Rassemblements Pédagogiques Intercommunaux, 25 Communautés de Communes et d’agglomérations, 47 CCAS et CIAS, 19 EPHAD, La Chambre de Commerce et d'Industrie des Landes, La Chambre de métiers et de l’Artisanat des Landes. www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

Présentation L’ALPI en quelques mots Président : M. Xavier FORTINON, Conseiller Départemental Directeur M. Renaud Lagrave Pôle administratif: 6 agents Pôle assistance: 20 agents Pôle formation: 3 agents Pôle e-administration: 10 agents Effectif total : 39 agents www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

Le projet www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

Le Projet La genèse du projet Production d’une grande quantité de documents (papier et numérique) par les collectivités, Evolution des technologies et développement de l’administration électronique, de la dématérialisation des actes, de la chaîne comptable… Accroissement des flux électroniques avec le développement des plateformes dématérialisées, Risques de pertes des données si on ne fait rien rapidement, Il n’existe pas encore de plate-forme d’archivage électronique intermédiaire des documents pour les collectivités www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

Le Projet Obligations des collectivités www.archiland.org La réglementation en vigueur oblige les collectivités à conserver dans des conditions optimales les documents produits ou reçus par elles. L’article 1421-1 du CGCT et les articles L.212-6 et L.212-6-1 du Code du Patrimoine stipulent en effet que « Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur. Les groupements de collectivités territoriales sont également propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur. », Obligation pour les collectivités de conserver les documents dématérialisés produits ou reçus dans les mêmes conditions que les papiers : la règlementation est la même, De plus, l’article 5 de la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives prévoit la possibilité pour les collectivités d’externaliser les documents intermédiaires dans certaines conditions. Rappel des obligations des collectivités quant à l’archivage www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

Le Projet Le projet ARCHILAND L’objectif : Créer une plate-forme d’archivage électronique intermédiaire des documents sécurisée à valeur probante, multi-collectivités, dans le respect des normes en vigueur Cette démarche s’intègre dans une démarche globale de développement de l’administration électronique, Développer un outil en libre. Comment: En rassemblant autour du projet, les personnes compétentes (informaticiens, archivistes, agents) En impliquant les services de l’Etat au projet www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

Le Projet Les partenaires du projet Les partenaires publics : le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Landes et son service archives, les Archives départementales, le Conseil départemental des Landes, l’ALPI. Les prestataires techniques : La société CGI (ex Logica) a été choisie dans le cadre d'un marché public pour l'élaboration de cette plate-forme. Elle s'est entourée des compétences de : l'Adullact projet (Asal@e et le i-parapheur) d'Atol CD (Gestion Electronique Documentaire basée sur Alfresco). www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

La plate-forme ARCHILAND www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 9

La plate-forme ARCHILAND La plate-forme peut: Accueillir, traiter, conserver et communiquer les archives (nativement ou non) numériques produites par les institutions publiques landaises, Permettre une certaine automatisation des tâches ainsi qu'une meilleure sécurité de la conservation (DUA, sort final...). www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 10

La plate-forme ARCHILAND Les principales fonctionnalités le dépôt de documents émanant de divers circuits, la consultation en ligne, le suivi et la traçabilité, l’indexation et/ou la classification, application DUA, sort final, l’accès, le contrôle et le partage, le stockage et la gestion, la sécurisation des flux d’archivage, la signature électronique, l’horodatage. www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

La plate-forme ARCHILAND La Gestion électronique des documents (GED) La GED représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.). L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de la collectivité, qu'ils soient structurés (bases de données, XML, etc.) ou non (HTML, etc.) afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction. www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 12

La plate-forme ARCHILAND L’I-parapheur L’i-parapheur est une reproduction du parapheur papier tel qu’il existe aujourd’hui. C’est un outil permet aux responsables de valider/viser/signer électroniquement des documents. L’i-parapheur pourra être utilisé dans le cadre du protocole HELIOS mais aussi pour les documents ayant besoin d’un circuit de validation. L’i-parapheur a été développé sur le socle d’ALFRESCO. www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 13

La plate-forme ARCHILAND ASAL@E Asal@e est l’applicatif qui gère les archives intermédiaires et définitives (de façon indépendante). Cette application est basée sur le modèle OAIS (norme archivistique internationale) qui a permis de construire la norme en vigueur en France, le SEDA (Standard d’Echange de Données pour l’Archivage). Ce modèle est le garant de la bonne organisation et conservation des archives. C’est la plate-forme PROBANTE. Les 5 grandes fonctions de ce modèle : La fonction « versement » La fonction « stockage » La fonction « gestion des données descriptives » La fonction « communication, consultation, restitution » La fonction « administration » www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 14

La plate-forme ARCHILAND PASTELL L’outil Pastell a été ajouté après la mise en place d’archiland. La mise en place de cette plateforme multi-flux a été motivée par un besoin d’interopérabilité entre nos plateformes de dématérialisation et d’avoir un point d’entrée unique pour les flux dématérialisés afin de faciliter le travail dans les collectivités. Le premier usage de Pastell est de faciliter la dématérialisation des flux comptables liés à l’échéance du 1er janvier 2015. Pastell communique avec plusieurs plateformes dont celles liées à l’archivage : I-parapheur : outil de signature des flux PES DGFIP : pour le dépôt des flux PES sans accéder au portail DGFIP (l’ALPI est agréée tiers de télétransmission) Archiland : pour le classement des flux PES et leur archivage électronique www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 15

GED prépare au tri des archives avant transfert La plate-forme ARCHILAND SAE - ARCHILAND Flux dématérialisés * ACTES, HELIOS, Marchés publics, Paye SAE GED INTERMEDIAIRE Applications métiers* Ex : Gestion du courriers, des actes administratifs, etc. Tableau de gestion Conformité SEDA DUA automatiquement appliquée selon le type de document. Conformité SEDA I-Parapheur* SAE Dépôt direct GED DEFINITIF * Webservices GED prépare au tri des archives avant transfert www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

La plate-forme ARCHILAND ALPI – Tiers Archiveur L’ALPI a été agréée par le SIAF comme tiers-archiveur, 1ère homomogation: octobre 2012 Renouvèlement: septembre 2015 Les évolutions à venir Déploiement de nouveaux profils Action sociale Dossier de l’agent Petite enfance Urbanisme www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 17

La plate-forme ARCHILAND Le déploiement Actuellement se sont près de 80 collectivités qui utilisent Archiland. L’ensemble des adhérents ont commencé avec la signature électronique et le parapheur (avec la signature des flux comptables) et vont très prochainement réaliser leurs premiers versements. La mise en place par étapes a été largement souhaitée par les collectivités. www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 18

e-@dmin M. Renaud LAGRAVE Directeur Les contacts M. Guillaume BOULOM direction@alpi40.fr M. Guillaume BOULOM guillaume.boulom@alpi40.fr e-@dmin M. Fabrice RIVA-ROVEDA www.archiland.org fabrice.riva-roveda@cdg40.org CDG 40 Mme. Alice MOTTE alice.motte@landes.fr Archives départementales www.archiland.org 27/04/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques