Les circuits d’information : de la base offre de formation au CPF mars 2015

Type de données collectées Rythme d’alimentation La collecte de l’offre de formation : périmètre, rythme et modalités Un circuit de collecte : bien rôdé, adaptable et évolutif. Un système de collecte dématérialisé (saisie en ligne disponible depuis les années 2000). Un travail de collecte en coordination étroite avec les financeurs de formation (point annuel, indicateurs qualité). Une animation permanente de la collecte en relation avec les prestataires (relances régulières, hot-line). Type de données collectées automatisé Import Carif Saisie Structure Autosaisie /OF Rythme d’alimentation Commentaires Organismes de formation continue déclarés en Lorraine (ou déclarés hors Lorraine mais ayant une antenne permanente en région Lorraine) mensuel Pré création par le Carif sur la base des annonces de déclaration d’activité de FC (Direccte/double formulaires papier) et complément par l’OF. Pas d’obligation sauf si OF retenu dans le cadre d’un marché public ‘formation’ Actions de formation continue financées sur fonds publics : tous financeurs confondus (hors financement dans le cadre de parcours individuels) Selon rythme des CP du CRL Import : uniquement Région Lorraine. Suivant rythme de programmation de chaque Financeur public. Obligation de saisie (figure dans les notifications de conventionnement) Actions de formation continue financées sur fonds privés quotidien Alimentation à la discrétion des organismes de formation (pas d’obligation) Formation initiale (Etablissements et sections) Tri annuel 3 mises à jour par an : janvier, avril et octobre (convention) Contacts : les personnes rattachées aux organismes et aux formations (responsables d’actions, contacts inscription,…) Sert au mailing, diffusion des publications,… La plupart des contacts sont rattachés à une structure gérée dans la base.

Offre de formation régionale Circuit et modalités de collecte de l’offre de FORMATION CONTINUE (FONDS PUBLICS ET PRIVÉS) CONSEIL RÉGIONAL Import automatisé XML LORPM PRESTATAIRES DE FORMATION Autosaisie par l’OF en totalité ou en complément d’un import Saisie LORPM Base Offre LORPM Formation continue Fonds publics Fonds privés Structures organismes FC Etab. FI Contacts Responsables OF, formations Lien OF/Etab.- contacts Lien OF/Etab. – actions La saisie par les OF est importante car aucun import à ce jour ne permet de récupérer l’ensemble des informations

Offre de formation régionale Circuit et modalités de collecte de l’offre de FORMATION INITIALE LORPM ONISEP Contrôles et vérifications Transmission de fichiers Excel 3 fois par an Base Offre LORPM Contacts Responsables OF, formations Structures organismes FC Etab. FI Formation continue Fonds privés Lien OF/Etab.- contacts Lien OF/Etab. – actions

La validation et la mise à jour de l’offre de formation Un principe de base : toute donnée collectée ou mise à jour via le système d’autosaisie à distance fait l’objet d’une validation par LORPM avant d’être diffusée. Le CARIF effectue un important travail de validation et de qualification de l’offre : Vérification des informations : Infos contractuelles pour les actions fonds publics (base : import pour le CRL et fichiers Excel pour les autres financeurs) Validité du numéro d’activité formation pour les OF (à partir de Pactole) Relecture, correction (fautes d’orthographe, coquilles) Mise en forme (données texte) Reformulation/réécriture de certaines informations afin de les rendre compréhensibles par tous (intitulé, objectif, prérequis) Codification des données à partir de principales nomenclatures officielles du domaine ‘métier-formation’ : Formacode, Rome, Certifinfo, niveaux de formation, typologie de formation, NSF, GFE, FAP, … LORPM valide les informations dans les 72 heures maximum suivant leur saisie par l’organisme LORPM assure des opérations de ‘toilettage’ périodiques et régulières de la BDD : mise à jour de la base ‘organismes’ à partir de Pactole, archivage des sessions de formations (N-1)

Saisie action de formation Front Office d’auto-saisie Organismes de Actions de formation financées sur fonds publics et collectées via l’autosaisie : processus de validation (schéma simplifié) Saisie action de formation Front Office d’auto-saisie Organismes de formation Back office d’administration de LORPM Diffusion (partie publique) Phases de validation et de qualification de l’offre : vérification des informations contractuelles, validité du numéro d’activité de l’organisme, etc. Oui Phase de codification et de mise en forme Alimentation directe du portail LORPM, Lorfolio Exports (Lhéo) de l’entrepôt interrégional (Offre info) Non Transmission de la « clef formation » aux organismes Le CARIF valide les informations dans les 72 heures maximum suivant leur saisie par l’organisme

L’animation de la collecte et de la mise à jour de l’offre : Le site d’autosaisie de l’offre est accessible à distance 7j/7 et 24h/24 Accompagnement permanent des OF dans leur démarche d’autosaisie guides méthodologiques de saisie, Hot line (jours ouvrables), relances personnalisées, relances automatiques, sessions d’information, point régulier avec les financeurs (données non collectées, amélioration circuit et système dématérialisé de collecte) Les données que les prestataires de formation sont invités à mettre à jour régulièrement : sur les actions de formation : dates de session réunions collectives d’information nombre de places disponibles sur les organismes de formation : coordonnées (adresse postale et mail) potentiel de formation (domaines et certifications) contacts

Une équipe Base de données Offre pour répondre à vos questions : L’équipe Base de données Offre peut répondre et vous accompagner et répondre à vos questions concernant la saisie de votre offre de formation : Sandrine Vauchelet Messad Meridja Laurent Laguerre Email : offre@lorpm.eu Téléphone : 03 87 68 10 15 ou standard 03 87 68 10 10 Des sessions d’information destinées aux organismes de formation et permettant de s’approprier l’interface d’autosaisie sont organisées régulièrement : Les prochaines dates : Mettre à jour votre offre de formation «fonds publics» sur le portail LorPM Mardi 16/06 à Tomblaine (Maison des Sports) 9h-12h Mettre à jour votre offre de formation «fonds privés» sur le portail LorPM Mardi 23/06 à Tomblaine (Maison des Sports) 9h-12h Inscription en ligne sur www.lorpm.eu (catalogue régional des actions d'information et d'animation)

La diffusion de l’information sur l’offre de formation : type de données diffusée et/ou exportées, format d’exports et rythme Des paramètres gérés au niveau du B.O. permettent de moduler les règles de diffusion et/ou d’exportation : Par type de données Par type d’export Type de données exportées vers Portail LORPM S&S RCO Orientation Alternance Parcours 3 Aude formation* Commentaires Organismes de formation continue FP EL Dans export Lhéo : uniquement les OF ayant au moins une AF diffusée. Actions de formation continue financées sur fonds publics  Pour Aude : les AF à date de fin + 30 jours Actions de formation continue financées sur fonds privés / Formation initiale (Etablissements et sections) Diffusée uniquement sur le portail régional www.LORPM.org Contacts Uniquement les contacts référencés dans une action ou un organisme FP : flux permanent via le Back Office d’administration de la BDD -> dynamique EL : export quotidien Lhéo V2.2 (pour les portails ‘Orientation pour tous’ et ‘Alternance’, l’alimentation se fait en cascade à partir du portail RCO * Pour Aude Formation EL depuis 25 septembre 2014

Base Régionale Offre de formation LORPM Base Régionale Offre de formation Portail lorrain www.lorpm.eu saisie Portail national RCO (Offre info) Editeurs de listes COPANEF, COPAREF,CPNE Flux Lhéo V2.2 Flux permanent via BO d’administration Flux hebdomadaire Lorfolio Flux à venir

Certif Info est un référentiel national de certifications, le plus complet possible, élément structurant de toute base de données sur l'offre de formation certifiante (passée ou présente).