Conférence de 2014 de l’Association des imprimeurs de la Reine du Canada Changements et technologie Direction de la Gazette du Canada 1

Réalisations de l’année dernière et innovations récentes 2

Élimination de la copie imprimée Le 1 er avril 2014, la Direction de la Gazette du Canada (DCG) a cessé d’imprimer et de distribuer la Gazette du Canada pour donner suite aux décisions qui ont été prises : — dans le cadre du Plan d’action de réduction du déficit; — conformément aux initiatives vers l’écologisation du gouvernement du Canada; — conformément à la nouvelle norme du gouvernement du Canada qui a adopté l'édition électronique pour la publication de tous ses documents afin de réduire les coûts et de moderniser ses opérations. 3

Élimination de la copie imprimée (suite) Modifications législatives et réglementaire Au cours des deux dernières années, des modifications ont dû être apportées à la Loi sur les textes réglementaires, le Règlement sur les textes réglementaires et le Décret sur la publication de la Gazette du Canada afin d’éliminer la copie imprimée. Toutes ces modifications sont entrés en vigueur le 1 er avril

Élimination de la copie imprimée (suite) Présentation spéciale des derniers numéros de la Partie I et de la Partie II Dernière copie imprimée :  Partie I, le 29 mars 2014  Partie II, le 26 mars 2014  Partie III, le 13 février

Conséquences de l’élimination de la copie imprimée Depuis le 1 er avril 2014, la Gazette du Canada est publiée uniquement en ligne, dans un format PDF officiel et dans un format HTML convivial. En cessant d’imprimer la Gazette du Canada et d’en distribuer la copie imprimée, le gouvernement du Canada réalisera des économies de $ par année. Et aucun poste n’a été aboli. Le format de la Gazette du Canada a été modifié afin de s’adapter au format des publications électroniques. Par exemple, l’en-tête de la Partie I, qui était unilingue anglais sur les pages paires et unilingue français sur les pages impaires, est maintenant bilingue sur chaque page. 6

Conséquences de l’élimination de la copie imprimée (suite) Les dates de publications demeurent les mêmes. Partie I, chaque samedi, et publiée en ligne à 14 h le vendredi Partie II, chaque deux mercredis, et publiée à 9 h Les tarifs d’insertion n’ont pas été touchés. Puisque les coûts d’impression n’étaient pas compris dans les tarifs d’insertion, ceux-ci ont uniquement été augmentés le 1 er avril 2014 tel qu’il était prévu selon l’indice des prix à la consommation. 7

Conséquences de l’élimination de la copie imprimée (suite) Le processus de production a été quelque peu modifié. Étant donné que la Gazette du Canada était imprimée par une compagnie privée, le processus interne demeure le même à l’exception de la dernière étape qui était de produire un PDF pour l’imprimeur. Les extraits ne sont plus offerts en format papier. La DGC offre maintenant à leurs clients des extraits de leur avis en format PDF. 8

Mise en œuvre de l’outil de mise en page Adobe InDesign Les trois parties de la Gazette du Canada sont entièrement formatées avec Adobe InDesign.  Partie II, depuis le 30 janvier 2013  Partie III, depuis le 30 août 2013  Partie I, depuis le 25 janvier 2014 InDesign génère automatiquement les fichiers en PDF et facilite leur conversion en HTML conformément aux normes du gouvernement. Actuellement, la DGC travaille à la production de l’index trimestriel de la Partie I. 9

Transmission électronique des avis La DGC continue de mettre en place la transmission électronique des avis. La DGC accepte déjà des avis transmis électroniquement provenant : — du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), — du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), — de la Commission de la fonction publique (CFP), — du Cabinet du Premier ministre (avis de postes vacants). Depuis décembre 2013, la DGC offre ce service à tous ses clients du secteur privé (administrations provinciales, territoriales et municipales, ainsi que les cabinets d’avocats pour le compte de clients, les sociétés privées, les organismes à but non lucratif et les particuliers) qui publient des avis non classifiés. 10

Transmission électronique des avis (suite) L’automne dernier, dans le but d’offrir ce service aux clients qui publient des textes désignés de niveaux protégé et secret, la DGC a eu recours à un expert consultant pour examiner le niveau de sécurité des textes publiés dans la Gazette du Canada dans le but de déterminer quelles méthodes de transmission électronique devraient être mises en œuvre. Il a été déterminé que 5 % des avis sont secrets, 27 %, protégés et 68 %, non classifiés. 11

Transmission électronique des avis (suite) Avis non classifiés La DGC veut offrir le service de transmission électronique d’avis non classifiés au plus grand nombre d’organisations possible et pour le plus grand nombre de styles d’avis possible. En vue d’augmenter les deux, la DGC se penchera au cours de la prochaine année sur la création de gabarits qui seront préformatés en fonction des différents avis des clients de façon à ce qu’ils puissent y insérer leur avis. Avis protégés et secrets Puisque la transmission électronique des documents protégés et secrets n’est pas actuellement disponible à l’échelle du gouvernement, fédéral, la DGC ne sera en mesure de mettre en place la transmission électronique que lorsque le gouvernement aura mis la technologie en place. 12

Fils RSS L’été dernier, la DGC a lancé six autres fils pour d’autre contenu publié dans la Partie I et la Partie II de la Gazette du Canada.  PARTIE I – Index hebdomadaire – Index trimestriel – Édition spéciale  PARTIE II – Index bimensuel – Index codifié des textes réglementaires – Édition spéciale 13

Initiatives futures 14

Processus de révision à l’écran La DGC a eu recours à un expert-conseil pour examiner le processus de révision actuel pour la Partie I et la Partie II de la Gazette du Canada pour ensuite présenter une description du processus de révision électronique. Résultat : Adobe InCopy a été choisi comme outil de révision électronique. Des licences d’utilisation du logiciel et de l’équipement tel que de grands écrans seront achetés et la formation des réviseurs s’ensuivra. La période d’essai de la révision à l’écran commencera cet automne en vue d’être mise en œuvre au printemps

Outil de mise en page InDesign L’automatisation des fonctions, tel que générer les fils RSS pour le contenu entier de la Partie I et de la Partie II, se poursuivra. Transmission électronique des avis L’augmentation des soumissions électroniques d’avis de clients fédéraux et non fédéraux continuera. 16

Questions et commentaires 17