© Fujitsu Canada Solutions Lean © Fujitsu Canada Par: Thierry Desmarais Frédéric Dionne 4 mars 2011 CSSSE - Atelier d’orientation des urgences

© Fujitsu Canada 2 Table des matières Introduction Revue de la problématique actuelle Identification des opportunités Regroupement par scénario Conclusion

© Fujitsu Canada 3 Les bonnes attitudes pour l’atelier La participation de tous est requise Vous avez tous le même droit de parole Écoutez les autres, une seule personne s’exprime à la fois Ne retardez pas le groupe avec vos histoires d’horreur Mettez de côté vos idées préconçues ou vos paradigmes Corrigez les problèmes à la source (5 pourquoi) Rapportez les problèmes (ou acceptez-les à jamais) Afin de maintenir le rythme du groupe, évitez les dérangements (cellulaires, Blackberry, …) … Ayez du plaisir!

© Fujitsu Canada 4 Mandat du CSSS de l’Énergie CSSS de l’Énergie:  Le CSSS de l’Énergie (CSSSE) offre des services de première et deuxième ligne à la population de son territoire, soit environ personnes et de deuxième ligne, pour la population de Mékinac, soit environ personnes.  L’établissement détient le mandat régional pour la clientèle de santé mentale de deuxième ligne de la Mauricie Centre-du-Québec, soit environ personnes. Mandat du projet d’optimisation des urgences :  Analyse diagnostique des processus de l’urgence du HCM et de Lafèche selon l’approche Lean Healthcare Objectifs:  Identifier les opportunités et présenter des recommandations visant l’optimisation des processus de l’urgence aux deux points de services dans le contexte de la réalisation d’un plan d’aménagement optimisé, qui sera intégré au projet d’élaboration du PFT pour la nouvelle infrastructure de l’urgence de Shawinigan.

© Fujitsu Canada 5 Plan de travail global 5 Projet d’optimisation des processus de l’urgence selon l’approche Lean Healthcare au CSSE Jan-fév 2011Mars 2011Avril-Mai 2011 Mai 2011

© Fujitsu Canada 6 Atelier d’Orientation des Urgences Enjeux: Depuis quelques années, le niveau de services offerts à l’urgence de Laflèche s’est vu diminuer (fermeture dimanche, fermeture hâtive à 12:00, …) dû à différents facteurs: départs de médecins, réduction du plateau technique, … L’offre de services à l’urgence de Laflèche est donc à risque, même dans l’éventualité où un médecin de plus venait à quitter Cette incertitude peut mettre à risque les gains du projet d’optimisation des processus de l’urgence ainsi que le PFT, dans l’éventualité ou une alternative autre que celle déterminée par l’équipe devait être envisagée en réponse à une baisse de l’offre de services à Laflèche Objectif de l’atelier d’orientation: Prendre connaissance des objectifs organisationnels pour les urgences du CSSSE Obtenir un consensus sur la problématique actuelle aux urgences du HCM et de Laflèche Déterminer les scénarios possibles pour minimiser les risques associés à une réduction de l’offre de services à Laflèche Par consensus, sélectionner le scénario qui minimisera les risques associés à une réduction de l’offre de services à Laflèche Un présentation des conclusions de ce cet atelier sera faite le 10 mars 2011 au comité de direction:

© Fujitsu Canada 7 Table des matières Introduction Revue de la problématique actuelle Identification des opportunités Regroupement par scénario Conclusion

© Fujitsu Canada 8 CSSSE - Orientation des Urgences HCM et Laflèche: 13,0 KM (16 minutes en voiture)  Mission du CSSSE: 1.[…] 2.Offrir à la population du Centre-de-la-Mauricie des services de première et deuxième lignes en santé mentale. 3.Offrir à la population du Centre-de-la-Mauricie et du secteur Mékinac, des soins infirmiers, des soins médicaux généraux et spécialisés ainsi que des services diagnostiques. 4.[…] 5.[…] 6.[…] Centre-de-la-Mauricie : Shawinigan Notre-Dame-du-Mont-Carmel Saint-Boniface Charrette Saint-Élie-de-Caxton Saint-Mathieu-du-Parc Clinique ambulatoire du Centre Laflèche (7h30-18h30, sauf dimanche) : L’urgence mineure accueille les personnes présentant un problème de santé urgent mais mineur (ex.: entorse, brûlure, accident de travail mineur, etc.) Hôpital du Centre-de-la-Mauricie (24h/7): L’urgence majeure reçoit en tout temps les personnes présentant un problème de santé physique ou mentale urgent nécessitant une évaluation, une stabilisation et les traitements requis par leur état de santé (ex.: douleur thoracique, difficulté respiratoire, inconscience).  Services d’urgence:

© Fujitsu Canada 9 Orientation des Urgences - Stratégie Objectifs CSSSE 1 + (forces) - (Faiblesses) +1.1) Capacité de Laflèche à traiter un volume élevé de cas mineurs; décharge la salle d’attente du HCM (coût peu élevé par visite) +1.2) Satisfaction généralisée de la population quant au service rapide de l’urgence de Laflèche -1.1) Urgence – Groupe 2, niveau B: Devrait être ouverte entre 12 et 16 heures, 7 jours (Fermeture prématurée de Laflèche souvent à 12:00 et systématiquement le dimanche) -1.2) Réduction et non-renouvellement du plateau technique (radiologie, …) +2.1) Personnel dédié et engagé auprès de la communauté; faible taux de roulement du personnel infirmier +2.2) Le statut d’urgence oblige le maintien de services minimum: triage, stabilisation et réa, ECG, … -2.1) Pénurie de médecins à Laflèche: peut-être pas assez stimulant pour un urgentiste de carrière; trop stressant pour un omnipraticien (principe du sans rendez-vous) -2.2) Impossibilité de trier selon les délais prescrits (15 min); charge élevée en réévaluation par la suite (4 infirmières) -2.3) Distinction entre l’urgence mineure, majeure et les services du CLSC peut être difficile à faire pour la population. -2.4) Distinction entre le service d’urgence de Laflèche et du HCM varie en fonction de l’heure (7h30 à 18h30) et de la journée (dimanche)  Le patient peut être orienté ou se diriger de lui-même à Laflèche, alors que l’urgence est fermée; doit revenir au HCM  Limite dans l’offre de services, par exemple, La flèche ne fait pas de plâtres, … -2.5) Perte de l’expertise du personnel infirmier pour les cas urgents +3.1) Capacité actuelle de revoir certains patients sur rendez-vous de soir 1 COMPTE RENDU D’UN COMITÉ PLÉNIER DU C.A, LE 22 FÉVRIER 2011  Offrir un service médical à proximité de la population du CSSSE:  Maintien d’un service médical sans-rendez au site de Laflèche  Considération du type de clientèle : 75 ans+ en croissance, …  Garantir une stabilité de l’offre de services dans le temps:  Attractif pour le personnel: rémunération, types de services (plateau technique, …), sécuritaire pour le personnel, …  Sécuritaire pour la clientèle: clarté des heures d’ouverture et types de services offerts; les cas mineurs devant être priorisés à Laflèche (P4, P5)  Adhésion et engagement de l’équipe médicale du CSSSE  Maximiser l’utilisation des consultations sur rendez-vous et autres ressources du CSSSE, afin de réduire la charge des urgences pour des cas mineurs (P5, suivis) Option #1 : Statu Quo Urgence Mineure à Laflèche

© Fujitsu Canada 10 Table des matières Introduction Revue de la problématique actuelle Identification des opportunités Regroupement par scénario Conclusion

© Fujitsu Canada 11 C Les habilités de l’équipe médicale à prendre en charge l’opportunité B A A B C Les problèmes peuvent être résolus par l’équipe. L’équipe est en contrôle. Les problèmes peuvent être adressés par l’équipe, mais par influence L’équipe n’a pas le pouvoir direct de décider. Identifier alors « qui » a le pouvoir Problèmes rencontrés peuvent être difficilement Influencés par l’équipe Lois, contexte démographique, … Cercles d’influence Précisez votre niveau d’influence

© Fujitsu Canada 12 Orientation des Urgences - Stratégie Nécessité de minimiser le risque associé à chacun des éléments représentant une faiblesse (-), tout en maintenant les éléments représentants une force (+) Définissez toutes les opportunités permettant d’adresser les faiblesses, sans égard à vos préférences:  Les opportunités doivent adresser chacune des faiblesses et indiquer votre niveau d’influence (A,B,C): +

© Fujitsu Canada 13 Orientation des Urgences - Stratégie Nécessité de minimiser le risque associé à chacun des éléments représentant une faiblesse (-), tout en maintenant les éléments représentants une force (+) Définissez toutes les opportunités permettant d’adresser les faiblesses, sans égard à vos préférences:  Les opportunités doivent adresser chacune des faiblesses et indiquer votre niveau d’influence (A,B,C): Utilisez un Post-It par orientation … Faiblesses # : 1.3 Opportunité : Influence: A,B,C; Qui?

© Fujitsu Canada 14 Orientation des Urgences - Stratégie Exemple: Faiblesses # : 2.5) Perte de l’expertise du personnel infirmier pour les cas urgents Opportunité : Transfert des infirmières de l’urgence de Laflèche à l’urgence du HCM, 2 semaines par année pour maintenir leur expertise pratique Influence: B, direction

© Fujitsu Canada 15 Table des matières Introduction Revue de la problématique actuelle Identification des opportunités Regroupement par scénario Conclusion

© Fujitsu Canada 16 Orientation des Urgences - Stratégie 1 COMPTE RENDU D’UN COMITÉ PLÉNIER DU C.A, LE 22 FÉVRIER 2011  Les scénarios (options) seront créés en regroupant différentes orientations

© Fujitsu Canada 17 Table des matières Introduction Revue de la problématique actuelle Identification des opportunités Regroupement par scénario Conclusion

© Fujitsu Canada 18 Conclusion Retour sur les actions Prochaine étape? Présentation des conclusions de la rencontre le 10 mars 2011 au comité de direction Atelier d’optimisation des processus des urgences du 28 mars au 1 er avril 2011 Questions? Commentaires? 18

© Fujitsu Canada 19 Politique de propriété intellectuelle Le présent document est la propriété unique et exclusive de Fujitsu Conseil (Canada) inc. L’utilisation non autorisée, la divulgation ou la reproduction, sous quelque forme que ce soit, du matériel contenu dans ce document est expressément interdite. Toute utilisation non autorisée ou illégale par l’usager le rendra susceptible de faire l’objet de toute procédure légale et appropriée, à la disposition de Fujitsu Conseil (Canada) inc. © Fujitsu Conseil (Canada) inc – Tous droits réservés