© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ Méthode d’organisation 5S Implantation 4 e S Présentée par : Promaintech Novaxa Mai 2007

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 2  Présenter le 4 e S  Décrire la démarche d’implantation du 4 e S  Implanter le 4 e S Objectifs

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 3 Agenda Présentation du 4 e S Démarche 4 e S Questions

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 4 4 STANDARDISER Sélectionner SUIVRE Situer Scintiller Standardiser 4eS4eS La roue des 5S

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 5 Définition et objectif du 4 e S Définition 4 e S – Définition  Standardiser c’est établir des règles : De codification / d’identification des documents De documentation et de gestion des versions D’archivage Objectif 4 e S – Objectif  Afin de faciliter le maintien des nouvelles règles et structures établies lors des précédents S, il est primordial d’uniformiser ces dernières, par une documentation simple. De cette façon, leur application n’en sera que facilitée et ce, par tous.

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 6 Agenda Présentation du 4 e S Démarche 4 e S Questions

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 7 Démarche 1.Préparation S’informer sur les règles de codification et d’identification des documents internes, les systèmes de gestion des versions, etc. S’informer sur les pratiques d’archivage existantes: »Archivage physique ou virtuel »À quel moment et pour combien de temps »Quel médium, qui en est responsable, … Valider les lois en vigueur et ce, selon le type d’information utilisée et conservée. Exemple : lois d’accès à l’information, lois des différents ordres professionnels, etc.

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 8 Démarche 2.Indices pour définir les documents à archiver et/ou à codifier : La quantité de documents pour les dossiers niveau 1 ou 2 »Grand volume de documents dans un seul et même fichier »Création de fichiers par année, saison ou période Les documents sont consultés par la majorité des ressources

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 9 Démarche 3.Définir la codification à utiliser pour les documents légaux et/ou à forte consultation Selon des normes internationales : »ISO, Afnor, etc. Selon les bonnes pratiques internes ou externes : »Numéro d’employé interne »Codification des usagers dans les services de la santé Selon vos besoins : »Clé primaire incrémentielle, sans information précise et à utilisation unique (ex: numéro de carte de crédit) »Avec des informations utiles : Type d’information, de document Statut de l’information Version Etc.

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 10 Codification - exemples  Exemples de documentation relative à un dossier de projet : AC nom du document.xyz »AC6504 : numéro de projet »-07 : numéro de l’activité, 7 e activité du projet AC… »Nom du document : réfère au type et contenu et ce, en utilisant des abréviations le plus possible ».xyz : extension du fichier Il serait possible d’ajouter l’extension V0, V01, etc. »V0 : version en développement »V01 : première version complétée

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 11 Codification - exemples

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 12 Démarche 4.Définir les standards de documentation On ne doit pas tout documenter mais, pour ce qui doit l’être, il est important que ce soit bien fait A.Établir les documents devant être régis et la raison B.Établir les paramètres (emplacement, format, etc.) C.Établir les modes de contrôle : Qui en sera le/la gardienne Les points à contrôler, etc.

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 13 Documentation - exemples

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 14 Documentation - exemples  Les documents se doivent d’être : Des résumés ne contenant que l’information nécessaire Visuels : »Visuellement attrayants pour favoriser la lecture »« Une image vaut mille mots »

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 15 Démarche 5.Définir les règles de gestion des versions En ce qui a trait aux documents fréquemment utilisés et ceux qui seront révisés régulièrement, il est important d’en gérer les versions. De cette façon, vous serez assurés que vos collègues utiliseront les bonnes révisions. Exemples : »Date de révision : CR 24mars07.doc »Version : CR v01.doc ou 001 CR.doc

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 16 Démarche 6.Définir les règles d’archivage La meilleure façon de ne pas encombrer inutilement vos classeurs, votre disque dur ou vos serveurs est d’archiver vos documents à conserver Un document sera archivé si exigé par/pour : »La législation »Les politiques de l’entreprise, de la société »Des soucis de protection ou de sécurité Donc, l’archivage doit être simple, clair et facilement récupérable

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 17 Démarche 6.Définir les règles d’archivage Voici les différents éléments à établir »Élément déclencheur, à quel moment »Moyen, médium d’archivage, physique ou électronique »La durée d’archivage »Qui en est responsable

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 18 Archivage - exemples  Élément déclencheur : 2 années antérieures au maximum  Médium : Archivage en format électronique, « backup »  Par qui : les adjointes administratives (1-2 fois / an)

© 2007 Développé par Promaintech Novaxa / Usage réservé pour la SAQ 19 Questions et commentaires À vous le dernier mot…