Formation Green Belt Lean Six Sigma Documentation du projet Septembre 2010

Objectifs Comprendre le besoin de documenter un projet Savoir comment documenter un projet

Intérêt de la documentation Il est difficile de surveiller des données, des décisions et des actions sans documentation Des références précises… Facilitent la prise de décision Aident à entretenir un élan vers l’avant

Dossier de projet Suivre de près les accomplissements, succès et leçons apprises lors du projet À la fermeture du projet, compiler et organiser les informations pertinentes Réviser les documents pour s’assurer qu’ils sont suffisamment clairs Si vous aviez à les consulter dans un an, seraient-ils compréhensibles ? Utilisent-ils un langage simple ou bien un jargon et des références spécifiques ? L’insertion de diagrammes et de graphiques est toujours recommandée

Création d’une maquette de scénario Veiller à la concision du texte Utiliser un grand nombre d’images S’assurer que les images véhiculent efficacement le message

Maquette de scénario Définir Mesurer Analyser But s Innover Contrôler =1,4 Innover Contrôler A B C D s =3,6

Maquette de scénario (suite) Phase Activités Outils et résultats Charte Données VOC FIPEC Autres tableaux illustrant l’intervalle D Objectif Examen du mandat de projet Cible Fournitures } Intervalle Graphique chronologique ou Graphique de contrôle révélant les motifs de données Matrice de priorité ou FMEA illustrant les entrées clés, le processus et les variables de sortie I1 I2 I3 I4 O1 O2 O3 O4 Cadre du processus Interprétation de données et d’images M Graphique de Pareto illustrant l’importance relative des différents composants du problème Capacité du processus illustrant les performances fondamentales du processus LSL USL  = 2,7 Cp = 0,4

Maquette de scénario (suite) Phase Activités Outils et résultats A I Intérêt de la sélection de causes dans un but de vérification Interprétation des données de vérification Diagrammes de dispersion, courbes de fréquence stratifiées ou Tables représentant les données de vérification Diagramme cause effet ou analyse Multi-Vari illustrant les causes possibles Explications de critères Commentaire des plans et des tests Résultats des tests pilotes Matrice de solution classifiant les critères et notant chaque option de solution X Y B Plans de mise en œuvre C D 4 1 3 2 Début du test

Maquette de scénario (suite) Outils et résultats Phase Activités Données « avant » et « après » comparant les résultats de la mise en œuvre avec les données recueillies dans les phases 1, 2 et 3. Les courbes doivent être établies avec une échelle commune. Interprétation de l’analyse des résultats et des méthodes s = 1,4 Grandeur réelle Test Original s = 3,6 Commentaire des plans de formation et des responsabilités de surveillance en cours Exemples de documentation de standardisation intégrant des organigrammes révisés, des graphiques de processus de contrôle qualité, etc. C Résumé des notions acquises et suggestions pour les Phases suivantes Graphiques mettant en évidence les domaines qui nécessitent une amélioration Plans de présentation publique et d’agrément

Bonnes pratiques Langage S’assurer de quantifier Utiliser un niveau de langage approprié à l’utilisateur Éviter les jargons ou le langage techno Indiquer la signification des acronymes, abréviations et symboles la première fois qu’ils sont utilisés Être attentifs aux influences multiculturelles Être clair, concis, et spécifique S’assurer de quantifier Inclure les standards des procédés Mesures clés, exigences client Indiquer une source de référence Nom et numéro de téléphone, adresse de courriel, etc. Ajouter des renvois si/quand applicables

Points à retenir La documentation d’un projet est un bel héritage pour l’entreprise : Facilite le transfert du dossier lors de mouvements de personnel Sa diffusion évite de refaire à zéro des projets déjà complétés ailleurs dans l’entreprise Accélère l’obtention de résultats lors de futurs efforts similaires

Politique de propriété intellectuelle Le présent document est la propriété unique et exclusive de Fujitsu Solutions Lean. L’utilisation non autorisée, la divulgation ou la reproduction, sous quelque forme que ce soit, du matériel contenu dans ce document est expressément interdite. Toute utilisation non autorisée ou illégale par l’usager le rendra susceptible de faire l’objet de toute procédure légale et appropriée, à la disposition de © Fujitsu Conseil (Canada) inc. 2009 - Tous droits réservés