Préparation des candidats à l’Eurocertification Bucarest, 26 avril 2007 Éric Sutter Formation à l’Eurocertification Contenu de formation basé sur le module.

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1 Préparation des candidats à l’Eurocertification Bucarest, 26 avril 2007 Éric Sutter Formation à l’Eurocertification Contenu de formation basé sur le module développé par l’ULB en 2004 dans le cadre du projet européen CERTIDoc Organisme certificateur agréé par le consortium européen

2 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 2 L’animateur Eric SUTTER Conseil en management de l’information Membre du Comité Directeur de la Certification ADBS Membre du secrétariat du Consortium européen CERTIDOC Evaluateur habilité

3 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 3 Programme  Objectif de la formation  Une profession en mutation  Un besoin d’attestation des compétences  Principes généraux d’une certification de compétences  Les bénéfices d’une certification pour les candidats  Objectif et organisation de l’Eurocertification  Procédure générale de l’évaluation  L’euroréférentiel des compétences  Les formulaires à remplir  Constitution du portefeuille de preuves  L’entretien  L’après-certification

4 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 4 Objectif de la formation  Présenter le contexte de l’eurocertification  Identifier les points clés du processus d’évaluation (procédure)  Fournir aux candidats les éléments permettant de préparer au mieux leur dossier de candidature

5 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 5 Une profession en mutation : de 1950 à 1970 Les centres de documentation se créent déploiement des activités d’étude et de recherche nécessité d’une documentation de veille et d’appui aux activités La documentation, “fenêtre” sur le monde extérieur acquisition d’ouvrages, abonnement à des revues Le professionnalisme de la documentation émerge outils modernes de classement et de recherche associations professionnelles, formations spécifiques Le documentaliste met à disposition les documents acquis traitement des documents: catalogage, indexation réalisation et diffusion de bulletins documentaires mise en circulation des documents, copie d’articles

6 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 6 Une profession en mutation : de 1970 à 1990 La première informatisation des années 70-80 informatiser les pratiques documentaires traditionnelles des BD bibliographiques, des logiciels de recherche L’industrie de l’information et l’accès “on line” se développent producteurs, serveurs, transporteurs, réseaux politiques nationales d’IST, vidéotex en France Première mutation de la fonction documentaire alimenter les bases de données… une nécessité mais aussi savoir répondre à des questions De nouveaux acteurs de la médiation info-documentaire courtiers, veilleurs, consultants recentrage sur la demande, le conseil

7 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 7 Une profession en mutation : de 1990 à 2000 (1) Outils, ressources et chaînes d’activité s’intégrent intégration technologique, bureautique GED, groupware, Internet, Intranet Gamme de produits et services... penser au client et au coût marketing, qualité, coût, création de valeur ne plus seulement alimenter des stocks mais satisfaire des besoins de plus en plus variés De nouveaux périmètres documentaires se dessinent documentation interne, littérature grise documentation de projet, documentation qualité documentation électronique interne et externe

8 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 8 Une profession en mutation : de 1990 à 2000 (2) Missions, qualifications, compétences s’affirment plus nettement un référentiel élargi et ouvert des métiers une importante diversification des métiers le professionnalisme, la formation, les compétences Emergence de tendances “in”, les nouveaux métiers... les modes veille, intelligence économique GED, Records Management plus récemment KM, Content Management Les structures de la documentation de plus en plus chahutées réseaux, unités de proximité, intégration le centre de documentation traditionnel remis en cause mais la fonction se maintient et se diversifie

9 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 9 La révolution du numérique (1)  le document est créé, géré et diffusé comme suite de 0 et de 1  il est disponible, à distance via les réseaux et aussi sur CD-DVD  il s’affranchit des plateformes techniques, devient universel  il est interactif, multimédia, hypermédia  il permet de dissocier le contenu de son contenant  il est exploitable, ré-exploitable infiniment, duplicable aussi…

10 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 10 La révolution du numérique (2) Conséquences pour la documentation : des ressources surabondantes, aisément accessibles ne plus accumuler mais sélectionner ce qui est pertinent la chute des coûts de l'information et de sa gestion repenser l’économie générale de la documentation l’autonomie nouvelle des acteurs, clients, auteurs accompagner désormais les acteurs de l’entreprise le partage, la gestion collective des savoirs penser en termes de transversalité et de pérennisation la médiation documentaire : un positionnement à redéfinir

11 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 11 L’information, une ressource clé pour tous les organismes L’information au cœur de toute activité  L’information, au cœur du management moderne  L’information, facteur clé de la ma î trise de la qualité  Développement d’outils de partage de l’information  Co û ts de la bonne ou mauvaise information  Information et globalisation  Compétition accrue dans les métiers de l’information

12 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 12 De nouvelles normes d’organisation documentaire  Gestion de la documentation interne : NF EN 82045-1  Norme ISO 15489 sur le Records Management  Management de l’information : FD X 50-185  Norme australienne HB 271 sur le Knowledge Management  XP X 50-053 : prestation de veille  Etc.

13 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 13 De nouvelles attentes… identifier, cartographier les sources d’information disponibles  identifier, cartographier les sources d’information disponibles  orienter, guider, faire cheminer les acteurs parmi les sources  fluidifier, faciliter l'accès à l’information, décloisonner  valider, authentifier l’information, donner de la confiance  digérer le trop-plein, synthétiser, agréger les informations  donner du sens, créer de la valeur au delà de l’information  assurer les cohérences et chaînages numériques documentaires  gérer le langage de l’entreprises, ses taxonomies, ses ontologies  accompagner, former les acteurs dans la démarche informationnelle  etc.

14 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 14 Une diversité de métiers ou de fonctions documentaliste, bibliothécaire, médiathécaire catalogueur, indexeur, référenceur veilleur, expert en intelligence économique courtier, broker, recherchiste assistant en gestion de l’information archiviste, records manager webmaster, animateur de forums cyberbibliothécaire, netsurfeur infomanager knowledge manager content manager etc.

15 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 15 Des compétences variées Les professionnels de l’information & documentation (I&D) développent aujourd’hui des aptitudes, capacités et compétences variées et appréciées maîtrise des technologies (TIC) dans leurs usages maîtrise des technologies (TIC) dans leurs usages écoute et compréhension des besoins des utilisateurs écoute et compréhension des besoins des utilisateurs savoir-faire en matière de médiation et de relation savoir-faire en matière de médiation et de relation aptitude à sélectionner les sources pertinentes aptitude à sélectionner les sources pertinentes aptitude à structurer, synthétiser, ordonner aptitude à structurer, synthétiser, ordonner connaissances pédagogiques, transfert de savoir-faire connaissances pédagogiques, transfert de savoir-faire animation et coordination de projets animation et coordination de projets

16 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 16 Un besoin de référentiel pour caractériser ces compétences Disposer d’une grille d’analyse commune des domaines de compétences et des aptitudes pour -déterminer des « profils » associés à chaque métier ou à chaque niveau de responsabilité -positionner ces « métiers » les uns par rapport aux autres -déterminer le niveau de qualification requis pour une activité donnée -déterminer les compléments de formation éventuels -établir les programmes de formation initiale -etc. > L’Euroréférentiel des compétences en I & D : un outil commun aux divers métiers de l’I & D pour l’ensemble des pays européens

17 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 17 Un besoin de faire attester ses compétences (1)  Trop de professionnels sans qualifications suffisantes  Des diplôm é s qui ne sont plus au bon niveau  Des formations non adaptées aux besoins actuels  L’évolution des exigences professionnelles  Mauvaise visibilité des compétences professionnelles  La compétition des qualifications sur le marché Les seuls diplômes ne sont plus suffisants pour la satisfaction des besoins en compétences

18 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 18 Un besoin de faire attester ses compétences (2) En absence de diplôme professionnel, une opportunité de faire reconnaître une expérience acquise par la pratique, le compagnonnage, la formation continue… Et que vaut un diplôme acquis avant l’ère d’Internet et des grandes mutations de la profession ? Comment « démontrer » à un employeur, à un partenaire, un usager… son « professionnalisme » ? > Dans une économie complexe, ouverte le besoin de “” est impératif le besoin de “confiance” est impératif Le but de toute procédure de certification est de définir, d’évaluer, de rendre tangibles les signes objectifs de cette confiance

19 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 19 Certifier, un concept clé aujourd’hui (1) de certifications  Trois “types” de certifications - certification d’institutions ou de sociétés (système) - certification de produits et services (conformité des caractéristiques) - certification de personnes et de compétences (aptitude à exercer le métier)  Dans tous les cas, la certification est basée sur - des normes qualité, EN, ISO, autres… - des référentiels publiés - des procédures définies: règles, jurys, …

20 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 20 Certifier, un concept clé aujourd’hui (2) pour pouvoir certifier  Plusieurs critères pour pouvoir certifier - indépendance des instances certifiantes - compétence et expertise reconnues - transparence et traçabilité des décisions - reconnaissance et accréditation “supra”  La certification est rarement l’affaire des Etats elle dépend surtout de l’initiative des professions

21 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 21 Certifier, un concept clé aujourd’hui (3) La certification de personnes se développe dans différentes professions :  Managers de projet  Management par la Valeur  Auditeurs Qualité  Responsables environnement  Ingénieurs et techniciens spécialisés  Diagnostiqueurs, contrôleurs techniques  Logisticiens, spécialistes informatiques…  Professionnels du multimedia  Professionnels de l’I&D  Etc.

22 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 22 Les bénéfices d’une certification (1) Pour les professionnels  Reconnaissance des compétences par les pairs  Amélioration de la position professionnelle  Mobilité professionnelle et géographique  De meilleurs chances pour…  Négocier les conditions d’emploi  Répondre à des appels d’offres  S’intégrer à des démarches “qualité”  Accro î tre les parts de marché (consultants,…)

23 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 23 Les bénéfices d’une certification (2) Pour les employeurs  Mieux cerner les compétences des personnes et évaluer leurs potentialités  Les aider à évoluer positivement  Bien gérer carrières et compétences  Consolider une démarche qualité  Répondre à des exigences normatives  Accro î tre les chances (consultations)  Améliorer l’image de l’organisation Quatre gagnants…  Les professionnels  Les employeurs  Les clients des professionnels (usagers)  La profession elle-même

24 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 24 L’expérience de l’ADBS : un premier référentiel est publié  1994 : un premier référentiel est publié : l’ADBS établit les régles de la certification avec quatre niveaux de qualification  1994 : l’ADBS établit les régles de la certification avec quatre niveaux de qualification Pendant 5 ans, une expérimentation prudente pour bien valider les choix faits : le Projet Européen piloté par l’ADBS avec 5 partenaires, membres d’ECIA ; première approche d’un élargissement de la certification  1997 : le Projet Européen DECIDoc piloté par l’ADBS avec 5 partenaires, membres d’ECIA ; première approche d’un élargissement de la certification : Publication d’un “Euroréférentiel” - développement de politiques et procédures de certification en Espagne (SEDIC) puis en Allemagne (DGI)  1999-2001 : Publication d’un “Euroréférentiel” - 9 langues développement de politiques et procédures de certification en Espagne (SEDIC) puis en Allemagne (DGI) : un nouveau projet Européen pour établir un système de certification pleinement Européen  2002 : un nouveau projet Européen CERTIDoc pour établir un système de certification pleinement Européen : ouverture de l’Eurocertification  2005 : ouverture de l’Eurocertification

25 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 25 L’expérience de l’ADBS Depuis 1993  120 professionnels certifiés - 25 assistants, - 30 techniciens-gestionnaires - 50 ingénieurs-managers, - 15 experts

26 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 26 Principes de la certification  La certification ne concerne que les professionnels qui en ont besoin et qui sont volontaires  La certification n’est pas une obligation pour pouvoir pratiquer les métiers de l’I&D  Elle ne s’apparente pas à un diplôme académique et ne concerne pas les jeunes professionnels  Elle ne garantit pas la carrière à long terme et doit être r é guli è rement re-valid é e  Elle doit s’intégrer à un plan ou projet personnel de développement professionnel de développement professionnel

27 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 27 Schéma général d’un système de certification Référentiel Évaluation de la conformité Organisme certificateur Certificat Objet de la certification (entreprise, produit, personnel) Auditeur, jury Organisme rédacteur approbateur Rapport Validation Protocole ISO 17 000

28 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 28 = Aboutissement de l’évaluation de la conformité à un « référentiel » Cela suppose :  Un document de référence (une norme…)  Une processus d’examen de la conformité (audit, essai, observation, etc.)  L’émission d’un document (le certificat) Le certificat

29 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 29 Objectif et organisation de l’eurocertification

30 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 30 Système européen de certification des professionnels de l’information – documentation L’eurocertification Certification… …par un organisme certificateur agréé par le consortium CERTIDoc (en 2006 : 3 organismes) …du niveau de qualification d’un professionnel en I&D …au vu des résultats de l’évaluation de la conformité à l’Euroréférentiel I&D (édition 2004)

31 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 31 Une procédure claire et rigoureuse  Basée sur la norme internationale sur la certification de personnes (procédure qualité spécifique)  Basée sur la norme internationale ISO 17024 sur la certification de personnes (procédure qualité spécifique)  Basée sur un ensemble de règles publiées accessibles à l’adresse accessibles à l’adresse www.certidoc.net (et www.adbs.fr)www.certidoc.net  Un Comité directeur indépendant, représentatif, international  Des évaluateurs habilités par le consortium d’origines variées : experts, enseignants, praticiens, certifiés,…

32 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 32 L’eurocertification des compétences Par certification des niveaux de qualification on entend : donner l’assurance que le certifié possède à un niveau déterminé les compétences nécessaires pour exercer au mieux sa profession et fournir de façon satisfaisante les prestations qui en relèvent.

33 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 33 Niveaux de qualification certifiables par ADBS Certification  Niveau 1: Assistant en I&D  Niveau 2: Technicien en I&D  Niveau 3: Manager en I&D  Niveau 4: Expert en I&D Distinction en fonction de 2 critères: - le degré de savoir, de savoir-faire - le degré d’autonomie, l’ampleur de la responsabilité

34 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 34 Durée de validité des certificats L’Eurocertificat est délivré pour 5 ans Renouvellement  Si même niveau : dossier complémentaire  Si niveau supérieur : dossier complet

35 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 35 Les documents de référence, les outils Au niveau du consortium  Règlement général  Habilitation des évaluateurs – organisation des jurys  Guide de l’évaluation  Euroréférentiel I&D Vol.1  Euroréférentiel I&D Vol.2  Outil d’auto-évaluation Au niveau de chaque organisme certificateur :  Un guide pratique, des formulaires…

36 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 36 Le Règlement général CERTIDoc  Organisation générale de l’Eurocertification  Fonctionnement du consortium européen CERTIDoc  Agrément des organismes certificateurs  Processus de certification  Règles relatives au certificat, à sa délivrance, à son usage…  Règles de confidentialité, de recours…

37 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 37 Habilitation des évaluateurs et organisation des jurys  Profil des candidats évaluateurs  Formation à l’Eurocertification et à l’évaluation  Conditions de constitution des jurys (minimum de 3 membres)  Désignation d’un président de jury  Indépendance vis-à-vis des postulants  Relation avec le Comité de certification

38 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 38 Guide de l’évaluation  Objectif de l’évaluation  Evaluation des éléments rassemblés dans le portefeuille de preuves remis par le postulant  Aspects à prendre en considération  Objectif de l’entretien  Système de notation (notes minimales requises)

39 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 39 L’Euroréférentiel en I&D Guide regroupant et définissant les différentes compétences et aptitudes requises par le travail des professionnels de l’I&D ainsi que les niveaux de qualification correspondants. 33 domaines répartis dans 5 groupes : Groupe I – Information Groupe T – Technologie Groupe C – Communication Groupe M – Management Groupe S – Autres savoirs

40 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 40 L’Euroréférentiel en I&D Exemple : La compétence communication orale (CO1) appartenant au groupe C – communication  S’exprimer et se faire comprendre par des moyens et outils oraux dans différents environnements professionnels > 4 niveaux croissants de compétence, illustrés de cas, d’exemples de capacité, de pratiques ou de réalisations

41 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 41 20 aptitudes réparties en 6 situations fondamentales : Relations Rechercher Analyser Communiquer Gérer Organiser L’Euroréférentiel en I&D

42 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 42 Exemple d’aptitude  L’aptitude curiosité d’esprit dans le domaine rechercher.  Être ouvert aux évènements extérieurs et aux nouveautés tant en ce qui concerne son propre métier que ce qui intéresse ses usagers; saisir tout opportunité pour enrichir sa connaissance et sa réflexion. NB : les aptitudes ne non pas évaluées « formellement » mais le sont indirectement L’Euroréférentiel en I&D

43 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 43 Processus de certification Pré-requis Demande et constitution du dossier Réception du dossier Évaluation Examen des pièces Décision Évaluation (suite) Entretien CandidatSecrétariatJury Comité Processus de Certification

44 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 44 Les étapes de l’évaluation  Répartition des tâches au sein du jury  Examen critique de chaque dossier  Préparation de l’entretien  Passation de l’entretien  Délibération  Remplissage de la fiche de synthèse

45 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 45 La décision finale  Elle relève du comité de certification  Si elle est positive:  certificat signé par le président du comité de certification (le CD)  enregistrement du certifié  remise du certificat  Si elle est négative:  information argumentée fournie au candidat (pistes de progrès)

46 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 46 Déontologie et confidentialité Maintenir confiance et crédibilité…  Pas de lien direct de l’évaluateur avec le postulant  Pas de communication préalable sur la composition du jury  Pas d’évocation de la démarche du postulant à un tiers (sans consentement du postulant)  Pas de communication des pièces du dossier ni d’accès à un tiers (hormis audit)  Envoi du dossier sous pli confidentiel

47 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 47 Pré-requis pour le postulant  Exercer l’un des métiers/fonctions en I&D  Connaissances de base en I&D  Mise à jour de ses connaissances  Expérience professionnelle d’au moins 3 ans pour les trois premiers niveaux de qualification et d’au moins 5 ans pour le niveau expert > Le processus porte sur l’évaluation de l’expérience, de la pratique professionnelle et non sur les connaissances académiques.

48 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 48 Constitution du dossier  Renseignements administratifs et engagements  Fiche structurée de parcours professionnel (+ CV)  Dossier d’autoévaluation : positionnement déclaré du niveau de compétence pour chacun des 33 domaines de l’Euroréférentiel en I&D et résultat concernant le niveau de qualification  Fiche de justification du positionnement  Portefeuille de preuves (justification du positionnement déclaré)

49 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 49 Les notes minimales requises Les points sont liés au positionnement dans chaque domaine (1 si en position 1, 2 en position 2, etc.) Assistant : 1 dans 11/12 domaine du groupe I : 11 points mini 1 dans 10/20 domaines du groupe TCM : 10 points mini Technicien : 2 dans 10/12 domaines et 1 dans 1/12 du groupe I : 21 points mini 2 dans 10/20 domaines du groupe TCM : 20 points mini Manager 3 dans 10/12 domaines et 1 dans 1/12 du groupe I : 31 points mini 3 dans 10/20 domaines du groupe TCM : 30 points mini Expert 4 dans 6/12 domaines, 3 dans 4/12, 1 dans 1/12 du groupe I : 37 pts mini 4 dans 10/20 domaines du groupe TCM : 40 points mini

50 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 50 Ce qu’on veut évaluer : les compétences mobilisées

51 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 51 L’entretien oral avec le jury  3 évaluateurs habilités Qui ont pris préalablement connaissance du dossier  Durée 45 à 75 minutes, donc aller à l’essentiel et convaincre  10 minutes pour présenter la mission confiée et la motivation  Répondre aux questions : Le jury cherche à préciser les zones d’ombre du dossier, à comprendre les savoir-faire réels Comme le dossier écrit, l’oral permet de repérer quelques aptitudes en sus des compétences > La décision revient au comité de certification

52 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 52 Le certificat  Logo CERTIDoc.  Logo de l’organisme certificateur.  La mention « certificat européen de niveau … de qualification en information et documentation ».  Nom et date de naissance du certifié.  Date et référence de la certification.  Mention indiquant que le certificat est conforme aux clauses du règlement général.  Date d’expiration du certificat.  Signature du président du Comité de certification. > Inscription au registre publié sur www.certidoc.net

53 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 53 Après le certificat  Conservation des pièces justificatives.  Surveillance au cours de la période de validité.  Après 5 ans : Renouvellement (reconduction, renonciation, niveau plus élevé).

54 Formation à l’Eurocertification Formation des candidats - Bucarest, 26 avril 2007 54 Constitution d’un dossier Etude d’un cas pratique