Joris BENELLE DGS Université Grenoble Alpes

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1 Joris BENELLE DGS Université Grenoble Alpes
Etablissement issu de la fusion de Grenoble 1, 2 et 3 UNE BREVE « AUTO PROMOTION » du site grenoblois 45000 étudiants 24 composantes de formation et 80 laboratoires de recherche Une administration de près de 2500 Biats et 3000 enseignants-chercheurs et enseignants La seconde administration iséroise (CHU 8000 agents, Conseil Départemental 4500 agents, Ville de Grenoble CCAS, la Métro agents) Un budget de plus de 450 M€ dont 350 M€ de masse salariale Des raisons autant administratives que politiques pour fusionner…

2 Construire une administration moderne ajustée à ces éléments de contexte :
Tenir compte de sa taille critique Eviter un organigramme en râteau où chaque service/direction pourrait dépendre de la direction générale Eviter le rattachement de plusieurs services à la fonction de direction générale Penser une dynamique de mise en place du nouvel organigramme dans la durée, prévoyant par exemple : une logique de projets de direction / projets de service à déployer sur deux ans afin de faciliter la mise en œuvre des nouvelles équipes constituées ; une logique de déconcentration vers les composantes à organiser dans la durée (pas avant 2016)

3 Quels principes directeurs retenus ?
Une organisation à 4 niveaux d’encadrement : Direction générale des services et 2 directions générales des services adjointes, 2 DGSA qui secondent et remplacent le DGS avec des missions transversales : Coordination des services internes Coordination des relations institutionnelles externes Gestion des relations sociales Animation du réseau des composantes (23 à 25) Appui au pilotage de la modernisation de l’administration et des projets transversaux Direction générale déléguée à une thématique (direction générale déléguée à la formation, direction générale déléguée RH, etc.) chargée de : Coordonner la gestion des directions et services de son périmètre Veiller à la transversalité en lien avec les autres DGD Préparer et animer le processus de « dialogue de gestion » qui sera retenu Déployer les projets de modernisation de l’administration Faire remonter les problématiques terrain nécessitant un arbitrage DG Animer son équipe de direction et être en appui auprès de celle-ci Direction (ex : au sein de la direction générale déléguée à la formation, la direction formation continue, la direction des études, etc.) Chef de service

4 Quels principes directeurs retenus ?
La création d’un nouveau niveau hiérarchique : Celui d’une direction générale déléguée à une thématique : création d’un niveau hiérarchique supplémentaire pour s’ajuster au changement de taille : éviter un organigramme de type « râteau », amenant une fonction de direction générale difficile à gérer ; pouvoir promouvoir des logiques de responsabilisation par grands domaines de gestion ; culturellement une nouvelle notion dans la gouvernance managériale à intégrer et à promouvoir. Créer ainsi une équipe de direction générale resserrée : constituer un comité de direction générale d’une dizaine de responsables, DGS DGSA DGD (directeur général délégué) facilitant la construction d’un projet d’administration partagé et déployé avec chaque direction générale déléguée

5 Une co-construction « chemin faisant » de septembre 2014 à aujourd’hui
Une élaboration en cascade depuis la direction générale jusqu’aux chefs de service Des lieux de concertation et de co-construction nombreux : AG des personnels, comité de direction U1, 2, 3, groupes de travail fusion, etc impliquant une grande majorité des personnels au sein des services centraux Un dialogue social anticipé : Passage pour information d’un projet d’organigramme détaillé début juillet 2015 dans les 3 CT à l’issue desquels la plupart des remarques ont été prises en compte. La volonté de prendre en compte la plupart des attentes : Au fil des affectations (DGS, DGD, directeurs, chefs de service), des ajustements réguliers seront effectués et toujours soumis à l’avis de l’inter-CT

6 Direction générale des services
Services inter U SIUAPS SIMSU SID MEDIAT SIT/Cellule inter U retraites Organigramme de l’UGA Conseiller prévention Présidence Cabinet Agent Comptable Direction générale des services Services centraux 24 composantes 14 UFR 3 IUT 1 école d’ingénieurs 1 IAE 1 ESPE 1 observatoire (OSUG) 1 centre universitaire d’études françaises 1 département licence sciences technologies 1 département Sciences Drôme Ardèche 1 service commun SUAPS Laboratoires 80 laboratoires relevant de 6 pôles de recherche Ce document est issu principalement des travaux effectués par les groupes de travail fusion. Les organigrammes ont été présentés aux Présidents et/ou DGS des universités. Les DGD nommés en juin auront l'occasion de les ajuster en associant le plus grand nombre d'ici septembre Enfin, dans un souci de transparence et d'information tout au long du projet, une déclinaison des directions et des services vous est présentée sans toutefois viser une finalisation exhaustive. Plusieurs points restent à arbitrer et plusieurs services ne sont pas déclinés ou stabilisés.

7 Organigramme des services centraux Directeur général des services
Conseiller prévention Présidence Cabinet Agent Comptable Jacky GHODBANE Directeur général des services Joris BENELLE Directeur général des services adjoint Nicolas MATHEY Directrice générale des services adjointe Martine PEVET DGD formation et vie universitaire DGD recherche, innovation et valorisation Isabelle ALLEGRET DGD relations territoriales et internationales Nathalie JANIN DGD ressources humaines Carole KADA DGD Finances Achats Pascaline NICOLAS DGD système d’information Grégory MATHES DGD patrimoine et logistique Dominique GREMEAUX DGD appui institutionnel et à la stratégie Marjorie FRAISSE Agence Comptable

8 Direction générale déléguée formation et vie universitaire
Service universitaire des activités physiques et sportives* Directeur général délégué formation et vie universitaire Pôle assistance de direction - Suivi de la CFVU (Organisation, séance, RDD) - Accueil + relations extérieures/courrier - Gestion agendas VPs+Dir - RH : gestion des dossiers/infos DGD adjoint ? Direction des études et de la vie étudiante Direction des moyens et du pilotage de la formation et de la vie universitaire Direction de l’orientation et de l’insertion Professionnell’IP (BAIP) Direction de la formation continue et de l’apprentissage Service des langues Service SUP / TICE Service Admission, inscription Service d’aide au pilotage (appui à l’évaluation et accréditation, OFEIP, suivi des services….) Service réglementation et diplôme Service des Stages : dimension réglementaire Service de gestion des moyens (élaboration et suivi du budget formation, CEDES, emplois étudiants, conventions, budget FSDIE….) Service de suivi des publics à besoins spécifiques Service de gestion des enseignements transverses Bureau vie étudiante - Associations étudiantes/FSDIE - Emplois étudiants Service des applicatifs Formation : EQUIV/E-candidat, APOGEE, ADE, P-Stage, Ametys Existence de bureaux par grands secteurs disciplinaires ? * Le statut de ce service est en cours de validation

9 Direction générale déléguée recherche, innovation et valorisation
Directrice générale déléguée recherche, innovation et valorisation Isabelle ALLEGRET Adjoint Direction coordination opérationnelle et services aux laboratoires Direction stratégie financière recherche Direction partenariats et innovation Missions transversales Chargé de mission Observatoires et classements Chargé de mission Qualité Service Budget Service Ingénierie de projets subventionnés Chargé de mission Projets conduite de changement Service Coordination administrative Service Gestion des ressources contractuelles Service Transfert et innovation Chargé de mission Communication Service Partenariats et propriété intellectuelle

10 Direction générale déléguée relations territoriales et internationales
Pôle fonctions support : Assistante de direction Relais juridique / CNIL Gestion financière et missions Move On / Systèmes d'information Aide au pilotage : indicateurs.... Directrice générale déléguée relations territoriales et internationales Nathalie JANIN Direction mobilité Direction partenariats, projets promotion et internationalisation Direction culture et culture scientifique et technique Direction adjointe en charge de la promotion et de l’internationalisation Service programmation de l'action culturelle

11 Direction générale déléguée ressources humaines
Directrice générale déléguée ressources humaines Carole KADA Directrice adjointe Catherine DESPLANQUES Chargé de mission grands projets RH Cellule assistance, communication RH, organisation Instances et appui statutaire Direction aide au pilotage et à la qualité RH Direction de la gestion statuaire et de la paye Direction du développement des compétences Direction de l’environnement social Adjoint projet développement social Service Masse salariale et emplois Service gestion individuelle et collective Adjoint Service Recrutement / mobilité Service qualité / SIRH Service accompagnement de l ’évolution des compétences Service Assistance / coordination / contrôle paye Service des contrats spécifiques Adjoint

12 Direction générale déléguée finances-achats
Directrice générale déléguée finances-achats Pascaline NICOLAS Service SIFAC Direction des affaires financières Direction des achats Service aide au pilotage, contrôle interne budgétaire Service des achats Service budget Service de la commande publique Service recettes / conventions Service de la dépense et de l’inventaire

13 Direction générale déléguée système d’information
Directeur général délégué système d’information Grégory MATHES Directeur adjoint en charge des relations composantes / labos Eric JULLIEN Service Ingénierie administrative et financière Direction appui numérique à la recherche Direction appui numérique à la formation Direction appui numérique pour l’administration Direction appui numérique pour l’environnement de travail Services mutualisés d’infrastructures (Summer, Ciment…) Assistance et production audiovisuelle ? Service Assistance à maitrise d’ouvrage / Architecture Service assistance / communication /usages … en discussion, selon orientations stratégiques Informatique pédagogique (plateformes…) ? Service Développements et référentiels Service gestion de parc … en discussion, selon orientations stratégiques Service Réseaux / télécom / datacentres Service Systèmes / virtualisation / stockage SIMSU

14 Direction générale déléguée patrimoine et logistique
Directrice générale déléguée patrimoine et logistique Dominique GREMEAUX Direction administrative et financière Direction de la prospective et des projets immobiliers Direction exploitation maintenance Adjoint (mission hygiène et sécurité) Direction de la logistique Service budget, PPI, conventions financières Service système d'informations patrimoniales études prospectives, tableaux de bord, SPSI Service énergies & fluides Service sûreté mobiliers signalétique, déménagements, fournitures administratives & consommables gestion parc véhicules nettoyage, déchets Service marchés publics Service opérations immobilières Service maintenance GER Service courrier, navettes internes Service domanialité /gestion locative / assurances / Biopolis et Ariane Service gestion technique de 1er niveau Service gestion parc Reprographie et reprographie centrale

15 Direction générale déléguée appui institutionnel et à la stratégie
Directrice générale déléguée appui institutionnel et à la stratégie Marjorie FRAISSE Direction aide au pilotage, allocation des moyens et amélioration continue Adjoint Direction de la communication Direction des affaires juridiques et institutionnelles Direction prévention des risques Adjoint Service Ressources Service des affaires juridiques Service Projets et Médias Service des affaires institutionnelles

16 Direction Comptabilité Contrôle interne comptable
Agence comptable Agent comptable Jacky GHODBANE Secrétariat Adjoint (fondé de pouvoir) Direction Dépenses Direction Comptabilité Direction Recettes Direction Contrôle interne comptable Bureau Relations fournisseurs Service trésorerie - CP Service prise en charge recettes Service contrôle interne comptable Service Facturier (Prévoir le transfert des personnels pour le traitement des factures et des missions des services centraux) Service immobilisation / inventaire comptable Service recouvrement / contentieux Service contrôle de la paye Service encaissements / droits de scolarité / régie recettes Service des contrats / conventions Cellule gestion des Tiers DAF – Antennes liquidatrices Service visa dépenses Service comptabilité générale Circuit des factures

17 Service inter-établissement de la documentation
Directeur (équivalent DGD) Conseil documentaire Adjoint Mission communication interne/externe Adjoint Mission d’aide à la décision Mission formation des personnels Départements transversaux (équivalent directions) Ressources documentaires Public Système d’information documentaire Services à la recherche Administration Départements thématiques Lettres, langues, sciences humaines Sciences et techniques Santé Professorat et éducation Valence

18 Retour en arrière… 3 cycles de 4 ans dans 3 fonctions publiques
Un choix personnel et professionnel : L’ancrage territorial Chargé de mission du DGS du Département de l’Isère en charge de la territorialisation / déconcentration (2002 – 2006) Chargé de mission DG / Dir. adjoint en CHU pôle urgence/SAMU/SMUR/gestion de crise (2006 – 2010) DGA Ressources de Grenoble Alpes Métropole (2010 – 2014) Pour finir … DGS de Grenoble 1 puis DGS de l’Université Grenoble Alpes

19 Un choix personnel et professionnel : L’ancrage territorial
« l’amour », « la passion » d’un territoire Une connaissance fine : Des institutions Des acteurs Des élus Des chiffres et données Des forces et faiblesses Des réseaux officiels, « parallèles » ou « officieux » (…) Un ancrage possible à condition de s’appuyer sur des relations de confiance où les notions de réputation, de fiabilité, de discrétion sont indispensables

20 La notion de territoire ?
« Etendue dont un individu ou une famille d’animaux se réserve l’usage » « espace relativement bien délimité que quelqu’un s’attribue et sur lequel il veut garder toute son autorité » « un territoire doit être habité, partagé, transformé » « le territoire est défini comme un espace géographique qualifié par une appartenance juridique (territoire national), une spécificité naturelle (territoire montagneux) ou culturelle (territoire linguistique) » …. La caractérisation du « territoire grenoblois » et la création de la métropole : le poids important de l’université d’un territoire Une identité qui transpire dans les noms : Grenoble Alpes Métropole –Université Grenoble Alpes – Télé Grenoble Alpes … Vers une marque territoriale fédérée ? (marketing territorial)

21 Pourquoi s’interroger sur le territoire ?
La concurrence entre territoire s’impose à nous ? Les reconfigurations institutionnelles : métropolisation, fusion des Régions… Les dispositifs incitatifs ? IDEX pour l’ESR notamment La solidarité imposée par la crise économique qui pousse à raisonner en synergie, à se regrouper … « Plus on est nombreux, plus on est forts ? » Raisonner sur des projets toujours partenariaux Peut-on se développer à l’international sans être parfaitement ancré et intégré sur son territoire ? S’appuyer sur les relais locaux (« grands élus »), industriels…pour développer les projets de l’université et inversement et se donner les moyens de balayer le plus largement possible ? (club sportifs professionnels ?) (….)

22 Quels sont les enjeux et leviers d’un territoire ?
l’attractivité (solde migratoire ?) La « survie » ? La visibilité à l’international Le dynamisme économique Le bassin d’emploi et son dynamisme La cohérence ? Politique, administrative, financière … La rationalisation … Vers des services communs Le rôle des COMUE a confirmer ? (« coordonnateur territorial » de part la loi) Exister en tant qu’administration / employeur public sur un territoire

23 dans son université, dans son territoire ?
Le rôle de DGS dans son université, dans son territoire ? Interactions Président / Cabinet /DGS sachant que l’interpersonnel est très fort dans les relations territoriales Facilitateur Mise en lien et créateur de liens Participer à l’ouverture de l’université sur son territoire Préserver les équilibres financiers, humains, politiques (?) Positionner l’institution et l’administration dans le territoire local mais aussi national (enjeux à l’international pour l’administration ?)

24 Rapport d’étonnement Université vs FPH/ FPT
Sur l’exercice de la fonction Un poste de niveau DG reste un poste de niveau DG indépendamment du secteur La Bureaucratie professionnelle est très prégnante mais moins contraignante qu’en CHU Les marges de manœuvre dépendent du   « contrat » passé avec l’exécutif Des outils managériaux peu ou prou identiques Le DGS = un politique ? Différentes approches existent de part et d’autre Une « influence » beaucoup plus forte sur les compétences exercées en FPT vs CHU, universités (corollaire de la bureaucratie professionnalle) Sur la relation aux « élus » Pas d’élus en CHU mais une forte bureaucratie professionnelle (le pouvoir des sachants) Des élus parfois « professionnels » dans la FPT, jamais dans les univzersités Des profils variés en FPT vs EC au sein des universités (gestion de cultures différentes) Le poids des clivages politiques ou des équilibres précaires dans la FPT

25 Rapport d’étonnement Université vs FPH/ FPT
Sur la gestion , finances… La possibilité de lever l’impôts en collectivité ou d’emprunter comme en CHU versus des dotations non dynamiques en université (ressources propres ne laissant pas les même marges de manœuvre) Paradoxalement, un contrôle de légalité plus pressurisant en collectivité versus FPH et université Des outils « archaïques » notamment sur budget et paie Sur la GRH La diversification des profils poussée à l’extrême dans la FPT (permissivité, marges en RI, listes d’aptitude), de plus en plus facile en CHU et difficile au sein des universités Pour les cadres, des rémunérations différentes, des avantages également différents Des syndicats plus durs en FPT (éboueurs, DDE transférés, TOS…) et en CHU (infirmières, médecins…) . En université, le risque vient des étudiants mais reste national Et bien d’autres…

26 Rapport d’étonnement Université vs FPH/ FPT
Les liens aux tutelles ou au ministère de référence Le rôle du rectorat à clarifier ? L’autonomie (totale ?) des collectivité Les ARS qui cherchent encore leur place ? La vision des uns sur les autres ??? La place de la stratégie Imposée par les tutelles en CHU et en universités (au moins sur les documents cadre) Imposée par les campagnes et les engagements des élus par rapport à leurs électeurs Une pression plus forte sur la réalisation ? Notamment sur les grands projets d’infrastructures ? Et bien d’autres…