1 Commission Permanente du Numérique du 25 mars 2016 CPN - 25 mars 2016.

Présentation au sujet: "1 Commission Permanente du Numérique du 25 mars 2016 CPN - 25 mars 2016."— Transcription de la présentation:

1 1 Commission Permanente du Numérique du 25 mars 2016 CPN - 25 mars 2016

2 2 Ordre du jour 1. Installation de la commission 2. Demandes de subventions aux collectivités territoriales 2015/2016 3. Dossiers en cours : - wifi HD - accord microsoft - sécurité informatique : authentification - Datacenter - projet et certification Voltaire 4. Journée e-pédagogie 2016 5. Points informatifs : - inscription web pour les primo-entrants - paiement Izly aux distributeurs automatiques - Sifac démat : dématérialisation des factures - Notification du marché Ipoline V2

3 Nouveaux membres Noms : -Safia KIKER – VP étudiants -Paul CALES – VP délégué à la valorisation scientifique -Nathalie DEBSKI (CB) -Laurent GARCIA – représentant élu par le CA -représentant élu par le CS -représentant élu par le CFVU -étudiants élus par le CFVU Présentation Remerciements -Jean-Luc Courthaudon – VP en charge de la valorisation scientifique -Patrick SAULNIER - représentant élu par le CA -Jacquelin CHARBONNEL- représentant élu par le CS -Nathalie LUSSON- représentant élu par le CFVU CPN - 25 mars 2016 3

4 Fonctionnement Modalités : o La Commission Permanente du Numérique (C.P.N.) a pour mission principale de coordonner les actions de développement du numérique à l’Université d’Angers. o Elle examine les projets portés par les structures et étudie leur pertinence au regard de la politique de l’établissement. o La CPN réalise le bilan annuel du développement du Numérique à l’université présenté aux instances par leur représentant et le vice-président en charge du numérique. o Elle prépare également les rapports d’évaluation autour du numérique. Membres : -4 vice-présidents -Le directeur général des services ou son représentant -Un représentant élu par chaque conseil -2 étudiants élus par le CFVU -Les directeurs de composantes ou leurs représentants Ils siègent en qualité d’invités permanents, le Président, la DGSA, le directeur de la DDN, la directrice de la Dcom, l’agent comptable, l’archiviste. CPN - 25 mars 2016 4

5 Nouvelle composition de la CPN VP étudiantsSafia KIKER VP chargé du numérique et du patrimoineStéphane AMIARD VP délégué à la valorisation scientifiquePaul CALES Proposition VP Innovation PédagogiqueNathalie Debski DGS? Représentant élu par la CALaurent GARCIA Représentant élu par le CS? Représentant élu par le CFVUNicolas LEROLLE Représentants étudiants élus par le CFVUKenny BALLUS & Etienne BERAUD Directeur faculté DEGChristophe DANIEL Directeur faculté LLSHDidier BOISSON Directeur faculté des SciencesDaniel SCHAUB Directrice IUTLydie BOUVIER Directeur ISTIAFabrice GUERIN Directeur ESTHUAPhilippe VIOLIER Directrice UFR SantéIsabelle RICHARD

6 Accès & Documents Membres Calendriers Dossiers de séances Relevés de décisions Migration vers la plate-forme RED septembre 2016 CPN - 25 mars 2016 6

7 Demandes de subventions 2015/2016 CPN - 25 mars 2016 7 CPN 4/12/2015 - 805 996 € CT CPN 25/03/2016 – 627 341 € CT Proposition Matrice v6 25/03/2016 Proposition Matrice v6 Remonter au 15/04/ au plus tard ALM Demande UFR Santé Renouvellement poste. LLSH : Équipements pédagogiques pour les amphis ? Renommer projet labo langues DEG. Regroupement de 3 demandes Esthua. Demande de lancer une consultation unique DEG/Santé pour projet Podcast. Vérifier pour chaque composante sa capacité d’investissement.

8 Subventions d’investissement aux collectivité 2013-2015

9 Wifi HD – bilan d’étape La mise en place du wifi HD à l’UA a débuté en 2014 et finira en 2017 Lieux équipés : En 2014 : - UFR Santé : amphi Simone Veil - UFR DEG : amphi Bodin - SCD St Serge : 1 er étage En 2015 : - SCD Belle-Beille : zone de communication, Lab’UA - SCD Saint-Serge : rdc et 2 ème étage - Espace culturel : salle de spectacle - Présidence : salle du conseil - Les salles de réunion de la DAF, la DEVE, du SUAPS - La Passerelle : amphithéâtre - CROUS : La Gabare CPN - 25 mars 2016 9

10 Wifi HD – bilan d’étape - ESTHUA : amphithéâtre, salle 505 - IUT : bâtiment C, hall bâtiment F, couloir et salle d’examen bâtiment C - UFR Sciences : amphi L006, cafétéria - ISTIA : espace étudiants, amphi A, amphi E, centre de documentation, salle de réunion de l’extension - UFR DEG : espace co-working, salle du conseil, amphi Volney - UFR Santé : amphi Chevreul, salle de documentation ISSBA, amphi Averroès, amphi A200, « zone bibliothèque » Pharmacie, Médecine D201, E201, F301 - UFR LLSH : amphi J, 2 ème étage bâtiment A - MSH : salles Gracq, Kalho, Lepage, Césaire - DUC Cholet : zone cafétéria, hall, amphi Césaire, salles 14 à 19 CPN - 25 mars 2016 10

11 Wifi HD – bilan d’étape Prévision 2016 : janvier à août -UFR Santé : G101, Pharmacie F001 et F002, salle 005 bâtiment B, salle101 bâtiment E, salle Linné centre Denis Papon -UFR LLSH : proximité local ST07 associations étudiantes - UFR Sciences : bâtiments I, hall et amphis des 1 er et 2 nd étage du bâtiment L, hall d’accueil et hall des associations étudiantes du bâtiment A, salles TP E1/E2, rdc bâtiment F et salle A115 CPN - 25 mars 2016 11

12 Wifi HD – bilan d’étape Dans l’immédiat : les lieux à équiper sans câblage sont : Sous réserve de changements de noms de salles après travaux dans certains UFR - ESTHUA : salles 402, salle visio (à côté salle repos), 406A et 406B, 511, 510, 508 et 308 selon la vérification des prises existantes = 8 salles - DEG : salles 402, 404, 405, 503, 16, 14 = 6 salles - DUC : 27, 29 8 et 10 = 4 salles - PUS : câblage a été fait par Saumur (facture de la ville) – « école des filles » Yolande D’Aragon, Aliénor D’aquitaine, Boule de fort, Champigny = 4 salles - IUT : bâtiment E, salles du 1 er étage E1 E114, E116, E117, E118, E119 E129 E128 = 8 salles, bâtiment F, bâtiments A et B sont en attentes de travaux, hall du bâtiment E suivant la disponibilité des prises CPN - 25 mars 2016 12

13 Wifi HD – bilan d’étape - IBS : 7 salles : * au 2 ème étage salle de réunion 3258 et salle 3216, salle doctorants : 3213, salle de réunion 3115. * au 3 ème étage : salle de réunion 4200, salle de visio 4119, salle de pause 4220. - Sciences : Département/laboratoire d’informatique : rdc bâtiment H – salles H113, H217, G208 et G206 CPN - 25 mars 2016 13

14 Wifi HD – bilan d’étape Prévisions 2016 : juin à décembre 2016 - Reste à équiper après l’achat du câblage 15 amphis restant à équiper. Halls : LLSH Pharma et DEG sont à équiper. Salles de TD : 20 salles sont à équiper. Il convient donc de faire une consultation auprès de 3 fournisseurs pour l’achat de ces 187 RJ Prévisions de dépenses : environ 40 000€ Lieux en attente : - Lab’UA : équipement de la salle Burgess prévu après les travaux (novembre 2016) - ISTIA : attente de vérification des prises existantes - SUAPS : attente de vérification des prises existantes - LLSH : attente de vérification des prises existantes CPN - 25 mars 2016 14

15 Wifi HD – bilan d’étape Prévisions 2017 Les espaces informels : Jardin botanique Espace vert entre CROUS LLSH MSH Passerelle Espace vert entre LLSH SCD cafétéria Espace vert DEG ESTHUA Espace vert IUT Sciences : devant bât L Devant l’ISTIA Campus complet : Equiper les derniers bâtiments de : SCD Beille-Beille et Saint Serge IUT A et B ESTHUA UFR Sciences… CPN - 25 mars 2016 15

16 Wifi HD – bilan financier Dépenses réalisées : En 2014 et 2015 : 305 000€ Prévisions de dépenses : - Câblage : environ 200 RJ pour 40 000€HT - AP : 240 = 96 000€HT - AP durcie « extérieur » : 20 = 20 000€HT - Licences : 40 000€HT (zebra) - Commutateurs : 50 = 55 412€HT 6 Commutateurs cœur de réseau + 40 GBIC = 192 000€HT - Travaux – pose d’arbres électriques (candélabres) : 600 le poteau de 12m : entre 60 et 100 000€HT = total prévu de dépenses d’environ 550 000€HT soit 660 000€TTC CPN - 25 mars 2016 16

17 Wifi HD Commentaires : Le groupement de commande pour le marché des AP avec ENSAM et Agrocampus sera disponible pour septembre 2016. Consultation câblage : nous espérons câbler l’ensemble des amphis cet été mais il est difficile de trouver des disponibilités. La demande d’embauche d’un technicien Wifi pour 6 mois a été validée. M Dupin est arrivé au 1 er février. CPN - 25 mars 2016 17

18 EES : Microsoft Office en licence campus Déploiement Office à l’UA Statistiques GLPI (sur 3.900 postes* soit 2/3 du parc UA) : Office 2003 : 22 % ↘ (ancien postes pédagogiques ou laboratoires) Office Pro plus 2007 : 9 % ↘ Office Pro plus 2010 : 1468 soit 38 % ↗↗ (Compatibilité applications métiers ou demandes pédagogiques) Office Pro plus 2013 : 678 soit 18 % ↗ Office Pro plus 2016 : 2 soit 0 % ↗ TOTAL : 87 % (dont 100 % pédagogiques) * Hors postes Linux et déclassés (4750 au total soit 3/4 du parc) CPN - 25 mars 2016 18

19 EES : Microsoft Office en licence campus Office 365 Benefit Rappel : Microsoft Office à usage personnel pour étudiants et personnels Mode d’emploi : 1) Inscription individuelle chez Microsoft via URL spécifique avec email UA : http://office.com/getoffice365http://office.com/getoffice365 2) Attribution de la licence spécifique sous 4h 3) Accès au service : http://portal.office.comhttp://portal.office.com Communication: - Réalisée en collaboration avec la Dcom (Kit Microsoft ?) - Date de lancement à déterminer CPN - 25 mars 2016 19

20 Sécurité informatique : authentification Nécessité de réformer les anciennes habitudes de postes étudiants avec authentification banalisée. Obligation légale Conformément à la charte d’usage et à la PSSI de l’état, nous devons garder des traces des accès à nos systèmes pendant un an, en cas de réquisition judiciaire. Transfert de responsabilité Le non-respect de ces obligations transfère la responsabilité d’actions ayant pu être effectuées, sur les composantes et sur l’Université. Cohérence avec les entreprises Ce type de configuration est similaire au contexte dans lequel travailleront nos étudiants lorsqu’ils seront en entreprise prenant en compte sécurité et habilitation. Proposition de courrier vers les composantes Un courrier, signé du VP, va demander aux composantes de respecter ces obligations sur tous les postes pédagogiques. CPN - 25 mars 2016 20

21 CPN - 25 mars 2016 21 Projet DATACENTER Présentation avancement projet – CPN du 25 mars 2016 Pierre Saulue - Pierre.Saulue@univ-angers.fr Directeur DDN Thierry Oger – Thierry.Oger@univ-angers.fr Responsable service systèmes et réseaux -DDN Responsable du réseau Métropolitain OR-Angers Contact : 02.44.68.89.00

22 22 Préambule Budget Cadre CPER 1M € Conseil Régional 0,5 M€ Angers Loire Métropole 0,5 M€ Compléments partenaires ? Principe de mutualisation PUA – ESA/ESEO/UCO/ENSAM/CROUS/INRA/Agrocampus / et Renater ALM : 2 septembre 2015 Département Maine et Loire : 30 septembre 2015 Directeurs d’Unités de recherche UA : 4 novembre 2015 Construction et non une réforme d’un bâtiment Bâtiment indépendant mitoyen à la BU existante Pour les laboratoires de l’UA « permettre l’hébergement des équipements numériques dans un environnement adapté » - Offre « gratuite » - Autonomie - Réseau adapté - « Gain de temps et d’énergie » CPN - 25 mars 2016

23 Localisation 23 Où Campus Belle-Beille Proche du SCD Proche technopole Liaisons optiques Tramway ligne 2 ? 4 adductions prévues BOA via OR-Angers CPN - 25 mars 2016

24 24 Orientations Répartition de l’espace Hypothèse de 3 - 7 zones UA / Laboratoires HPC PUA + Renater / ALM / Département Département Archives / Opérateurs Autonomie d’accès des partenaires Lien THD possible avec Datacenter Nantes Surface Environ 150 - 160 m 2 utiles : 50 à 60 baies Objectif de tier 3 Contrôle d’accès/vidéo surveillance/ GTC/Extinction d’incendie…. Aspects « Green »- développement durable: Système de climatisation Système d’extinction incendie PUE : « Power Usage Effectiveness » CPN - 25 mars 2016

25 25 Direction du Développement du Numérique de l’Université d'Angers 4 novembre 2015 CPN - 25 mars 2016

26 26 Planning prévisionnel Pilotage UA Travaux suivis par la direction du patrimoine immobilier(DPI) Planning prévisionnel Dossier d’expertise en cours de finalisation Sera présenté en CA le 31 mars 2016 Dossier de recrutement du Programmiste remis au service des marchés –mars2016 Etude 2016 Construction à partir de 2017 Livraison fin 2017 ou début 2018 CPN - 25 mars 2016

27 Projet et certification Voltaire Constat Aujourd’hui 4 UFR ont recours au projet Voltaire et 1 commencera en septembre. Tous acquièrent des « pack UFR » à environ 1 800€HT pour 1000 étudiants. Certains UFR n’utilisent pas toutes leurs licences et d’autres en manquent. Woonoz nous propose une offre à 6 750€TTC pour 4 500 étudiants. Ce qui reviendrait à 9 684€TTC en tarif négocié GL. Nous devons affiner le nombre d’étudiants avec eux pour une offre effective à la rentrée de septembre. CPN – 25 mars 2016 27

28 Journée e-pédagogie 2016 Date : 2 juin 2016 Lieu : UFR DEG Programme Matinée : -8h45 Accueil 9h00 – 9h30 -Accueil par les VP et le Directeur -PLURIPASS, retour d’expérience de la 1 ère année -Equipe du Celfe, dispositif d’accompagnement des étudiants (Celfe) -1 er appel projet innovant de l’Université d’Angers CPN - 25 mars 2016 28

29 Journée e-pédagogie 2016 Programme Après-midi : -13h30 « Les étudiants en action » -Thomas Cauchy – Jeux de cartes pour l’histoire des sciences (Sciences) -Yamina Chick – Amphi inversé (DEG) -Omar Hebbar – Interagir avec les élèves via Padlet et Slack (ESAIP) -Maud Puaud – Ux design et active learning : améliorer l’expérience utilisateur en formation à la recherche d’informations (BU) -Estefania Dominguez et Ens Celfe – « Tandems interculturels » Master 1 Fle et Celfe -Valérie Billaudeau – Dr House version ingénieur : une Innovation pédagogique productive ? (ISTIA) -15h35 La rentrée 2016 avec le Lab’UA CPN - 25 mars 2016 29

30 Inscription WEB pour les primo-entrants Inscription des 4.200 bacheliers par le WEB. Jusqu’à ce jour, il y avait volonté de garder un contact présentiel pour effectuer ces inscriptions avec des postes de scolarités. Recueil des pièces jointes et photo en présentiel. Validation du compte à la fin des inscriptions CPN - 25 mars 2016 30

31 Inscription WEB pour les primo-entrants Impact de la procédure par WEB : Les « plus » : -Éviter le déplacement des étudiants. -Diminuer l’organisation des rendez-vous. -Diminuer la saisie des scolarités. -Module inclus dans Apogée. CPN - 25 mars 2016 31

32 Inscription WEB pour les primo-entrants Impact de la procédure par WEB : Les « moins » : -Des difficultés pour gérer les pièces jointes et la photo. -Changer le dispositif de validation du compte. -Mise en place du nouveau module technique. -Mettre en place une nouvelle communication envers les étudiants. CPN - 25 mars 2016 32

33 Paiement Izly aux distributeurs automatiques Point sur l’usage actuel du porte-monnaie Izly Le CROUS offre la possibilité aux Universités d’utiliser le porte-monnaie Izly comme « marchand ». -Pour les distributeurs de café/friandises -Pour d’autres besoins internes à l’UA (photocopies, inscriptions…) CPN - 25 mars 2016 33

34 Paiement Izly aux distributeurs automatiques Les « plus » : -Diminution des espèces dans les distributeurs. (vandalisme) -Facilité offerte aux usagers pour la monnaie. -Augmentation des ventes. CPN - 25 mars 2016 34

35 Paiement Izly aux distributeurs automatiques Les « moins » : -Connection internet à prévoir. * Le prestataire « D’accueil » préconise la connexion filaire, réputée fiable. * Nous préconisons la connexion GPRS, moins fiable, mais plus adaptée : pas de travaux à prévoir, meilleure identification des coûts et responsabilités entre UA et prestataire. -Rédaction de conventions... * Définition des responsabilités en cas de non-fonctionnements (remboursements, assistance de proximité…) CPN - 25 mars 2016 35

36 Sifac démat : dématérialisation des factures La solution SIFAC Démat CPN - 25 mars 2016 36

37 A resituer dans le contexte GBCP d’amélioration de l’information financière et d’optimisation des processus  La GBCP valide et généralise la dématérialisation des pièces justificatives et l’envoi des ordres de recouvrer par voie électronique.  Une nouvelle étape : la facturation électronique institution d'une obligation de transmission dématérialisée des factures dès le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et toutes les autorités publiques. Son application pousse à la dématérialisation native des PJ dans la chaîne comptable et financière. Cette obligation s'appuiera sur la mise à disposition par l'Etat d'une plate- forme d'échange de ces factures dématérialisées « Chorus Portail Pro » permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques ainsi que leur suivi par les fournisseurs.  Une organisation de la chaîne de la dépense en mode facturier expérimentation menée en 2016 sur un périmètre restreint CPN - 25 mars 2016 37

38 38 Services prescripteurs Maîtrise de l’allocation des ressources budgétaires, pilotage des crédits Décident de la dépense Marchandises et/ou prestations Exprime son besoin via un courriel, SIFAC Web Antennes financières/Centre de Services Partagés (C.S.P.) Ils traitent et valident l’engagement juridique dans l’outil SIFAC Isl traitent et certifient le service fait dans SIFAC qui vaut ordre de payer Atteste le service fait Service facturier Réceptionne, numérise, saisie et contrôle des factures (cohérence EJ SF Factures)/Visa réglementaire et mise en paiement Transmission Factures Fournisseurs RESTITUTIONS RESTITUTIONS RESTITUTIONS RESTITUTIONS Certifient le service fait Valident l ’EJ Bon de commande signé de la personne habilitée CONTROLE COHERENCE EJ SF FACTURECONTROLE COHERENCE EJ SF FACTURE La chaine de dépense en mode facturier : l’organisation cible 1 2 4 3 5 6 7 8 8

39 Les principes de la solution  Numérisation et vidéo-codage des factures fournisseurs et pièces annexes avec intégration automatique dans le SI financier et comptable et archivage des documents. aujourd’hui, solution de dématérialisation duplicative…. Évolution vers une dématérialisation native Interface programmée avec l’outil Chorus Portail Pro (CPP) En 2015 : 21 226 pièces RE/RA (factures/avoirs)  Solution qui crée des interactions entre les acteurs de la dépenses : les worflows, les alertes, courriers, relances  Un pilotage renforcé : des outils de reporting (suivi de l’activité, suivi de la facture….) CPN - 25 mars 2016 39

40 Et son coût  Une redevance de déploiement correspondant au coût d’acquisition de la solution (licences ITESOFT et actions d’accompagnement de l’AMUE) Montant annuel (82 435 TTC): - par fixe : 60 000 € ht - part variable : 0,45 € HT par facture /avoir (base Sifac N-2) = 8 696 € HT - Modalités de paiement : 30 % à la signature de la convention et 70 % à l’installation de la solution en production.  Une redevance annuelle mutualisée incluant l’amortissement de la solution et la maintenance : Montant annuel (23 238 € TTC) : - part fixe :17 800 € HT - part variable : 0,081 € ht par facture/avoir (base Sifac N-2) = 1 565 € HT - Facturation à la date d’installation (avec proratisation la 1ère année )  Coût des infrastructures associées (serveurs, scanners) : de 15 000 € HT à 30 000 € HT CPN - 25 mars 2016 40

41 Les bénéfices attendus  Un circuit de traitement allégé et accéléré  Un accès facilité et immédiat aux pièces pour tous les acteurs de la dépense.  Des worflows qui permettent de cibler à tout moment le bon interlocuteur du flux de la dépense : fournisseur, cellule tiers, gestionnaire de la commande  Une réduction du DGP qui contribue à l’amélioration de la relation avec les fournisseurs.  Des contrôles embarqués à chaque étape du flux, qui renforcent les procédures de contrôle interne CPN - 25 mars 2016 41

42 Comment mener cette mutation  Une organisation en mode projet : au-delà du sujet technique des impacts organisationnels Un déploiement par l’AMUE sur 12 mois : mise en place d’un comité de pilotage, 3 axes de réflexion (organisationnel, fonctionnel, technique) menée dans le cadre d’ateliers, retours d’expérience. Accompagnement au travers de formation (conduite du changement, outil…) Forte implication des équipes techniques (renfort à prévoir à la DDN) définition d’un planning de mise en exploitation propre à l’université à mettre en regard de la bascule du SI financier et comptable en mode GBCP au 01/01/2017  Solution Sifac Démat s’intègre dans un projet d’établissement : Quid des autres pièces justificatives (pièces de marché, arrêtés, décisions, conventions…..) ? Et au-delà de la sphère comptable et financière, quelle stratégie adopter. CPN - 25 mars 2016 42

43 Pour intégrer la prochaine vague de déploiement  Signature d’une convention à renvoyer au plus tard le 21 mars 2016 CPN - 25 mars 2016 43

44 Notification du marché Ipoline V2 CPN - 25 mars 2016 44

45 CPN - 25 mars 2016 45