Module 1: Prise de fonction Le positionnement et le périmètre du directeur immobilier dans ses relations aux acteurs internes et externes ESENESR 7 décembre.

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1 Module 1: Prise de fonction Le positionnement et le périmètre du directeur immobilier dans ses relations aux acteurs internes et externes ESENESR 7 décembre 2015 Yves LARMET Vice Président Patrimoine Daniel JOLIVALT Directeur du Patrimoine

2 Unistra un Patrimoine important Unistra : 590.000 m 2 SHON Environ 150 Bâtiments 5 sites sur l’Eurométropole de Strasbourg (80%) 5 sites en Région (ESPE – IUT) Un budget en conséquence…. Investissements CPER 15-20 : 35,8 M€ dont 16,5 Etat PIA : 27 M€ Opération Campus : 334 M€ dont 199 M€ Etat Fonctionnement : Fluides 10M€ Maintenance 5M€ dont 2M€ de contrats Conséquences : une organisation adaptée à la taille, aux projets et aux budgets Patrimoine-Décembre 2015

3 Unistra : Un Patrimoine Varié Patrimoine-Décembre 2015 Un campus du XX ème siècle en Ville Des bâtiments énergivores Des bâtiments complexes chimie et IGH Des bâtiments neufs Des amphis à rénover Des bâtiments historiques

4 Unistra : L’organigramme Patrimoine-Décembre 2015

5 Organigramme DPI Directeur Dép. Information du patrimoine Dép. Grands Projets Dép. Énergie Dép. maintenance et restructuration Pôle Finances spécialisés Secrétariat Missions: -SIP Abyla -Suivi des surfaces -Référent Chorus et FD - DT et PC -Assistance plans Missions: -Constructions neuves -Réhabilitations lourdes -CPER - OC -Triennal - PIA Missions: -Maintenance propriétaire -PPI -Petites restructurations - VTR - Schéma directeur de mise en sécurité -Référentiel normatif -Accessibilité - maintenance extérieurs + gestion équipe jardiniers Missions: -Gestion des fluides -Gestion Technique des Bâtiments -Économie d’énergie -(CVC, CF et Cf, ssi, air comprimé) -PPI Domaines : - Maîtrise d’ouvrage - Gestion niveau propriétaire Les missions Dép. contrats immobiliers Missions: Partie immobilier: - Prestations intellectuelles -Travaux Resp. Finances Missions: Patrimoine-Décembre 2015

6 Politique immobilière de l’Etat -affirmer la distinction entre État propriétaire et État occupant (principe d'un « État propriétaire », incarné par France Domaine, distinct d'un « État occupant ) -mettre l'État en mesure d'exercer pleinement ses fonctions de propriétaire et de gestionnaire, en le dotant des outils administratifs, techniques (notamment informatiques) et budgétaires nécessaires à cette fin ; -rationaliser l'usage des actifs immobiliers, dans une optique de bonne gestion et d'économie, en imposant des normes d'occupation -instituer un pilotage central de la fonction immobilière, renforcer la mutualisation Cour des Comptes – dec 2014 CONTEXTE NATIONAL Patrimoine-Décembre 2015

7 Le positionnement et le périmètre du directeur immobilier dans ses relations aux acteurs internes et externes Direction du Patrimoine Immobilier Acteurs internes: - L’équipe politique - Les composantes (Facultés, Ecoles) - Les laboratoires de recherche - La DGS et les services - Les utilisateurs Qui sont les acteurs? Acteurs externes: - Le Ministère (Etat – Rectorat (IRE)) - Les collectivités (Ville, Région, Département) - Les partenaires (CNRS, Inserm, Hôpital) Patrimoine-Décembre 2015

8 Le positionnement et le périmètre du directeur immobilier dans ses relations aux acteurs internes et externes Direction du Patrimoine Immobilier 7 décembre 2015 Le périmètre physique: - Le non bâti - Le bâti Le périmètre organisationnel: Maitrise d’ouvrage Maintenance niveau 1 à 5 Exploitation Hors périmètre: Logistique Hygiène et sécurité Sureté Fonctionnement des laboratoires Savoir proposer des actions ou des procédures permettant de répondre aux attentes des bénéficiaires avec la meilleure efficience Quels périmètres ?: Un jeu de rôles DPI : Propositions techniques et financières VP : Validation et portage de la stratégie (Patrimoine et Finances) Patrimoine-Décembre 2015

9 Le positionnement et le périmètre du directeur immobilier dans ses relations aux acteurs internes Direction du Patrimoine Immobilier Le positionnement: Connaitre - le périmètre - l’objectif de chaque acteur VPDGS Directeur immobilier Fonctionnement d’un trinôme Unistra Patrimoine-Décembre 2015

10 Le positionnement et le périmètre du directeur immobilier dans ses relations aux acteurs externes Direction du Patrimoine Immobilier Le positionnement: VP DGS Directeur immobilier Ville U Etat Région Niveau technique et opérationnel Niveau Stratégique Cohérence Patrimoine-Décembre 2015 Dosex

11 Le positionnement et le périmètre du directeur immobilier dans ses relations aux acteurs externes Direction du Patrimoine Immobilier L’équipe politique (VP): Porte l’appel d’offres interne Fait valider les propositions (SDI) Partage les analyses techniques et financières Echanges avec les collectivités et l’Etat Apporte les soutiens politiques ad hoc. La DPI : Avis sur la faisabilité technique et financière (fiches) Evalue les budgets nécessaires Propose des phases techniques Propose l’organisation pluriannuelle Un exemple le CPER ?: Patrimoine-Décembre 2015

12 Le positionnement et le périmètre du directeur immobilier dans ses relations aux acteurs internes Direction du Patrimoine Immobilier La DPI : Force de proposition pour l’ensemble du domaine immobilier Prépare des analyses techniques Assure la mise en œuvre opérationnelle Garant RH (nb ETP, postes, formation..;) Ordonnateur Le Politique : Défini des choix de priorités Porte les besoins budgétaires et les arbitres Propose (+DGS) des organisations efficientes Intervention interne (Dir. Labo, doyens) Intervention externe (Elus, Région Ville) Etat du bâti Mésinformation (Amiante) Patrimoine-Décembre 2015

13 La survie du directeur immobilier dans ses relations aux acteurs internes implique une organisation Direction du Patrimoine Immobilier J’ai froid/j’ai chaud Université pourrie C’est encore en panne Ca fuit Laboratoires dangereux Gérer le quotidien Gérer le long terme Stratégie de l’établissement Gestion des politiques Patrimoine-Décembre 2015

14 Le positionnement et le périmètre du directeur immobilier dans ses relations aux acteurs internes Direction du Patrimoine Immobilier La DPI : Force de proposition pour l’ensemble du domaine immobilier Prépare des analyses techniques Assure la mise en œuvre opérationnelle Garant RH (nb ETP, postes, formation..;) Ordonnateur Le Politique : Défini des choix de priorités Porte les besoins budgétaires et les arbitres Propose des organisations efficiente en lien avec DGS Intervention interne (Dir. Labo, doyens) Intervention externe (Elus, Région Ville) Etat du bâti Mésinformation (Amiante) Patrimoine-Décembre 2015

15 Le positionnement et le périmètre du directeur immobilier quelles évolutions ? Direction du Patrimoine Immobilier La fonction immobilière : Vécue comme une simple fonction support de proximité...la dernière roue du carrosse Hier /Aujourd’hui LRU = Une gestion de propriétaire (même sans dévolution) Impact budgétaire important Attractivité, qualité etc… besoins d’espaces bien gérés Un futur à construire : Vers une fonction stratégique ? Patrimoine-Décembre 2015

16 MERCI de VOTRE ATTENTION Direction du Patrimoine Immobilier Patrimoine-Décembre 2015

17 Module 1: Prise de fonction Organisation interne et management de la fonction immobilière ESENESR 8 décembre 2015 Yves LARMET Vice Président Patrimoine Daniel JOLIVALT Directeur du Patrimoine

18 Organisation interne et management de la fonction immobilière Direction du Patrimoine Immobilier Phase 1: état des lieux en terme : de périmètres de compétences d’ETP en nombre et organisation Phase 2 : éléments contextuels: Quel niveau d’externalisation? Quelle évolution des moyens humains (compétences et missions)? Quelle organisation dans l’établissement? Patrimoine-Décembre 2015

19 Depuis 2009, année de la fusion des trois universités strasbourgeoises et de l’ex-IUFM, l’Université de Strasbourg a fait le constat d’une situation très hétérogène d’un site à l’autre en matière de fonctionnement de la maintenance immobilière des niveaux 1 et 2. CONTEXTE ETABLISSEMENT CONTEXTE NATIONAL  Mutualisation des fonctions supports  Professionnalisation de la fonction technique immobilière  seuls 113 bâtiments sur 150 sont dotés de personnels techniques,  certains techniciens sont seuls à exercer leur activité dans un bâtiment  l’absence de formations ne permet pas de suivre l’évolution des métiers et de la réglementation. CONSTAT Patrimoine-Décembre 2015

20 Situation actuelle DPI 4 campus - Plusieurs sites « isolés » 2 Départements de maintenance Niv 3 à 5 113 Bâtiments Plus de 50 interlocuteurs techniques (Niv 1-2) 37 Bâtiments (25%) Aucun interlocuteur Technique (Niv 1-2) -Clos et couvert -Energie  Dysfonctionnements techniques  Insatisfaction des usagers CONSEQUENCES Patrimoine-Décembre 2015

21 Organisation retenue DPI 1 Département de maintenance Niv 3 à 5 4 campus – sites « isolés » - 150 bâtiments 10 responsables techniques (Niv 1-2) – cadre A (ou B+) Directives techniques 1 Département de maintenance Niv 1 et 2 Participe à la stratégie de l’établissement Patrimoine-Décembre 2015

22 LES OBJECTIFS : -Améliorer et harmoniser le fonctionnement technique immobilier -Améliorer le service rendu aux usagers -Améliorer la fiabilité des équipements -Permettre une meilleure communication entre les équipes de sites et le niveau central -Permettre une meilleure adaptation aux postes de travail par le biais de la formation -Préparer l’évolution technologique des bâtiments Patrimoine-Décembre 2015

23 Direction du Patrimoine Immobilier 7 décembre 2015 Management RH de la fonction immobilière: Le directeur immobilier: - travaille en mode projet avec la DRH en particulier pour la GPEC -Participe à la validation des fiches de poste immo et au recrutement des agents -Recherche des évolutions de poste interne (composante-central-composante) Nécessite une vision commune de la FTI au niveau de l’établissement Ne nécessite pas un rattachement hiérarchique Patrimoine-Décembre 2015

24 Direction du Patrimoine Immobilier La Gestion Prévisionnelle des Emploi et des Compétences (GPEC) : Un outil pour la direction : - Ecoute de projets d’évolution professionnels - Anticipe l’évolution des besoins en RH - Dégage des pistes de formations pour la RH (intra ou extra) - Argumenter le dialogue de gestion avec la DGS Un outil évolutif : - Contexte démographique des personnels - Particularité du secteur immobilier (Mode projet, concurrence Coll. Locales) - Evolution forte des compétences (BIM, SIP, GTC etc..) - Evolution de la réglementation (Ad’ap, RT2012, HQE etc..) Patrimoine-Décembre 2015

25 Direction du Patrimoine Immobilier 7 décembre 2015 Stratégie de l’exploitation maintenance: Objectifs : - Économique - Durée d’indisponibilité - Mise aux normes Actions : - Rédaction de directives techniques - Rédaction des marchés - Outils (comptage, connaissance du bâti…) - Pilotage des marchés - Redondance des équipements Les problèmes : - La remontée des informations - Le délai d’intervention (intra et extra) - La traçabilité Patrimoine-Décembre 2015

26 Maitre d’ouvrage gestionnaire Chartes techniques ProgrammeConception Réception et mise en service Exploitation maintenance Retour d’expérience LE CERCLE VERTUEUX PROCESSUS de maîtrise d’ouvrage Patrimoine-Décembre 2015

27 Déclinée à partir de la politique immobilière de l’établissement: Des locaux adaptés à l’usage (solide, durable, performant…) Économe Garant de la sécurité des personnes Optimisés en terme de surface Locaux évolutifs Les axes de la politique de maintenance: Fiabilité et réactivité selon type de locaux Efficience reconnue Traçabilité Mode de fonctionnement de l’EM LA POLITIQUE de MAINTENANCE Critères reconnus et acceptés par tous Patrimoine-Décembre 2015

28 SCHEMA ORGANISATIONNEL - une maintenance centralisée (Niveaux 3 à 5) - une maintenance mutualisée dans les bâtiments (Niveaux 1 à 2) - des usagers concernés LES PERSONNELS (niv 3-5) - un référent technique par domaine - des actions de suivi sur le terrain - un savoir faire reconnu LES OUTILS - un système d’information patrimonial fiable - des outils « communiquant » - une mise à jour suivie LA MAINTENANCE en 3 points Patrimoine-Décembre 2015

29 MERCI de VOTRE ATTENTION Direction du Patrimoine Immobilier Patrimoine-Décembre 2015

30 Module 1: Prise de fonction La construction et l’évolution du schéma stratégique de l’établissement ESENESR 8 décembre 2015 Yves LARMET Vice Président Patrimoine Daniel JOLIVALT Directeur du Patrimoine

31 La construction du schéma stratégique Immobilier de l’établissement Direction du Patrimoine Immobilier Sa construction: - Connaissance du bâti (typologie, activités…) - Cartographie enseignement recherche - Schémas directeurs Patrimoine : Ad’ap, SDI etc.. Hors Patrimoine : DI, Usages du numérique, contrats quinquennal recherche et formation - Projets Inscrits au CPER Hors CPER (Campus, PIA, autres..) Patrimoine-Décembre 2015 L’élaboration du Schéma est un travail collectif Il nécessite des validations politiques aux principales étapes

32 La construction et l’évolution du schéma stratégique de l’établissement Direction du Patrimoine Immobilier Sa construction s’appuie sur les objectifs stratégiques de la politique de l’établissement: Choix thématique de sites ou de bâtiments. Mixité des usages (adm + ens + rech) Fermeture de sites - Regroupement de bâtiments Réorganisations lourdes (laboratoires, services ou composantes) …….avec des objectifs « patrimoine » : - Mise en sécurité (avis favorable ERP) - Accessibilité (Ad’ap) - Objectifs environnementaux (Energie, déchets, etc.) - Usage des bâtiments (chimie, biologie etc.) - Usage de salles de cours (numériques, réseaux etc..) Patrimoine-Décembre 2015

33 La construction et l’évolution du schéma stratégique de l’établissement Direction du Patrimoine Immobilier Son ambition s’appuie sur la recherche de moyens réalistes Inscription dans la stratégie financière de l’établissement Politique du CPER Appels d’offres (Nationaux, Européens) Prospectives de la dépense publique Une inscription sur la durée : - Vie d’un projet patrimoine (5 ans) - Evolution des équipes politiques - Evolution des besoins de la recherche - Evolution des outils pédagogiques - Evolution des politiques de sites (hors université) Patrimoine-Décembre 2015

34 La construction et l’évolution du schéma stratégique de l’établissement Patrimoine-Décembre 2015 Elaboration des pistes stratégiques et techniques Robustesse par échanges avec les autres services Informatique, Finances, Recherche, Robustesse par échanges avec les autres services Informatique, Finances, Recherche, Confrontation avec les acteurs internes (composantes) Confrontation avec les acteurs externes (Rectorat) Choix et Validations politique Présidence Validation CA Mise en oeuvre 4-5 ans : bilans, évolutions, révisions

35 MERCI de VOTRE ATTENTION Direction du Patrimoine Immobilier Patrimoine-Décembre 2015

36 L’optimisation des surfaces et des locaux au regard de la stratégie de l’établissement - EN ATELIERS Direction du Patrimoine Immobilier 18 septembre 2014 Taux d’occupation des locaux: Mutualisation Identifier au préalable les locaux Outil: un logiciel ADE Coût des surfaces, des formations…etc attention hors masse salariale Décision: politique de l’Université Patrimoine-Décembre 2015