Rome, 16 Février 2016 Structure de la Mission au niveau de l’Administration Générale Nouveaux Modèles d’Animation, de Gouvernement et de Gestion Institut.

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1 Rome, 16 Février 2016 Structure de la Mission au niveau de l’Administration Générale Nouveaux Modèles d’Animation, de Gouvernement et de Gestion Institut Mariste

2 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 2 Rôles et responsabilités à “l’état d’équilibre” (après déploiement complet du nouveau modèle) Structure de la Mission dans le contexte de l’Administration Générale Agenda

3 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 3 Rôles et responsabilités de l’Administration Générale concernant la Mission Selon la Constitution actuelle, l’AG établie la direction de l’Institut à moyen-long terme. Supérieur Général et Conseil Général Fournit une direction stratégique pour la vie Mariste et la Mission, tout en déléguant la responsabilité exécutive concernant la Mission, au Conseil de Mission. Les membres sont élus comme maintenant. Fournit la Gouvernance, l’Accompagnement et l’Animation des Régions et des UAs. Exécutif de Mission Est délégué pour assurer les opérations quotidiennes de la Mission. En charge de la planification stratégique à être approuvée par le Conseil de Mission et le Conseil Général et mis à jour périodiquement. Composé de Frères et de Laïcs, hommes et femmes, selon leurs compétences. Économat Responsable de l’allocation et la protection des actifs, laissant la Mission responsable de la gestion quotidienne des actifs alloués. Exécute la vérification des structures de la Mission afin d’assurer un usage adéquat et évangélique des biens. Contribue aux orientations stratégiques de moyen-long terme pour la Mission Mariste avec une identification détaillée des objectifs et un calendrier préliminaire prévu. Est composée de Frères et Laïcs élus et désignés, incluant la présence de femmes, avec une représentation globale. Chapitre Général Assemblée de Mission Vision Gouvernement Gestion Conseil de Mission Exécute la Gouvernance pour la Mission Mariste, délégué par le Conseil Général. Les membres sont désignés à la fois par les Régions et l’Administration Générale, incluant Frères et Laïcs. Différents organes de l’Institut auront des rôles et des responsabilités différents dans la Vision, la Gouvernance et la Gestion de l’Administration Générale.

4 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 4 Une Assemblée de Mission “révisée” Vision: recueillir des contributions à l’établissement de la mission de l’Institut alimentant le Chapitre Général en plus de l’apport de laïc et de Frères. Représentants, Frères et Laïcs, venant de toutes les Unités Administratives et des Régions: –Conseil Général, Conseil de Mission, Vocation Mariste et Économe. –2 membres de chaque Unité Administrative. –4 membres de chaque Région. Vision et composition En charge de définir les lignes directrices stratégiques à moyen-long terme avec une présentation détaillée des objectifs et une échéance préliminaire attendue et la réalisation d’une évaluation périodique. Les contributions sont recueillies de bas en haut, à partir du Provincial et des Assemblées Régionales. Fréquence proposée: Fait 2 ou 3 ans avant chaque Chapitre Général. Responsabilités clés et mécanismes de gouvernance / gestion Conseil Général, Vocation Mariste, Économat. Conseils de Mission à tous les niveaux. Chapitre Général. Liaison et réseautage engagera différents niveaux d’Agents de Mission pour soutenir l’établissement de la direction …

5 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 5 … le Conseil Général Fournit la direction stratégique pour la Vie Consacrée et la Mission, tout en déléguant la gouvernance et la gestion exécutive pour la Mission, au Conseil de Mission. Corps décisionnel pour la vie consacrée. Détermine les limites éthiques et quels moyens l’Institut peut utiliser pour atteindre ses résultats. Se centre sur les décisions concernant le futur de l’Institut: validation de stratégie et raffinement. Membres (Frères) sont élus. Vision et composition Vérifie la concordance du plan stratégique développé par le Conseil de Mission avec la direction établie. S’assure de la gouvernance effective de l’Institut comme un tout. A un aperçu de tous les aspects de la Mission et de la performance par le moyen de tableaux et de rapports d’évolution. Il se réserve toujours le droit de modifier les décisions qui ont été déléguées. Peut former des Comités pour superviser les situations clés identifiées et les sujets définis quand des habiletés spécifiques/savoir-faire/ dévouement sont requis. Les membres du Comité peuvent être Frères ou Laïcs, selon les besoins et la disponibilité. Prend les décisions pour le niveau suivant ou prend des décisions quand il y a des écarts envers les stratégies acceptées. Est supporté par l’Économat et le Conseil de Mission. Responsabilités clés et mécanismes de gouvernance possède le pouvoir ultime de décision et se centre sur le leadership …

6 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 6...supporté par le Conseil de Mission pour la gouvernance de la Mission. Rendre compte au Conseil Général qui est délégué pour la Gouvernance de la Mission. Composé de Frères et de Laïcs hommes et femmes: –4 membres de l’Institut Mariste désignés par le Conseil Général. –6 membres représentants des Conseils de Mission Régionaux. Vision et composition Est le corps de Gouvernance pour la Gestion de la Mission. Approuve le plan stratégique développé par la Gestion de la Mission. Rapporte périodiquement au Conseil Général. Est en charge d’identifier les politiques globales nécessaires et de superviser le processus de définition des politiques faites par l’équipe de Gestion de la Mission. Responsabilités clés et mécanismes de gouvernance Conseil Général, Exécutif de la Mission, Vocation Mariste et Économat. Liaison et réseautage

7 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 7 … alors que l’Exécutif de la Mission L’Exécutif de Mission, selon les responsabilités qui lui sont déléguées, rend compte au Conseil de Mission qui est responsable de prendre les décisions. Composé de Frères et de Laïcs, hommes et femmes, selon leurs compétences. Vision et composition En charge de la planification stratégique à être approuvée par le Conseil de Mission. Supervise l’organisation des opérations quotidiennes des projets spécifiques (sous mandat avec le Conseil Général). Coordonne la coopération entre les Régions et réalise toute la Gestion de la Mission. Identifie, gère et surveille les risques clés en coopération étroite avec l’Économat et le secteur de la Vocation Mariste. Fait le suivi des initiatives regionales de Mission. Fait rapport périodiquement au Conseil de Mission. Chaque membre / groupe de membres a des responsabilités fonctionnelles spécifiques en référence à la Mission (e.g.: Économiques, RH, Outils, …). Responsabilités clés et mécanismes de gestion Conseil de Mission, Vocation Mariste et l’Économat. Régions (aussi pour enrichissement mutuel). Autres Institutions externes semblables et autres entités légales. Liaison et réseautage se centrera sur la gestion quotidienne, selon l’autorité reçue...

8 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 8 … et l’Économat Délégué pour la gestion économique et financière des actifs et des risques de l’Institut, l’Économat rend compte au Conseil Général. Support stratégique économique et financier pour les Régions et les UAs. Garantie une totale transparence entre et envers toutes les Régions et Provinces de l’Institut. Réalise des vérifications sur les activités de la Mission, assurant un usage adéquat et évangélique des biens. Les membres sont désignés par le Conseil Général. Responsabilités clés et mécanismes de gouvernance / gestion Responsable de la planification financière, de même que des états financiers face au Conseil Général, travaillant ensemble avec le Conseil de Mission. En charge de la protection des actifs et de la maximisation de la productivité à long terme à tous les niveaux. L’Économe Général est un aviseur / conseiller pour le Conseil Général, et participe aux réunions si nécessaire. Travaille en collaboration avec le Conseil de Mission pour toutes les questions stratégiques et tactiques en lien avec la gestion du budget, l’analyse des coûts et bénéfices, la prévision des besoins… Liaison et réseautage Conseil Général, Conseil de Mission, Exécutif de Mission, Vocation Mariste. Autres Institutions externes semblables et d’autres entités légales. Vision et composition sera responsable de l’allocation globale des ressources et responsable pour la viabilité de l’Institut à long terme.

9 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 9 Rôles et responsabilités à “l’état d’équilibre” (après déploiement complet du nouveau modèle) Structure de la Mission dans le contexte de l’Administration Générale Agenda

10 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 10 Local Global Structures Intermédiaires (Régions, …) Les tendances globales dans les groupes internationaux Définition de la stratégie Innovation / nouvelle enquête sur les horizons et l'approbation Harmonisation de la gouvernance pour les entités régionales et locales Connaissance globale / gestion de centres de service Définition des politiques globales Service partagé bénéficiant d’un économie d’échelle Synergies entres les unités locales Partage des ressources gérées régionalement Proximité avec les “clients” Redevabilité face aux objectifs assignés (résultats) RH et gestion des opérations Offre ajustée à la culture locale / environnement montrent un mouvement progressif vers un équilibre de gestion “local vs global”

11 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 11 A partir du modèle opérationnel actuel… Structure de l’AG actuelle

12 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 12 … avec une transition logique des structures existantes... Supérieur Général et Conseil Général Centre d’Animation Services FMSI CMI Secr. Mission Réseaux Stratégie, innovation et projets spéciaux (planification stratégique, partenariats…) Économiques (comptabilité, P&C, gestions des actifs, levées de fonds pour les œuvres…) Personnes: gestion, développement des capacités, volontariat Facilitateurs (TIC, communication, marketing, gestion des connaissances) À définir Laïcs Maristes Frères Comité d’intégration À définir Vocation Mariste Economat Conseil International des affaires économiques Comité de Finance Comptabilité, Planification, contrôle et Vérification, Gestion des actifs, Gestion de la Maison Générale Secretary General, Procurator, Postulator Légal, Institutionnel, Communication, autres… Gouvernement de la Mission Exécutif de Mission Secrétariats existants Structure projetée Actuellement inexistant Redéfinition de la Structure de Mission actuelle (d’ici Janvier 2017) En développement

13 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 13 … progressivement renforcé avec des possibilités adéquates… Supérieur Général et Conseil Général Centre d’Animation Services CMI Secr. De Mission Réseaux Stratégie, innovation et projets spéciaux (planification stratégique, partenariats…) Économiques (comptabilité, P&C, gestions des actifs, levées de fonds pour les œuvres…) Personnes: gestion, développement des capacités, volontariat Facilitateurs (TIC, communication, marketing, gestion des connaissances) À définir Laïcs Maristes Frères Comité d’intégration À définir Vocation Mariste Economat Conseil International des affaires économiques Comité de Finance Comptabilité, Planification, contrôle et Vérification, Gestion des actifs, Gestion de la Maison Générale Secretary General, Procurator, Postulator Légal, Institutionnel Communication, autres … Comité de Mission Exécutif de Mission Secrétariats existants Structure projetéeActuellement inexistant Structure de Mission de Janvier 2017 jusqu’au Chapitre Général FMSI FMSI onlus En développement

14 19 Family & Business DMCC/ Marist Institute/ February 2016 14 … en avançant vers le nouveau modèle opérationnel pour la Mission, du 22 e Chapitre Général et au-delà Supérieur Général et Conseil Général Centre d’Animation Services (*) Center 3 (**) Center 2 (**) Center 1 (**) Réseaux Stratégie, innovation et projets spéciaux (planification stratégique, partenariats…) Économiques (comptabilité, P&C, gestions des actifs, levées de fonds pour les œuvres…) Personnes: gestion, développement des capacités, volontariat Facilitateurs (TIC, communication, marketing, gestion des connaissances) Pour la discussion (*) Les services supporteront l’Economat, la Vocation Mariste et la Mission (**) Les centres seront définis par le Conseil de Mission. Quelques exemples sont par nature (Évangélisation, Éducation) ou par modèle (durable versus travail social, collaboration, et c). Economat Conseil International des affaires économiques Comité de Finance Comptabilité, Planification, contrôle et Vérification, Gestion des actifs, Gestion de la Maison Générale Secretary General, Procurator, Postulator, Archives Légal, Institutionnel Communication, autres … … Conseil de Mission (Entités canoniques et civiles) Exécutif de Mission À définir Laïcs Maristes Frères Comité d’intégration À définir Vocation Mariste FMSI onlus En développement

15 A.T. Kearney / Marist Institute/ July 2015 15